Plug-in Outlook Microsoft (desktop)

Catatan: Untuk pengalaman yang lebih baik, Zoom merekomendasikan penggunaan Add-in Zoom untuk Outlook (web dan desktop), terutama jika organisasi Anda memiliki komputer yang menjalankan macOS. Microsoft akan memblokir plugin berbasis injeksi agar tidak berjalan di Outlook untuk macOS, dan hanya mengizinkan add-in yang tersedia melalui toko Microsoft. Awalnya direncanakan pada Juni 2020, lini masa ini telah ditunda dan akan ditentukan oleh Microsoft. Sebaiknya migrasikan organisasi Anda ke add-in alih-alih menggunakan plugin desktop. Pelajari selengkapnya tentang cara menginstal add-in Zoom untuk Outlook.

Plugin Microsoft Outlook Zoom dirancang untuk membuat penjadwalan rapat di Microsoft Outlook menjadi cepat dan nyaman. Plugin ini memungkinkan Anda untuk menjadwalkan dan memulai Zoom meetings instan, serta membuat event rapat yang telah ada sebelumnya sebagai Zoom meetings. Plug-in Outlook juga dapat menyinkronkan waktu senggang/sibuk ke klien Zoom berdasarkan acara Kalender Outlook Anda (hanya Windows - unduh versi terbaru di sini).

Persyaratan untuk menggunakan Plug-in Outlook Microsoft

• Anda harus menginstal klien Zoom dan masuk ke akun Anda
• Instal Plugin Microsoft Outlook Zoom dari Zoom
• Windows:
  • Outlook sebagai bagian dari Microsoft Office 365
  • OS 32-bit atau 64-bit
• macOS:
  • OS 64-bit
  • Untuk macOS, pertimbangkan untuk menggunakan Add-in Zoom untuk Outlook sebagai gantinya
  • Karena protokol keamanan baru, Plug-in Outlook hanya didukung pada beberapa versi macOS 10.14.1 dan yang lebih baru. Jika Anda menjalankan versi lama, kami menyarankan untuk memperbarui macOS, menggunakan add-in Zoom untuk Outlook (web dan desktop), atau menonaktifkan Perlindungan Integritas Sistem (SIP) pada sistem operasi. Selain itu, macOS 10.15 Catalina tidak mendukung plug-in, termasuk Plugin Microsoft Outlook untuk Zoom. 
   

Cara mengunduh plugin

Anda dapat mengunduh file MSI atau PKG Plug-in Outlook Zoom Microsoft dari Pusat Unduhan. Setelah unduhan selesai, jalankan file dan ikuti panduan instalasi untuk menyelesaikan instalasi. Anda perlu memulai ulang Outlook sebelum menggunakan Plugin.

Catatan: Beberapa versi Outlook tidak mendukung opsi untuk Jadwalkan Rapat atau Mulai Rapat Instan. Jika Anda tidak melihat ini di bilah pita utama, silakan periksa untuk melihat apakah muncul setelah membuat janji temu atau event kalender baru.

Cara menjadwalkan rapat

Catatan:

• Pengaturan penjadwal Anda disinkronkan dari portal web Zoom.
• Ketika Anda menetapkan hak istimewa penjadwalan kepada pengguna lain di portal web Zoom, Anda dapat memilih apakah pengguna ini dapat mengelola rapat Anda yang ditandai sebagai bersifat pribadi di Outlook atau Google Kalender. Jika pengguna tidak dapat mengelola acara pribadi, mereka tidak akan dapat melihat tautan undangan, topik rapat, atau daftar peserta.

1. Klik tombol Jadwalkan Rapat.
2. Pilih pengaturan yang Anda inginkan untuk menjadwalkan rapat.
   
   • ID Rapat
     • Buat Secara Otomatis: Buat ID rapat unik secara acak.
     • ID Rapat Pribadi*: Gunakan ID Rapat Pribadi Anda.
   • Keamanan: 
     • Kode sandi: Masukkan kode sandi rapat. Peserta yang akan bergabung diminta untuk memasukkan ini sebelum bergabung ke rapat terjadwal Anda.
       Catatan: Kode sandi rapat harus memenuhi persyaratan kompleksitas yang ditetapkan oleh admin Anda.
     • Ruang Tunggu: Aktifkan Ruang Tunggu untuk rapat.
     • Hanya pengguna yang diautentikasi yang dapat bergabung: Batasi akses ke rapat sehingga hanya pengguna yang masuk yang dapat bergabung.
   • Enkripsi
     • Enkripsi yang ditingkatkan: Kunci enkripsi disimpan di cloud.
     • Enkripsi ujung-ke-ujung: Kunci enkripsi disimpan di perangkat lokal Anda.
       Catatan: Menggunakan enkripsi ujung-ke-ujung menonaktifkan beberapa fitur. 
   • AI Companion:
     • Mulai pertanyaan rapatsecara otomatis: Fitur pertanyaan rapat AI Companion secara otomatis dimulai saat rapat dimulai. Selain itu, memungkinkan pemilihan siapa yang dapat mengajukan pertanyaan. 
     • Mulai ringkasan rapatsecara otomatis: Fitur Ringkasan Rapat AI Companion secara otomatis dimulai saat rapat dimulai. Selain itu, memungkinkan pemilihan siapa yang dapat menerima ringkasan setelah rapat. 
   • Obrolan Rapat:
     
     • Aktifkan Obrolan Rapat Berkelanjutan: Memungkinkan peserta rapat untuk berkomunikasi sebelum, selama, dan setelah rapat dengan membuat obrolan grup khusus di Zoom Team Chat untuk semua peserta rapat. 
   • Video:
     • Host: Pilih apakah Anda ingin video host aktif atau nonaktif saat bergabung ke rapat. Meskipun Anda memilih nonaktif, host akan memiliki opsi untuk memulai videonya.
     • Peserta: Pilih apakah Anda ingin video peserta aktif atau nonaktif saat bergabung ke rapat. Meskipun Anda memilih nonaktif, peserta akan memiliki opsi untuk memulai video mereka.
   • Audio: Izinkan pengguna untuk melakukan panggilan masuk menggunakan Telepon saja, Audio Komputer saja, Keduanya, atau Audio Pihak Ketiga (jika diaktifkan untuk akun Anda).
     • Panggilan Masuk Dari: Jika Telepon atau Keduanya diaktifkan untuk rapat ini, klik Edit untuk memilih negara panggilan masuk yang akan disertakan dalam undangan. Secara default, ini termasuk Negara Panggilan Masuk Global yang tercantum dalam pengaturan rapat.
   • Opsi Lanjutan:
     • Izinkan peserta untuk bergabung sebelum host: Izinkan peserta untuk bergabung ke rapat tanpa Anda atau sebelum Anda bergabung. Rapat akan berakhir setelah 40 menit untuk pengguna Dasar (gratis). Jika diaktifkan, Anda juga dapat memilih berapa lama sebelum waktu mulai yang dijadwalkan, mereka dapat bergabung: 5 menit, 10 menit, 15 menit, atau Kapan Saja.
     • T&J: Izinkan peserta mengajukan pertanyaan selama rapat, dan agar host dan co-host menjawab pertanyaan mereka.
     • Bisukan peserta saat masuk: Jika bergabung sebelum host tidak diaktifkan, hal ini akan membisukan semua peserta saat mereka bergabung ke rapat.
     • Merekam rapat secara otomatis: Periksa ini jika Anda ingin rapat direkam secara otomatis. Pilih apakah Anda ingin direkam secara lokal (ke komputer Anda) atau ke cloud. Pelajari selengkapnya tentang rekaman otomatis.
     • Aktifkan mode fokus saat rapat dimulai: Mulai rapat secara otomatis dengan mode fokus diaktifkan, untuk memberikan lebih sedikit gangguan kepada semua peserta rapat. Fitur ini memerlukan versi klien 5.9.0 atau lebih tinggi.
     • Tampilkan di Daftar Event Publik: Tambahkan rapat ke kalender publik yang terkait dengan URL yang dipersonalisasi oleh Anda.
     • Aktifkan wilayah pusat data tambahan untuk rapat ini
     • Menyetujui atau menolak masuknya pengguna dari wilayah dan negara tertentu: Host dapat mengizinkan hanya peserta dari negara/wilayah tertentu untuk bergabung, atau memblokir semua peserta dari negara/wilayah tertentu.
     • Sertakan tautan undangan di bidang lokasi:  Ini akan menyertakan URL untuk bergabung di bidang lokasi event kalender. 
     • Menyisipkan undangan Zoom meetings di atas teks yang ada: Sisipkan detail Zoom meetings di bagian atas undangan rapat (sebelum teks kustom dimasukkan dalam undangan rapat).
     • Pilih bahasa untuk mengirim undangan: Opsi ini memungkinkan Anda memilih bahasa yang Anda inginkan untuk undangan Zoom.
     • Host alternatif: Masukkan alamat email pengguna Zoom lain yang berlisensi di akun Anda agar mereka dapat memulai rapat ketika Anda tidak hadir. 
       Catatan: <span style='font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Helvetica, Arial, sans-serif;'>Jika host rapat ingin menambahkan host alternatif ke rapat mereka, mereka dapat mengaktifkan pengaturan  Izinkan host alternatif untuk menambahkan atau mengedit polling. Fitur ini memerlukan klien Zoom versi 5.8.0 atau lebih tinggi. Jika Anda tidak yakin bahwa host alternatif adalah peran yang tepat untuk Anda, pelajari tentang peran dalam rapat.
     • Simpan dan jangan tampilkan lagi: Centang ini jika Anda ingin menggunakan pengaturan yang sama ini sebagai default untuk rapat lain ke depan. Jendela pengaturan tidak akan muncul, dan Anda harus membukanya secara manual untuk mengedit pengaturan.
3. Klik Lanjutkan.
   Undangan kalender akan secara otomatis dibuat dengan informasi Zoom meeting.

Catatan: Anda dapat membatalkan Zoom meeting atau mengubah pengaturan Zoom meeting di undangan kalender dengan memilih tombol yang sesuai di menu.

Cara menjadwalkan Konferensi Audio Pribadi (PAC)

Catatan: Sebelum mengikuti langkah-langkah ini, pastikan Anda memilih nomor panggilan masuk review di portal web.

1. Aktifkan dan konfigurasikan Konferensi Audio Pribadi di portal web. 
2. Klik panah di bagian bawah Jadwalkan Rapat.
3. Jika Anda memiliki beberapa akun PAC, pilih akun yang ingin Anda jadwalkan.
   
   Ini akan secara otomatis mengisi acara kalender dengan informasi PAC Anda. Ubah tanggal dan waktu serta tambahkan peserta sesuai kebutuhan.
4. Klik Kirim.

Cara mengubah acara yang ada menjadi rapat Zoom

1. Buka acara kalender yang sudah ada di Outlook.
2. Pilih Jadwalkan Rapat atau Konferensi Audio Pribadi untuk menjadwalkan jenis rapat pilihan Anda.
3. Pilih pengaturan yang Anda inginkan untuk menjadwalkan rapat.
   Lihat bagian Cara menjadwalkan rapat untuk detail selengkapnya.
4. Klik Lanjutkan.
   Undangan sekarang akan otomatis terisi dengan detailnya.
5. Klik Simpan & Tutup.

Cara mengaktifkan tautan ke Wawasan Rapat dalam undangan rapat

1. Masuk ke Portal web Zoom.
2. Di menu navigasi, klik Pengaturan.
3. Klik tab Mail & Calendar.
4. Di bawah Integrasi, klik toggle Masukkan tautan ke wawasan rapat dengan Zoom AI Companion dalam undangan rapat untuk mengaktifkannya.
   Catatan: Jika opsi berwarna abu-abu, berarti opsi tersebut telah dikunci pada tingkat grup atau akun dan perlu diubah pada tingkat tersebut.
5. Jika dialog verifikasi muncul, klik Aktifkan untuk memverifikasi perubahan.

Cara Melihat Ringkasan Rapat

Catatan: Untuk menggunakan fitur ini, Zoom AI Companion harus diaktifkan dan opsi Sisipkan detail rapat di pengaturan web Zoom harus diaktifkan (ini aktif secara default).

1. Buka kalender Outlook Anda dan klik Acara Baru untuk membuat acara kalender baru.
2. Masukkan detail rapat seperti tanggal dan waktu rapat, judul, lokasi, dan daftar tamu.
3. Klik Zoom dan kemudian Pengaturan.
   Jika Anda belum masuk, bilah samping akan terbuka meminta kredensial Zoom Anda. Jika Anda sudah masuk ke Portal web Zoom, Anda akan secara otomatis masuk.
4. Di bawah AI Companion, pilih Mulai AI Companion secara otomatis.
   Opsi Mulai otomatis pertanyaan rapat dan Mulai otomatis ringkasan rapat akan dipilih secara default.
5. Klik Tambahkan Rapat Zoom.
   Di detail rapat Zoom, Anda akan melihat tautan Lihat wawasan rapat dengan AI Companion.
6. Klik tautan tersebut untuk membuka ringkasan di Zoom:
   • Jika aplikasi desktop Zoom terpasang dan aktif, aplikasi tersebut akan terbuka di sana.
   • Jika tidak, itu akan terbuka di Portal web Zoom.

Ikon plugin yang hilang

Jika Anda tidak melihat ikon Jadwalkan rapat di pita menu, buka Opsi Outlook Anda.

1. Pilih Item yang Dinonaktifkan.
2. Pilih plug-in Outlook Zoom.
3. Pilih Aktifkan.
   
4. Pilih Add-in Com.
5. Periksa kotak Plugin Outlook Zoom. 
6. Klik Ok.

Cara menjadwalkan rapat untuk orang lain

Jika Anda ingin menjadwalkan atas nama pengguna Zoom lain, lihat artikel tentang hak istimewa penjadwalan.