Prise en main de Zoom Scheduler

Zoom Scheduler utilise la plateforme Zoom pour connecter les utilisateur·rices à leur calendrier. Des créneaux de disponibilité peuvent être générés pour les participant·es, qui peuvent ensuite sélectionner l’horaire de leur choix sur les calendriers des deux parties. Les utilisateur·rices peuvent également personnaliser leurs notifications par e-mail. Étant donné que Zoom Scheduler prend en charge les services Google, Office 365 et Zoom Mail, ces personnes peuvent également intégrer Zoom Scheduler et générer des créneaux de disponibilité en fonction des calendriers Google et Office 365. Étant donné que Zoom Scheduler s’intègre parfaitement à Zoom Mail, Calendar et Zoom Meetings, il permet de gagner du temps et de simplifier la prise de rendez-vous.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation de Zoom Scheduler, la prise de rendez-vous sur Zoom Scheduler, la découverte des fonctionnalités de Zoom Scheduler et l’activation de Zoom Scheduler.

Remarque : Zoom Scheduler lit et utilise les paramètres par défaut de Zoom Meetings des utilisateur·rices.

Conditions requises

Limites

Table des matières

Comment accéder à Zoom Scheduler ?

Windows | macOS
  1. Connectez-vous à l’application de bureau Zoom.
  2. Dans la barre de navigation, cliquez sur Plus , puis sur Zoom Scheduler .
Web
  1. Connectez-vous au portail Web Zoom.
  2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Zoom Scheduler.

Comment créer et gérer des pages de réservation ?

Créer une page de réservation permet à vos client·es de consulter vos disponibilités et de programmer un rendez-vous à un horaire qui vous convient à tous les deux. Vous pouvez créer des horaires récurrents, qui se répètent jusqu’à une date précise ou indéfiniment. De plus, la photo et le nom de votre page de réservation correspondent à votre photo de profil et à votre nom actuels sur Zoom.

Les pages de réservation récurrentes et les pages de réservation personnalisées généreront un lien de réservation, qui sera partagé par l’organisateur·rice. Ces liens sont également accessibles via la page publique de l’organisateur·rice. Bien que les liens vers les pages de réservation récurrentes soient toujours actifs (tant que l’hôte a activé cette page de réservation), les liens vers les calendriers personnalisés expireront après la date du ou des créneau(x) programmé(s) et ne seront plus accessibles aux personnes avec qui vous les avez partagés.

Windows | macOS

Créer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’icône d’ajout .
  3. Sélectionnez le type de calendrier que vous souhaitez créer.
    Remarque : seules les disponibilités répétées apparaissent sur votre page publique.
    • Créer une page de réservation : choisissez entre quatre types de programme pour vos réservations régulières.
      • Entretiens individuels: programmez une réunion avec un·e participant·e et vous, en tant qu’hôte. Cette personne peut ajouter d’autres invité·es lors de la réservation si l’hôte l’y autorise.
      • N’importe quel hôte disponible : programmez des réunions par rotation avec plusieurs membres de l’équipe et un·e participant·e par réservation.
      • Tous les hôtes disponibles : programmez des réunions avec plusieurs hôtes et un·e participant·e par réservation.
      • Public élargi : programmez une réunion avec plusieurs participant·es et vous, en tant qu’hôte. La liste complète des participant·es ne sera pas visible sur l’invitation du calendrier.
    • Réunion ponctuelle : organisez une réunion qui ne figure pas sur votre page de réservation habituelle.
    • Sondage de disponibilité : créez une réunion ponctuelle après avoir proposé plusieurs horaires au vote.
  4. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Publier pour l’enregistrer.
    Une fois créé, vous recevrez le lien vers ce calendrier de réservation afin de pouvoir le partager avec d’autres personnes.

Filtrer vos pages de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut de la page, cliquez sur l’icône du filtre .
  4. Affinez les résultats de votre recherche en utilisant les filtres suivants si nécessaire : 
    • Type de page de réservation : choisissez parmi les types de réservation.
    • Détenu par : affiche les pages de réservation appartenant à un·e utilisateur·rice en particulier.
    • Créé par : affiche les pages de réservation créées par un·e utilisateur·rice en particulier.
    • Hôtes : affiche les pages de réservation où l’utilisateur·rice spécifié·e agit en tant qu’hôte.
    • Autorisations : affiche les pages de réservation que vous pouvez modifier, celles auxquelles vous avez un accès en lecture seule, celles qui sont gérées par l’admin ou celles qui sont partagées avec vous.
    • Statut de la page : affiche les pages de réservation actives ou inactives.
  5. Cliquez sur Appliquer.

Modifier une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Modifiez les informations de la page de réservation, telles que le nom de la page, la couleur du calendrier, le lien, la durée, etc.
  6. Cliquez sur Suivant pour continuer à modifier les informations de la page de réservation.
  7. Cliquez sur Terminer.

Modifier les autorisations de la page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Modifier les autorisations.
    Une fenêtre contextuelle s’affiche.
  5. Ajoutez des utilisateur·rices pour modifier ou consulter cet événement.
  6. À droite de l’utilisateur·rice que vous souhaitez gérer, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez l’une de ces options :
    • Lecture seule : l’utilisateur·rice peut visualiser la carte de l’événement sur la page des événements programmés et des horaires réservés.
    • Peut modifier : l’utilisateur·rice peut modifier les paramètres des événements et les horaires réservés.
    • Transfert de propriété: lorsque vous transférez la propriété des pages de réservation, vous n’êtes plus le/la propriétaire de l’événement. L’utilisateur·rice pourra modifier les paramètres et les autorisations de la page de réservation. Il ou elle pourra également supprimer ce programme. Cliquez sur Oui, transférer pour confirmer.
  7. (Optionnel) Pour supprimer un·e utilisateur·rice, cliquez sur l’icône de la corbeille .
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Supprimer.
    Une fenêtre de confirmation s’affiche.
  5. Cliquez sur Supprimer.
    Remarque : la suppression de cette page de réservation est définitive et toutes les personnes disposant de ce lien ne pourront plus y accéder.

Ajouter une note à une page de réservation

Vous pouvez utiliser des notes pour ajouter toute information pertinente sur cette page que vous voudriez retenir.

Remarque : les invité·es ne peuvent pas consulter vos notes.

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Ajouter une note.
  5. Saisissez une note.
    Remarque : le nombre maximal de caractères est de 250.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Dupliquer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Dupliquer.
  5. Modifiez les informations de la page de réservation dupliquée.
  6. Cliquez sur Suivant pour continuer à modifier les informations de la page de réservation.
  7. Cliquez sur Terminer.

Activer ou désactiver une page de réservation

Lorsqu’une ou plusieurs pages de réservation sont créées, il peut arriver que vous souhaitiez désactiver une page de réservation sans perdre les informations qu’elle contient et le lien déjà partagé. Cette action supprime temporairement ces créneaux de votre calendrier public.

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur le bouton Actif pour l’activer ou la désactiver.
Web

Créer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. Cliquez sur Nouvelle page de réservation.
  4. Sélectionnez le type de calendrier que vous souhaitez créer.
    Remarque : seules les disponibilités répétées apparaissent sur votre page publique.
    • Créer une page de réservation : choisissez entre quatre types de programme pour vos réservations régulières.
      • Entretiens individuels: programmez une réunion avec un·e participant·e et vous, en tant qu’hôte. Cette personne peut ajouter d’autres invité·es lors de la réservation si l’hôte l’y autorise.
      • N’importe quel hôte disponible : programmez des réunions par rotation avec plusieurs membres de l’équipe et un·e participant·e par réservation.
      • Tous les hôtes disponibles : programmez des réunions avec plusieurs hôtes et un·e participant·e par réservation.
      • Public élargi : programmez une réunion avec plusieurs participant·es et vous, en tant qu’hôte. La liste complète des participant·es ne sera pas visible sur l’invitation du calendrier.
    • Réunion ponctuelle : organisez une réunion qui ne figure pas sur votre page de réservation habituelle. En savoir plus sur les réunions ponctuelles
    • Sondage de disponibilité : créez une réunion ponctuelle après avoir proposé plusieurs horaires au vote. En savoir plus sur les sondages de disponibilité
  5. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Terminer pour l’enregistrer.
  6. Une fois créé, vous recevrez le lien vers ce calendrier de réservation afin de pouvoir le partager avec d’autres personnes.

Filtrer vos pages de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut de la page, cliquez sur l’icône du filtre .
  4. Affinez les résultats de votre recherche en utilisant les filtres suivants si nécessaire : 
    • Type de page de réservation : choisissez parmi les types de réservation.
    • Détenu par : affiche les pages de réservation appartenant à un·e utilisateur·rice en particulier.
    • Créé par : affiche les pages de réservation créées par un·e utilisateur·rice en particulier.
    • Hôtes : affiche les pages de réservation où l’utilisateur·rice spécifié·e agit en tant qu’hôte.
    • Autorisations : affiche les pages de réservation que vous pouvez modifier, celles auxquelles vous avez un accès en lecture seule, celles qui sont gérées par l’admin ou celles qui sont partagées avec vous.
    • Statut de la page : affiche les pages de réservation actives ou inactives.
  5. Cliquez sur Appliquer.

Modifier une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Modifiez les informations de la page de réservation, telles que le nom de la page, la couleur du calendrier, le lien, la durée, etc.
  6. Cliquez sur Suivant pour continuer à modifier les informations de la page de réservation.
  7. Cliquez sur Terminer.

Modifier les autorisations de la page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web Zoom.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Modifier les autorisations.
    Une fenêtre contextuelle s’affiche.
  5. Ajoutez des utilisateur·rices pour modifier ou consulter cet événement.
  6. À droite de l’utilisateur·rice que vous souhaitez gérer, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez l’une de ces options :
    • Lecture seule : l’utilisateur·rice peut visualiser la carte de l’événement sur la page des événements programmés et des horaires réservés.
    • Peut modifier : l’utilisateur·rice peut modifier les paramètres des événements et les horaires réservés.
    • Transfert de propriété: lorsque vous transférez la propriété des pages de réservation, vous n’êtes plus le/la propriétaire de l’événement. L’utilisateur·rice pourra modifier les paramètres et les autorisations de la page de réservation. Il ou elle pourra également supprimer ce programme. Cliquez sur Oui, transférer pour confirmer.
  7. (Optionnel) Pour supprimer un·e utilisateur·rice, cliquez sur l’icône de la corbeille .
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Supprimer.
    Une fenêtre de confirmation s’affiche.
  5. Cliquez sur Supprimer.
    Remarque : la suppression de cette page de réservation est définitive et toutes les personnes disposant de ce lien ne pourront plus y accéder.

Ajouter une note à une page de réservation

Vous pouvez utiliser des notes pour ajouter toute information pertinente sur ce calendrier que vous voudriez retenir.

Remarque : les invité·es ne peuvent pas consulter vos notes.

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur Ajouter une note.
  5. Saisissez une note.
    Remarque : le nombre maximal de caractères est de 250.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Dupliquer une page de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée.
  4. Cliquez sur Dupliquer.
  5. Modifiez les informations de la page de réservation dupliquée.
  6. Cliquez sur Suivant pour continuer à modifier les informations de la page de réservation.
  7. Cliquez sur Terminer.

Activer ou désactiver une page de réservation

Lorsqu’une ou plusieurs pages de réservation sont créées, il peut arriver que vous souhaitiez désactiver une page de réservation sans perdre les informations qu’elle contient et le lien déjà partagé. Cette action supprime temporairement ces créneaux de votre calendrier public.

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. En haut à droite des informations de la page de réservation, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée .
  4. Cliquez sur le bouton Actif pour l’activer ou la désactiver.

Comment partager vos pages de réservation ?

Une fois vos pages de réservation créées, vous devrez partager la page destinée aux client·es afin qu’ils et elles puissent consulter vos disponibilités et réserver un rendez-vous avec vous. Les hôtes peuvent partager des liens vers des pages de réservation spécifiques ou un lien général vers leur profil, qui affiche les différentes options de réservation que vous proposez.

Vous pouvez aussi intégrer votre calendrier de réservation directement dans votre site Web grâce au code HTML.

Windows | macOS | Linux

Partager les liens vers vos pages de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
  3. Consultez vos pages de réservation disponibles :
    • Profil de réservations : sous votre nom, cliquez sur l’icône pour copier l’URL de votre page de profil principale. Vos client·es pourront ainsi choisir et programmer un rendez-vous sur n’importe laquelle de vos pages de réservation.
      Remarque : les client·es ne pourront pas voir les pages de réservation inactives sur votre page de profil.
    • Pages de réservation spécifiques : les client·es peuvent consulter vos disponibilités et réserver un créneau horaire en fonction des informations affichées sur cette page de réservation. Ils et elles ne peuvent pas voir les autres pages de réservation actives lorsqu’un calendrier spécifique est consulté. Procédez comme suit pour partager vos pages de réservation spécifiques :
      1. En bas de la case pour chaque page de réservation active, cliquez sur Partager .
        Une fenêtre contextuelle s’affiche.
      2. Dans la fenêtre de partage, accédez aux onglets suivants :
        • Cliquez sur l’onglet Partager le lien pour partager l’URL de cette page de réservation spécifique.
        • Cliquez sur l’onglet Code QR pour partager le code QR de cette page de réservation spécifique. Vous pouvez télécharger l’image du code QR ou le copier dans votre presse-papiers.
        • Cliquez sur l’onglet Ajouter à l’e-mail pour copier-coller les dates et les horaires dans un e-mail afin d’envoyer la disponibilité de votre événement aux participant·es.
          Remarque : vous pouvez choisir jusqu’à six dates.
          1. Sélectionnez une date sur le calendrier.
          2. Dans le panneau de droite, sélectionnez un ou plusieurs horaires.
          3. Cliquez sur Continuer.
            Un aperçu de vos disponibilités apparaîtra dans l’e-mail.
          4. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier les dates et les horaires sélectionnés.
          5. (Optionnel) Cliquez sur Modifier pour modifier les dates et les horaires.
        • Cliquez sur l’onglet Ajouter au site Web pour intégrer le code dans votre HTML afin d’afficher la page de réservation de Zoom Scheduler. Vous pouvez également personnaliser l’apparence de votre page de réservation.
      3. Partagez le(s) lien(s) avec vos contacts via vos méthodes préférées, comme les invitations par e-mail, l’ajout du lien à votre signature d’e-mail, etc.
Web

Partager les liens vers vos pages de réservation

  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Pages de réservation .
    Les pages de réservation disponibles sont indiquées ci-dessous.
    • Profil de réservation : sous votre nom, cliquez sur l’icône pour copier l’URL de votre page de profil principale. Cette fonctionnalité permet de répertorier toutes vos pages de réservation actives. Vos client·es pourront ainsi choisir et programmer un rendez-vous sur n’importe laquelle de vos pages de réservation.
      Remarque : les client·es ne pourront pas voir les pages de réservation inactives sur votre page de profil.
    • Pages de réservation spécifiques : les client·es peuvent consulter vos disponibilités et réserver un créneau horaire en fonction des informations affichées sur cette page de réservation. Ils et elles ne peuvent pas voir les autres pages de réservation actives lorsqu’un calendrier spécifique est consulté. Procédez comme suit pour partager vos pages de réservation spécifiques :
      1. En bas de la case pour chaque page de réservation active, cliquez sur Partager .
        Une fenêtre contextuelle s’affiche.
      2. Dans la fenêtre de partage, accédez aux onglets suivants :
        • Cliquez sur l’onglet Partager le lien pour partager l’URL de cette page de réservation spécifique.
        • Cliquez sur l’onglet Code QR pour partager le code QR de cette page de réservation spécifique. Vous pouvez télécharger l’image du code QR ou le copier dans votre presse-papiers.
        • Cliquez sur l’onglet Ajouter à l’e-mail pour copier-coller les dates et les horaires dans un e-mail afin d’envoyer la disponibilité de votre événement aux participant·es.
          Remarque : vous pouvez choisir jusqu’à six dates.
          1. Sélectionnez une date sur le calendrier.
          2. Dans le panneau de droite, sélectionnez un ou plusieurs horaires.
          3. Cliquez sur Continuer.
            Un aperçu de vos disponibilités apparaîtra dans l’e-mail.
          4. Cliquez sur Copier dans le presse-papiers pour copier les dates et les horaires sélectionnés.
          5. (Optionnel) Cliquez sur Modifier pour modifier les dates et les horaires.
          6.  
        • Cliquez sur l’onglet Ajouter au site Web pour intégrer le code dans votre HTML afin d’afficher la page de réservation de Zoom Scheduler. Vous pouvez également personnaliser l’apparence de votre page de réservation.
  3. Partagez le(s) lien(s) avec vos contacts via vos méthodes préférées, comme les invitations par e-mail, l’ajout du lien à votre signature d’e-mail, etc.

Comment consulter vos événements programmés ?

Une fois qu’un créneau est réservé avec vous via une page de réservation, l’événement du calendrier sera automatiquement ajouté à votre calendrier et ce créneau ne sera plus disponible pour les autres personnes qui consultent vos disponibilités. Outre votre calendrier, vous pouvez également gérer vos réservations à venir directement dans Zoom Scheduler.

Windows | macOS
  1. Accédez à Zoom Scheduler via l’application de bureau Zoom.
  2. Dans le panneau latéral, cliquez sur l’onglet Événements programmés .
  3. Vos rendez-vous programmés s’affichent ci-dessous, répartis entre À venir, En attente et Précédents.
  4. Pour tous les rendez-vous affichés dans l’onglet À venir , consultez et gérez les informations et options suivantes :
    • Date et heure
    • Nom du rendez-vous : il s’agit du nom indiqué sur la page de réservation.
    • Participant·es : affiche le nom des personnes inscrites à cette session. Passez le curseur sur un nom pour voir l’adresse e-mail associée à sa réservation.
    • Icône de reprogrammation  : cliquez pour replanifier la session réservée. Cette option affiche le même calendrier que celui du/de la client·e et vous permet de choisir une date et une heure.
      1. Une fois les nouvelles date et heure choisies, vous pouvez ajouter un message optionnel pour expliquer la raison de la reprogrammation.
      2. Cliquez sur Replanifier pour confirmer.
        Les participant·es à la session reprogrammée seront informé·es par e-mail.
    • Icône de la corbeille  : cliquez pour annuler la session programmée. Cliquez sur Supprimer pour confirmer l’annulation.
Web
  1. Accédez à Zoom Scheduler via le portail Web.
  2. Cliquez sur l’onglet Événements programmés.
    Vos rendez-vous programmés s’affichent ci-dessous, répartis entre À venir, En attente et Précédents.
  3. Pour tous les rendez-vous affichés dans l’onglet À venir , consultez et gérez les informations et options suivantes :
    • Date et heure
    • Nom du rendez-vous : il s’agit du nom indiqué sur la page de réservation.
    • Participant·es : affiche le nom des personnes inscrites à cette session. Passez le curseur sur un nom pour voir l’adresse e-mail associée à sa réservation.
    • Icône de reprogrammation  : cliquez pour replanifier la session réservée. Cette option affiche le même calendrier que celui du/de la client·e et vous permet de choisir une date et une heure.
      1. Une fois les nouvelles date et heure choisies, vous pouvez ajouter un message optionnel pour expliquer la raison de la reprogrammation.
      2. Cliquez sur Replanifier pour confirmer.
        Les participant·es à la session reprogrammée seront informé·es par e-mail.
    • Icône de la corbeille  : cliquez pour annuler la session programmée. Cliquez sur Supprimer pour confirmer l’annulation.