Dengan add-on Zoom untuk Google Workspace, Anda dapat menjadwalkan, bergabung, dan mengelola rapat dengan mulus langsung dari Gmail atau Google Calendar. Pengaturan ekstensi Anda disinkronkan dari portal web Zoom. Setelah menginstal add-on, Anda dapat menggunakannya di browser web desktop (Gmail atau Google Calendar) atau perangkat seluler (aplikasi Google Calendar). Untuk integrasi lebih lanjut dengan Google Calendar, siapkan kontak dan integrasi kalender.
Jika memiliki lisensi Zoom Phone, Anda juga dapat melakukan panggilan Zoom Phone dari kalender atau ruang kerja email Anda. Pelajari selengkapnya tentang menggunakan Zoom Phone dengan add-on Google Workspace.
Untuk penjadwalan rapat tingkat lanjut, kami merekomendasikan Anda menggunakan Ekstensi Chrome Zoom.
Catatan:
Pada 16 November 2020, Google mengaktifkan Google Meet sebagai default untuk rapat saat lebih dari satu penyedia konferensi video diaktifkan. Jika Google Meet diaktifkan selain Zoom, pelajari cara mengubah default ini.
Tinjau ketentuan layanan, tentukan apakah Anda ingin membuat aplikasi tersedia untuk seluruh domain Anda atau untuk tim atau departemen tertentu, pilih kotak perjanjian, dan klik Terima.
Jika Anda mengelola akun Google milik organisasi Anda dan memiliki akses ke Konsol Admin Google, ikuti sumber daya berikut dari Google untuk menginstal Zoom untuk Google Workspace bagi pengguna Anda.
Cara mengaktifkan pemeriksaan konsistensi akun untuk add-on Google Workspace
Para admin dapat memberlakukan pencocokan email yang ketat selama proses masuk untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang mendapatkan akses, sehingga meningkatkan keseluruhan keamanan dan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengaktifkan pemeriksaan konsistensi akun:
Masuk ke portal web Zoom sebagai admin dengan hak istimewa untuk mengedit pengaturan akun.
Pada menu navigasi, klik Manajemen Akun, lalu Pengaturan Akun.
Pada tab Meetings, gulir ke bawah ke bagian Keamanan.
Temukan toggle Pastikan konsistensi akun untuk integrasi Outlook dan Google Workspace dan klik untuk mengaktifkan pengaturan.
Jika dialog verifikasi muncul, klik Aktifkan untuk mengonfirmasi perubahan.
Cara mengaktifkan atau menonaktifkan penambahan otomatis panggilan video ke acara Google Calendar
Setelah add-on Zoom untuk Google Workspace diinstal, menambahkan Acara ke Google Calendar akan secara otomatis menambahkan rapat Zoom jika ada tamu yang ditambahkan. Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini:
Di bawah Integrasi, klik toggle Masukkan tautan ke wawasan rapat dengan Zoom AI Companion dalam undangan rapat untuk mengaktifkannya. Catatan: Jika opsi berwarna abu-abu, berarti opsi tersebut telah dikunci pada tingkat grup atau akun dan perlu diubah pada tingkat tersebut.
Jika dialog verifikasi muncul, klik Aktifkan untuk memverifikasi perubahan.
Cara menggunakan add-on Zoom untuk Google Workspace
Keterbatasan dan pemecahan masalah add-on Zoom untuk Google Workspace
Beberapa akun Google
Saat menginstal dan menggunakan add-on, disarankan agar Anda tidak masuk ke beberapa akun Google di browser yang sama. Anda tidak dapat menginstal add-on jika Anda masuk ke beberapa akun Google, jadi Anda hanya perlu masuk ke akun tempat Anda ingin menginstal add-on. Selain itu, saat menggunakan add-on dan Anda masuk ke beberapa akun Google dengan add-on terinstal, ini akan menyebabkan masalah saat menjadwalkan rapat Zoom.
Tidak dapat mengubah kepemilikan rapat melalui add-on Google Workspace
Add-on Zoom untuk Google Workspace tidak mendukung pengalihan peran host Zoom dalam konteks tindakan Ubah pemilik di Google Calendar. Ketika Anda mengubah pemilik acara di Google Calendar yang memiliki rapat Zoom terkait, pengguna tersebut tidak akan otomatis menjadi host di Zoom.
Sebagai solusinya, Anda dapat menambahkan pengguna sebagai host alternatif (jika tidak menggunakan hak istimewa penjadwalan) atau mengedit acara melalui add-on untuk mengubah opsi Jadwalkan Untuk (jika menggunakan hak istimewa penjadwalan).
Untuk menambahkan host alternatif:
Di Google Calendar, buka rapat dan klik ikon pensil untuk mengeditnya.
Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
Gulir ke bawah untuk menemukan bidang Host Alternatif, lalu masukkan alamat email pengguna untuk menambahkannya sebagai host alternatif untuk rapat tersebut.
Di bagian atas panel, klik Tambahkan Rapat.
Pada undangan rapat, klik Simpan.
Untuk mengubah Jadwal Untuk:
Di Google Calendar, buka rapat dan klik ikon pensil untuk mengeditnya.
Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
Di bawah Jadwal Untuk, pilih pengguna dengan hak istimewa penjadwalan yang ingin Anda berikan hak host.
Di bagian atas panel, klik Perbarui Rapat.
Pada undangan rapat, klik Simpan.
Entri sementara "Ini adalah rapat kalender" dan "Google Calendar Meeting (tidak disinkronkan)"
Saat menjadwalkan rapat melalui add-on, rapat tempat penampung dibuat dan detail undangan rapat dari rapat tempat penampung ditambahkan ke event kalender. Detail event kalender yang sebenarnya, seperti topik, agenda, dan tanggal/waktu, tidak disinkronkan ke rapat Zoom hingga event kalender disimpan di Google. Setelah event kalender disimpan, diperlukan waktu sekitar 2 menit agar detail rapat tersebut disinkronkan dengan Zoom, setelah itu detail rapat placeholder dalam event kalender akan diperbarui.
Selama sinkronisasi, Anda mungkin melihat rapat dengan entri sementara pada daftar rapat Zoom mendatang sebagai "Ini adalah rapat kalender" atau "Rapat Google Calendar (tidak disinkronkan)". Setelah sinkronisasi selesai, ini akan diperbarui dan seharusnya sesuai dengan topik yang ditetapkan untuk acara kalender. Jika sinkronisasi gagal, keluar dan masuk kembali ke add-on Zoom untuk Google Workspace.
Catatan: Rapat dengan entri sementara ini biasanya dijadwalkan pada tanggal 31 Desember 1979 atau 1 Januari 1980. Setelah sinkronisasi selesai, tanggal dan waktu Anda menjadwalkan acara kalender akan menggantikan tanggal/waktu pada entri sementara.
Kesalahan "Gagal membuat konferensi" saat menjadwalkan rapat
Jika Anda menerima pesan kesalahan Gagal membuat konferensi saat menjadwalkan rapat dengan add-on Google Workspace, hal ini mungkin disebabkan oleh masalah layanan terkait batas tarif API yang terlampaui. Kunjungi halaman Status Layanan Zoom untuk mempelajari selengkapnya tentang status terkini dan periode pemeliharaan untuk semua layanan Zoom.
Sebagai solusinya, disarankan untuk menggunakan Ekstensi Chrome Zoom hingga masalah teratasi.
Memecahkan masalah sinkronisasi
Jika Anda telah menyimpan event kalender, menunggu beberapa menit, dan masih belum melihat detail kalender disinkronkan dengan Zoom, ini bisa disebabkan oleh beberapa masalah, seperti tidak memiliki izin menulis ke kalender yang Anda jadwalkan atau mencoba menjadwalkan rapat di masa lalu.
Untuk mencoba memaksa sinkronisasi secara manual:
Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
Klik acara Google Calendar dengan masalah sinkronisasi. Ini akan menyebabkan add-on memeriksa ID acara kalender dengan rapat Zoom Anda dan menyinkronkan perubahan atau info yang tidak ada.
Tunggu 1-2 menit hingga sinkronisasi selesai.
Bagaimana data Anda digunakan
Aplikasi ini mengakses dan menggunakan informasi berikut dari akun Zoom Anda:
Info pengguna (nama, email, zona waktu) - digunakan saat menampilkan info tentang pengguna.
Pengaturan rapat - digunakan saat membuat rapat dengan pengaturan default.
Pengguna dengan hak istimewa penjadwalan - digunakan untuk menentukan kapan mengizinkan pengguna menjadwalkan rapat untuk pengguna lain.
Daftar Rapat - digunakan saat mencantumkan rapat saat ini pengguna.
Detail rapat (nomor rapat, topik, waktu mulai, durasi, kata sandi rapat, undangan rapat yang berisi instruksi untuk bergabung) - digunakan untuk menampilkan detail untuk rapat mendatang yang dipilih.
Aplikasi ini mengakses dan menggunakan informasi berikut dari akun Google Workspace Anda:
Daftar acara kalender - digunakan untuk menemukan acara guna memperbarui info rapat Zoom dan menampilkan daftar rapat pengguna.
Detail acara kalender (judul, waktu, jenis, penyelenggara) - digunakan saat membuat/memperbarui rapat Zoom untuk acara kalender.
Penerima email yang dipilih - digunakan dalam integrasi Gmail untuk mengirim undangan rapat
Subjek email yang dipilih - digunakan dalam integrasi Gmail untuk mengisi topik rapat dari rapat Zoom yang dibuat