Programmer des réunions avec le complément Outlook

Une fois que le complément Zoom pour Outlook est installé, soit par vous, soit par un admin de compte, lorsque vous planifiez un nouvel événement ou que vous modifiez un événement existant, vous pouvez facilement ajouter les détails des réunions Zoom aux événements du calendrier dans Outlook.

Table des matières

Comment programmer une réunion
Comment afficher, modifier et supprimer des réunions
Comment ajouter automatiquement une réunion Zoom à chaque événement du calendrier
Comment programmer des réunions pour d’autres personnes
Comment activer un lien vers les informations sur la réunion dans une invitation à une réunion
Comment afficher la synthèse de réunion

Comment programmer une réunion

Remarque : les paramètres de votre planificateur sont synchronisés à partir du portail Web Zoom.

Outlook (Web)

Ouvrez votre calendrier Web Outlook et cliquez sur Nouvel événement pour créer un nouvel événement de calendrier.
Entrez les détails de la réunion comme la date et l’heure de la réunion, le titre, l’emplacement et la liste des invités.
Cliquez sur Zoom puis sur Ajouter une réunion Zoom.
Remarque : assurez-vous de définir la date et l’heure de l’événement du calendrier avant d’ajouter la réunion Zoom, afin que celle-ci soit programmée à la bonne date et à la bonne heure. Si vous créez la réunion Zoom avant d’avoir défini la date et l’heure correctes de l’événement, elle sera programmée pour la date et l’heure par défaut utilisées pour le nouvel événement, ce qui peut malencontreusement entraîner l’expiration de la réunion avant la date de début prévue.
Connectez-vous à votre compte Zoom.
Si vous n’êtes pas connecté·e, une barre latérale s’ouvre pour vous demander vos identifiants Zoom. Si vous êtes déjà connecté·e au portail Web Zoom, il vous connectera automatiquement.
Remarque : les paramètres de la réunion seront automatiquement ajoutés à vos paramètres par défaut dans votre portail Web Zoom.
(Optionnel) Si des détails, tels que la date et l’heure, sont modifiés après avoir ajouté la réunion Zoom, cliquez sur l’option Mettre à jour dans le panneau Zoom pour synchroniser les modifications avec la réunion Zoom programmée.
(Optionnel) Pour ajouter un tableau blanc dans une réunion, cliquez sur Ajouter une pièce jointe, puis sélectionnez un tableau blanc dans la fenêtre du tableau de bord Zoom Whiteboard.
Ajoutez les derniers détails à l’événement du calendrier et cliquez sur Enregistrer.

Windows

Ouvrez l’application de bureau Outlook et passez en vue Calendrier.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Nouvelle réunion.
Entrez les informations de la réunion comme le titre, la date et l’heure, l’emplacement et la liste des invités.
Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension dans la barre d’outils supérieure.
Sous Zoom, cliquez sur Paramètres.
La barre latérale de Zoom s’ouvrira et vous demandera vos identifiants Zoom.
Sélectionnez les paramètres vidéo, audio et de réunion souhaités. Cliquez sur Ajouter une réunion Zoom pour ajouter les détails de participation Zoom à la réunion.
Remarque : assurez-vous de définir la date et l’heure de l’événement du calendrier avant d’ajouter la réunion Zoom, afin que celle-ci soit programmée à la bonne date et à la bonne heure. Si vous créez la réunion Zoom avant d’avoir défini la date et l’heure correctes de l’événement, la réunion Zoom sera programmée pour la date et l’heure par défaut utilisées pour le nouvel événement, ce qui peut malencontreusement entraîner l’expiration de la réunion avant la date de début prévue.
(Optionnel) Si des détails, tels que la date et l’heure, sont modifiés après avoir ajouté la réunion Zoom, cliquez sur l’option Mettre à jour dans le panneau Zoom pour synchroniser les modifications avec la réunion Zoom programmée.
Ajoutez les derniers détails à l’événement du calendrier et cliquez sur Envoyer.

macOS

Ouvrez l’application de bureau Outlook et passez en vue Calendrier.
Dans l’onglet Accueil, cliquez sur Nouvel événement.
Entrez les informations de la réunion comme le titre, la date et l’heure, l’emplacement et la liste des invités.
Cliquez sur les trois points dans la barre d’outils supérieure et sélectionnez Zoom. La barre latérale Zoom s’ouvre, et vous demande vos identifiants Zoom.
Remarque : vous pouvez également personnaliser la barre d’outils pour que l’option Zoom soit toujours visible. Cliquez sur les points de suspension , sélectionnez Personnaliser la barre d’outils, puis utilisez la fenêtre pour faire glisser Zoom sur la barre d’outils.
Cliquez sur Zoom, puis sur Ajouter une réunion Zoom.
Remarque : assurez-vous de définir la date et l’heure de l’événement du calendrier avant d’ajouter la réunion Zoom, afin que celle-ci soit programmée à la bonne date et à la bonne heure. Si vous créez la réunion Zoom avant d’avoir défini la date et l’heure correctes de l’événement, la réunion Zoom sera programmée pour la date et l’heure par défaut utilisées pour le nouvel événement, ce qui peut malencontreusement entraîner l’expiration de la réunion avant la date de début prévue.
Sélectionnez les paramètres vidéo, audio et de réunion souhaités. Cliquez sur Ajouter une réunion Zoom pour ajouter les informations concernant la participation à la réunion Zoom.
(Optionnel) Si des détails, tels que la date et l’heure, sont modifiés après avoir ajouté la réunion Zoom, cliquez sur l’option Mettre à jour dans le panneau Zoom pour synchroniser les modifications avec la réunion Zoom programmée.
(Optionnel) Pour ajouter un tableau blanc dans une réunion, cliquez sur Ajouter une pièce jointe, puis sélectionnez un tableau blanc dans la fenêtre du tableau de bord Zoom Whiteboard.
Ajoutez les derniers détails à l’événement du calendrier et cliquez sur Enregistrer.

Android | iOS

Ouvrez l’application de bureau Outlook et passez en vue Calendrier.
Appuyez sur le bouton pour créer un nouvel événement dans le calendrier.
Entrez les informations de la réunion comme le titre, la date et l’heure, l’emplacement et la liste des invités.
Remarque : assurez-vous de définir la date et l’heure de l’événement du calendrier avant d’ajouter la réunion Zoom, afin que celle-ci soit programmée à la bonne date et à la bonne heure. Si vous créez la réunion Zoom avant d’avoir défini la date et l’heure correctes de l’événement, la réunion Zoom sera programmée pour la date et l’heure par défaut utilisées pour le nouvel événement, ce qui peut malencontreusement entraîner l’expiration de la réunion avant la date de début prévue.
Juste en dessous du champ Emplacement, appuyez sur le bouton bascule à côté de Zoom.
Remarque : si un autre service de réunion est répertorié à la place de Zoom, appuyez sur le champ Fournisseur de réunion, puis sélectionnez Zoom.
Si vous utilisez le module complémentaire pour la première fois, vous devrez vous connecter à votre compte Zoom.
L’URL de la réunion sera ajoutée au champ d’emplacement et l’invitation sera ajoutée au champ de description.
Remarque : les paramètres de la réunion seront automatiquement ajoutés à vos paramètres par défaut dans votre portail Web Zoom.
Appuyez sur la coche en haut de l’écran pour enregistrer la réunion.

Comment afficher, modifier et supprimer des réunions

Outlook (Web)

Ouvrez votre calendrier Web Outlook.
Cliquez sur une réunion Zoom, puis cliquez sur Modifier.
Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension dans la barre d’outils supérieure. Connectez-vous à votre compte Zoom si une invite à ce faire s’affiche.
Cliquez sur Zoom.
Cliquez sur Paramètres.
Changez les options de votre réunion, puis cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les modifications.
Astuce : cliquez sur Charger les paramètres par défaut pour charger vos paramètres par défaut récupérés sur votre portail Web Zoom.
(Optionnel) Cliquez sur Supprimer si vous souhaitez supprimer la réunion Zoom de l’événement.

Windows

Ouvrez l’application de bureau Outlook et passez en vue Calendrier.
Double-cliquez sur une réunion Zoom pour afficher les détails de la réunion.
Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension dans la barre d’outils supérieure.
Sous Zoom, cliquez sur Paramètres.
La barre latérale Zoom s’ouvre.
Changez vos options de réunion et cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les modifications.

macOS

Ouvrez l’application de bureau Outlook et passez en vue Calendrier.
Double-cliquez sur une réunion Zoom pour afficher les détails de la réunion.
Cliquez sur Modifier l’événement.
Cliquez sur les trois points dans la barre d’outils supérieure et sélectionnez Zoom. Vous verrez la barre latérale Zoom s’ouvrir.
Remarque : vous pouvez également personnaliser la barre d’outils pour que l’option Zoom soit toujours visible. Cliquez sur les points de suspension , sélectionnez Personnaliser la barre d’outils, puis utilisez la fenêtre pour faire glisser Zoom sur la barre d’outils.
Cliquez sur Zoom, puis sur Paramètres.
Changez vos options de réunion et cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les modifications.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications de l’événement du calendrier.

Comment ajouter automatiquement une réunion Zoom à chaque événement du calendrier

Les utilisateurs d’Outlook peuvent faire en sorte qu’Outlook ajoute automatiquement une réunion Zoom à chaque réunion de calendrier qu’ils planifient. Le complément Zoom pour Outlook doit être installé et configuré pour utiliser cette fonctionnalité. Par défaut, cette option est activée et ajoute les détails des réunions Teams, mais vous pouvez définir Zoom comme service de réunion préféré.

Remarque : si vous cliquez sur Participer et que Teams s’ouvre au lieu de Zoom, découvrez comment résoudre ce problème.

Outlook (Web)

Ouvrez votre calendrier Web Outlook et cliquez sur l’icône des paramètres .
Cliquez sur l’onglet Événements et invitations.
Assurez-vous que la case à cocher en regard de l’option Ajouter la réunion en ligne à toutes les réunions est activée.
Sélectionnez Zoom dans la liste des prestataires de réunions.
Cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous commencerez à planifier une réunion Outlook, les détails de la réunion Zoom seront ajoutés au bout de quelques secondes.

Windows | macOS

Ouvrez l’application de bureau Outlook.
Dans le ruban supérieur, cliquez sur Outlook.
Cliquez sur Préférences et sélectionnez Calendrier.
Sous Ajouter une réunion en ligne à tous les événements, cliquez sur Configurer.
Choisissez Zoom et cliquez sur Enregistrer.

Android

Ouvrez l’application Microsoft Outlook.
Ouvrez le profil Outlook.
En bas à gauche, cliquez sur l’icône Paramètres, puis sélectionnez Compte.
Cochez la case pour activer Ajouter des réunions en ligne à toutes les réunions.
Dans la section Choisir un fournisseur de réunions, sélectionnez Zoom.

iOS

Ouvrez l’application Microsoft Outlook et accédez aux paramètres Outlook.
Sous Comptes de messagerie, sélectionnez votre compte.
Cliquez sur Paramètres du compte.
Cochez la case pour activer Ajouter des réunions en ligne à toutes les réunions.
Dans la section Choisir un fournisseur de réunions, sélectionnez Zoom.
Cochez la case pour activer Ajouter des réunions en ligne à toutes les réunions.
Dans la section Choisir un fournisseur de réunions, sélectionnez Zoom.

Remarques :

Lorsque cette fonctionnalité est activée, si vous planifiez un événement de calendrier et que vous ajoutez manuellement une réunion Zoom avec le module d’extension Zoom Outlook, les détails des réunions Teams et Zoom sont ajoutés à l’événement de calendrier. Pour éviter que des réunions Teams et Zoom ne soient ajoutées au même événement, désactivez ce paramètre dans le client de bureau Windows ou configurez Zoom en tant que service tiers dans l’application Web Outlook. Cette configuration se synchronisera sur tous les appareils.
Les administrateurs d’Outlook peuvent configurer le comportement par défaut de ce paramètre pour des utilisateurs spécifiques ou pour l’ensemble de leur organisation à l’aide de commandes PowerShell. Veuillez consulter l’article de l’assistance de Microsoft Outlook, Mettre chaque réunion en ligne.
Dans Outlook Classic de Windows, l’URL dans le champ d’emplacement d’un événement du Calendrier Outlook ajouté via le complément Zoom pour Outlook n’est pas cliquable. Cette limitation est spécifique à Outlook Classic.

Comment programmer des réunions pour d’autres personnes

Si vous souhaitez planifier une réunion pour le compte d’un autre utilisateur Zoom, apprenez-en plus sur le privilège de programmation.

Remarque : le privilège de programmation est pris en charge pour le complément sur le système d’exploitation Windows 10 1910 (version d’Outlook : 16.0.12130.20272 ou supérieure), ainsi que sur Outlook pour macOS 2016, version 16.24 et ultérieure.

Comment activer un lien vers les informations sur la réunion dans une invitation à une réunion

Connectez-vous au portail Web Zoom.
Dans le menu de navigation, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur l’onglet Zoom Mail & Calendar.
Sous Intégrations, cliquez sur le bouton bascule Insérer un lien vers des infos sur la réunion avec Zoom AI Companion dans l’invitation à la réunion pour l’activer.
Remarque : si l’option est grisée, elle a été verrouillée et doit être modifiée au niveau du groupe ou du compte.
Si une boîte de dialogue de vérification apparaît, cliquez sur Activer pour confirmer la modification.

Comment afficher la synthèse de réunion

Remarque : pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Zoom AI Companion, ainsi que l’option Insérer les détails de la réunion dans les paramètres Web de Zoom (option activée par défaut).

Ouvrez votre calendrier Outlook et cliquez sur Nouvel événement pour créer un nouvel événement de calendrier.
Entrez les détails de la réunion comme la date et l’heure de la réunion, le titre, l’emplacement et la liste des invités.
Cliquez sur Zoom puis sur Paramètres.
Si vous n’êtes pas connecté(e), une barre latérale s’ouvre pour vous demander vos identifiants Zoom. Si vous êtes déjà connecté(e) au portail Web Zoom, il vous connectera automatiquement.
Sous AI Companion, sélectionnez Démarrer automatiquement AI Companion.
Les options Activer automatiquement les questions en réunion et Lancer automatiquement la synthèse de réunion seront sélectionnées par défaut.
Cliquez sur Ajouter une réunion Zoom.
Dans les détails de la réunion Zoom, vous verrez s’afficher le lien Voir les infos sur la réunion avec AI Companion.
Cliquez sur le lien pour ouvrir la synthèse dans Zoom :
- La synthèse s’ouvrira dans l’application de bureau Zoom, si cette dernière est installée et activée.
- Sinon, elle s’ouvrira dans le portail Web Zoom.

Remarque : si vous n’avez pas l’autorisation de consulter la synthèse, vous verrez s’afficher le message Accès refusé.