Utilizzare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Con il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace, puoi pianificare, partecipare e gestire agevolmente le riunioni direttamente da Gmail o Google Calendar. Le impostazioni del tuo scheduler sono sincronizzate da  Zoom web portal. Dopo aver installato il componente aggiuntivo, puoi utilizzarlo nel browser web desktop (Gmail o Google Calendar) o nel dispositivo mobile (app Google Calendar). Per un'ulteriore integrazione con Google Calendar, configura l'integrazione dei contatti e del calendario.

Se disponi di una licenza Zoom Phone, puoi effettuare chiamate Zoom Phone anche dal calendario o dallo spazio di lavoro e-mail. Ecco ulteriori informazioni sull'utilizzo di Zoom Phone con il componente aggiuntivo Google Workspace.

Per la pianificazione avanzata delle riunioni, ti consigliamo di utilizzare Zoom Scheduler Extension for Chrome.

Attenzione: il 16 novembre 2020 Google ha impostato Google Meet come predefinito per le riunioni quando è abilitato più di un provider di videoconferenze. Se oltre a Zoom è abilitato anche Google Meet, scopri come modificare questa impostazione predefinita.

Contenuti di questo articolo:

Prerequisiti per l'installazione e l'uso di Zoom for Google Workspace

Come installare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Installare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace per tutti gli utenti (Amministratore Google)

Se sei un amministratore di Google Workspace e vuoi installare Zoom for Google Calendar per tutti gli utenti, segui le istruzioni sottostanti:

  1. Accedi al tuo account Google Workspace come amministratore.
  2. Vai su Google Workspace Marketplace e cerca Zoom.
  3. Clicca sul componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace .
  4. Clicca su Installa, quindi clicca su Continua.
  5. Esamina le condizioni d'uso, specifica se vuoi rendere l'app disponibile per l'intero dominio o per un team o reparto specifico, seleziona la casella dell'accordo e clicca su Accetta.

Se gestisci l'account Google della tua organizzazione e hai accesso alla Console di amministrazione Google, segui queste risorse di Google per installare Zoom for Google Workspace per i tuoi utenti. 

Installa il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace per uso personale

Se disponi di un account Google personale, puoi installare il componente aggiuntivo per uso personale.

  1. Accedi al tuo account Google.
  2. Vai su Google Workspace Marketplace e cerca Zoom.
  3. Clicca sul componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace .
  4. Clicca su Installa, quindi clicca su Continua.
  5. Esamina la condizioni d'uso e clicca su Accetta.

Come attivare o disattivare l'aggiunta automatica di videochiamate agli eventi di Google Calendar

Una volta installato il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace, un nuovo evento creato in Google Calendar creerà automaticamente anche una riunione Zoom se viene aggiunto un ospite. Per abilitare o disabilitare questa funzionalità:

  1. Accedi alla console di amministrazione Google.
  2. Clicca su App, seleziona Google Workspace, quindi clicca su Calendario. 
  3. Clicca su Impostazioni di condivisione.
  4. Nella sezione Videochiamate, deseleziona o seleziona la casella di controllo accanto a Aggiungi automaticamente videochiamate agli eventi creati da un utente.

Per ulteriori informazioni, consulta la documentazione di Google.

Come usare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Web

Accedi al componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

  1. Utilizza un browser web per accedere a Gmail o Google Calendar.
  2. Nel pannello di destra, clicca sull'icona Zoom for Google Workspace.
  3. Se richiesto, clicca su Autorizza accesso e segui le istruzioni sullo schermo per consentire a Zoom di accedere al tuo account Google.
  4. Clicca su Accedi e segui le istruzioni sullo schermo.

Pianifica una riunione da Google Calendar

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su Crea o su una fascia oraria nel calendario della riunione.
  3. Inserisci le informazioni della riunione, come il titolo, la posizione e l'elenco degli ospiti.
  4. Clicca su Altre opzioni.
    Note:
    • Solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
    • Quando assegni i privilegi di pianificazione ad altri utenti nello Zoom web portal, puoi scegliere se questi utenti sono autorizzati a gestire le riunioni contrassegnate come private in Outlook o Google Calendar. Se gli utenti non possono gestire eventi privati, non possono visualizzare il link di invito, l'argomento della riunione o l'elenco dei partecipanti.
  5. Nel menu a tendina Aggiungi videoconferenza seleziona Riunione Zoom.
    Google Calendar aggiungerà le opzioni per partecipare alla riunione Zoom.
  6. (Facoltativo) Nel pannello di destra, clicca sull'icona Zoom for Google Workspace e modifica le impostazioni della riunione in base alle esigenze.
  7. Clicca su Salva.
    Attenzione: le impostazioni della riunione vengono applicate in base alle impostazioni dell'account. Puoi modificare le impostazioni della riunione per una riunione pianificata.

Pianifica una riunione da un thread di e-mail in Gmail

Puoi utilizzare il componente aggiuntivo per pianificare una riunione Zoom da Gmail. Il componente aggiuntivo popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'argomento dell'e-mail. Dopo aver pianificato una riunione da Gmail, Zoom invierà le informazioni per partecipare al mittente dell'e-mail.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Gmail.
  2. Apri un thread di e-mail.
  3. Nel pannello di destra, clicca sull'icona Zoom for Google Workspace.
  4. Clicca su Pianifica una riunione.
  5. Scorri verso il basso sul pannello e scegli le impostazioni predefinite della riunione, per esempio ID riunione, passcode e sala d'attesa.
  6. Inserisci le informazioni della riunione in base alle esigenze:
    • Argomento: il componente aggiuntivo suggerirà l'oggetto dell'e-mail come argomento della riunione.
    • Fuso orario: per impostazione predefinita corrisponde al fuso orario impostato in Zoom. Se necessario, seleziona un fuso orario diverso.
    • Quando: il componente aggiuntivo suggerirà una data e un'ora oppure potrai inserire una data e un'ora diversi.
    • Durata: seleziona la durata della riunione.
  7. Clicca sulla freccia sotto le Opzioni dell'e-mail e abilita Invita partecipanti tramite e-mail per inviare un messaggio di posta elettronica ai partecipanti della riunione dopo aver creato la riunione.
    Note:
    • Il componente aggiuntivo aggiungerà automaticamente i partecipanti dal thread di e-mail all'elenco degli inviti, tuttavia puoi selezionare o deselezionare la casella di controllo accanto all'e-mail di un utente per invitarlo o rimuoverlo.
    • Se hai abilitato l'opzione Invita partecipanti tramite e-mail, questi indirizzi e-mail riceveranno un'e-mail con le informazioni per partecipare, non un invito di Google Calendar. Per inviare un invito di Google Calendar, modifica la riunione pianificata o pianifica una riunione da Google Calendar.
  8. Clicca su PIANIFICA RIUNIONE.

Modifica una riunione pianificata in Google Calendar

Attenzione: se stai ripianificando una riunione Zoom da Google Calendar, non copiare le informazioni della riunione in una nuova voce del calendario.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Clicca sull'icona a forma di matita per modificare l'evento.
  4. Modifica le informazioni della riunione se necessario.
    Attenzione: solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Nel pannello di destra, clicca sull'icona Zoom for Google Workspace e modifica le impostazioni della riunione in base alle esigenze, quindi clicca su AGGIORNA RIUNIONE.
  6. Clicca su Salva.

Visualizza e partecipa a una riunione

Attenzione: se l'organizzatore della riunione ha scelto di contrassegnare la visibilità della riunione come Privata, non potrai visualizzare alcuna informazione della riunione, come per esempio il link di invito, l'argomento della riunione o l'elenco degli invitati, nello scheduler di Zoom web.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Clicca su Partecipa a riunione su Zoom per aprire Zoom e partecipare alla riunione.
  4. Clicca sull'opzione per aprire Zoom quando richiesto dal browser.

Scopri di più su come partecipare a una riunione.

Android | iOS

Accedi al componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca l'icona del segno più, quindi Evento.
  3. Tocca il menu a discesa delle videoconferenze e seleziona Riunione Zoom.
  4. Tocca AUTORIZZA e segui le istruzioni sullo schermo.

Pianifica una riunione da Google Calendar

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca l'icona del segno più, quindi su Evento.
  3. Tocca il menu a discesa delle videoconferenze e seleziona Riunione Zoom.
    Google Calendar aggiungerà una riunione Zoom alle informazioni sulla riunione.
  4. Inserisci le informazioni della riunione, come il titolo, la posizione e l'elenco degli invitati.
    Attenzione: solo le modifiche apportate all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Nell'angolo in alto a destra, tocca Salva.

Pianifica una riunione da un thread di e-mail in Gmail

Puoi utilizzare il componente aggiuntivo per pianificare una riunione Zoom da Gmail. Il componente aggiuntivo popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'argomento dell'e-mail. Dopo aver pianificato una riunione da Gmail, Zoom invierà le informazioni per partecipare al mittente dell'e-mail.

  1. Accedi all'app di Gmail.
  2. Apri un'e-mail.
  3. Nel pannello inferiore, nella sezione Componenti aggiuntivi disponibili, tocca Zoom for Google Workspace.
  4. Inserisci le informazioni della riunione.
    Attenzione: Zoom popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'oggetto dell'e-mail.
  5. (Facoltativo) Nella sezione Opzioni e-mail, inserisci gli indirizzi e-mail a cui inviare le informazioni per partecipare.
    Attenzione: questi indirizzi e-mail riceveranno un'e-mail con le informazioni per partecipare, non un invito di Google Calendar. Per inviare un invito di Google Calendar, modifica la riunione pianificata o pianifica una riunione da Google Calendar.
  6. Modifica altre opzioni della riunione se necessario.
  7. Nella parte superiore del pannello, tocca PIANIFICA RIUNIONE.

Modifica una riunione pianificata in Google Calendar

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Tocca l'icona della matita.
  4. Modifica le informazioni della riunione se necessario.
    Attenzione: solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Tocca Salva.

Attenzione:

  • Se stai ripianificando una riunione Zoom da Google Calendar, non copiare le informazioni della riunione in una nuova voce del calendario.
  • L'app di Google Calendar non può modificare le impostazioni della riunione di una riunione pianificata. Utilizza Google Calendar in un browser web per questa funzionalità. Puoi anche accedere allo Zoom web portal per modificare le impostazioni della riunione di una riunione pianificata.

Visualizza e partecipa a una riunione

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Tocca Riunione Zoom.
    Google Calendar visualizzerà le opzioni per partecipare.
  4. Tocca un'opzione per partecipare e tienila premuta per copiarla negli appunti, oppure tocca il link di partecipazione per partecipare tramite la Zoom mobile app. 

Scopri di più su come partecipare a una riunione.

Limitazioni e risoluzione dei problemi del componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Più account Google

Durante l'installazione e l'utilizzo del componente aggiuntivo, sconsigliamo di effettuare l'accesso a più account Google nello stesso browser. Non puoi installare il componente aggiuntivo se hai effettuato l'accesso a più account Google, quindi dovrai aver effettuato l'accesso solo all'account per il quale desideri installare il componente aggiuntivo. Inoltre, quando utilizzi il componente aggiuntivo e hai effettuato l'accesso a più account Google con il componente aggiuntivo installato, ciò causerà problemi durante la pianificazione delle riunioni Zoom.

Placeholder "Questa è una riunione dal calendario" e "Riunione da Google Calendar (non sincronizzata)"

Quando pianifichi una riunione tramite il componente aggiuntivo, viene creato un placeholder della riunione e le informazioni dell'invito alla riunione relative al segnaposto vengono aggiunte all'evento del calendario. Le informazioni dell'evento del calendario vero e proprio, ad esempio argomento, programma e data/ora, non vengono sincronizzate con la riunione Zoom finché l'evento del calendario non viene salvato in Google. Una volta salvato l'evento del calendario, la sincronizzazione con Zoom delle informazioni sulla riunione può richiedere circa 2 minuti, dopodiché il placeholder con le informazioni della riunione verrà aggiornato nell'evento del calendario. 

Durante la sincronizzazione, potresti vedere il placeholder della riunione nell'elenco delle riunioni Zoom imminenti con la dicitura "Questa è una riunione del calendario" o "Riunione di Google Calendar (non sincronizzata)". Una volta completata la sincronizzazione, questa verrà aggiornata e dovrà corrispondere all'argomento impostato nell'evento del calendario. 

Attenzione: in genere questo placeholder della riunione è pianificato per il 31 dicembre 1979 o il 1° gennaio 1980. Una volta completata la sincronizzazione, la data e l'ora in cui è stato pianificato l'evento del calendario sostituiranno il placeholder della data/dell'ora. 

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione

Se hai salvato l'evento del calendario, hai atteso alcuni minuti e le informazioni del calendario non si sono ancora sincronizzate con Zoom, ciò potrebbe essere causato da alcuni problemi: ad esempio, potresti non disporre delle autorizzazioni di scrittura per il calendario che stai pianificando o forse stai tentando di pianificare una riunione in una data passata. 

Per tentare di forzare manualmente la sincronizzazione: 

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Nel pannello di destra, clicca sull'icona Zoom for Google Workspace. 
  3. Clicca sull'evento di Google Calendar che riporta problemi di sincronizzazione. In questo modo il componente aggiuntivo controllerà l'ID dell'evento del calendario nel tuo account Zoom Meetings e sincronizzerà eventuali modifiche o informazioni mancanti. 
  4. Attendi 1-2 minuti per il completamento della sincronizzazione. 

Come vengono utilizzati i tuoi dati

Questa app accede e utilizza le seguenti informazioni dal tuo account Zoom:

Questa app accede e utilizza le seguenti informazioni dal tuo account Google Workspace: