Gestione delle aree comuni (nuova esperienza di area comune)

Zoom Phone introdurrà un flusso di lavoro aggiornato per gestire i telefoni delle aree comuni, gli adattatori per telefoni analogici (ATA) e i dispositivi per Zoom Phone nel web portal. Scopri di più sulla nuova esperienza di area comune.

Se hai abilitato questa esperienza sul tuo account, segui questo articolo per scoprire come creare un'area comune, assegnarvi dispositivi e configurarne le impostazioni come il numero di interno.

Un'area comune può essere qualsiasi area di un ufficio utilizzabile da più dipendenti. Ad esempio, se la tua azienda utilizza un ufficio ibrido, puoi definire ogni postazione come un'area comune e assegnarvi telefoni in modo che i dipendenti possano usarli.

Contenuti di questo articolo:

• Come aggiungere un'area comune e assegnarvi dispositivi
• Modifica delle impostazioni dell'area comune
  • Scheda profilo
  • Scheda Politica
  • Scheda Impostazioni
  • Impostazioni gestione chiamate
• Come aggiungere un'area comune a una coda chiamate
• Come aggiungere un'area comune a un centralinista automatico
• Come aggiungere un'area comune a un sistema di risposta vocale interattiva (IVR)
• Come aggiungere aree comuni in blocco
• Come esportare un elenco di aree comuni

Prerequisiti per la gestione delle aree comuni

• Abilitazione sul proprio account della nuova esperienza di area comune
• account Pro, Business, Istruzione o Enterprise
• Essere titolare o amministratore dell'account
• Licenza Zoom Phone
• Aggiunta di un dispositivo certificato e provisioning effettuato

Come aggiungere un'area comune e assegnarvi dispositivi

Segui questi passaggi per aggiungere un telefono fisso che può essere utilizzato da tutti. Puoi anche aggiungere in blocco più telefoni di un'area comune.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione sistema telefonico, quindi su Utenti e sale.
3. Clicca sulla scheda Area comune .
4. Clicca su Aggiungi e inserisci le seguenti informazioni:
   • Sito (visibile solo se disponi di siti multipli): seleziona il sito al quale vuoi assegnare il telefono dell'area comune.
   • Nome visualizzato: inserisci un nome visualizzato che identifichi il telefono dell'area comune.
   • Descrizione (facoltativa): inserisci una descrizione che aiuti a identificare il telefono dell'area comune.
   • Numero di interno: inserisci un numero di interno da assegnare.
   • Pacchetto: assegna un pacchetto di chiamate in uscita.
   • Paese/regione: seleziona il paese/la regione dell'indirizzo di emergenza del telefono.Il paese stabilisce i numeri di interno riservati che non puoi utilizzare per le chiamate.
   • Fuso orario: seleziona un fuso orario per impostare l'ora visualizzata sui dispositivi assegnati.
5. Clicca su Salva. 
6. Clicca sulla scheda Impostazioni.
7. Nella sezione Telefoni fissi, clicca su Aggiungi.
8. Seleziona i telefoni fissi o gli ATA di cui hai effettuato il provisioning che desideri aggiungere all'area comune, quindi clicca su Conferma.
9. Nella sezione Dispositivo Zoom Phone, clicca su Assegna.
10. Seleziona il dispositivo Zoom Phone da aggiungere all'area comune.

Modifica delle impostazioni dell'area comune

Segui questi passaggi per modificare le impostazioni di un telefono che hai aggiunto a un'area comune.

Attenzione: è possibile abilitare o disabilitare determinate funzionalità del telefono anche tramite le impostazioni telefoniche generali e le impostazioni di politica.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione sistema telefonico, quindi su Utenti e sale.
3. Clicca sulla scheda Area comune .
4. Clicca sul nome visualizzato dell'area comune che vuoi modificare.
   A questo punto, compariranno le seguenti informazioni e opzioni:

Scheda profilo

• Nome visualizzato: clicca su Modifica accanto al nome visualizzato per cambiarlo.
• Sede: consente di visualizzare la sede di cui l'utente del telefono fa parte. Per spostare il telefono a un'altra sede, seleziona una sede differente dal menù a tendina.
• Pacchetto: clicca su Assegna per assegnare un pacchetto di chiamate in uscita. Clicca sul simbolo × accanto a un pacchetto assegnato per rimuoverlo.
• Numero interno: clicca su Modifica per cambiare il numero di interno assegnato al telefono.
  Attenzione: gli interni possono avere fino a 6 cifre. Se disponi di siti mulitpli e hai abilitato i codici sede, i numeri di interno possono avere da 2 a 5 cifre e i codici sede possono avere da 1 a 2 cifre.
• Numeri: clicca su Assegna per assegnare numeri di telefono diretti ai telefoni dell'area comune. Questa impostazione è visibile solo se assegni un pacchetto.
• ID chiamante in uscita (visibile solo se assegni un pacchetto): consente di selezionare l'ID chiamante in uscita visualizzato durante le chiamate in uscita. Puoi scegliere tra i numeri telefonici assegnati al centralinista automatico principale.
• Paese/regione (visibile solo se assegni un pacchetto): consente di visualizzare il paese dell'indirizzo di emergenza del telefono.Il paese stabilisce i numeri di interno riservati che non puoi utilizzare per le chiamate.
• Codice area (visibile solo se assegni un pacchetto): consente di visualizzare il codice area predefinito per le chiamate in uscita. Clicca su Modifica per cambiare il codice area o su Imposta per aggiungerlo se non lo hai ancora inserito.
• Indirizzo di emergenza: clicca su Gestisci per modificare l'indirizzo di emergenza assegnato al telefono dell'area comune. Se disponi di siti multipli, puoi selezionare l'indirizzo predefinito del sito o qualsiasi indirizzo a esso assegnato.
• Fuso orario: seleziona un fuso orario per impostare l'ora visualizzata sul telefono dell'area comune.
• Reparto/Centro di costo: consente di assegnare un reparto o un centro di costo.
• Posizione archiviazione contenuti comunicazioni: consente di gestire la posizione di archiviazione dei contenuti delle comunicazioni.

Scheda Politica

Le impostazioni di politica consentono di abilitare o disabilitare determinate funzionalità di Zoom Phone.

Attenzione: le aree comuni hanno accesso alle stesse impostazioni di politica dei telefoni dell'area comune, a eccezione dell'Hot Desking. Puoi abilitare o disabilitare l'hot desking per dispositivi specifici utilizzando la scheda Impostazioni.

Scheda Impostazioni

Attenzione: dopo aver impostato gli orari personalizzati, puoi personalizzare il modo in cui vengono instradate le chiamate in entrata in questi orari.

• Orario lavorativo: clicca su Modifica per modificare l'orario in cui gli utenti possono rispondere alle chiamate. Puoi impostare l'orario lavorativo fino a dopo le 23:30. Puoi anche impostare tale orario con incrementi di 10 minuti immettendo manualmente l'ora, ad esempio 23:10.
• Orario di chiusura: se hai personalizzato l'orario lavorativo, puoi anche impostare l'orario di chiusura.
• Orario festivo: clicca su gestisci per indicare che alcuni giorni sono festivi.
• Tasti e posizioni: consente di modificare le impostazioni dei tasti delle linee.
• Telefoni fissi: consente di aggiungere telefoni fissi o ATA all'area comune.
• Dispositivo Zoom Phone: consente di aggiungere dispositivi Zoom Phone all'area comune.
  • Calendario (facoltativo): consente di aggiungere una risorsa di calendario.
  • Posizione (facoltativa): consente di assegnare il dispositivo a un'area di lavoro.
• Elenco numeri bloccati: consente di impostare le regole per il blocco delle chiamate esterne.

Impostazioni gestione chiamate

• Squillo del dispositivo: consente di abilitare o disabilitare lo squillo per le chiamate in entrata.
• Durata dello squillo: se hai abilitato lo squillo del dispositivo, puoi impostare la durata massima dello squillo prima che la chiamata sia gestita come indicato di seguito (Chiamate senza risposta).
• Chiamate senza risposta: consente di selezionare la modalità di gestione delle chiamate senza risposta durante gli orari specificati.
  • Riproduci un messaggio e disconnetti: riproduce un messaggio personalizzato per il chiamante e riaggancia. Clicca su Libreria audio per selezionare, registrare o caricare un audio personalizzato.
  • Disconnetti: le chiamate vengono disconnesse senza riprodurre alcun messaggio.
  • Inoltra a un altro interno: le chiamate vengono instradate a un altro interno dell'account.
  • Inoltra a contatto esterno: se l'account dispone di una directory di utenti esterni, è possibile instradare le chiamate a un contatto esterno.

Come aggiungere un telefono di un'area comune a una coda chiamate

Puoi aggiungere un telefono di un'area comune a una coda chiamate.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione sistema telefonico e poi su Code chiamate.
3. Clicca sul nome della coda chiamate alla quale vuoi aggiungere il telefono.
4. Nella sezione Membri, clicca su Visualizza o modifica.
5. Clicca su Aggiungi.
6. Clicca sulla scheda Area comune.
7. Seleziona il telefono dell'area comune e clicca su OK.

Come aggiungere un'area comune a un centralinista automatico

Puoi instradare le chiamate a un telefono di un'area comune durante l'orario di chiusura o l'orario lavorativo di un centralinista automatico.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione del sistema telefonico quindi su Centralinista automatico.
3. Clicca sul nome del centralinista automatico al quale vuoi aggiungere il telefono.
4. Nella sezione Orario lavorativo o Orario di chiusura, clicca sulla voce Modifica accanto a Instradamento.
5. Seleziona la voce Area comune, inserisci il nome dell'area comune e seleziona l'area comune corrispondente.
6. Clicca su OK.

Come aggiungere un'area comune a un sistema di risposta vocale interattiva (IVR)

Se disponi di un sistema IVR, puoi aggiungere al menù IVR un'opzione che consente di instradare i chiamanti verso un'area comune.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione del sistema telefonico quindi su Centralinista automatico.
3. Clicca sul nome del centralinista automatico dotato di sistema IVR al quale vuoi aggiungere il telefono.
   Attenzione: se il centralinista automatico ne è sprovvisto, procedi a impostare un sistema IVR.
4. Nella sezione Orario lavorativo o Orario di chiusura, clicca su Modifica sotto la voce Risposta vocale interattiva (IVR).
5. Clicca su Modifica accanto a uno dei tasti.
6. Seleziona la voce Inoltra a un'area comune, inserisci il nome dell'area comune e seleziona l'area comune corrispondente.
7. Clicca su Salva.

Come aggiungere aree comuni in blocco

Puoi aggiungere più aree comuni contemporaneamente usando un file CSV.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione sistema telefonico, quindi su Utenti e sale.
3. Clicca sulla scheda Area comune .
4. Clicca su Importa nella parte superiore della pagina.
5. Se disponi di siti multipli, seleziona il sito di destinazione al quale vuoi assegnare gli utenti.
6. Clicca su Modello CSV. Puoi scaricare un file CSV modello per verificare i campi richiesti.
   Attenzione: clicca su Hardware certificato Zoom Phone per visualizzare un elenco dei dispositivi accettabili. Per importare correttamente il file CSV, nel compilare le colonne Produttore e Modello ti consigliamo di attenerti ai dati contenuti nell'elenco.
7. Clicca su Scarica.
8. Compila i campi del modello CSV utilizzando un software per fogli di calcolo come Microsoft Excel.
   Attenzione:
   • non cancellare la prima riga contenente i nomi dei campi. Assicurati di inserire correttamente i nomi dei produttori e dei modelli.
   • Se disponi di siti multipli ma non hai abilitato i codici sede, non compilare la colonna Codice sede. Il telefono sarà importato nel sito di destinazione che hai selezionato.
9. Clicca su Carica CSV e seleziona il file CSV compilato per iniziare il processo di importazione in blocco.
   Attenzione: se uno o più campi contengono errori, il processo non sarà completato. In questo caso, puoi procedere nei modi seguenti:
   • Clicca su Dettagli per visualizzare una descrizione dei campi che non sono stati compilati correttamente.
   • (Se applicabile) Clicca su Ignora problemi e carica altri per continuare il processo di importazione. Le righe del file CSV che contengono errori non saranno importate. Questa opzione non viene visualizzata se tutte le righe contengono errori.
   • Se tutte le righe del file CSV contengono errori, il processo di importazione non sarà completato. Dopo aver corretto il file CSV, clicca su Carica di nuovo.
   • Clicca su Chiudi per annullare il processo di importazione.
10. Clicca su Chiudi se il processo di importazione è andato a buon fine.

Come esportare un elenco di aree comuni

Puoi anche esportare un file CSV contenente un elenco di tutte le aree comuni per tenerne traccia.

Attenzione: Zoom web portal non supporta l'aggiornamento in blocco delle aree comuni tramite file CSV. Ti consigliamo pertanto di non modificare e reimportare il file CSV dopo averlo esportato.

1. Accedi a Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Gestione sistema telefonico, quindi su Utenti e sale.
3. Clicca sulla scheda Area comune .
4. (Facoltativo) Usa la barra di ricerca e i menù a tendina per applicare filtri alle aree comuni.
5. Clicca su Esporta per scaricare un file CSV contenente l'elenco attuale delle aree comuni nel web portal.