Pre-assegnazione dei partecipanti alle sessioni secondarie

Durante la pianificazione di una riunione, l'organizzatore ha la possibilità di pre-assegnare i partecipanti alle sessioni secondarie. Si tratta di una funzione utile se l'organizzatore sa già come intende suddividere i partecipanti.

È inoltre possibile gestire le sessioni secondarie anche durante la riunione.

Contenuti di questo articolo:

• Limitazioni
• Come pre-assegnare i partecipanti alle sessioni secondarie usando il web portal.
• Come pre-assegnare i partecipanti alle sessioni secondarie usando un file CSV.
• Come modificare le assegnazioni alle sessioni secondarie
• Come avviare una riunione con le sessioni secondarie pre-assegnate
• Come ripristinare le sessioni secondarie pre-assegnate

Prerequisiti per la pre-assegnazione dei partecipanti

• Avere abilitato le sessioni secondarie e avere selezionato l'opzione relativa alla pre-assegnazione
• Avere disabilitato la crittografia end-to-end per la riunione in questione
• Organizzatore:
  • Zoom desktop client
    • Windows: versione 5.3.0 o successiva
    • macOS: versione 5.3.0 o successiva
    • Linux: versione 5.3.0 o successiva
  • Web client
• Partecipanti:
  • Zoom desktop client
    • Windows: versione 5.3.0 o successiva
    • macOS: versione 5.3.0 o successiva
    • Linux: versione 5.3.0 o successiva
  • App Zoom per dispositivi mobili
    • Android: versione 5.3.0 o successiva
    • iOS: versione 5.3.0 o successiva
  • Web Client.
    Attenzione: affinché la pre-assegnazione venga applicata, è necessario che i partecipanti partecipino alla riunione dall'account Zoom associato all'indirizzo e-mail usato per le pre-assegnazioni. Se un partecipante non effettua l'accesso o lo effettua da un account differente, non sarà possibile applicargli la pre-assegnazione.

Limitazioni

• È possibile pre-assegnare fino a 50 sessioni secondarie e fino a 200 partecipanti. Se sull'account è abilitata la funzione Sessioni secondarie 100, è possibile pre-assegnare fino a 100 sessioni secondarie e fino a 1000 partecipanti.
• Per ciascuna riunione è possibile configurare un solo set di pre-assegnazioni. Queste assegnazioni possono essere regolate e modificate, ma non è possibile archiviare più set di pre-assegnazioni per una riunione o per una serie di riunioni.
• È possibile pre-assegnare solo i partecipanti che possiedono un account Zoom (utenti Zoom interni o esterni).
• Per pre-assegnare partecipanti che sono utenti Zoom esterni, è necessario importare un file CSV.
• L'assistenza Zoom può aumentare la capacità massima di sessioni secondarie dell'account per consentire fino a 100 sessioni secondarie, con una capacità massima di 1000 partecipanti ciascuna (in base ai limiti dell'account). A tal fine è necessario che TUTTI i partecipanti utilizzino Zoom desktop client nella versione 5.2 o successiva. I partecipanti a una riunione organizzata dall'account che non dispongono della versione 5.2. o successiva di Zoom desktop client dovranno eseguire l'aggiornamento per poter partecipare alla riunione o dovranno partecipare tramite il web client. Se gli utenti non dispongono del controllo amministrativo sui loro computer, per aggiornare il client sarà necessario richiedere l'assistenza del reparto IT.
• Se sono state pianificate riunioni ricorrenti, le sessioni secondarie pre-assegnate funzioneranno solo se applicate a tutte le riunioni pianificate. Non è possibile modificare una sola riunione di quelle ricorrenti per applicarvi una pre-assegnazione una tantum.

Come pre-assegnare i partecipanti alle sessioni secondarie usando il web portal.

1. Accedi a Zoom Web Portal.
2. Clicca su Riunioni e poi su Pianifica una riunione.
3. Nella sezione Opzioni riunione, seleziona la voce Pre-assegna sessione secondaria e clicca su Crea sale.
4. Clicca sul pulsante più accanto alla voce Sale per aggiungere altre sessioni secondarie.
5. Passa il mouse sopra il nome predefinito della sessione secondaria nel pannello di destra e clicca sul pulsante della matita per modificarlo.
6. Nel riquadro Aggiungi partecipanti, cerca i partecipanti interni per nome o indirizzo e-mail o inserisci manualmente l'indirizzo e-mail degli utenti esterni, quindi premi Invio per aggiungerli alla sessione secondaria.
7. (Facoltativo) Usa le opzioni seguenti per modificare le sessioni secondarie e i partecipanti:
   • Clicca sull'indirizzo e-mail di un partecipante e trascinalo per modificare l'ordine.
   • Passa con il mouse sul nome di un partecipante per visualizzare le opzioni per spostarlo a un'altra sessione o rimuoverlo da quella attuale.
   • Per eliminare una sessione secondaria, passa con il mouse sul suo nome nel pannello di sinistra e clicca sull'icona del cestino .
8. Clicca su Salva.

Come pre-assegnare i partecipanti alle sessioni secondarie usando un file CSV

1. Accedi a Zoom Web Portal.
2. Clicca su Riunioni e poi su Pianifica una riunione.
3. Nella sezione Opzioni riunione, seleziona la voce Pre-assegna sessione secondaria, quindi clicca su Importa da CSV.
4. Clicca su Scarica per scaricare un modello di file CSV da compilare.
5. Apri il file CSV con un software per fogli di calcolo come Microsoft Excel.
   Attenzione: puoi indicare utenti Zoom interni (appartenenti allo stesso account) o esterni (non appartenenti allo stesso account).
6. Compila la colonna Pre-assegna nome sala inserendo il nome della sessione secondaria e la colonna Indirizzo e-mail inserendo l'indirizzo e-mail del partecipante assegnato.
7. Salva il file.
8. Trascina il file nel web portal.
   Zoom verificherà che l'indirizzo e-mail sia associato a un account Zoom.

Come modificare le assegnazioni alle sessioni secondarie

Se i partecipanti sono già stati pre-assegnati alle sessioni secondarie, è possibile modificare le assegnazioni prima dell'inizio della riunione.

Attenzione: è possibile gestire le sessioni secondarie anche durante la riunione.

1. Accedi a Zoom Web Portal.
2. Clicca su Riunioni, quindi seleziona la riunione che vuoi modificare.
3. Nella sezione Sessioni secondarie, clicca su Visualizza dettagli.
4. Modifica le sessioni secondarie come necessario. Per ulteriori dettagli consulta la sezione precedente.
5. Clicca su Salva.

Come avviare una riunione con le sessioni secondarie pre-assegnate

1. Avvia la riunione con i partecipanti pre-assegnati alle sessioni secondarie.
2. Clicca sulla voce Sessioni secondarie nei comandi riunione per accedere alle sessioni secondarie che hai creato.
   Attenzione:
   • Se un partecipante non viene automaticamente assegnato alla sessione secondaria che hai indicato al momento della pianificazione della riunione, ripristina le sessioni secondarie pre-assegnate per assegnare nuovamente i partecipanti alle rispettive sessioni secondarie pre-assegnate.
   • Puoi assegnare manualmente i partecipanti alle sessioni usando i controlli delle sessioni secondarie durante la riunione.
3. Clicca su Apri tutte le sale per avviare le sessioni secondarie.

Come ripristinare le sessioni secondarie pre-assegnate

Una volta avviate le sessioni secondarie, è possibile ripristinare le assegnazioni alle sessioni secondarie che erano state indicate in precedenza. Questa opzione può essere utile se le sessioni secondarie sono state modificate durante la riunione o se alcuni partecipanti che erano stati pre-assegnati alle sessioni sono entrati nella riunione dopo l'organizzatore o dopo l'avvio delle sessioni secondarie.

1. Avvia la riunione con i partecipanti pre-assegnati alle sessioni secondarie.
2. Clicca su Chiudi tutte le stanze per terminare tutte le sessioni secondarie.
3. Clicca su Ricrea, quindi su Ripristina le sessioni pre-assegnate.
   I partecipanti verranno redistribuiti nelle sessioni secondarie che hai indicato in fase di pianificazione della riunione.

Scopri di più sulla gestione delle sessioni secondarie.