Zoom untuk add-on GSuite


Catatan: Pada 16 November 2020, Google mengaktifkan Google Meet sebagai default untuk rapat saat lebih dari satu penyedia konferensi video diaktifkan. Jika Google Meet diaktifkan selain Zoom, pelajari cara mengubah default ini.

Dengan Zoom untuk add-on GSuite, Anda dapat menjadwalkan, bergabung, dan mengelola rapat dengan mulus langsung dari Gmail atau Google Kalender. Jika Anda memiliki lisensi Zoom Phone, Anda juga dapat melakukan panggilan Zoom Phone dari kalender atau ruang kerja email Anda. Pelajari selengkapnya tentang menggunakan Zoom Phone dengan add-on GSuite.

Setelah menginstal add-on, Anda dapat menggunakannya di browser web desktop (Gmail atau Google Kalender) atau perangkat seluler (aplikasi Google Kalender).

Catatan:

Artikel ini membahas:

Cara menginstal add-on GSuite

Instal add-on GSuite untuk semua pengguna (Google Admin)

Jika Anda mengelola akun Google organisasi dan memiliki akses ke konsol Google Admin, kuti sumber daya ini dari Google untuk menginstal Zoom untuk GSuite bagi pengguna Anda:

Instal add-on GSuite untuk Anda gunakan sendiri

Jika Anda memiliki akun Google pribadi, Anda dapat menginstal add-on untuk penggunaan Anda sendiri.

  1. Masuk ke akun Google Anda.
  2. Navigasikan ke G Suite Marketplace, dan cari Zoom.
  3. Klik add-on Zoom untuk GSuite .
  4. Klik Instal lalu Lanjutkan.
  5. Tinjau ketentuan layanan dan klik Terima.

Web

Cara masuk ke Zoom

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Gmail atau Google Kalender.
  2. Di panel sisi kanan, klik logo Zoom .
  3. Jika diminta, klik Otorisasi Akses dan ikuti petunjuk di layar untuk mengizinkan Zoom mengakses akun Google Anda.
  4. Klik Masuk dan ikuti petunjuk di layar.

Cara menjadwalkan rapat dari Google Kalender

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik Buat atau klik slot waktu di kalender untuk rapat Anda.
  3. Masukkan detail rapat Anda, seperti judul, lokasi, dan daftar tamu.
  4. Klik Opsi lainnya jika diperlukan.
    Catatan:
    • Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di Zoom web portal dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
    • Ketika Anda menetapkan hak menjadwalkan ke pengguna lain di Zoom web portal, Anda dapat mengelola rapat Anda yang ditandai sebagai bersifat pribadi di Outlook atau Google Kalender. Jika pengguna tidak dapat mengelola event pribadi, mereka tidak dapat melihat tautan undangan, topik rapat, atau daftar peserta.
  5. Di menu turun bawah Tambahkan konferensi video, pilih Rapat Zoom.

    Google Kalender akan menambahkan opsi bergabung untuk rapat Zoom.
  6. Klik Simpan.
    Catatan: Pengaturan rapat diterapkan berdasarkan pengaturan akun Anda. Anda dapat mengedit pengaturan rapat untuk rapat terjadwal.

Cara menjadwalkan rapat dari Gmail

Anda dapat menggunakan add-on untuk menjadwalkan rapat Zoom dari Gmail. Add-on akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan topik email. Setelah Anda menjadwalkan rapat dari Gmail, Zoom akan mengirimkan detail gabungan ke pengirim email.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Gmail.
  2. Buka utas email.
  3. Di panel sisi kanan, klik logo Zoom .
  4. Klik Jadwalkan rapat.
  5. Masukkan detail rapat.
    • Topik: Add-on akan menyarankan subjek email sebagai topik rapat.
    • Zona waktu: Default ke zona waktu yang telah Anda atur di Zoom. Pilih zona waktu yang berbeda jika diperlukan.
    • Kapan: Add-on akan menyarankan tanggal dan waktu atau Anda dapat memasukkan tanggal dan waktu yang berbeda.
    • Durasi: Pilih durasi untuk rapat.
    • Mengaktifkan ringkasan rapat: Aktifkan setelan ini untuk mengirimkan ringkasan rapat dengan topik, ID rapat, tanggal, dan nama peserta setelah rapat berakhir.
    • Mengundang peserta melalui email: Aktifkan setelan ini untuk mengirim email ke peserta rapat setelah Anda membuat rapat.
    • Menambahkan peserta email dalam rapat dan Mengundang orang lain: Melihat siapa yang akan diundang ke rapat ini dan menambahkan peserta tambahan sesuai kebutuhan.
      Catatan:
      • Jika Anda telah mengaktifkan Undang peserta melalui email, alamat email ini akan dikirimi email dengan detail gabungan, bukan undangan Google Kalender. Untuk mengirim undangan Google Kalender, edit rapat terjadwal atau jadwalkan rapat dari Google Kalender.
      • Detail gabungan akan dikirim secara otomatis ke pengirim email.
  6. Klik BUAT RAPAT.

Cara mengedit rapat terjadwal

Catatan: Jika Anda menjadwal ulang rapat Zoom dari Google Kalender, jangan salin detail rapat ke entri kalender baru.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Klik ikon pensil untuk mengedit event.
  4. Ubah detail rapat sesuai kebutuhan.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Di panel kanan, klik logo Zoom dan ubah pengaturan rapat sesuai kebutuhan, lalu klik PERBARUI RAPAT.
  6. Klik Simpan.

Cara melihat dan bergabung ke rapat

Catatan: Jika host rapat memilih untuk menandai visibilitas rapat mereka sebagai Private, Anda tidak akan dapat melihat detail rapat apa pun - seperti tautan undangan, topik rapat, atau daftar peserta - di penjadwal web Zoom.

  1. Gunakan browser web untuk masuk ke Google Kalender.
  2. Klik event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Klik Bergabung ke Zoom Meeting untuk membuka Zoom dan bergabung dalam rapat.
  4. Klik opsi untuk membuka Zoom saat diminta oleh browser Anda.

Pelajari selengkapnya tentang bergabung ke rapat.

Android | iOS

Cara masuk ke Zoom

Sebelum menggunakan add-on, Anda harus masuk ke akun Zoom melalui add-on.

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk ikon plus lalu Event.
  3. Ketuk Tambahkan konferensi video dan pilih Zoom Meeting.
  4. Ketuk MASUK dan ikuti petunjuk di layar.

Cara menjadwalkan rapat dari Google Kalender

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk ikon plus lalu Event.
  3. Ketuk Tambahkan konferensi video dan pilih Zoom Meeting.
    Google Kalender akan menambahkan Zoom Meeting ke detail rapat Anda.
  4. Masukkan detail rapat Anda seperti judul, lokasi, dan daftar tamu.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Di sudut kanan atas, ketuk Simpan.

Cara menjadwalkan rapat dari Gmail

Anda dapat menggunakan add-on untuk menjadwalkan rapat Zoom dari Gmail. Add-on akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan topik email. Setelah Anda menjadwalkan rapat dari Gmail, Zoom akan mengirimkan detail gabungan ke pengirim email.

  1. Masuk ke aplikasi Gmail.
  2. Buka email.
  3. Di panel bawah, di bagian Add-on yang tersedia, ketuk Zoom untuk GSuite.
  4. Masukkan detail rapat.
    Catatan: Zoom akan mengisi topik rapat secara otomatis dengan subjek email.
  5. (Opsional) Di bagian Opsi email, masukkan alamat email untuk mengirim detail gabungan.
    Catatan:
  6. Ubah opsi rapat lainnya sesuai kebutuhan.
  7. Di bagian atas panel, ketuk JADWALKAN RAPAT.

Cara mengedit rapat terjadwal

Catatan:

  • Jika Anda menjadwal ulang rapat Zoom dari Google Kalender, jangan salin detail rapat ke entri kalender baru.
  • Aplikasi Google Kalender tidak dapat mengubah pengaturan rapat untuk rapat terjadwal. Gunakan Google Kalender di browser web untuk fitur ini. Anda juga dapat masuk ke portal web Zoom untuk mengubah pengaturan rapat untuk rapat terjadwal.
  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Ketuk ikon pensil.
  4. Ubah detail rapat sesuai kebutuhan.
    Catatan: Hanya perubahan pada topik, tanggal, waktu, dan zona waktu yang akan disinkronkan ke rapat di portal web Zoom dan klien/aplikasi. Semua detail rapat lainnya hanya akan berlaku untuk event Google Kalender.
  5. Ketuk Simpan.

Cara melihat dan bergabung ke rapat

  1. Masuk ke aplikasi Google Kalender.
  2. Ketuk event kalender dengan rapat Zoom.
  3. Ketuk Zoom Meeting.
    Google Kalender akan menampilkan opsi bergabung.
  4. Ketuk dan tahan opsi gabung untuk menyalinnya ke clipboard Anda, atau ketuk tautan gabung untuk bergabung menggunakan aplikasi seluler Zoom. 

Pelajari selengkapnya tentang bergabung ke rapat.

Keterbatasan dan pemecahan masalah

Beberapa akun Google

Saat menginstal dan menggunakan Add-on, disarankan agar Anda tidak masuk ke beberapa akun Google di browser yang sama. Anda tidak dapat menginstal add-on jika Masuk ke beberapa akun Google, jadi Anda hanya perlu masuk ke akun tempat Anda ingin menginstal add-on. Selain itu, saat menggunakan add-on dan Anda masuk ke beberapa akun Google dengan add-on terinstal, ini akan menyebabkan masalah saat menjadwalkan rapat Zoom menggunakan add-on.

Tempat rapat 'Ini adalah rapat kalender' dan 'Google Calendar Meeting (tidak disinkronkan)'

Saat menjadwalkan rapat melalui add-on, rapat tempat penampung dibuat dan detail undangan rapat dari rapat tempat penampung ditambahkan ke event kalender. Detail event kalender yang sebenarnya, seperti topik, agenda, dan tanggal/waktu, tidak disinkronkan ke rapat Zoom hingga event kalender disimpan di Google. Setelah event kalender disimpan, diperlukan waktu sekitar 2 menit agar detail rapat tersebut disinkronkan dengan Zoom, setelah itu detail rapat placeholder dalam event kalender akan diperbarui. 

Selama sinkronisasi, Anda mungkin melihat rapat tempat penampung di daftar rapat Zoom mendatang sebagai 'Ini rapat kalender' atau 'Rapat Kalender Google (tidak disinkronkan)'. Setelah sinkronisasi selesai, ini akan diperbarui dan harus sesuai dengan topik yang ditetapkan untuk event kalender. 

Catatan: Rapat placeholder ini biasanya dijadwalkan pada tanggal 31 Desember 1979 atau 1 Januari 1980. Setelah sinkronisasi selesai, tanggal dan waktu Anda menjadwalkan event kalender akan menggantikan tanggal/waktu placeholder. 

Memecahkan masalah sinkronisasi

Jika Anda telah menyimpan event kalender, menunggu beberapa menit, dan masih belum melihat detail kalender disinkronkan dengan Zoom, ini bisa disebabkan oleh beberapa masalah, seperti tidak memiliki izin menulis ke kalender yang Anda jadwalkan atau mencoba menjadwalkan rapat di masa lalu. 

Untuk mencoba memaksa sinkronisasi secara manual: 

  1. Klik tombol Zoom untuk Gmail atau Zoom untuk G Suite di bilah sisi kanan. 
  2. Klik event kalender Google dengan masalah sinkronisasi. Ini akan menyebabkan Add-on untuk memeriksa ID event kalender dengan rapat Zoom Anda dan menyinkronkan perubahan atau info yang hilang. 
  3. Tunggu 1-2 menit hingga sinkronisasi selesai.