Membuat dan menggunakan obrolan rapat berkelanjutan

Fitur ini memungkinkan peserta rapat berkomunikasi sebelum, selama, dan setelah rapat dengan membuat obrolan grup khusus di Zoom Team Chat untuk semua peserta rapat. Ketika diaktifkan, obrolan dalam rapat akan muncul dalam obrolan grup tersebut saat dikirim dalam rapat, sehingga memungkinkan percakapan rapat terus berlanjut setelah rapat berakhir. Jadwalkan rapat berulang dan lakukan obrolan grup yang mengikuti grup untuk keseluruhan proyek, di dalam dan di luar rapat.

Persyaratan untuk membuat dan menggunakan obrolan rapat berkelanjutan

• Aplikasi desktop zoom
  • Windows: 5.14.0 atau lebih tinggi
  • macOS: 5.14.0 atau lebih tinggi
  • Linux: 5.14.0 atau lebih tinggi
• Aplikasi seluler Zoom
  • Android: 5.14.0 atau lebih tinggi
  • iOS: 5.14.0 atau lebih tinggi
• Zoom Rooms 5.14.0 atau lebih tinggi
• Team Chat dan Obrolan Rapat diaktifkan
• Obrolan rapat berkelanjutan diaktifkan
• Rapat terjadwal dengan peserta dan opsi Aktifkan Obrolan Rapat Berkelanjutan diaktifkan

Notes:

• Pengaturan akan diaktifkan secara default untuk sebagian besar pelanggan. Pelanggan perusahaan akan diaktifkan melalui kontrol rilis fitur perusahaan.
• Aplikasi Seluler Zoom belum mendukung penjadwalan rapat berulang.
• Jika menggunakan kalender eksternal, seperti Google Kalender atau Outlook, disarankan agar host memiliki kalender yang terintegrasi dengan Zoom.

Batasan untuk obrolan rapat berkelanjutan

• Obrolan rapat berkelanjutan tidak mendukung penggunaan dengan Ruang Rapat Pribadi Anda.
  ID rapat harus dibuat secara otomatis.
• Rapat yang dibuat sebelum obrolan rapat berkelanjutan diaktifkan untuk akun Anda tidak didukung secara otomatis. Rapat harus diedit atau dijadwalkan ulang untuk mendukung obrolan rapat berkelanjutan. Anda harus mengedit rapat untuk menambahkan obrolan rapat berkelanjutan. Untuk melakukannya, edit rapat dan centang atau alihkan opsi obrolan rapat berkelanjutan. Anda juga dapat menggunakan penjadwal atau integrasi Zoom melalui ekstensi Firefox atau Google Chrome, add-on Google Workplace, atau add-in Outlook.
• Rapat ad-hoc atau rapat instan tidak didukung. Rapat harus dijadwalkan.
• Acara kalender offline atau langsung tidak akan membuat obrolan grup khusus, karena tidak ada Rapat Zoom yang terkait.
• Obrolan yang terjadi di ruang diskusi tidak akan disinkronkan ke obrolan grup rapat.
• Daftar Grup atau Daftar Distribusi hanya didukung melalui Konektor Grup Google Workspace. Jika menggunakan daftar grup atau daftar distribusi untuk memasukkan banyak peserta dengan cepat ke dalam undangan, masing-masing anggota dari daftar tersebut akan mendapatkan undangan rapat, dan semua kontak internal akan secara otomatis ditambahkan ke dalam obrolan grup. Kontak individu dari grup atau daftar distribusi harus ditambahkan secara manual ke dalam obrolan grup sebelum atau setelah rapat.
• Interoperabilitas dengan layanan pihak ketiga melalui Mio tidak didukung saat ini.
• Obrolan rapat berkelanjutan tidak didukung ketika Enkripsi Obrolan Lanjutan diaktifkan, atau rapat dijadwalkan dengan enkripsi ujung-ke-ujung(E2EE).

Cara menjadwalkan rapat dengan obrolan rapat berkelanjutan

Dengan mengaktifkan obrolan rapat berkelanjutan di pengaturan web Anda, opsi Aktifkan obrolan grup khusus untuk percakapan rapat diaktifkan secara default saat menjadwalkan rapat.

1. Mulai menjadwalkan rapat.
2. Di bagian Peserta (bagian Undangan di portal web), cari kontak berdasarkan nama atau alamat email.
3. Klik untuk menambahkan setiap kontak sebagai peserta.
4. (Opsional) Klik tanda X di samping setiap nama kontak untuk menghapusnya dari daftar.
5. Pastikan toggle Aktifkan Obrolan Rapat Berkelanjutan diaktifkan. 
   Ketika rapat disimpan, semua peserta akan menambahkan rapat tersebut ke daftar rapat mereka yang akan datang.

Notes:

• Rapat yang dijadwalkan melalui web, desktop, seluler, Outlook, Google, atau ekstensi browser mendukung Obrolan Rapat Berkelanjutan. Add-in atau ekstensi kalender menggunakan peserta acara, bukan kontak Zoom.
• Rapat berulang akan memiliki satu obrolan grup yang dibuat untuk seluruh rangkaian rapat.
• Jika Anda tidak mengundang siapa pun, rapat akan tetap dijadwalkan, tetapi tidak akan ada peserta yang hadir dalam obrolan grup.
• Mengundang satu kontak akan membuat obrolan grup khusus yang terkait dengan rapat. Obrolan pribadi Anda dengan kontak tersebut tidak akan digunakan.
• Undangan eksternal tidak ditambahkan secara otomatis ke obrolan rapat tetapi dapat berpartisipasi dan melihat riwayat sejak mereka bergabung. Mereka tidak akan melihat obrolan sebelum atau setelah rapat. Host dapat menambahkannya jika diizinkan.
• Peserta internal yang diundang melalui fitur "Undang" atau tautan yang dibagikan tidak akan ditambahkan secara otomatis ke obrolan grup atau riwayatnya. Namun, host atau anggota grup dapat menambahkannya.
• Menambahkan pengguna ke obrolan grup rapat tidak secara otomatis menambahkan mereka ke undangan rapat. Host harus mengedit undangan mereka dan menambahkan peserta tambahan menggunakan alat penjadwalan pilihan mereka.
• Ketika menggunakan hak istimewa penjadwalan untuk mengubah pemilik rapat yang dijadwalkan dengan obrolan rapat berkelanjutan yang diaktifkan, pemilik obrolan grup khusus juga akan diubah.
• Setelah rapat, host dapat menambahkan peserta internal yang tidak berada dalam obrolan grup karena keterlambatan undangan atau penambahan daftar grup. Mereka dapat menyetujui semua atau memilih individu untuk bergabung.

Cara menggunakan obrolan rapat berkelanjutan

Mengakses obrolan grup sebelum rapat

Obrolan grup akan secara otomatis dibuat ketika rapat dimulai, tetapi Anda juga dapat mengaksesnya dan mengirim pesan kepada peserta sebelum rapat pertama dimulai. Hal ini dapat digunakan sebagai area persiapan awal untuk proyek yang mungkin Anda kerjakan, berbagi agenda rapat, atau tautan ke grup.

1. Masuk ke aplikasi desktop Zoom.
2. Di bagian atas aplikasi, klik tab Meetings   atau tab Calendar  .
   Catatan: Jika Anda telah mengatur integrasi kalender dan kontak untuk menghubungkan kalender, Anda akan memiliki tab Calendar . Jika Anda belum menghubungkan kalender Anda, Anda akan memiliki tab Meetings .
3. Klik rapat Zoom yang ingin Anda buka untuk mengakses obrolan grup.
4. Di bagian Undangan, klik tombol ikon Obrolan  .
   Obrolan grup untuk rapat ini akan dibuka di tab Team Chat , serta dapat diakses dengan menggunakan bilah pencarian.
5. Mengirim dan membalas pesan.

   Pesan ini akan tersedia sebelum, selama, dan setelah rapat.

Mengirim pesan obrolan selama rapat berlangsung

Ketika rapat yang dijadwalkan dimulai, pesan sebelumnya dari obrolan grup akan tersedia. Jika obrolan grup belum diakses, pesan sekarang tersedia dan dapat dilihat oleh semua peserta awal di Team Chat dan segera diperbarui dengan semua pesan yang dikirim dalam rapat.

Ketika rapat sedang berlangsung, pengguna yang telah disertakan dalam obrolan grup rapat dapat mengirim pesan ke obrolan rapat. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberi tahu peserta rapat yang aktif jika mereka terlambat, tidak dapat bergabung, atau untuk memberikan respons yang cepat. Pesan ini dapat dilihat oleh semua orang yang hadir dalam rapat, termasuk pengguna eksternal.

Mengirim, membalas, dan memberikan reaksi terhadap pesan selama rapat.
Catatan: Beberapa opsi selama rapat langsung mungkin tidak tersedia karena pengaturan obrolan host.

Setiap pesan yang dikirim ke Obrolan Grup Rapat juga akan segera tersedia di obrolan grup khusus. Pesan yang dikirim langsung ke peserta rapat lain (pesan pribadi) tidak akan disertakan dalam obrolan grup khusus, hanya dapat dilihat (dan disimpan secara lokal) oleh mereka yang menerima pesan pribadi tersebut, dan tidak dapat dipulihkan ketika rapat berakhir (kecuali disimpan secara lokal).

Selama rapat, host dapat memilih untuk menonaktifkan atau membatasi obrolan rapat hanya untuk Host dan Co-host. Dalam kasus seperti itu, kotak penulisan di obrolan grup rapat akan dinonaktifkan untuk sementara. Kotak penulisan ini akan tetap tidak aktif hingga host mengembalikan obrolan rapat ke fungsi penuh, atau hingga rapat berakhir.

Peserta tamu

Setiap peserta yang ditambahkan selama rapat langsung, baik dengan membagikan tautan maupun diundang secara langsung, atau peserta eksternal, meskipun mereka adalah bagian dari undangan awal, akan diperlakukan sebagai peserta tamu.

Peserta tamu akan dapat mengirim pesan dan melihat pesan lain yang dikirim selama rapat sejak mereka bergabung, tetapi tidak dapat memuat pesan yang dikirim sebelum mereka bergabung, termasuk pesan yang dikirim dalam obrolan grup sebelum rapat dimulai. Pesan mereka akan dimasukkan ke dalam obrolan grup, tetapi mereka tidak akan dapat mengakses obrolan grup, hingga seorang anggota menambahkannya ke dalam obrolan grup.

Peserta tamu yang diundang dan bergabung selama sesi langsung tidak akan secara otomatis ditambahkan ke acara kalender dan harus diundang secara manual. Proses mengedit rapat dan mengundang peserta tambahan berbeda-beda tergantung pada metode penjadwalan Anda.

Perangkat Zoom Room juga dianggap sebagai tamu untuk obrolan rapat. Karena perangkat tersebut adalah perangkat bersama, perangkat tersebut dapat berpartisipasi dalam obrolan rapat selama rapat berlangsung, tetapi tidak dapat mengobrol sebelum atau sesudah rapat.

Catatan: Meskipun host dapat membatasi fitur obrolan tertentu, seperti mengizinkan peserta untuk menghapus pesan dalam rapat mereka sendiri atau bereaksi dengan emoji, pembatasan ini tidak berlaku untuk obrolan grup rapat.

Cara menggunakan obrolan grup setelah rapat

Menemukan dan mengakses obrolan grup

Ketika rapat berakhir, obrolan rapat akan tersedia untuk semua anggota internal yang diundang untuk melanjutkan percakapan rapat. 

Obrolan rapat akan muncul di bilah sisi kiri tab Team Chat, sebagai obrolan grup dengan nama yang sama dengan topik rapat. Obrolan grup ini ditandai dengan ikon kalender . Rapat berulang akan ditunjukkan melalui ikon kalender berulang.

Jika pengaturan klien Anda memiliki opsi Atur berdasarkan bagian yang dipilih di bagian Team Chat di klien yang lebih lama dari 5.15.X, ini akan muncul sebagai Obrolan dan Saluran Terpisah. Obrolan rapat ini akan muncul di bagian Obrolan Rapat yang baru. Jika Atur berdasarkan bagian tidak dipilih, obrolan rapat Anda akan muncul sesuai urutan terbaru sama seperti obrolan Anda yang lain. Obrolan grup dapat dicari berdasarkan nama rapat, atau diakses melalui tab Meetings.

Semua pesan publik, reaksi, dan balasan berutas yang dikirim sebelum rapat, serta semua pesan publik yang dikirim selama rapat, akan tersedia di obrolan grup.

Menambahkan peserta ke obrolan grup rapat

Rapat besar atau rapat yang dibuat melalui grup atau daftar distribusi dapat melewatkan beberapa peserta dan melabeli mereka sebagai Tamu selama rapat, yang membuat mereka tidak dapat melihat obrolan grup di luar rapat, meskipun mereka mungkin diperlukan dalam obrolan grup rapat. Daftar peserta yang diberi label sebagai tamu akan ditampilkan kepada host dalam sebuah kartu setelah rapat, sehingga host dapat memilih untuk menambahkan mereka ke obrolan grup. Host dapat Menyetujui semua atau memilih/membatalkan pilihan peserta yang ingin mereka tambahkan ke obrolan grup rapat.

Cara mengelola obrolan grup rapat

Menambahkan anggota ke obrolan grup

Setiap peserta tamu dari rapat langsung (yang tidak diundang atau peserta eksternal) harus ditambahkan secara manual ke obrolan grup khusus.

1. Masuk ke aplikasi desktop Zoom.
2. Klik tab Team Chat .
3. Pada menu navigasi, di bagian Pesan, klik obrolan grup khusus untuk rapat Anda.
4. Di sudut kanan atas, klik Selengkapnya .
5. Klik Tambah anggota.
   Sebuah jendela akan muncul untuk mencari dan menambahkan anggota.
6. Gunakan kotak pencarian untuk mencari pengguna, pilih satu atau beberapa pengguna yang ingin Anda undang.
   Setiap peserta eksternal dalam rapat harus menjadi kontak sebelum dapat ditambahkan ke obrolan grup. Pelajari cara menambahkan kontak eksternal.
   Catatan: Pengaturan admin dapat mencegah peserta eksternal ditambahkan sebagai kontak, sehingga mencegah anggota obrolan grup menambahkan peserta eksternal tertentu.
7. Klik Tambah untuk mengonfirmasi penambahan.
   Para peserta ini sekarang akan memiliki akses ke obrolan dan pesan grup sejauh ini.

Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan dan menghapus anggota dalam obrolan grup ini.

Mengubah pengaturan grup rapat

Host rapat, yang juga merupakan pemilik obrolan grup rapat, dapat menyesuaikan izin obrolan grup, membatasi visibilitas pesan dan file yang dikirim sebelum pengguna baru ditambahkan, atau membatasi kemampuan pengguna eksternal (pengguna yang tidak ada di akun Anda) untuk ditambahkan ke obrolan grup. 

Membatasi riwayat pesan dan file 

1. Masuk ke aplikasi desktop Zoom.
2. Klik tab Team Chat .
3. Klik obrolan grup khusus.
4. Di sudut kanan atas, klik Selengkapnya .
5. Klik Tindakan lainnya.
6. Klik Edit obrolan rapat.
7. Di bagian Riwayat pesan dan file, centang atau hapus centang pada kotak centang Anggota baru akan melihat pesan dan file sebelumnya.
8. Klik Simpan perubahan.

Membatasi apakah pengguna eksternal dapat ditambahkan ke obrolan grup

1. Masuk ke aplikasi desktop Zoom.
2. Klik tab Team Chat .
3. Klik obrolan grup khusus.
4. Di sudut kanan atas, klik Selengkapnya .
5. Klik Tindakan lainnya.
6. Klik Edit obrolan rapat.
7. Klik Izin Lanjutan.
8. Pada opsi Siapa yang dapat menambahkan pengguna eksternal, centang atau hapus centang pada kotak centang Pengguna eksternal dapat ditambahkan. 
   Beberapa organisasi dapat mengunci opsi ini di tingkat akun.
9. Klik Simpan perubahan.

Notes:

• Fungsi obrolan grup berikut ini tidak tersedia untuk obrolan grup rapat:
  • Mengedit nama obrolan grup rapat dinonaktifkan. Untuk mengedit nama atau subjek rapat, Anda harus mengedit undangan rapat dan perubahannya akan langsung terlihat.
  • Obrolan grup rapat tidak dapat diubah menjadi saluran.
  • Menetapkan pemilik baru. Host rapat adalah pemilik obrolan grup rapat.
  • Menjadwalkan rapat atau memulai rapat ad-hoc dari obrolan grup rapat.
• Hanya host yang juga merupakan pemilik yang dapat menghapus obrolan grup rapat.
• Menghapus obrolan grup rapat sebelum waktu rapat dimulai akan menghapus fungsi ini dari rapat tersebut. Peserta akan dapat menghadiri rapat tetapi obrolan rapat tidak akan tersedia setelah rapat.
• Menolak undangan rapat tidak akan menghapus seseorang dari obrolan grup rapat. Peserta yang tidak ingin melanjutkan percakapan dapat keluar dari obrolan grup rapat kapan pun seperti yang mereka lakukan pada obrolan lainnya.