Menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi

Sebagai host rapat, Anda dapat menetapkan peserta rapat terlebih dahulu ke ruang diskusi saat menjadwalkan rapat. Tindakan ini berguna jika Anda sudah tahu bagaimana Anda ingin mengelompokkan peserta.

Anda juga dapat mengelola ruang diskusi selama rapat.

Artikel ini membahas:

• Batasan
• Cara menetapkan ulang peserta ke ruang diskusi menggunakan portal web
• Cara menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi menggunakan file CSV
• Cara mengedit penetapan ruang diskusi
• Cara memulai rapat dengan ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya
• Cara memulihkan ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya

Prasyarat untuk menetapkan peserta terlebih dahulu

• Ruang diskusi diaktifkan dengan opsi pra-penetapan dipilih
• Enkripsi ujung-ke-ujung dinonaktifkan untuk rapat
• Host:
  • Zoom Desktop Client
    • Windows: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
    • macOS: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
    • Linux: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
  • Web Client
• Peserta:
  • Zoom Desktop Client
    • Windows: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
    • macOS: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
    • Linux: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
  • Zoom Mobile App
    • Android: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
    • iOS: versi 5.3.0 atau yang lebih baru
  • Web Client
    Catatan: Saat bergabung ke rapat dengan pra-penetapan, peserta harus masuk ke akun Zoom yang terkait dengan alamat email yang digunakan untuk pra-penetapan agar pra-penetapan dapat diterapkan. Jika mereka tidak masuk atau masuk dengan akun lain, pra-penetapan tidak akan diterapkan untuk mereka. 

Batasan

• Hingga 50 ruang dan hingga 200 peserta dapat ditetapkan sebelumnya. Jika akun Anda mengaktifkan Ruang Diskusi 100, Anda dapat menetapkan terlebih dahulu hingga 100 ruang dan hingga 1000 peserta. 
• Hanya satu set pra-penetapan yang dapat dikonfigurasikan untuk satu rapat. Penetapan ini dapat disesuaikan dan diubah, namun beberapa set pra-penetapan tidak dapat disimpan untuk rapat atau rangkaian rapat. 
• Anda hanya dapat menetapkan peserta terlebih dahulu yang memiliki akun Zoom (pengguna Zoom internal atau eksternal).
• Untuk menetapkan peserta terlebih dahulu yang merupakan pengguna Zoom eksternal, impor file CSV.
• ‎Dukungan Zoom dapat meningkatkan kapasitas maksimum Ruang Diskusi akun Anda untuk memungkinkan hingga 100 ruang diskusi, dengan kapasitas maksimum 1000 per ruang diskusi (tergantung pada batas akun). Ini mengharuskan SEMUA peserta menggunakan Zoom Client versi 5.2 atau yang lebih baru - karena siapa pun yang bergabung ke rapat yang di-host di akun Anda yang tidak memiliki Zoom Client versi 5.2 atau yang lebih baru akan diminta untuk memperbarui agar dapat bergabung ke rapat atau bergabung dengan Web Client. Jika pengguna Anda tidak memiliki kontrol administratif atas komputer mereka, maka pengguna Anda akan memerlukan bantuan dari Departemen TI Anda untuk memperbarui client.
• Jika Anda telah menjadwalkan rapat berulang, ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya hanya akan berfungsi jika diterapkan ke semua rapat dalam pengulangan. Anda tidak dapat mengedit satu rapat dalam pengulangan dan menerapkan pra-penetapan unik.

Cara menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi menggunakan portal web

1. Masuk ke Zoom web portal.
2. Klik Rapat dan jadwalkan rapat.
3. Di bagian Opsi Rapat, pilih Pra-penetapan Ruang Diskusi lalu klik Buat Ruang.
4. Klik tombol plus  di samping Ruang untuk menambahkan ruang diskusi lainnya.
5. Arahkan kursor ke nama ruang diskusi default di panel kanan dan klik tombol pensil untuk mengganti namanya.
6. Di kotak teks Tambah peserta, cari peserta internal berdasarkan nama atau alamat email, atau masukkan alamat email pengguna eksternal secara manual, lalu tekan Enter untuk menambahkannya ke ruang diskusi. 
7. (Opsional) Gunakan opsi ini untuk mengedit ruang diskusi dan peserta Anda:
   • Klik dan seret alamat email peserta untuk mengubah urutannya.
   • Arahkan kursor ke nama peserta untuk melihat opsi untuk memindahkannya ke ruang lain atau menghapusnya dari ruang saat ini.
   • Untuk menghapus ruang diskusi, arahkan kursor ke nama ruang di panel kiri dan klik ikon sampah .. 
8. Klik Simpan.

Cara menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi menggunakan file CSV

1. Masuk ke Zoom web portal.
2. Klik Rapat dan jadwalkan rapat.
3. Di bagian Opsi Rapat, pilih Pra-penetapan Ruang Diskusi lalu klik Impor dari CSV.
4. Klik unduh untuk mengunduh contoh file CSV yang dapat Anda isi.
5. Buka file CSV dengan perangkat lunak spreadsheet, seperti Microsoft Excel.
   Catatan: Anda dapat menentukan pengguna Zoom internal (di akun yang sama) atau eksternal (tidak di akun yang sama).
6. Isi kolom Nama Ruang yang Ditetapkan Sebelumnya dengan nama ruang diskusi, dan kolom Alamat Email dengan alamat email peserta yang ditetapkan. 
7. Simpan file.
8. Seret dan lepas file di portal web.
   Zoom akan memverifikasi bahwa alamat email memiliki akun Zoom.

Cara mengedit penetapan ruang diskusi

Jika Anda sudah menetapkan peserta terlebih dahulu ke ruang diskusi, Anda dapat mengedit penetapan sebelum memulai rapat. 

Catatan: Anda juga dapat mengelola ruang diskusi selama rapat.

1. Masuk ke Zoom web portal.
2. Klik Rapat lalu klik rapat yang ingin diedit.
3. Di bagian Ruang Diskusi, klik Lihat detail.
4. Edit ruang diskusi sesuai kebutuhan. Untuk mengetahui detail selengkapnya, lihat bagian sebelumnya.
5. Klik Simpan.

Cara memulai rapat dengan ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya

1. Mulai rapat dengan peserta yang ditetapkan sebelumnya ke ruang diskusi. 
2. Klik Ruang Diskusi di kontrol rapat untuk mengakses ruang diskusi yang Anda buat.
   Catatan:
   • Jika peserta tidak secara otomatis ditetapkan ke ruang diskusi yang ditetapkan saat menjadwalkan rapat, pulihkan ke ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya untuk menetapkan kembali peserta ke ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya.
   • Anda dapat menetapkan peserta secara manual menggunakan kontrol ruang diskusi dalam rapat.
3. Klik Buka Semua Ruang untuk memulai ruang diskusi.

Cara memulihkan ruang diskusi yang ditetapkan sebelumnya

Setelah memulai ruang diskusi, Anda dapat memulihkan ke penetapan ruang diskusi yang ditentukan sebelumnya. Tindakan ini berguna jika Anda mengubah ruang diskusi selama rapat, atau peserta yang ditetapkan sebelumnya telah bergabung ke rapat setelah Anda bergabung ke rapat atau memulai ruang diskusi. 

1. Mulai rapat dengan peserta yang ditetapkan sebelumnya ke ruang diskusi. 
2. Klik Tutup Semua Ruang untuk mengakhiri semua ruang diskusi.
3. Klik Buat Ulang lalu Pulihkan ke ruang yang ditetapkan sebelumnya. 
   Peserta akan diatur ulang dalam ruang diskusi yang Anda tentukan saat menjadwalkan rapat.

Pelajari selengkapnya tentang mengelola ruang diskusi.