Menjadwalkan dan menyesuaikan rapat dengan pendaftaran

Menjadwalkan rapat yang memerlukan pendaftaran berarti pendaftar harus memberikan email dan nama mereka untuk mendaftar ke acara tersebut. Anda dapat menyertakan pertanyaan yang disesuaikan pada formulir pendaftaran, yang memungkinkan Anda untuk menangkap lebih banyak informasi tentang pendaftar Anda. Setelah dijadwalkan, Anda dapat mengelola pendaftar Anda, mengirimkan ulang email konfirmasi, dan membuat laporan pendaftaran rapat jika Anda ingin mengunduh daftar orang yang terdaftar.

Jika Anda tidak perlu mengumpulkan informasi sebanyak ini, Anda dapat menjadwalkan rapat tanpa perlu pendaftaran.

Persyaratan untuk menjadwalkan rapat dengan pendaftaran

• Akun Pro, Bisnis, Pendidikan, atau Perusahaan
• Host harus memiliki lisensi Zoom Workplace
• ID rapat harus dibuat secara otomatis alih-alih menggunakan ID rapat pribadi Anda
• Rapat tidak boleh merupakan rapat berulang Tanpa Waktu Tetap

Keterbatasan penjadwalan dengan pendaftaran rapat

• Pendaftar akan menerima tautan untuk bergabung melalui email konfirmasi pendaftaran Zoom, untuk membantu mencegah penyerang mendapatkan tautan pendaftaran menggunakan alamat email yang tidak mereka kendalikan secara pribadi dan membatasi tamu yang tidak diinginkan dari bergabung dalam rapat atau webinar. Admin dapat mengizinkan host untuk mengonfigurasi pengaturan pendaftaran agar menyediakan informasi bergabung di halaman konfirmasi pendaftaran, tetapi ini dinonaktifkan secara default.
• Jumlah maksimum pendaftar untuk setiap penyelenggaraan rapat adalah 4.999. Jika Anda memerlukan lebih dari jumlah maksimum, kami sarankan menggunakan rapat berulang dengan pendaftaran, karena setiap pengulangan dari rangkaian rapat dapat memiliki hingga 4.999 pendaftar.

Cara mengaktifkan pendaftaran untuk rapat

1. Masuk ke portal web Zoom.
2. Di menu navigasi, klik Rapat.
3. Klik Jadwalkan Rapat atau klik rapat yang sudah ada untuk mengeditnya.
4. Di bagian Pendaftaran, centang kotak Wajib.
   Catatan: Jika ini adalah rapat berulang, Anda juga harus memilih dari opsi berikut saat mengaktifkan pendaftaran:
   
   • Peserta mendaftar sekali dan dapat menghadiri setiap acara
   • Peserta perlu mendaftar untuk setiap acara yang dihadiri
   • Peserta mendaftar satu kali dan dapat memilih satu atau beberapa acara yang akan dihadiri
5. Di bagian ID Rapat, pilih Hasilkan Secara Otomatis.
6. (Opsional) Pilih opsi rapat tambahan sesuai kebutuhan Anda.
7. Klik Simpan.
   Setelah menjadwalkan rapat, tab Pendaftaran, Pengaturan Email, dan Branding akan muncul.

Catatan: Jika Anda juga memerlukan autentikasi untuk bergabung ke rapat Anda, pendaftar Anda harus mendaftar dengan email yang terhubung dengan akun Zoom aktif sebelum mereka dapat menyelesaikan pendaftaran. Profil autentikasi juga dapat mewajibkan pendaftar untuk bergabung ke rapat dengan akun yang sesuai dengan email yang mereka daftarkan. Sebagai host, Anda dapat menambahkan pengecualian autentikasi (dan mengimpor file CSV untuk mengunggah pengecualian autentikasi secara massal) menggunakan nama dan alamat email peserta. Peserta ini akan menerima tautan undangan rapat unik dan melewati autentikasi.

Cara menyesuaikan opsi pendaftaran rapat, pengaturan email, dan branding

Menyesuaikan opsi pendaftaran rapat

Setelah Anda menjadwalkan rapat dengan pendaftaran, klik tab Pendaftaran untuk mengelola pendaftar dan menyesuaikan opsi pendaftaran, termasuk apakah peserta disetujui secara otomatis setelah mengirimkan pendaftaran atau jika Anda ingin menyetujui setiap pendaftaran secara manual.

1. Pada tab Pendaftaran, di bagian Opsi Pendaftaran, klik Edit.
   Jendela pop-up pendaftaran akan muncul.
2. Sesuaikan opsi pada tab berikut sesuai kebutuhan:
   • Tab Pendaftaran: 
     
     • Ketika peserta mengirimkan pendaftaran: 
       • Persetujuan Otomatis: Pendaftar akan secara otomatis menerima informasi tentang cara bergabung dalam rapat.
       • Menyetujui Secara Manual: Penyelenggara harus menyetujui pendaftar sebelum mereka menerima informasi tentang cara bergabung ke rapat. Setiap pendaftar yang masih berstatus menunggu tidak akan dapat bergabung ke rapat. 
     • Kirim email ke host: Centang kotak ini jika Anda ingin menerima email ketika seseorang mendaftar untuk rapat Anda. Peserta akan menerima email ketika Anda menyetujui pendaftaran mereka.
     • Tutup pendaftaran setelah tanggal rapat: Pilih opsi ini jika Anda ingin mencegah siapa pun mendaftar setelah tanggal rapat. Peserta masih dapat mendaftar pada tanggal acara, selama rapat berlangsung, dan setelah rapat berakhir selama 12 jam. Misalnya, jika Anda menjadwalkan rapat pukul 9 pagi dengan durasi dua jam, setelah rapat terjadwal berakhir pukul 11 pagi, peserta masih dapat mendaftar untuk rapat selama 12 jam berikutnya. Namun, tautan pendaftaran tidak akan lagi mengizinkan peserta untuk bergabung ke rapat. Setelah 12 jam, para peserta tidak dapat lagi mendaftar untuk rapat.
       Catatan: Jika Anda mengaktifkan pengaturan ini dan membuat rapat tersedia sesuai permintaan, orang dapat menggunakan tautan pendaftaran asli untuk mendapatkan rekaman rapat yang tersedia sesuai permintaan.
     • Izinkan pendaftar untuk bergabung dari beberapa perangkat: Pilih opsi ini untuk mengizinkan peserta rapat bergabung dari beberapa perangkat, seperti komputer dan ponsel.
     • Batasi jumlah pendaftar: Pilih opsi ini jika Anda ingin membatasi jumlah pendaftar untuk rapat Anda. Setelah rapat mencapai jumlah pendaftar yang ditentukan, tidak seorang pun dapat mendaftar untuk rapat.
     • Tampilkan tombol bagikan media sosial di halaman pendaftaran: Menyediakan tombol untuk membagikan halaman pendaftaran ke Facebook, X, LinkedIn, atau email.
     • Tampilkan info bergabung di halaman konfirmasi pendaftaran: Jika Anda telah mengaktifkan persetujuan otomatis untuk pendaftaran peserta, opsi ini akan tersedia. Ketika diaktifkan, informasi bergabung ditampilkan pada halaman web konfirmasi jika pengguna mendaftar kurang dari 5 menit sebelum sesi dimulai, atau jika sesi sudah berjalan. Menampilkan informasi ini berarti pengguna dapat bergabung ke sesi tanpa memverifikasi bahwa alamat email yang digunakan untuk mendaftar adalah milik mereka.
   • Tab Pertanyaan :
     1. Pilih kotak centang di sebelah setiap bidang yang ingin Anda sertakan di halaman pendaftaran.
     2. (Opsional) Centang kotak Wajib jika Anda ingin membuat kolom tersebut wajib diisi.
        Catatan:
        • Nama Depan dan Alamat Email selalu diaktifkan dan diperlukan. Nama Belakang selalu diaktifkan, tetapi Anda tidak harus mewajibkan kolom ini pada formulir pendaftaran.
        • Beberapa kolom, seperti Negara/Wilayah dan Negara Bagian/Provinsi akan muncul sebagai menu tarik-turun untuk pendaftar.
     3. (Opsional) Klik Tambah Pertanyaan untuk membuat pertanyaan khusus.
        Catatan: Anda dilarang meminta informasi pribadi rahasia (seperti informasi kartu kredit atau nomor jaminan sosial) dalam pertanyaan pendaftaran Anda.
        
        1. Di kotak teks, masukkan pertanyaan.
        2. Pilih jenis pertanyaan: Teks pendek atau Pilihan tunggal.
        3. (Opsional) Centang kotak Wajib jika Anda ingin mewajibkan peserta untuk menjawab pertanyaan khusus.
        4. Untuk pertanyaan pilihan tunggal, masukkan opsi jawaban.
        5. (Opsional) Ulangi langkah 1-5 untuk membuat lebih banyak pertanyaan khusus.
        6. Klik Simpan untuk menyimpan pendaftaran khusus Anda.
        7. pencil-button.png(Opsional) Untuk mengedit pertanyaan khusus, klik ikon pensil .
        8. (Opsional) Untuk menghapus pertanyaan khusus, klik ikon tempat sampah .
3. Setelah selesai, klik Simpan Semua untuk menyimpan perubahan yang dilakukan pada setiap tab dan menutup jendela Pendaftaran.

Catatan: Jika host rapat mengubah suatu bidang pendaftaran menjadi wajib, pengguna yang telah menyelesaikan pendaftaran sebelum perubahan tersebut tidak lagi memiliki pendaftaran yang lengkap dan valid. Ini berarti mereka tidak akan dapat bergabung dengan tautan pendaftaran yang disediakan, dan sebaliknya akan diarahkan untuk mendaftar lagi. 

Mengelola pendaftar rapat

Setelah menjadwalkan rapat dengan pendaftaran, peserta dapat mendaftar secara individual untuk rapat Anda, atau Anda dapat mengimpor pendaftar secara massal melalui impor CSV.

Pada tab Pendaftaran, klik Lihat untuk melihat daftar orang yang telah mendaftar untuk rapat. Pelajari selengkapnya tentang mengelola pendaftar rapat.

Sesuaikan email pendaftaran rapat

Setelah Anda menjadwalkan rapat dengan pendaftaran, klik tab Pengaturan Email untuk menyesuaikan pengaturan email yang terkait dengan pendaftaran. Di sebelah kanan setiap pengaturan, klik Edit untuk mengubah pengaturan sesuai kebutuhan dan menyimpannya.

• Pilih Bahasa Email: Mengatur bahasa yang digunakan pendaftar untuk menerima email. Anda dapat mengatur bahasa tertentu, atau memilih Sama dengan bahasa default penerima untuk mengizinkan Zoom merespons secara otomatis dalam bahasa yang mereka lihat di halaman pendaftaran. 
• Kontak Email: Sesuaikan informasi kontak yang diberikan kepada pendaftar jika mereka memiliki pertanyaan tentang rapat. 
• Email Konfirmasi kepada Pendaftar: Atur jika Anda ingin email konfirmasi dikirim kepada pendaftar setelah disetujui. Jika diaktifkan, Anda dapat mengedit subjek email dan menambahkan isi pada templat email. Klik Kirimkan saya email pratinjau untuk melihat bagaimana email akan ditampilkan kepada pendaftar.
  Catatan: Perubahan yang lebih luas pada templat email harus dilakukan oleh seorang admin dalam pengaturan Branding akun. 

Sesuaikan branding pendaftaran rapat

Setelah Anda menjadwalkan rapat dengan pendaftaran, klik tab Branding untuk menyesuaikan opsi branding untuk halaman pendaftaran Anda:

• Spanduk: Klik Unggah untuk menambahkan gambar yang muncul di bagian atas halaman undangan Anda.
• Logo: Klik Unggah untuk menambahkan gambar yang muncul di sebelah kanan topik rapat di halaman undangan, halaman pendaftaran, dan undangan email Anda.
• (Opsional) Klik Tambah Deskripsi untuk menambahkan teks alt ke gambar. Deskripsi tidak ditampilkan secara visual di layar, tetapi membantu orang dengan gangguan penglihatan untuk mengakses dan memahami gambar.

Cara menyesuaikan tautan Ketentuan Layanan dan Kebijakan Privasi pada semua formulir pendaftaran

Pemilik akun dan admin dapat menyesuaikan URL untuk tautan Ketentuan Layanan dan Kebijakan Privasi mereka. Tautan ini muncul di bawah formulir pendaftaran untuk semua halaman pendaftaran rapat, webinar, dan rekaman.

1. Masuk ke portal web Zoom sebagai pemilik akun atau admin.
2. Di menu navigasi, klik Manajemen Akun lalu Profil Akun.
3. Di bagian Halaman Pendaftaran - Tautan Ketentuan Layanan dan Kebijakan Privasi, klik Edit.
4. (Opsional) Di bidang Ketentuan Layanan, masukkan URL ke Ketentuan Layanan organisasi Anda.
5. (Opsional) Di bidang Kebijakan Privasi, masukkan URL ke Kebijakan Privasi organisasi Anda.
6. Klik Simpan.