Pianificazione di una riunione con iscrizione

Quando pianifichi una riunione con iscrizione, ai partecipanti viene chiesto di iscriversi con il proprio nome, indirizzo e-mail e con altre domande facoltative. Questa procedura ti consente di raccogliere maggiori informazioni sui partecipanti. Una volta pianificata la riunione, puoi gestire le iscrizioni, inviare nuovamente le e-mail di conferma e generare report delle iscrizioni alla riunione per scaricare un elenco delle persone iscritte.

Se invece non hai bisogno di raccogliere una tale quantità di informazioni, puoi pianificare una riunione che non richiede alcuna iscrizione.

Contenuti di questo articolo:

• Come abilitare l'iscrizione per una riunione
• Come personalizzare le opzioni di iscrizione
• Come personalizzare il branding dell'iscrizione
• Come personalizzare i link alle condizioni d'uso e all'informativa sulla privacy

Prerequisiti per l'organizzazione di riunioni con iscrizione

• Il tipo dell'utente organizzatore deve essere con licenza
• Account Pro, Business, Istruzione o Enterprise per personalizzare le opzioni di iscrizione
• La riunione con iscrizione non può utilizzare il tuo PMI e non può essere una riunione ricorrente senza un orario fisso.

Limitazioni dell'iscrizione alle riunioni

• Nel corso del 2022 la procedura di iscrizione dei partecipanti alle riunioni e ai webinar di Zoom cambierà: al momento dell'iscrizione, il link per partecipare alla riunione non sarà più visualizzato nella pagina di conferma del browser web. Gli iscritti riceveranno invece il link per partecipare alla riunione all'interno dell'e-mail di conferma dell'iscrizione inviata da Zoom. Questa modifica aiuterà a evitare che gli hacker ottengano un link di iscrizione sfruttando un indirizzo e-mail che non controllano personalmente e limiterà la partecipazione di ospiti indesiderati a riunioni o a webinar. È possibile abilitare la procedura di iscrizione modificata sugli account contattando l'Assistenza Zoom.
• Per ciascuna riunione è previsto un numero massimo di 4999 iscritti. Se hai bisogno di un numero di partecipanti maggiore, ti consigliamo di utilizzare una riunione ricorrente con iscrizione, poiché ognuna delle riunioni ricorrenti consente la partecipazione di un numero massimo di 4999 iscritti.

Come abilitare l'iscrizione per una riunione

1. Accedi a Zoom Web Portal.
2. Nel menu di navigazione, clicca su Riunioni.
3. Clicca su Pianifica una riunione o modifica una riunione esistente.
4. Nella sezione Iscrizione, assicurati di spuntare la casella Obbligatoria.
   Una volta pianificata la riunione, compariranno le schede Iscrizione e Branding.
5. Gestione partecipanti: Clicca su Visualizza per visualizzare un elenco delle persone che si sono iscritte alla riunione. Cliccando sul nome dell'iscritto sarà possibile ottenere ulteriori informazioni su quella persona.

Attenzione: se scegli di richiedere anche l'autenticazione per partecipare alla riunione, i partecipanti dovranno iscriversi con un indirizzo e-mail associato a un account Zoom attivo. Sarà necessario effettuare questa operazione per poter completare l'iscrizione. I profili di autenticazione possono anche richiedere che gli iscritti partecipino al webinar dall'account associato all'indirizzo e-mail con cui hanno effettuato l'iscrizione.

Come personalizzare le opzioni di iscrizione

Attenzione: questa impostazione è disponibile solo per gli account Business, Istruzione o Enterprise.

Dopo aver pianificato la riunione, puoi personalizzare le opzioni di iscrizione:

1. Clicca sulla scheda Iscrizione.
2. Nella sezione Opzioni di iscrizione clicca su Modifica.
3. Personalizza le opzioni seguenti:

Scheda Iscrizione: consente di personalizzare le impostazioni di iscrizione, come l'approvazione, la notifica, i limiti alle iscrizioni e altro.  

• • Approvazione automatica: chiunque si iscriva verrà approvato e riceverà informazioni su come partecipare.
  • Approvazione manuale: chi si iscrive dovrà essere approvato dall'organizzatore sulla pagina di gestione della riunione e, successivamente, riceverà informazioni su come partecipare. Le persone la cui iscrizione è ancora in attesa di approvazione non potranno partecipare alla riunione.
  • Invia un'e-mail all'organizzatore quando qualcuno si iscrive: seleziona questa opzione se desideri ricevere un'e-mail quando qualcuno si iscrive alla tua riunione. I partecipanti riceveranno un'e-mail quando avrai approvato la loro iscrizione.
  • Chiudi le iscrizioni dopo la data dell'evento: seleziona questa opzione se vuoi impedire la possibilità di iscriversi dopo la data e l'orario di fine previsto della riunione. I partecipanti potranno comunque iscriversi il giorno dell'evento e dopo l'inizio della riunione, purché lo facciano prima dell'orario previsto per la fine della riunione. Ad esempio, se pianifichi per le 9 una riunione della durata di due ore, le iscrizioni chiuderanno alle 11.
    Attenzione: se abiliti questa impostazione e rendi disponibile la tua riunione on-demand, le persone potranno utilizzare il link di iscrizione originario per iscriversi alla registrazione della riunione on-demand.
  • Limita il numero di iscritti: seleziona questa opzione se vuoi prevedere un limite al numero di iscritti per la tua riunione. Una volta raggiunto il numero di iscritti indicato, non sarà più possibile iscriversi alla riunione.
  • Consenti di partecipare da più dispositivi: seleziona questa opzione per consentire ai partecipanti di partecipare da più dispositivi, ad esempio dal computer e dal telefono.
  • Mostra pulsanti di condivisione sui social nella pagina di iscrizione: fornisce pulsanti per condividere la pagina di iscrizione su Facebook, Twitter, Linkedin o per e-mail.

Scheda Impostazioni e-mail: consente di personalizzare alcune impostazioni delle e-mail legate all'iscrizione.

• Seleziona lingua e-mail: consente di impostare la lingua nella quale gli iscritti riceveranno le e-mail. Puoi impostare una lingua specifica o scegliere l'opzione Lingua predefinita del destinatario per consentire a Zoom di rispondere automaticamente nella lingua in cui il destinatario visualizza la pagina di iscrizione.
• Contatto e-mail: consente di impostare le informazioni di contatto che vengono fornite agli iscritti nel caso in cui abbiano domande sulla riunione.
• E-mail di conferma agli iscritti: consente di impostare l'invio di un'email di conferma agli iscritti dopo che la loro iscrizione è stata approvata e di apportare lievi modifiche all'inizio e alla fine del modello e-mail.
  Attenzione: eventuali modifiche più consistenti al modello e-mail dovranno essere effettuate da un amministratore nel Branding.

Scheda Domande: consente di personalizzare i campi delle domande che compariranno nella pagina di iscrizione.

1. 1. Seleziona le caselle corrispondenti ai campi che vuoi includere nella tua pagina di iscrizione.
   2. (Facoltativo) Seleziona la casella Obbligatorio  se vuoi rendere obbligatorio il campo corrispondente.
   3. Clicca su  Salva tutto.
      Attenzione:
      • nome e indirizzo e-mail sono sempre obbligatori.
      • Alcuni campi, come Paese/regione e Stato/provincia, saranno visibili ai partecipanti sotto forma di menù a tendina.

Scheda Domande personalizzate

1. Clicca su Nuova domanda per aggiungere una domanda.
2. Scegli il tipo di domanda: Risposta breve o Risposta multipla.
3. (Facoltativo) Seleziona la casella Obbligatorio se vuoi far sì che i partecipanti debbano necessariamente rispondere alla domanda per potersi iscrivere.
4. Inserisci la domanda.
5. Inserisci le opzioni di risposta per le domande a risposta multipla.
6. Fai clic su Crea. Ripeti i passaggi sopra indicati per creare altre domande personalizzate.
7. Clicca su Salva tutto per salvare la tua procedura di iscrizione personalizzata.

Come personalizzare il branding dell'iscrizione

Dopo aver pianificato la riunione, clicca sulla scheda Branding per personalizzare le opzioni di branding della tua pagina di iscrizione.

• Banner: clicca su Carica per aggiungere un'immagine che sarà visualizzata nella parte superiore della tua pagina di iscrizione.
• Logo: clicca su Carica per aggiungere un'immagine che sarà visualizzata nella tua pagina di iscrizione, a destra dell'argomento della riunione. Il logo comparirà anche nell'invito recapitato via e-mail.
• (Facoltativo) Clicca su Aggiungi descrizione per aggiungere un testo alternativo all'immagine. La descrizione non verrà visualizzata visivamente sullo schermo, ma aiuterà le persone con disabilità visive ad accedere all'immagine e comprenderla.

Come personalizzare i link alle condizioni d'uso e all'informativa sulla privacy

Puoi usare il profilo del tuo account per personalizzare le URL dei link alle condizioni d’uso e all'informativa sulla privacy. Questi link compariranno al termine dei moduli per l'iscrizione a tutte le riunioni, i webinar e le registrazioni.