Plugin Microsoft Outlook (desktop)

Catatan: Untuk pengalaman yang lebih baik, Zoom merekomendasikan untuk menggunakan Zoom for Outlook (web dan desktop), terutama jika organisasi Anda memiliki komputer yang menjalankan macOS. Microsoft akan memblokir plugin berbasis injeksi agar tidak berjalan di Outlook untuk macOS, dan hanya mengizinkan add-in yang tersedia melalui toko Microsoft. Awalnya direncanakan pada Juni 2020, lini masa ini telah ditunda hingga akhir 2021, yang akan ditentukan oleh Microsoft. Sebaiknya migrasikan organisasi Anda ke add-in alih-alih menggunakan plugin desktop.

Plugin Microsoft Outlook Zoom dirancang untuk membuat penjadwalan rapat di Microsoft Outlook menjadi cepat dan nyaman. Plugin ini memungkinkan Anda untuk menjadwalkan dan memulai Zoom meetings instan, serta membuat event rapat yang telah ada sebelumnya sebagai Zoom meetings. Plugin Outlook juga dapat menyinkronkan waktu gratis/sibuk ke Zoom Client berdasarkan event Kalender Outlook Anda (hanya PC, memerlukan versi 3.5 atau versi yang lebih tinggi - unduh versi terbaru).

Catatan: Karena protokol keamanan baru, plugin Outlook hanya didukung di macOS 10.14.1 dan versi yang lebih tinggi. Jika Anda menjalankan versi yang lebih lawas, sebaiknya perbarui macOS, menggunakan add-in Zoom for Outlook (web dan desktop), atau menonaktifkan Perlindungan Integritas Sistem (SIP) pada sistem operasi.

Artikel ini membahas: 

• Cara mengunduh plugin
• Cara menjadwalkan rapat
• Cara menjadwalkan konferensi audio pribadi (PAC)
• Cara membuat event yang sudah ada sebagai Zoom meeting
• Ikon plugin yang hilang
• Cara menjadwalkan rapat untuk orang lain

Prasyarat untuk plugin Microsoft Outlook

• Windows: Microsoft Outlook 2010 atau versi yang lebih tinggi (2007 dengan fitur terbatas), atau Outlook sebagai bagian dari Microsoft Office 365
• macOS: Microsoft Outlook 2011 atau versi yang lebih tinggi, macOS 10.14 Mojave atau versi yang lebih tinggi* 
• Anda harus menginstal Zoom client dan masuk ke akun Anda
• Instal Plugin Microsoft Outlook Zoom dari Zoom
• PC atau Mac 64-bit (plugin Outlook adalah aplikasi 64-bit; jika Anda menggunakan sistem 32-bit, pertimbangkan untuk menggunakan add-in Zoom for Outlook)

*macOS 10.15 Catalina tidak mendukung plug-in, termasuk Plugin Microsoft Outlook untuk Zoom.

Cara mengunduh plugin

Anda dapat mengunduh file MSI Plugin Microsoft Outlook Zoom dari Download Center. Setelah unduhan selesai, jalankan file MSI dan ikuti panduan instal untuk menyelesaikan instalasi. Anda harus memulai ulang Outlook sebelum menggunakan Plugin.

Catatan: Beberapa versi Outlook tidak mendukung opsi untuk Menjadwalkan Rapat atau Memulai Rapat Instan. Jika Anda tidak melihat ini di bilah pita utama, silakan periksa untuk melihat apakah muncul setelah membuat janji temu atau event kalender baru.

Cara menjadwalkan rapat

Catatan:

• Pengaturan penjadwal Anda disinkronkan dari Zoom web portal.
• Ketika Anda menetapkan hak menjadwalkan ke pengguna lain di Zoom web portal, Anda dapat mengelola rapat Anda yang ditandai sebagai bersifat pribadi di Outlook atau Google Kalender. Jika pengguna tidak dapat mengelola event pribadi, mereka tidak dapat melihat tautan undangan, topik rapat, atau daftar peserta.

1. Klik tombol Jadwalkan Rapat.
2. Pilih pengaturan yang Anda inginkan untuk menjadwalkan rapat.
   
   • ID Rapat
     • Buat Secara Otomatis: Buat ID rapat unik secara acak.
     • ID Rapat Pribadi*: Gunakan ID Rapat Pribadi Anda.
   • Keamanan: 
     • Kode sandi: Masukkan kode sandi rapat. Peserta yang bergabung akan diminta untuk memasukkan ini sebelum bergabung ke rapat yang dijadwalkan.
       Catatan: Kode sandi rapat harus memenuhi persyaratan kompleksitas yang ditetapkan oleh admin Anda.
     • Ruang Tunggu: Aktifkan Ruang Tunggu untuk rapat.
     • Hanya pengguna yang diautentikasi yang dapat bergabung: Batasi akses ke rapat sehingga hanya penggunan yang masuk yang dapat bergabung.
   • Video
     • Host: Pilih apakah Anda ingin video host aktif atau nonaktif saat bergabung ke rapat. Meskipun Anda memilih nonaktif, host akan memiliki opsi untuk memulai video mereka.
     • Peserta: Pilih apakah Anda ingin video peserta aktif atau nonaktif saat bergabung ke rapat. Meskipun Anda memilih nonaktif, peserta akan memiliki opsi untuk memulai video mereka.
   • Audio: Izinkan pengguna untuk melakukan panggilan masuk menggunakan Telepon saja, Audio Komputer saja, Keduanya, atau Audio Pihak ke-3 (jika diaktifkan untuk akun Anda).
     • Panggilan Masuk Dari: Jika Telepon atau Keduanya diaktifkan untuk rapat ini, klik Edit untuk memilih negara panggilan masuk yang akan disertakan dalam undangan. Secara default, ini termasuk Negara Panggilan Masuk Global Anda yang tercantum di pengaturan rapat Anda.
   • Izinkan peserta untuk sebelum host: Izinkan peserta untuk bergabung ke rapat tanpa Anda atau sebelum Anda bergabung. Rapat akan berakhir setelah 40 menit untuk pengguna Dasar (gratis) jika 3 orang atau lebih bergabung ke rapat. Jika diaktifkan, Anda juga dapat memilih berapa lama sebelum waktu mulai yang dijadwalkan agar mereka dapat bergabung: 5 menit, 10 menit, 15 menit, atau Setiap saat.
   • Bisukan peserta saat masuk: Jika bergabung sebelum host tidak diaktifkan, hal ini akan membisukan semua peserta saat mereka bergabung ke rapat.
   • Merekam rapat secara otomatis: Periksa ini jika Anda ingin rapat direkam secara otomatis. Pilih apakah Anda ingin direkam secara lokal (ke komputer Anda) atau ke cloud. Pelajari selengkapnya tentang rekaman otomatis.
   • Aktifkan mode fokus saat rapat dimulai: Mulai rapat secara otomatis dengan mode fokus diaktifkan, untuk memberikan lebih sedikit gangguan kepada semua peserta rapat. Fitur ini memerlukan client versi 5.9.0 atau lebih tinggi.
   • Perlihatkan di Daftar Event Publik: Tambahkan rapat ke kalender publik yang terkait dengan URL yang dipersonalisasi oleh Anda.
   • Aktifkan wilayah pusat data tambahan untuk rapat ini
   • Setujui atau tolak masuknya pengguna dari wilayah dan negara tertentu: Host dapat hanya mengizinkan peserta dari daerah/wilayah tertentu untuk bergabung, atau memblokir semua peserta dari daerah/wilayah tertentu.
   • Sertakan tautan undangan di bidang lokasi:  Ini akan menyertakan URL untuk bergabung di bidang lokasi event kalender. 
   • Menyisipkan undangan Zoom meeting di atas teks yang ada: Sisipkan rincian Zoom meeting di bagian atas undangan rapat (sebelum teks kustom dimasukkan dalam undangan rapat).
   • Pilih bahasa untuk mengirim undangan: Opsi ini memungkinkan Anda memilih bahasa yang Anda inginkan agar undangan Zoom masuk.
   • Host alternatif: Masukkan alamat email pengguna Zoom Berlisensi lain di akun Anda agar mereka dapat memulai rapat ketika Anda tidak hadir. 
     Catatan: Jika host rapat ingin menambahkan host alternatif ke rapat mereka, mereka dapat mengaktifkan pengaturan ke Memungkinkan host alternatif untuk menambahkan atau mengedit polling. Fitur ini memerlukan Zoom client versi 5.8.0 atau lebih tinggi. Jika Anda tidak yakin bahwa host alternatif adalah peran yang tepat untuk Anda, pelajari tentang peran dalam rapat.
   • Simpan dan jangan tampilkan lagi: Periksa ini jika Anda ingin menggunakan pengaturan yang sama ini sebagai default untuk rapat lain ke depan. Jendela pengaturan tidak akan muncul dan Anda harus membukanya secara manual untuk mengedit pengaturan.
3. Klik Lanjutkan.
   Undangan kalender akan secara otomatis dibuat dengan informasi Zoom meeting.

Catatan: Anda dapat membatalkan Zoom meeting atau mengubah pengaturan Zoom meeting di undangan kalender dengan memilih tombol yang sesuai di menu.

Cara menjadwalkan Konferensi Audio Pribadi (PAC)

Catatan: Sebelum mengikuti langkah-langkah ini, pastikan Anda memilih nomor panggilan masuk yang dihargai di portal web.

1. Aktifkan dan konfigurasikan Konferensi Audio Pribadi di portal web. 
2. Klik panah di bagian bawah Jadwalkan Rapat.
3. Jika Anda memiliki beberapa akun PAC, pilih yang ingin Anda jadwalkan.
   Ini akan secara otomatis mengisi event kalender dengan informasi PAC Anda. Ubah tanggal dan waktu serta tambahkan peserta sesuai kebutuhan.
4. Klik Kirim.

Cara membuat event yang sudah ada sebagai Zoom meeting

1. Buka event kalender yang sudah ada di Outlook.
2. Pilih Jadwalkan Rapat atau Konferensi Audio Pribadi untuk menjadwalkan jenis rapat pilihan Anda.
3. Pilih pengaturan yang Anda inginkan untuk menjadwalkan rapat.
   Lihat bagian Cara menjadwalkan rapat untuk mengetahui detail selengkapnya.
4. Klik Lanjutkan.
   Undangan sekarang akan secara otomatis diisi dengan detailnya.
5. Klik Simpan dan Tutup.

Ikon plugin yang hilang

Jika Anda tidak melihat ikon Jadwalkan rapat di pita menu, buka Opsi Outlook Anda.

1. Pilih Item yang Dinonaktifkan.
2. Pilih plug-in Outlook Zoom
3. Pilih Aktifkan.
   
4. Pilih Add-in Com.
5. Periksa kotak plugin Outlook Zoom. 

Cara menjadwalkan rapat untuk orang lain

Jika Anda ingin menjadwalkan atas nama pengguna Zoom lain, lihat artikel tentang hak penjadwalan.