Menggunakan add-on Zoom untuk Google Workspace

Dengan add-on Zoom untuk Google Workspace, Anda dapat menjadwalkan, bergabung, dan mengelola rapat dengan mulus langsung dari Gmail atau Google Calendar. Pengaturan ekstensi Anda disinkronkan dari portal web Zoom. Setelah menginstal add-on, Anda dapat menggunakannya di browser web desktop (Gmail atau Google Calendar) atau perangkat seluler (aplikasi Google Calendar). Untuk integrasi lebih lanjut dengan Google Calendar, siapkan kontak dan integrasi kalender.

Jika memiliki lisensi Zoom Phone, Anda juga dapat melakukan panggilan Zoom Phone dari kalender atau ruang kerja email Anda. Pelajari selengkapnya tentang menggunakan Zoom Phone dengan add-on Google Workspace.

Untuk penjadwalan rapat tingkat lanjut, kami merekomendasikan Anda menggunakan Ekstensi Chrome Zoom.

Catatan:

Persyaratan untuk menginstal dan menggunakan Zoom untuk Google Workspace

Daftar Isi

Cara menginstal add-on Zoom untuk Google Workspace

Instal add-on Zoom untuk Google Workspace untuk semua pengguna (Admin Google)

Jika Anda adalah admin Google Workspace dan ingin menginstal Zoom untuk Google Workspace untuk semua pengguna, ikuti petunjuk di bawah ini:

  1. Masuk ke akun Google Workspace Anda sebagai admin.
  2. Buka Google Workspace Marketplace dan cari Zoom.
  3. Klik add-on Zoom untuk Google Workspace .
  4. Klik Instal, lalu klik Lanjutkan.
  5. Tinjau ketentuan layanan, tentukan apakah Anda ingin membuat aplikasi tersedia untuk seluruh domain Anda atau untuk tim atau departemen tertentu, pilih kotak perjanjian, dan klik Terima.

Jika Anda mengelola akun Google milik organisasi Anda dan memiliki akses ke Konsol Admin Google, ikuti sumber daya berikut dari Google untuk menginstal Zoom untuk Google Workspace bagi pengguna Anda. 

Instal add-on Zoom untuk Google Workspace untuk penggunaan Anda sendiri

Jika Anda memiliki akun Google pribadi, Anda dapat menginstal add-on untuk penggunaan Anda sendiri.

  1. Masuk ke akun Google Anda.
  2. Buka Google Workspace Marketplace dan cari Zoom.
  3. Klik add-on Zoom untuk Google Workspace .
  4. Klik Instal, lalu klik Lanjutkan.
  5. Tinjau ketentuan layanan dan klik Terima.

Cara mengaktifkan pemeriksaan konsistensi akun untuk add-on Google Workspace

Para admin dapat memberlakukan pencocokan email yang ketat selama proses masuk untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang mendapatkan akses, sehingga meningkatkan keseluruhan keamanan dan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengaktifkan pemeriksaan konsistensi akun:

  1. Masuk ke portal web Zoom sebagai admin dengan hak istimewa untuk mengedit pengaturan akun.
  2. Pada menu navigasi, klik Manajemen Akun, lalu Pengaturan Akun.
  3. Pada tab Meetings, gulir ke bawah ke bagian Keamanan.
  4. Temukan toggle Pastikan konsistensi akun untuk integrasi Outlook dan Google Workspace dan klik untuk mengaktifkan pengaturan.
  5. Jika dialog verifikasi muncul, klik Aktifkan untuk mengonfirmasi perubahan.

Cara mengaktifkan atau menonaktifkan penambahan otomatis panggilan video ke acara Google Calendar

Setelah add-on Zoom untuk Google Workspace diinstal, menambahkan Acara ke Google Calendar akan secara otomatis menambahkan rapat Zoom jika ada tamu yang ditambahkan. Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini:

  1. Masuk ke konsol Admin Google.
  2. Klik Apps, pilih Google Workspace, kemudian klik Calendar
  3. Klik Pengaturan Berbagi.
  4. Di bawah Panggilan Video, kosongkan atau pilih kotak centang di sebelah Tambahkan panggilan video secara otomatis ke acara yang dibuat oleh pengguna.
  5. Untuk informasi lebih lanjut, lihat dokumentasi Google.

Cara mengaktifkan tautan ke Wawasan Rapat dalam undangan rapat

  1. Masuk ke portal web Zoom.
  2. Di menu navigasi, klik Pengaturan.
  3. Klik tab Mail & Calendar .
  4. Di bawah Integrasi, klik toggle Masukkan tautan ke wawasan rapat dengan Zoom AI Companion dalam undangan rapat untuk mengaktifkannya.
    Catatan: Jika opsi berwarna abu-abu, berarti opsi tersebut telah dikunci pada tingkat grup atau akun dan perlu diubah pada tingkat tersebut.
  5. Jika dialog verifikasi muncul, klik Aktifkan untuk memverifikasi perubahan.

Cara menggunakan add-on Zoom untuk Google Workspace

             Web

Masuk ke add-on Zoom untuk Google Workspace

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Gmail atau Google Kalender.
  2. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
  3. Jika diminta, klik Otorisasi Akses dan ikuti petunjuk di layar untuk mengizinkan Zoom mengakses akun Google Anda.
  4. Klik Masuk dan ikuti petunjuk di layar.

Jadwalkan rapat dari Google Calendar

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik Buat atau klik slot waktu di kalender untuk rapat Anda.
  3. Masukkan detail rapat Anda, seperti judul, lokasi, dan daftar tamu.
  4. Klik Opsi lainnya.
    Catatan:
    • Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di Zoom web portal dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
    • Ketika Anda menetapkan hak istimewa penjadwalan ke pengguna lain di portal web Zoom, Anda dapat memilih apakah pengguna ini dapat mengelola rapat Anda yang ditandai sebagai bersifat pribadi di Outlook atau Google Calendar. Jika pengguna tidak dapat mengelola acara pribadi, mereka tidak dapat melihat tautan undangan, topik rapat, atau daftar peserta.
  5. Di menu tarik-turun Tambahkan konferensi video, pilih Zoom Meeting.
    Google Calendar akan menambahkan opsi bergabung untuk rapat Zoom.
  6. (Opsional) Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace dan ubah pengaturan rapat sesuai kebutuhan, seperti mengaktifkan bergabung sebelum host.
  7. Klik Simpan.
    Catatan: Pengaturan rapat diterapkan berdasarkan pengaturan akun Anda. Anda dapat mengedit pengaturan rapat untuk rapat terjadwal.

Jadwalkan rapat dari utas email di Gmail

Anda dapat menggunakan add-on untuk menjadwalkan rapat Zoom dari Gmail. Add-on akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan topik email. Setelah Anda menjadwalkan rapat dari Gmail, Zoom akan mengirimkan detail gabungan ke pengirim email.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Gmail.
  2. Buka utas email.
  3. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
  4. Klik Jadwalkan rapat.
  5. Gulir ke bawah pada panel dan pilih pengaturan rapat default Anda, seperti ID rapat, kode sandi, dan ruang tunggu.
  6. Masukkan detail rapat sesuai kebutuhan:
    • Topik: Add-on akan menyarankan subjek email sebagai topik rapat.
    • Zona waktu: Default ke zona waktu yang telah Anda atur di Zoom. Pilih zona waktu yang berbeda jika diperlukan.
    • Kapan: Add-on akan menyarankan tanggal dan waktu atau Anda dapat memasukkan tanggal dan waktu yang berbeda.
    • Durasi: Pilih durasi untuk rapat.
  7. Klik panah di bawah opsi Mail, dan aktifkan Undang peserta melalui email untuk mengirim email ke peserta rapat setelah Anda membuat rapat.
    Catatan:
    • Add-on ini akan secara otomatis menambahkan peserta dari utas email ke daftar undangan, tetapi Anda dapat memilih atau mengosongkan kotak centang di sebelah email pengguna untuk mengundang atau menghapusnya.
    • Jika Anda telah mengaktifkan Undang peserta melalui email, alamat email ini akan menerima email berisi detail untuk bergabung, bukan undangan Google Calendar. Untuk mengirim undangan Google Calendar, edit rapat terjadwal atau jadwalkan rapat dari Google Calendar.
  8. Klik JADWALKAN RAPAT.

Edit rapat terjadwal di Google Calendar

Catatan: Jika Anda menjadwal ulang rapat Zoom dari Google Kalender, jangan salin detail rapat ke entri kalender baru.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Klik ikon pensil untuk mengedit event.
  4. Ubah detail rapat sesuai kebutuhan.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace dan ubah pengaturan rapat sesuai kebutuhan, lalu klik PERBARUI RAPAT.
  6. Klik Simpan.

Melihat dan bergabung ke rapat

Catatan: Jika host rapat memilih untuk menandai visibilitas rapat mereka sebagai Pribadi, Anda tidak akan dapat melihat detail rapat apa pun, seperti tautan undangan, topik rapat, atau daftar undangan, di scheduler web Zoom.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Klik Bergabung ke Zoom Meeting untuk membuka Zoom dan bergabung dalam rapat.
  4. Klik opsi untuk membuka Zoom saat diminta oleh browser Anda.

Pelajari selengkapnya tentang bergabung ke rapat.

Tampilkan ringkasan rapat

Catatan: Untuk menggunakan fitur ini, Zoom AI Companion harus diaktifkan dan opsi Masukkan detail rapat di pengaturan web Zoom harus diaktifkan (opsi ini aktif secara default).

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik Buat atau klik slot waktu di kalender untuk rapat Anda.
  3. Masukkan detail rapat Anda, seperti judul, lokasi, dan daftar tamu.
  4. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
  5. Di bawah AI Companion, pilih Mulai AI Companion secara otomatis.
    Opsi Mulai pertanyaan rapat secara otomatis dan Mulai ringkasan rapat secara otomatis akan dipilih secara default.
  6. Klik Simpan.
    Di detail rapat Zoom, Anda akan melihat tautan Lihat wawasan rapat dengan AI Companion.
  7. Klik tautan tersebut untuk membuka ringkasan di Zoom:
    • Jika aplikasi desktop Zoom terpasang dan aktif, aplikasi tersebut akan terbuka di sana.
    • Jika tidak, aplikasi akan terbuka di portal web Zoom.

Catatan: Jika Anda tidak memiliki izin untuk melihat ringkasan, pesan Akses Ditolak akan muncul.

             Android | iOS

Masuk ke add-on Zoom untuk Google Workspace

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk ikon plus lalu Event.
  3. Ketuk menu tarik-turun konferensi video dan pilih Zoom Meeting.
  4. Ketuk OTORISASI dan ikuti petunjuk pada layar.

Jadwalkan rapat dari Google Calendar

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk ikon plus, lalu Acara.
  3. Ketuk menu tarik-turun konferensi video dan pilih Zoom Meeting.
    Google Calendar akan menambahkan Zoom Meeting ke detail rapat Anda.
  4. Masukkan detail rapat Anda seperti judul, lokasi, dan daftar tamu.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Di sudut kanan atas, ketuk Simpan.

Jadwalkan rapat dari utas email di Gmail

Anda dapat menggunakan add-on untuk menjadwalkan rapat Zoom dari Gmail. Add-on akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan topik email. Setelah Anda menjadwalkan rapat dari Gmail, Zoom akan mengirimkan detail gabungan ke pengirim email.

  1. Masuk ke aplikasi Gmail.
  2. Buka email.
  3. Di panel bawah, di bagian Add-on yang tersedia, ketuk Zoom untuk Google Workspace.
  4. Masukkan detail rapat.
    Catatan: Zoom akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan subjek email.
  5. (Opsional) Di bagian Opsi email, masukkan alamat email untuk mengirim detail untuk bergabung.
    Catatan: Alamat email ini akan menerima email dengan detail untuk bergabung, bukan undangan Google Calendar. Untuk mengirim undangan Google Calendar, edit rapat terjadwal atau jadwalkan rapat dari Google Calendar.
  6. Ubah opsi rapat lainnya sesuai kebutuhan.
  7. Di bagian atas panel, ketuk JADWALKAN RAPAT.

Edit rapat terjadwal di Google Calendar

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Ketuk ikon pensil.
  4. Ubah detail rapat sesuai kebutuhan.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Ketuk Simpan.

Catatan:

  • Jika Anda menjadwal ulang rapat Zoom dari Google Kalender, jangan salin detail rapat ke entri kalender baru.
  • Aplikasi Google Calendar tidak dapat mengubah pengaturan rapat untuk rapat terjadwal. Gunakan Google Calendar di browser web untuk fitur ini. Anda juga dapat masuk ke portal web Zoom untuk mengubah pengaturan rapat untuk rapat terjadwal.

Melihat dan bergabung ke rapat

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Ketuk Zoom Meeting.
    Google Calendar akan menampilkan opsi bergabung.
  4. Ketuk dan tahan opsi gabung untuk menyalinnya ke clipboard Anda, atau ketuk tautan gabung untuk bergabung menggunakan aplikasi seluler Zoom. 

Pelajari selengkapnya tentang bergabung ke rapat.

Keterbatasan dan pemecahan masalah add-on Zoom untuk Google Workspace

Beberapa akun Google

Saat menginstal dan menggunakan add-on, disarankan agar Anda tidak masuk ke beberapa akun Google di browser yang sama. Anda tidak dapat menginstal add-on jika Anda masuk ke beberapa akun Google, jadi Anda hanya perlu masuk ke akun tempat Anda ingin menginstal add-on. Selain itu, saat menggunakan add-on dan Anda masuk ke beberapa akun Google dengan add-on terinstal, ini akan menyebabkan masalah saat menjadwalkan rapat Zoom.

Tidak dapat mengubah kepemilikan rapat melalui add-on Google Workspace

Add-on Zoom untuk Google Workspace tidak mendukung pengalihan peran host Zoom dalam konteks tindakan Ubah pemilik di Google Calendar. Ketika Anda mengubah pemilik acara di Google Calendar yang memiliki rapat Zoom terkait, pengguna tersebut tidak akan otomatis menjadi host di Zoom.

Sebagai solusinya, Anda dapat menambahkan pengguna sebagai host alternatif (jika tidak menggunakan hak istimewa penjadwalan) atau mengedit acara melalui add-on untuk mengubah opsi Jadwalkan Untuk (jika menggunakan hak istimewa penjadwalan).

Untuk menambahkan host alternatif:

  1. Di Google Calendar, buka rapat dan klik ikon pensil untuk mengeditnya.
  2. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
  3. Gulir ke bawah untuk menemukan bidang Host Alternatif, lalu masukkan alamat email pengguna untuk menambahkannya sebagai host alternatif untuk rapat tersebut.
  4. Di bagian atas panel, klik Tambahkan Rapat.
  5. Pada undangan rapat, klik Simpan.

Untuk mengubah Jadwal Untuk:

  1. Di Google Calendar, buka rapat dan klik ikon pensil untuk mengeditnya.
  2. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.
  3. Di bawah Jadwal Untuk, pilih pengguna dengan hak istimewa penjadwalan yang ingin Anda berikan hak host.
  4. Di bagian atas panel, klik Perbarui Rapat.
  5. Pada undangan rapat, klik Simpan.

Entri sementara "Ini adalah rapat kalender" dan "Google Calendar Meeting (tidak disinkronkan)"

Saat menjadwalkan rapat melalui add-on, rapat tempat penampung dibuat dan detail undangan rapat dari rapat tempat penampung ditambahkan ke event kalender. Detail event kalender yang sebenarnya, seperti topik, agenda, dan tanggal/waktu, tidak disinkronkan ke rapat Zoom hingga event kalender disimpan di Google. Setelah event kalender disimpan, diperlukan waktu sekitar 2 menit agar detail rapat tersebut disinkronkan dengan Zoom, setelah itu detail rapat placeholder dalam event kalender akan diperbarui. 

Selama sinkronisasi, Anda mungkin melihat rapat dengan entri sementara pada daftar rapat Zoom mendatang sebagai "Ini adalah rapat kalender" atau "Rapat Google Calendar (tidak disinkronkan)". Setelah sinkronisasi selesai, ini akan diperbarui dan seharusnya sesuai dengan topik yang ditetapkan untuk acara kalender. Jika sinkronisasi gagal, keluar dan masuk kembali ke add-on Zoom untuk Google Workspace. 

Catatan: Rapat dengan entri sementara ini biasanya dijadwalkan pada tanggal 31 Desember 1979 atau 1 Januari 1980. Setelah sinkronisasi selesai, tanggal dan waktu Anda menjadwalkan acara kalender akan menggantikan tanggal/waktu pada entri sementara. 

Kesalahan "Gagal membuat konferensi" saat menjadwalkan rapat

Jika Anda menerima pesan kesalahan Gagal membuat konferensi saat menjadwalkan rapat dengan add-on Google Workspace, hal ini mungkin disebabkan oleh masalah layanan terkait batas tarif API yang terlampaui. Kunjungi halaman Status Layanan Zoom untuk mempelajari selengkapnya tentang status terkini dan periode pemeliharaan untuk semua layanan Zoom.

Sebagai solusinya, disarankan untuk menggunakan Ekstensi Chrome Zoom hingga masalah teratasi.

Memecahkan masalah sinkronisasi

Jika Anda telah menyimpan event kalender, menunggu beberapa menit, dan masih belum melihat detail kalender disinkronkan dengan Zoom, ini bisa disebabkan oleh beberapa masalah, seperti tidak memiliki izin menulis ke kalender yang Anda jadwalkan atau mencoba menjadwalkan rapat di masa lalu. 

Untuk mencoba memaksa sinkronisasi secara manual: 

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Di panel sisi kanan, klik ikon Zoom untuk Google Workspace.  
  3. Klik acara Google Calendar dengan masalah sinkronisasi. Ini akan menyebabkan add-on memeriksa ID acara kalender dengan rapat Zoom Anda dan menyinkronkan perubahan atau info yang tidak ada. 
  4. Tunggu 1-2 menit hingga sinkronisasi selesai. 

Bagaimana data Anda digunakan

Aplikasi ini mengakses dan menggunakan informasi berikut dari akun Zoom Anda:

Aplikasi ini mengakses dan menggunakan informasi berikut dari akun Google Workspace Anda: