Utilizzare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Con il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace, pianifichi, partecipi e gestisci agevolmente le riunioni direttamente da Gmail o Google Calendar. Le impostazioni della tua estensione sono sincronizzate da Zoom web portal. Dopo aver installato il componente aggiuntivo, puoi utilizzarlo nel browser web desktop (Gmail o Google Calendar) o nel dispositivo mobile (app Google Calendar). Per un'ulteriore integrazione con Google Calendar, configura l'integrazione dei contatti e del calendario.

Se disponi di una licenza Zoom Phone, puoi effettuare chiamate Zoom Phone anche dal calendario o dall'area di lavoro e-mail. Scopri di più sull'utilizzo di Zoom Phone con il componente aggiuntivo Google Workspace.

Per la pianificazione avanzata delle riunioni, consigliamo di utilizzare l'estensione di Zoom per Chrome.

Nota:

Requisiti per l'installazione e l'utilizzo di Zoom for Google Workspace

Indice

Come installare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Installare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace per tutti gli utenti (Amministratore Google)

Se sei un admin di Google Workspace e desideri installare Zoom for Google Workspace per tutti gli utenti, segui le istruzioni riportate di seguito:

  1. Accedi al tuo account Google Workspace come amministratore.
  2. Vai su Google Workspace Marketplace e cerca Zoom.
  3. Clicca sul componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace.
  4. Fai clic su Installa, quindi fai clic su Continua.
  5. Leggi le condizioni del servizio e indica se desideri rendere l'app disponibile per l'intero dominio o per un team o reparto specifico, seleziona la casella di accordo e fai clic su Accetta.

Se gestisci l'account Google della tua organizzazione e hai accesso alla console amministratori di Google, segui queste risorse di Google per installare Zoom for Google Workspace per i tuoi utenti.

Installa il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace per uso personale

Se disponi di un account Google personale, puoi installare il componente aggiuntivo per uso personale.

  1. Accedi al tuo account Google.
  2. Vai su Google Workspace Marketplace e cerca Zoom.
  3. Clicca sul componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace.
  4. Fai clic su Installa, quindi fai clic su Continua.
  5. Esamina la condizioni d'uso e clicca su Accetta.

Come abilitare i controlli di coerenza dell'account per il componente aggiuntivo Google Workspace

Gli amministratori possono imporre una rigorosa corrispondenza delle e-mail durante l'accesso per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere, migliorando così la sicurezza complessiva e la conformità alle politiche organizzative. Segui questi passaggi per abilitare i controlli di coerenza dell'account:

  1. Accedi a Zoom web portal come admin con privilegi per modificare le impostazioni dell'account.
  2. Nel menu di navigazione, fai clic su Gestione account , quindi su Impostazioni account.
  3. Nella scheda Riunioni, scorri in basso fino alla sezione Sicurezza.
  4. Trova il pulsante Assicura la coerenza dell’account per le integrazioni di Outlook e Google Workspace e fai clic per abilitare l'impostazione.
  5. Se viene visualizzata una finestra di dialogo di verifica, fai clic su Abilita per confermare la modifica.

Come attivare o disattivare l'aggiunta automatica di videochiamate agli eventi di Google Calendar

Una volta installato il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace, un nuovo evento creato in Google Calendar creerà automaticamente anche una riunione Zoom se viene aggiunto un ospite. Per abilitare o disabilitare questa funzionalità:

  1. Accedi alla console amministratori di Google.
  2. Clicca su App, seleziona Google Workspace, quindi clicca su Calendario. 
  3. Clicca su Impostazioni di condivisione.
  4. Nella sezione Videochiamate, deseleziona o seleziona la casella di controllo accanto a Aggiungi automaticamente videochiamate agli eventi creati da un utente.
  5. Per ulteriori informazioni, fai riferimento alla documentazione di Google.

Come abilitare un link a Meeting Insights in un invito alla riunione

  1. Acceda al Zoom web portal.
  2. Nel menu di navigazione, fai clic su Impostazioni.
  3. Fai clic sulla scheda Mail e Calendar .
  4. In Integrazioni, fai clic sul pulsante per attivare/disattivare Inserisci il link agli approfondimenti sulla riunione con Zoom AI Companion nell'invito alla riunione per abilitarlo.
    Nota: se l'opzione è disattivata, significa che è stata bloccata a livello di gruppo o di account e deve essere modificata a quel livello.
  5. Se visualizzi una finestra di dialogo di verifica, clicca su Abilita per verificare l'avvenuta modifica.

Come usare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

             Web

Accedi al componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

  1. Utilizza un browser web per accedere a Gmail o Google Calendar.
  2. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  3. Se richiesto, clicca su Autorizza accesso e segui le istruzioni sullo schermo per consentire a Zoom di accedere al tuo account Google.
  4. Clicca su Accedi e segui le istruzioni sullo schermo.

Pianifica una riunione da Google Calendar

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su Crea o su una fascia oraria nel calendario della riunione.
  3. Inserisci le informazioni della riunione, come il titolo, la posizione e l'elenco degli ospiti.
  4. Clicca su Altre opzioni.
    Note:
    • Solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
    • Quando assegni i privilegi di pianificazione ad altri utenti nello Zoom web portal, puoi scegliere se questi utenti possono gestire le riunioni contrassegnate come private in Outlook o Google Calendar. Se gli utenti non possono gestire eventi privati, non possono neanche visualizzare il link di invito, l'argomento della riunione o l'elenco dei partecipanti.
  5. Nel menu a tendina Aggiungi videoconferenza seleziona Riunione Zoom.
    Google Calendar aggiungerà le opzioni per partecipare alla riunione Zoom.
  6. (Facoltativo) Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace e modifica le impostazioni della riunione in base alle esigenze, ad esempio abilitando l'accesso prima dell'organizzatore.
  7. Fai clic su Salva.
    Nota: le impostazioni della riunione vengono applicate in base alle impostazioni dell'account. Puoi modificare le impostazioni della riunione per una riunione pianificata.

Pianifica una riunione da un thread di e-mail in Gmail

Puoi utilizzare il componente aggiuntivo per pianificare una riunione Zoom da Gmail. Il componente aggiuntivo popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'argomento dell'e-mail. Dopo aver pianificato una riunione da Gmail, Zoom invierà le informazioni per partecipare al mittente dell'e-mail.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Gmail.
  2. Apri un thread di e-mail.
  3. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  4. Clicca su Pianifica una riunione.
  5. Scorri verso il basso sul pannello e scegli le impostazioni predefinite della riunione, per esempio ID riunione, passcode e sala d'attesa.
  6. Inserisci le informazioni della riunione in base alle esigenze:
    • Argomento: il componente aggiuntivo suggerirà l'oggetto dell'e-mail come argomento della riunione.
    • Fuso orario: per impostazione predefinita corrisponde al fuso orario impostato in Zoom. Se necessario, seleziona un fuso orario diverso.
    • Quando: il componente aggiuntivo suggerirà una data e un'ora oppure potrai inserire una data e un'ora diversi.
    • Durata: seleziona la durata della riunione.
  7. Clicca sulla freccia sotto le Opzioni dell'e-mail e abilita Invita partecipanti tramite e-mail per inviare un messaggio di posta elettronica ai partecipanti della riunione dopo aver creato la riunione.
    Note:
    • Il componente aggiuntivo aggiungerà automaticamente i partecipanti dal thread di e-mail all'elenco degli inviti, tuttavia puoi selezionare o deselezionare la casella di controllo accanto all'e-mail di un utente per invitarlo o rimuoverlo.
    • Se hai abilitato l'opzione Invita partecipanti tramite e-mail, questi indirizzi e-mail riceveranno un'e-mail con le informazioni per partecipare alla riunione e non un invito di Google Calendar. Per inviare un invito di Google Calendar, modifica la riunione pianificata o pianifica una riunione da Google Calendar.
  8. Clicca su PIANIFICA RIUNIONE.

Modifica una riunione pianificata in Google Calendar

Attenzione: se stai ripianificando una riunione Zoom da Google Calendar, non copiare le informazioni della riunione in una nuova voce del calendario.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Clicca sull'icona a forma di matita per modificare l'evento.
  4. Modifica le informazioni della riunione se necessario.
    Attenzione: solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace e modifica le impostazioni della riunione in base alle esigenze, quindi fai clic su AGGIORNA RIUNIONE.
  6. Clicca su Salva.

Visualizza e partecipa a una riunione

Attenzione: se l'organizzatore della riunione ha scelto di contrassegnare la visibilità della riunione come Privata, non potrai visualizzare nessuna informazione della riunione come ad esempio il link di invito, l'argomento della riunione o l'elenco degli invitati, nello web Zoom Scheduler.

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Clicca su Partecipa a riunione su Zoom per aprire Zoom e partecipare alla riunione.
  4. Clicca sull'opzione per aprire Zoom quando richiesto dal browser.

Scopri di più su come partecipare a una riunione.

Visualizza riepilogo della riunione

Nota: per utilizzare questa funzionalità, Zoom AI Companion deve essere abilitato e l'opzione Inserisci i dettagli della riunione nelle impostazioni web di Zoom deve essere attivata (è attiva per impostazione predefinita).

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Clicca su Crea o su una fascia oraria nel calendario della riunione.
  3. Inserisci le informazioni della riunione, come il titolo, la posizione e l'elenco degli ospiti.
  4. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  5. Sotto AI Companion, seleziona Avvia automaticamente AI Companion.
    Le opzioni Avvia automaticamente le domande sulla riunione e Avvia automaticamente il riepilogo della riunione saranno selezionate per impostazione predefinita.
  6. Fai clic su Salva.
    Nei dettagli della riunione di Zoom, vedrai il link Visualizza gli approfondimenti della riunione con AI Companion.
  7. Fai clic sul link per aprire il riepilogo in Zoom:
    • Se l'app desktop Zoom è installata e attiva, si aprirà lì.
    • In caso contrario, si aprirà nel Zoom web portal.

Nota: se non disponi dell'autorizzazione per visualizzare il riepilogo, verrà visualizzato un messaggio di Accesso negato.

             Android | iOS

Accedi al componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca l'icona del segno più, quindi Evento.
  3. Tocca il menu a discesa delle videoconferenze e seleziona Riunione Zoom.
  4. Tocca AUTORIZZA e segui le istruzioni sullo schermo.

Pianifica una riunione da Google Calendar

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca l'icona del segno più, quindi su Evento.
  3. Tocca il menu a discesa delle videoconferenze e seleziona Riunione Zoom.
    Google Calendar aggiungerà una riunione Zoom ai dettagli della tua riunione.
  4. Inserisci le informazioni della riunione, come il titolo, la posizione e l'elenco degli invitati.
    Attenzione: solo le modifiche apportate all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Nell'angolo in alto a destra, tocca Salva.

Pianifica una riunione da un thread di e-mail in Gmail

Puoi utilizzare il componente aggiuntivo per pianificare una riunione Zoom da Gmail. Il componente aggiuntivo popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'argomento dell'e-mail. Dopo aver pianificato una riunione da Gmail, Zoom invierà le informazioni per partecipare al mittente dell'e-mail.

  1. Accedi all'app di Gmail.
  2. Apri un'e-mail.
  3. Nel pannello inferiore, nella sezione Componenti aggiuntivi disponibili, tocca Zoom for Google Workspace.
  4. Inserisci le informazioni della riunione.
    Attenzione: Zoom popolerà automaticamente l'argomento della riunione con l'oggetto dell'e-mail.
  5. (Facoltativo) Nella sezione Opzioni mail, inserisci gli indirizzi e-mail a cui inviare i dettagli per la partecipazione.
    Nota: questi indirizzi e-mail riceveranno un'e-mail con le informazioni per partecipare, non un invito di Google Calendar. Per inviare un invito di Google Calendar, modifica la riunione pianificata o pianifica una riunione da Google Calendar.
  6. Modifica altre opzioni della riunione se necessario.
  7. Nella parte superiore del pannello, tocca PIANIFICA RIUNIONE.

Modifica una riunione pianificata in Google Calendar

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Tocca l'icona della matita.
  4. Modifica le informazioni della riunione se necessario.
    Attenzione: solo le modifiche all'argomento, alla data, all'ora e al fuso orario verranno sincronizzate con la riunione nello Zoom web portal e nel client/nell'app. Tutte le altre informazioni della riunione saranno valide solo per l'evento di Google Calendar.
  5. Tocca Salva.

Nota:

  • Se stai ripianificando una riunione Zoom da Google Calendar, non copiare le informazioni della riunione in una nuova voce del calendario.
  • L'app Google Calendar non può modificare le impostazioni della riunione per una riunione pianificata. Utilizza Google Calendar in un browser web per questa funzionalità. Puoi anche accedere allo Zoom web portal per modificare le impostazioni della riunione di una riunione pianificata.

Visualizza e partecipa a una riunione

  1. Accedi all'app di Google Calendar.
  2. Tocca un evento del calendario con una riunione Zoom.
  3. Tocca Riunione Zoom.
    Google Calendar visualizzerà le opzioni per partecipare.
  4. Tocca un'opzione per partecipare e tienila premuta per copiarla negli appunti, oppure tocca il link di partecipazione per partecipare tramite la Zoom mobile app. 

Scopri di più su come partecipare a una riunione.

Limitazioni e risoluzione dei problemi del componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Più account Google

Durante l'installazione e l'utilizzo del componente aggiuntivo, sconsigliamo di effettuare l'accesso a più account Google nello stesso browser. Non puoi installare il componente aggiuntivo se hai effettuato l'accesso a più account Google, quindi dovrai aver effettuato l'accesso solo all'account per il quale desideri installare il componente aggiuntivo. Inoltre, quando utilizzi il componente aggiuntivo e hai effettuato l'accesso a più account Google con il componente aggiuntivo installato, ciò causerà problemi durante la pianificazione delle riunioni Zoom.

Impossibile modificare la proprietà della riunione attraverso il componente aggiuntivo Google Workspace

Il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace non supporta il trasferimento del ruolo di organizzatore Zoom nel contesto dell'azione Cambia titolare di Google Calendar. Quando modifichi il titolare di un evento su Google Calendar a cui è associata una riunione Zoom, quell'utente non diventerà l'organizzatore su Zoom.

Come soluzione alternativa, puoi aggiungere un utente come organizzatore alternativo (se non utilizzi il privilegio di pianificazione) o modifica l'evento attraverso il componente aggiuntivo per modificare l'opzione Pianifica per (se utilizzi il privilegio di pianificazione).

Per aggiungere un organizzatore alternativo:

  1. In Google Calendar, apri la riunione e fai clic sull'icona della matita per apportare le modifiche.
  2. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  3. Scorri verso il basso per individuare il campo Organizzatori alternativi, quindi inserisci l'indirizzo e-mail di un utente per aggiungerlo come organizzatore alternativo per la riunione.
  4. Nella parte superiore del pannello, fai clic su Aggiungi riunione.
  5. Nell'invito alla riunione, fai clic su Salva.

Per modificare la Pianifica per:

  1. In Google Calendar, apri la riunione e fai clic sull'icona della matita per apportare le modifiche.
  2. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  3. Sotto Pianifica per, scegli l'utente per cui disponi dei privilegi di pianificazione e a cui vuoi assegnare i diritti di organizzatore.
  4. Nella parte superiore del pannello, fai clic su Aggiorna riunione.
  5. Nell'invito alla riunione, fai clic su Salva.

Placeholder "Questa è una riunione dal calendario" e "Riunione da Google Calendar (non sincronizzata)"

Quando pianifichi una riunione tramite il componente aggiuntivo, viene creato un placeholder della riunione e le informazioni dell'invito alla riunione relative al segnaposto vengono aggiunte all'evento del calendario. Le informazioni dell'evento del calendario vero e proprio, ad esempio argomento, programma e data/ora, non vengono sincronizzate con la riunione Zoom finché l'evento del calendario non viene salvato in Google. Una volta salvato l'evento del calendario, la sincronizzazione con Zoom delle informazioni sulla riunione può richiedere circa 2 minuti, dopodiché il placeholder con le informazioni della riunione verrà aggiornato nell'evento del calendario. 

Durante la sincronizzazione, potresti vedere il placeholder della riunione nell'elenco delle tue riunioni Zoom imminenti con la dicitura "Questa è una riunione del calendario" o "Riunione di Google Calendar (non sincronizzata)". Una volta completata la sincronizzazione, questa sarà aggiornata e corrisponderà all'argomento impostato nell'evento del calendario. Se la sincronizzazione non riesce, disconnettiti e accedi nuovamente al componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace.

Nota: in genere questo placeholder della riunione è pianificato per il 31 dicembre 1979 o il 1° gennaio 1980. Una volta completata la sincronizzazione, la data e l'ora in cui è stato pianificato l'evento del calendario sostituiranno il placeholder della data/dell'ora.

Errore "Impossibile creare la conferenza" durante la pianificazione di una riunione

Se ricevi un errore Impossibile creare una conferenza durante la pianificazione di una riunione con il componente aggiuntivo Google Workspace, questo potrebbe essere dovuto a un problema di servizio relativo al superamento del limite di richieste API. Visita la pagina Stato del servizio Zoom per scoprire di più sullo stato attuale e sugli intervalli di manutenzione di tutti i servizi Zoom.

Come soluzione alternativa, si consiglia di utilizzare l'estensione di Zoom per Chrome fino alla risoluzione del problema.

Risoluzione dei problemi di sincronizzazione

Se hai salvato l'evento del calendario, hai atteso alcuni minuti e le informazioni del calendario non si sono ancora sincronizzate con Zoom, ciò potrebbe essere causato da alcuni problemi: ad esempio, potresti non disporre delle autorizzazioni di scrittura per il calendario che stai pianificando o forse stai tentando di pianificare una riunione in una data passata. 

Per tentare di forzare manualmente la sincronizzazione: 

  1. Utilizza un browser web per accedere a Google Calendar.
  2. Nel pannello di destra, fai clic sull'icona Zoom for Google Workspace .
  3. Clicca sull'evento di Google Calendar che riporta problemi di sincronizzazione. In questo modo il componente aggiuntivo controllerà l'ID dell'evento del calendario nel tuo account Zoom Meetings e sincronizzerà eventuali modifiche o informazioni mancanti. 
  4. Attendi 1-2 minuti per il completamento della sincronizzazione. 

Come vengono utilizzati i tuoi dati

Questa app accede e utilizza le seguenti informazioni dal tuo account Zoom:

Questa app accede e utilizza le seguenti informazioni dal tuo account Google Workspace: