Gestione delle aree comuni (nuova esperienza di area comune)
Zoom Phone introdurrà un flusso di lavoro aggiornato per gestire i telefoni delle aree comuni, gli adattatori per telefoni analogici (ATA) e i dispositivi per Zoom Phone nel web portal. Scopri di più sulla nuova esperienza di area comune.
Se hai abilitato questa esperienza sul tuo account, segui questo articolo per scoprire come creare un’area comune, assegnarvi dispositivi e configurarne le impostazioni come il numero di interno.
Un’area comune può essere qualsiasi area di un ufficio utilizzabile da più dipendenti. Ad esempio, se la tua organizzazione ha uno spazio ufficio ibrido, puoi definire ogni postazione come un’area comune e quindi assegnare telefoni a quest’area in modo che i dipendenti possano usarli.
Requisiti per la gestione delle aree comuni (nuova esperienza di area comune)
Come aggiungere un’area comune e assegnarvi dispositivi
Nota: puoi anche aggiungere in blocco più telefoni di un’area comune.
Aggiungi un’area comune
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- Clicca su Aggiungi e inserisci le seguenti informazioni:
- Sede (visibile solo se disponi di siti multipli): seleziona la sede alla quale desideri assegnare il telefono dell’area comune.
- Nome visualizzato: inserisci un nome visualizzato che identifichi il telefono dell’area comune.
- Numero di interno: inserisci un numero di interno da assegnare.
- Pacchetto: assegna un pacchetto di chiamate in uscita.
- Paese/Regione: seleziona Paese/Regione dell’indirizzo di emergenza del telefono. Il Paese stabilisce i numeri di interno riservati che non puoi utilizzare per le chiamate.
- Fuso orario: seleziona un fuso orario per impostare l’ora visualizzata sui dispositivi assegnati.
- Lingua: configura la lingua sui telefoni fissi.
Nota: alcune lingue riportate in elenco potrebbero non essere supportate. Se la lingua non è supportata, verrà utilizzata la lingua predefinita. - Specifica un modello da assegnare all’area comune: seleziona questa casella di controllo per specificare e assegnare un modello al telefono dell’area comune.
- Clicca su Salva.
Assegna dispositivi
Aggiungi un telefono fisso
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- Clicca sul nome dell’area comune che vuoi gestire.
- Clicca sulla scheda Impostazioni.
- Sotto Telefono fisso, nella sezione Telefono/i fisso/i, clicca su Aggiungi.
Apparirà una finestra pop-up. - Nella finestra, seleziona il dispositivo di cui hai effettuato il provisioning da aggiungere all’area comune.
- Seleziona le seguenti impostazioni per il dispositivo selezionato:
- Visibile a: definisci quali utenti e aree comuni sono visibili sui dispositivi delle aree comuni. Specifica le impostazioni di visibilità della directory per Shared Mobile Experience, telefoni IP basati su hardware e dispositivi Zoom Phone.
- Ricercabile per: definisci quali utenti e aree comuni sono ricercabili sui dispositivi delle aree comuni. Specifica le impostazioni di visibilità della directory per Shared Mobile Experience, telefoni IP basati su hardware e dispositivi Zoom Phone.
- Clicca su Conferma.
Il dispositivo comparirà nella sezione Telefono/i fisso/i su Zoom web portal. - Nella sezione Telefono/i fisso/i, sotto i dispositivi aggiunti, configura il flusso di lavoro del dispositivo:
- Sul dispositivo che vuoi gestire, seleziona le seguenti opzioni desiderate:
- Clicca su Modifica per modificare le impostazioni Visibile a o Ricercabile da.
- Clicca sui seguenti interruttori per abilitarli o disabilitarli:
- Blocco schermo telefono: attiva un tasto funzione che consente di bloccare lo schermo del telefono. L’utente telefonico deve inserire il proprio PIN per sbloccare il telefono. Questa funzionalità non è supportata su alcuni dispositivi.
- Ricerca come contatto consentita: specifica se questo telefono dell’area comune può comparire in Contatti ed è ricercabile.
Nota: gli amministratori possono decidere, per ogni singolo dispositivo, se i telefoni dell’area comune debbano apparire nella rubrica o essere ricercabili. Ad esempio, possono rendere ricercabili i dispositivi della sala conferenze mantenendo i telefoni della hall nascosti dalla directory.
Scopri di più su come configurare la visibilità dell’area comune nei contatti.
Aggiungi un dispositivo Zoom Phone
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- Clicca sul nome dell’area comune che vuoi gestire.
- Clicca sulla scheda Impostazioni.
- Sotto Telefono fisso, nella sezione Dispositivo Zoom Phone, clicca su Assegna.
- Seleziona il dispositivo Zoom Phone da aggiungere all’area comune.
Come modificare le impostazioni delle aree comuni
Segui questi passaggi per modificare le impostazioni di un telefono che hai aggiunto a un’area comune.
Nota: è possibile abilitare o disabilitare determinate funzionalità del telefono anche tramite le impostazioni telefoniche generali e le impostazioni di policy.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- Clicca sul nome visualizzato dell’area comune che desideri modificare.
Verranno visualizzate le seguenti informazioni e opzioni:
Scheda Profilo
- Nome visualizzato: clicca su Modifica accanto al nome visualizzato per cambiarlo.
- Sede: mostra la sede a cui appartiene l’utente telefonico. Seleziona un’altra sede dal menu a tendina per spostare il telefono in un’altra sede.
- Pacchetto: clicca su Assegna per assegnare un pacchetto di chiamate in uscita. Clicca sul simbolo × accanto a un pacchetto assegnato per rimuoverlo.
- Numero interno: clicca su Modifica per modificare il numero interno assegnato al telefono.
Nota: i numeri interni possono avere fino a sei cifre. Se disponi di siti multipli e hai abilitato i codici sede, i numeri interni possono essere composti da 2 a 5 cifre e i codici sede da 1 a 2 cifre. - Numeri: clicca su Assegna per assegnare numeri di telefono diretti al telefono dell’area comune. Questa impostazione è visibile solo se assegni un pacchetto.
- ID chiamante in uscita (visibile solo se assegni un pacchetto): seleziona l’ID chiamante in uscita quando il telefono effettua una chiamata in uscita. Puoi scegliere tra i numeri telefonici assegnati al centralinista automatico principale.
- Paese/Regione (visibile solo se assegni un pacchetto): consente di visualizzare il Paese dell’indirizzo di emergenza del telefono. Il Paese stabilisce i numeri di interno riservati che non puoi utilizzare per le chiamate.
- Codice area (visibile solo se assegni un pacchetto): consente di visualizzare il codice area predefinito per le chiamate in uscita. Clicca su Modifica per modificarlo o su Imposta se non hai aggiunto il codice area.
- Indirizzo di emergenza: clicca su Gestisci per modificare l’indirizzo di emergenza assegnato al telefono dell’area comune. Se disponi di siti multipli, puoi selezionare l’indirizzo predefinito del sito o qualsiasi indirizzo a esso assegnato.
- Fuso orario: seleziona un fuso orario per impostare l’ora visualizzata sul telefono dell’area comune.
- Lingua: configura la lingua sui telefoni fissi.
Nota: alcune lingue riportate in elenco potrebbero non essere supportate. Se la lingua non è supportata, verrà utilizzata la lingua predefinita. - Reparto/Centro di costo: consente di assegnare un reparto o un centro di costo.
- Dati e archiviazione: seleziona il Paese per l’archiviazione dei dati. Le registrazioni includono registrazioni telefoniche, segreterie telefoniche, trascrizioni della segreteria telefonica e messaggi di saluto personalizzati. Scopri di più sulle posizioni di archiviazione.
- Posizione di archiviazione dei dati operativi: clicca sull’interruttore Copia registri chiamate Zoom Phone in un’altra posizione per abilitarlo o disabilitarlo. Quando l’opzione è abilitata, stabilisci dove verrà archiviata una copia dei registri appena generati.
Note:
- I registri originali sono archiviati negli Stati Uniti.
- Le copie saranno eliminate automaticamente dopo 12 mesi.
Scheda Policy
Le impostazioni di policy consentono di abilitare o disabilitare determinate funzionalità di Zoom Phone.
Nota: le aree comuni hanno accesso alle stesse impostazioni di policy dei telefoni dell’area comune, a eccezione dell’hot desking. Puoi abilitare o disabilitare l’hot desking per dispositivi specifici utilizzando la scheda Impostazioni.
Scheda Impostazioni
Impostazioni gestione chiamate
Nota: dopo aver impostato gli orari personalizzati, puoi personalizzare il modo in cui vengono instradate le chiamate in entrata in questi orari.
- Orario lavorativo: clicca su Modifica per modificare l’orario in cui l’utente può rispondere alle chiamate. Puoi impostare l’orario lavorativo in modo da estenderlo oltre le 23:30. Puoi anche impostare l’orario lavorativo con incrementi di 10 minuti immettendo manualmente l’ora, ad esempio 23:10.
- Orario di chiusura: se hai personalizzato l’orario lavorativo, puoi anche impostare l’orario di chiusura.
- Orario festivo: clicca su Gestisci per contrassegnare alcuni giorni come festivi.
Impostazioni orari lavorativi, di chiusura e festivi
- Squillo del dispositivo: fai clic sull’interruttore per abilitare o disabilitare lo squillo per le chiamate in entrata.
- Durata dello squillo: se hai abilitato lo squillo del dispositivo, puoi impostare la durata massima dello squillo prima che la chiamata sia gestita come indicato di seguito (Chiamate senza risposta).
- Quando una chiamata non riceve risposta: clicca sull’elenco a discesa e seleziona come gestire le chiamate senza risposta durante gli orari specificati:
- Inoltra alla segreteria telefonica: inoltra la chiamata alla segreteria telefonica.
- Riproduci un messaggio e disconnetti: riproduce un messaggio personalizzato per il chiamante e riaggancia. Clicca su Libreria audio per selezionare, registrare o caricare un audio personalizzato.
- Disconnetti: le chiamate vengono disconnesse senza riprodurre alcun messaggio.
- Inoltra a un altro interno: le chiamate vengono instradate a un altro interno dell’account.
- Inoltra a contatto esterno: se l’account dispone di una directory di utenti esterni, puoi instradare le chiamate a un contatto esterno.
- (Facoltativo) Seleziona una o entrambe le seguenti caselle di controllo:
- Consenti ai chiamanti di contattare un operatore: se selezionata, il Menu IVR includerà le opzioni 0 Inoltra a un operatore e 1 Lascia un messaggio in segreteria telefonica a: Interno corrente.
- Sotto Connetti a operatore, clicca sull’elenco a discesa e seleziona un’opzione.
- Cerca il nome o il numero interno, quindi seleziona l’opzione desiderata.
- (Facoltativo) Seleziona la casella di controllo Riproduci saluto della segreteria telefonica del destinatario quando il chiamante raggiunge la fine della sequenza di inoltro.
- Clicca su Salva.
Nota: la modifica apportata può sovrascrivere il messaggio di saluto personalizzato precedente. Potrebbe essere necessario registrare un nuovo audio di messaggio di saluto.
- Consenti ai chiamanti di controllare la segreteria telefonica: se selezionata, il Menu IVR avrà le opzioni 1 Lascia un messaggio in segreteria a: Interno corrente e 2 Controlla segreteria telefonica tramite codice PIN.
- 2 Controlla segreteria telefonica tramite codice PIN: questa opzione consente agli utenti di accedere al sistema di segreteria telefonica premendo il pulsante della segreteria telefonica o componendo *86 sui telefoni dell’area comune. Gli utenti possono selezionare l’opzione 2 dall’interfaccia utente di telefonia (TUI) per registrare o aggiornare il saluto della segreteria telefonica. Ciò consente agli utenti di gestire i saluti della segreteria telefonica senza richiedere l’assistenza dell’amministratore. Il saluto della segreteria telefonica personalizzato dell’utente caricato tramite il menu IVR sarà il saluto della segreteria telefonica solo per l’orario lavorativo (non per l’orario di chiusura e i giorni festivi).
- Quando entrambe le caselle di controllo sono selezionate, il Menu IVR avrà le opzioni 0 Inoltra a un operatore, 1 Lascia messaggio in segreteria a: Interno corrente e 2 Controlla segreteria telefonica tramite codice PIN.
- Saluto e istruzioni per lasciare un messaggio in segreteria:
Delega e assistente
- Delega: configura le impostazioni di delega per i telefoni dell’area comune tramite i controlli dei criteri ampliati. Se abilitata, i telefoni dell’area comune possono essere delegati a un altro utente o telefono dell’area comune.
Nota: questa funzionalità richiede che i telefoni dell’area comune dispongano di licenze Pro.
Interfono
- Interfono: configura una connessione interfonica. Una volta creata una connessione interfonica, il telefono emetterà un segnale acustico per avvisare il destinatario quando riceve una chiamata tramite interfono. La risposta alla chiamata avverrà automaticamente sul telefono del destinatario.
Telefono fisso
- Impostazioni generali: usa le impostazioni dell’account o personalizzate per le configurazioni generali dei telefoni fissi assegnati alle tue aree comuni. Queste configurazioni generali dei telefoni fissi nel tuo account possono essere impostate a livello globale, ma alcune impostazioni potrebbero non funzionare per modelli singoli. Devi riavviare manualmente i telefoni fissi per applicare queste modifiche.
- Tasti e posizioni: consente di modificare le impostazioni dei tasti delle linee.
- Telefoni fissi: consente di aggiungere telefoni fissi o ATA all’area comune.
- Codice PIN: serve per accedere alla segreteria telefonica, all’hot desking, per sbloccare telefoni fissi e chiamare destinazioni che richiedono autorizzazione.
- Dispositivo Zoom Phone: consente di aggiungere dispositivi Zoom Phone all’area comune.
Altri
- Call Screening: fai clic sull’interruttore per abilitarlo o disabilitarlo. Ai chiamanti esterni diretti in entrata sarà chiesto di rispondere a un pulsante per raggiungere gli utenti; i chiamanti che non rispondono saranno disconnessi. I dispositivi non potranno ricevere fax di terzi.
- Elenco di blocco: gestisci l’elenco di blocco per chiamate in entrata e messaggistica. Questo consente a utenti e amministratori di bloccare le chiamate in entrata e gli SMS/MMS da numeri o prefissi telefonici.
- Regole di blocco: imposta le regole per il blocco delle chiamate esterne o delle chiamate senza ID chiamante.
Come aggiungere un telefono di un’area comune a una coda chiamate
Puoi aggiungere un telefono di un’area comune a una coda delle chiamate.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Code delle chiamate.
- Clicca sul nome della coda delle chiamate alla quale vuoi aggiungere il telefono.
- Nella sezione Membri, clicca su Visualizza o Modifica.
- Clicca su Aggiungi.
- Clicca sulla scheda Aree comuni.
- Seleziona il telefono dell’area comune e clicca su OK.
Come aggiungere un’area comune a un centralinista automatico
Puoi instradare le chiamate a un telefono di un’area comune durante l’orario di chiusura o l’orario lavorativo di un centralinista automatico.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Centralinisti automatici.
- Clicca sul nome del centralinista automatico al quale vuoi aggiungere il telefono.
- Nella sezione Orario lavorativo o Orario di chiusura, clicca su Modifica accanto a Instradamento.
- Seleziona la voce Aree comuni, inserisci il nome dell’area comune e seleziona l’area comune corrispondente.
- Clicca su OK.
Come aggiungere un’area comune a un sistema di risposta vocale interattiva (IVR)
Se disponi di un sistema IVR, puoi aggiungere al menu IVR un’opzione che consente di instradare i chiamanti verso un’area comune.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Centralinisti automatici.
- Clicca sul nome del centralinista automatico dotato di un IVR al quale desideri aggiungere il telefono.
Nota: imposta un IVR se il centralinista automatico ne è sprovvisto. - Nella sezione Orario lavorativo o Orario di chiusura, clicca su Modifica sotto la voce Risposta vocale interattiva (IVR).
- Clicca su Modifica accanto a uno dei tasti.
- Seleziona la voce Inoltra a un’area comune, inserisci il nome dell’area comune e seleziona l’area comune corrispondente.
- Clicca su Salva.
Come aggiungere aree comuni in blocco
Puoi aggiungere più aree comuni contemporaneamente usando un file CSV.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- Clicca su Importa nella parte superiore della pagina.
- Se disponi di siti multipli, seleziona il sito di destinazione al quale vuoi assegnare gli utenti.
- Clicca su Modello CSV. Puoi scaricare un modello di file CSV e visualizzare i campi richiesti.
Nota: clicca su Hardware certificato Zoom Phone per visualizzare un elenco delle voci accettabili. Compila le colonne Produttore e Modello utilizzando questo elenco affinché il file CSV venga importato correttamente. - Clicca su Scarica.
- Compila i campi del modello CSV utilizzando un software per fogli di calcolo come Microsoft Excel.
Nota:
- non cancellare la prima riga contenente i nomi dei campi. Assicurati di inserire correttamente i nomi dei produttori e dei modelli.
- Se disponi di siti multipli ma non hai abilitato i codici sede, non compilare la colonna Codice sede. Il telefono sarà importato nella sede di destinazione che hai selezionato.
- Clicca su Carica CSV e seleziona il file CSV compilato per iniziare il processo di importazione in blocco.
Nota: se uno o più campi contengono errori, il processo non sarà completato. In questo caso, puoi procedere nei modi seguenti:
- Clicca su Dettagli per visualizzare una descrizione dei campi che non sono stati compilati correttamente.
- (Se applicabile) Clicca su Ignora problemi e carica altri per continuare il processo di importazione. Le righe del file CSV che contengono errori non saranno importate. Questa opzione non viene visualizzata se tutte le righe contengono errori.
- Se tutte le righe del file CSV contengono errori, il processo di importazione non sarà completato. Dopo aver corretto il file CSV, clicca su Carica di nuovo.
- Clicca su Chiudi per annullare il processo di importazione.
- Clicca su Chiudi se il processo di importazione è andato a buon fine.
Come esportare un elenco di aree comuni
Puoi anche esportare un file CSV contenente un elenco di tutte le aree comuni per tenerne traccia.
Nota: Zoom web portal non supporta l’aggiornamento in blocco delle aree comuni tramite file CSV. Non puoi modificare il file CSV esportato e poi importarlo.
- Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell’account.
- Nell’angolo in alto a destra, clicca sull’immagine del tuo profilo o sulle iniziali, quindi su Centro admin.
- Nel menu laterale, clicca su Configurazione prodotto, poi su Sistema telefonico, seguito da Utenti e Sale.
- Clicca sulla scheda Aree comuni .
- (Facoltativo) Usa la barra di ricerca e i menù a tendina per applicare filtri alle aree comuni.
- Clicca su Esporta per scaricare un file CSV contenente l’elenco attuale delle aree comuni nel web portal.