Praktik terbaik untuk menyelenggarakan pertemuan besar
Menyelenggarakan pertemuan besar dengan 500 hingga 5.000 peserta dapat menjadi tantangan. Mengikuti beberapa praktik terbaik sebelum dan selama pertemuan akan memastikan bahwa pengalaman berjalan lancar. Sebelum mengadakan rapat, Anda perlu mengaktifkan add-on Rapat Besar.
Persyaratan untuk menyelenggarakan pertemuan besar
Cara mempersiapkan diri untuk rapat besar
Cara menggunakan ruang tunggu
Akui peserta selama rapat
Host pertemuan dapat menggunakan ruang tunggu untuk mengizinkan peserta tertentu, seperti pembicara, masuk ke dalam pertemuan sebelum peserta lainnya. Hal ini dapat membantu jika Anda perlu mempersiapkan diri sebelum rapat. Ruangan tunggu juga dapat disesuaikan.
- Mulai rapat sebagai tuan rumah.
- Di bilah alat pengaturan rapat, klik ikon Peserta
. - Di bagian Ruang Tunggu, klik Izinkan di samping nama peserta untuk mengizinkan mereka bergabung dalam rapat.
Izinkan semua peserta dari Ruang Tunggu
Host pertemuan dapat mengizinkan semua peserta masuk ke dalam pertemuan setelah mereka selesai dengan persiapan.
- Mulai rapat sebagai tuan rumah.
- Di bilah alat pengaturan rapat, klik ikon Peserta .
- Klik Izinkan semua.
Mengirim pesan ke peserta di Ruang Tunggu
Host pertemuan dapat mengirim pesan kepada peserta yang sedang menunggu jika persiapan memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan.
- Sebagai tuan rumah pertemuan, di bilah alat kontrol pertemuan, klik ikon Chat
. - Klik menu tarik-turun di sebelah " Kepada:".
- Klik Peserta Ruang Tunggu.
- Masukkan dan kirim pesan obrolan Anda ke ruang tunggu.
Setelah pesan dikirim, peserta yang berada di ruang tunggu akan melihat pesan tersebut di layar ruang tunggu.
Cara menugaskan co-host untuk membantu mengelola rapat
Menunjuk seorang co-host memungkinkan host untuk berbagi hak akses dengan pengguna lain yang dapat menangani aspek administratif pertemuan, seperti mengelola peserta, obrolan dalam pertemuan, menjawab pertanyaan (Q&A), atau memulai/menghentikan perekaman. Host adalah satu-satunya pengguna yang dapat menunjuk co-host, dan tidak ada batasan jumlah co-host yang dapat Anda miliki dalam sebuah pertemuan. Co-host memang memiliki beberapa batasan.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Peserta .
- Arahkan kursor ke nama peserta yang akan menjadi co-host, lalu klik "More".
- Klik Jadikan Co-Host.
Cara mengelola audio peserta
Mematikan suara semua peserta
Host atau co-host dapat membisukan semua peserta yang sudah berada dalam pertemuan, serta peserta baru yang bergabung dalam pertemuan. Fitur ini dapat berguna jika Anda ingin membisukan semua peserta selama presentasi atau diskusi.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Peserta .
- Di bagian bawah panel Peserta, klik Mute all.
Sebuah jendela konfirmasi akan muncul. - (Opsional) Centang kotak centang " Izinkan peserta untuk membatalkan mute sendiri " jika Anda ingin mengizinkan peserta untuk membatalkan mute kapan saja selama rapat.
- Klik Bisukan Semua untuk membisukan semua peserta saat ini dan yang baru.
Minta peserta tertentu untuk membatalkan mute.
Host atau co-host dapat meminta peserta tertentu untuk mengaktifkan suara. Ini berguna jika Anda ingin pembicara dalam pertemuan Anda memiliki kendali atas audio mereka sendiri, tetapi tidak atas audio peserta lainnya. Dalam contoh ini, Anda perlu terlebih dahulu membisukan semua peserta dan melarang mereka untuk membatalkan pembisuan. Minta para pembicara untuk membatalkan mute setelahnya. Setelah suara diaktifkan, speaker dapat dimatikan atau diaktifkan kembali sesuai keinginan.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Peserta .
- Arahkan kursor ke nama peserta yang ingin Anda matikan suaranya, lalu klik "Minta untuk Mematikan Suara".
Peserta dapat setuju untuk tidak dibisukan dan kini dapat membisukan atau membatalkan pembisuan sesuka hati. Jika Anda membisukan semua orang dalam rapat lagi, peserta ini juga akan terpengaruh.
Minta semua peserta untuk membatalkan mute.
Host dan co-host juga dapat meminta semua peserta dalam pertemuan untuk membatalkan mute. Hal ini dapat berguna jika semua suara telah dimatikan untuk presentasi, misalnya. Secara default, peserta dapat memilih apakah mereka siap untuk diaktifkan kembali setelah permintaan dikirim. Namun, tuan rumah dapat membatalkan pembisuan semua orang jika izin diberikan.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Peserta .
- Di bagian bawah panel Peserta, klik "Lebih banyak", lalu klik " Minta semua untuk membatalkan mute".
Semua peserta lainnya akan diminta untuk membatalkan mute atau tetap dalam mode mute.
Cara mengelola video dan foto profil peserta
Menghentikan video peserta
Pengaturan ini dapat berguna untuk mencegah tampilan gambar yang mengganggu atau tidak pantas.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Peserta .
- Arahkan kursor ke nama peserta, lalu klik "Lebih Banyak".
- Klik Hentikan Video.
Catatan: Jika peserta belum memulai videonya, Anda akan melihat opsi " Minta untuk memulai video".
Sembunyikan foto profil
Pengaturan ini dapat berguna untuk mencegah tampilan gambar yang mengganggu atau tidak pantas.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Alat Host
. - Klik Sembunyikan foto profil.
Semua foto profil akan disembunyikan.
Cara menonaktifkan berbagi layar untuk peserta
Jika rapat Anda memiliki terlalu banyak peserta yang mencoba presentasi, Anda dapat menggunakan pengaturan ini untuk mencegah mereka berbagi. Pelajari lebih lanjut tentang cara mengontrol izin berbagi layar.
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon panah atas "
" di sebelah ikon "Share " " " "
". - Klik Opsi berbagi lanjutan.
Sebuah jendela pop-up akan muncul. - Di bawah " Siapa yang dapat berbagi", pilih " Hanya tuan rumah".
Hanya tuan rumah yang dapat membagikan layar mereka dalam sesi ini.
Cara mengelola obrolan untuk peserta
Tergantung pada tujuan pertemuan Anda, Anda mungkin ingin membatasi siapa saja yang dapat berinteraksi dengan peserta lain selama sesi berlangsung. Misalnya, jika Anda hanya mengizinkan peserta untuk bercakap-cakap dengan tuan rumah dan co-host, Anda akan menyaring umpan balik yang mungkin dikirimkan oleh peserta lain ke pesan obrolan publik, dan mengurangi jumlah pesan obrolan secara keseluruhan yang perlu ditinjau.
- Selama berada di dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Chat .
- Di pojok kanan atas panel obrolan, klik ikon tiga titik
. - Anda dapat mengakses opsi berikut di bawah " Peserta dapat mengobrol dengan":
- Tidak ada: Mematikan obrolan dalam rapat.
- Host dan co-host: Hanya host dan co-host dapat mengirim pesan ke semua orang. Peserta masih dapat mengirim pesan pribadi ke host.
- Obrolan grup rapat: Peserta hanya dapat mengirim pesan publik. Pesan publik dapat dilihat oleh semua peserta. Peserta masih dapat mengirim pesan pribadi kepada tuan rumah.
- Obrolan grup dan obrolan langsung dengan siapa saja: Peserta dapat mengirim pesan publik atau pesan pribadi. Pesan publik dapat dilihat oleh semua peserta. Pesan pribadi dikirim ke peserta tertentu dan tidak terlihat oleh tuan rumah.
Cara menggunakan fitur Q&A dalam rapat&A
Fitur "&" (Tanya Jawab) memungkinkan peserta untuk mengajukan pertanyaan selama pertemuan, yang dapat dijawab oleh tuan rumah dan co-host secara pribadi atau publik. Pertanyaan-pertanyaan tersebut juga dapat ditandai sebagai pertanyaan yang perlu dijawab secara langsung. Q&A memberikan alternatif untuk obrolan pertemuan, yang memiliki lebih sedikit opsi untuk mengelola pertanyaan yang diajukan. Untuk menggunakan fitur ini, Anda perlu mengaktifkannya di portal web sebelum rapat dimulai.
Jawaban atas pertanyaan yang diajukan
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Q (&) A (
). - Temukan pertanyaan yang ingin Anda jawab:
- Klik "Jawab Langsung " untuk menandai pertanyaan sebagai pertanyaan yang akan dijawab secara lisan selama rapat.
- Pilih Tipe Jawaban untuk memberikan tanggapan tertulis kepada peserta. Tulis jawaban Anda dan klik Kirim.
Catatan: Jika Anda mengizinkan peserta untuk memberikan komentar pada pertanyaan, pertanyaan tersebut tetap akan muncul dalam daftar Terbuka dan dapat dijawab, bahkan jika seorang peserta telah memberikan komentar pada pertanyaan tersebut. - (Opsional) Centang kotak " Kirim Secara Pribadi " sebelum mengklik "Kirim". Jika Anda ingin menjawab hanya kepada peserta.
Menolak pertanyaan
- Selama berada dalam rapat, pada bilah alat kontrol rapat, klik ikon Q (&) A ( ).
- Arahkan kursor ke pertanyaan yang ingin Anda hapus, lalu klik ikon tiga titik ( ).
- Ketuk " Tutup" atau " Hapus".
Pertanyaan yang ditutup tidak akan lagi terlihat oleh peserta dan dipindahkan ke tab "Ditutup " untuk tuan rumah dan co-host, sementara pertanyaan yang dihapus akan dihapus sepenuhnya dan tidak dapat dibuka kembali.
Cara menandai (menyorot) peserta
Menandai video akan menampilkan hingga 9 peserta sebagai pembicara utama yang aktif bagi semua peserta, dan peserta hanya akan melihat pembicara-pembicara tersebut. Anda juga dapat menandai saat berbagi layar. Fitur ini sering digunakan untuk menyoroti pembicara utama.
- Saat berada dalam rapat, arahkan kursor ke video peserta yang ingin Anda pin, lalu klik ikon tiga titik ( ).
Opsi tambahan untuk peserta tersebut ditampilkan. - Klik Pin.
- (Opsional) Untuk menandai peserta tambahan (hingga 9 total), ulangi langkah 2 dan 3 sesuai kebutuhan.
Hapus pin
- Saat berada dalam pertemuan, arahkan kursor ke video peserta yang ingin Anda hapus dari sorotan, lalu klik ikon tiga titik .
- Klik Hapus pin.
Ini akan mengembalikan tampilan rapat ke tampilan Pembicara atau Tampilan Galeri.
Cara mengelola tangan yang diangkat
Fitur angkat tangan memungkinkan peserta rapat untuk menunjukkan bahwa mereka membutuhkan sesuatu dari tuan rumah atau co-host. Sebagai tuan rumah, mungkin akan bermanfaat untuk memberitahu peserta Anda bagaimana Anda ingin menggunakan fitur ini di awal pertemuan. Misalnya, banyak tuan rumah menggunakan fitur ini untuk mengetahui apakah seorang peserta memiliki pertanyaan dan ingin diaktifkan suaranya untuk berbicara.
Host juga mungkin menemukan bahwa banyaknya peserta yang mengangkat tangan dapat mengganggu jalannya pertemuan karena hal ini mengacak tampilan video peserta dalam tata letak pertemuan. Masalah ini dapat diselesaikan dengan menggunakan urutan tampilan galeri kustom.