Plugin di Microsoft Outlook (desktop)

Nota: per un’esperienza migliore, Zoom consiglia di usare l’add-in Zoom for Outlook (web e desktop), in particolare se l’organizzazione usa computer con macOS. Microsoft bloccherà l’esecuzione dei plugin basati su injection in Outlook per macOS e consentirà solo i componenti aggiuntivi disponibili tramite il Microsoft Store. La data prevista, inizialmente fissata per giugno 2020, è stata posticipata e sarà comunicata da Microsoft. Si consiglia di utilizzare il componente aggiuntivo invece del plugin desktop. Scopri di più su come installare il componente aggiuntivo Zoom per Outlook.

Il plugin di Zoom per Microsoft Outlook è progettato per rendere la pianificazione delle riunioni in Microsoft Outlook rapida e intuitiva. Il plugin consente di pianificare e avviare riunioni Zoom istantanee e trasformare gli eventi di riunione esistenti in riunioni Zoom. Il plugin di Outlook può anche sincronizzare gli orari di disponibilità con il client Zoom in base agli eventi del calendario di Outlook (solo Windows - scarica qui la versione più recente).

Requisiti per l’utilizzo del plugin di Microsoft Outlook

• Assicurati di avere il client Zoom installato e di aver effettuato l’accesso al tuo account
• Installa il plugin di Zoom per Microsoft Outlook tramite Zoom
• Windows:
  • Outlook come parte di Microsoft Office 365
  • Sistema operativo a 32 bit o 64 bit
• macOS:
  • Sistema operativo a 64 bit
  • Per macOS, valuta l‘utilizzo del componente aggiuntivo Zoom per Outlook
  • A causa del nuovo protocollo di sicurezza, il plugin di Outlook è supportato solo su alcune versioni di macOS 10.14.1 e successive. Se utilizzi una versione precedente, ti consigliamo di aggiornare macOS, usare il componente aggiuntivo Zoom per Outlook (web e desktop) oppure disabilitare la System Integrity Protection (SIP) sul sistema operativo. Inoltre, macOS 10.15 Catalina non supporta i plugin, compresi i plugin di Microsoft Outlook per Zoom. 
   

Come scaricare il plugin

Puoi scaricare il file MSI o PKG del plugin Zoom per Microsoft Outlook dal Download Center. Una volta terminato il download, esegui il file e segui l’installazione guidata per completare l’installazione. Prima di poter usare il plugin dovrai riavviare Outlook.

Nota: diverse versioni di Outlook non supportano le opzioni Pianifica una riunione o Avvia riunione immediata. Se non le vedi nella barra multifunzione principale, verifica se compaiono dopo aver creato un nuovo appuntamento o evento del calendario.

Come pianificare una riunione

Note:

• Le impostazioni del tuo scheduler sono sincronizzate dal Zoom web portal.
• Quando assegni i privilegi di pianificazione ad altri utenti nel Zoom web portal, puoi scegliere se questi utenti possono gestire le riunioni contrassegnate come private in Outlook o Google Calendar. Se gli utenti non possono gestire eventi privati, non potranno vedere il link di invito, l’argomento della riunione né l’elenco dei partecipanti.

1. Fai clic sul pulsante Pianifica una riunione.
2. Seleziona le impostazioni desiderate per pianificare una riunione.
   
   • ID riunione
     • Genera automaticamente: genera un ID riunione univoco casuale.
     • ID riunione personale*: utilizza il tuo ID riunione personale.
   • Sicurezza: 
     • Passcode: inserisci un passcode per la riunione. Ai partecipanti verrà richiesto di inserirlo prima di entrare nella riunione pianificata.
       Nota: il passcode della riunione deve soddisfare i requisiti di complessità impostati dall’admin.
     • Sala d’attesa: abilita la sala d’attesa nella riunione.
     • Solo gli utenti autenticati possono partecipare: limita l’accesso alla riunione solo a chi ha effettuato l’accesso a Zoom.
   • Crittografia:
     • Crittografia avanzata: chiavi di crittografia memorizzate nel cloud.
     • Crittografia end-to-end: chiavi di crittografia memorizzate sul tuo dispositivo locale.
       Nota: l’utilizzo della crittografia end-to-end disabilita alcune funzionalità. 
   • AI Companion:
     • Avvia automaticamente le domande della riunione: la funzionalità Domande della riunione di AI Companion si avvia automaticamente all’inizio della riunione. Inoltre, consente di selezionare chi può porre domande. 
     • Avvia automaticamente il riepilogo della riunione: la funzionalità Riepilogo della riunione di AI Companion si avvia automaticamente all’inizio della riunione. Inoltre, consente di selezionare chi può ricevere il riepilogo dopo la riunione. 
   • Chat della riunione:
     
     • Abilita chat della riunione sempre attiva: consente ai partecipanti alla riunione di comunicare prima, durante e dopo una riunione creando una chat di gruppo dedicata in Zoom Team Chat per tutti i partecipanti alla riunione. 
   • Video:
     • Organizzatore: scegli se il video dell’organizzatore sarà attivo o meno quando entrerà nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, l’organizzatore avrà la possibilità di attivarlo in seguito.
     • Partecipanti: scegli se i video dei partecipanti saranno attivi o meno quando entreranno nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, i partecipanti avranno la possibilità di attivarlo in seguito.
   • Audio: consente agli utenti di chiamare utilizzando solo il telefono, solo l’audio del Computer, entrambi o l’audio di terze parti (se abilitato per il tuo account).
     • Chiamate in ingresso da: se le opzioni Telefono o Entrambi sono abilitate per la riunione, fai clic su Modifica per selezionare i paesi per le chiamate in ingresso da includere nell’invito. Per impostazione predefinita, questo include i paesi per le chiamate in ingresso globali elencati nelle impostazioni della riunione.
   • Opzioni avanzate:
     • Consenti ai partecipanti di entrare prima dell’organizzatore: consenti ai partecipanti di entrare nella riunione prima di te o senza di te. Per gli utenti con account Basic (gratuito), la riunione durerà 40 minuti. Se questa opzione è abilitata, potrai anche scegliere quanto tempo prima potranno entrare rispetto all’orario pianificato: 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti o in qualsiasi momento.
     • Domande e risposte: consenti ai partecipanti di porre domande durante la riunione e all’organizzatore e ai co-organizzatori di fornire le risposte.
     • Disattiva l’audio dei partecipanti quando entrano nella riunione: se non hai abilitato la possibilità di entrare prima dell’organizzatore, l’audio di tutti i partecipanti verrà disattivato automaticamente quando entreranno nella riunione.
     • Registra riunione automaticamente: spunta questa opzione se vuoi che la riunione venga registrata in automatico. Scegli se preferisci che la registrazione venga salvata in locale (sul tuo computer) o sul cloud. Scopri di più sulla registrazione automatica.
     • Abilità modalità attenzione all’inizio della riunione: avvia automaticamente la riunione con la modalità attenzione abilitata, per ridurre al minimo le distrazioni per tutti i partecipanti. Questa funzionalità richiede il client versione 5.9.0 o successive.
     • Mostra in elenco eventi pubblici: aggiungi la riunione a un calendario pubblico associato al tuo URL personalizzato.
     • Abilita ulteriori regioni di data center per questa riunione
     • Approva o blocca l’ingresso per utenti di specifici paesi/regioni: l’organizzatore può consentire la partecipazione solo agli utenti provenienti da specifici paesi o regioni, oppure bloccare tutti i partecipanti provenienti da determinati paesi o regioni.
     • Includi il link di invito nel campo posizione: questo includerà l’URL di partecipazione nel campo posizione del calendario degli eventi. 
     • Inserisci l’invito alla riunione Zoom sopra il testo esistente: inserisci i dettagli della riunione Zoom nella parte superiore dell’invito alla riunione (prima di qualsiasi testo personalizzato presente nell’invito).
     • Seleziona una lingua per inviare l’invito: questa opzione consente di scegliere la lingua in cui vuoi inviare l’invito Zoom.
     • Organizzatori alternativi: inserisci l’indirizzo e-mail di un altro utente Zoom con licenza sul tuo account per consentirgli di avviare la riunione in tua assenza. 
       Nota: <span style=’font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, ’Segoe UI’, Helvetica, Arial, sans-serif;’>Se l’organizzatore desidera aggiungere organizzatori alternativi alla propria riunione, può abilitare l’impostazione Consenti agli organizzatori alternativi di aggiungere o modificare i sondaggi. Questa funzionalità richiede il client Zoom versione 5.8.0 o successive. Se non hai la certezza che quello di organizzatore alternativo sia il tuo ruolo corretto, scopri quali sono i ruoli di una riunione.
     • Salva e non mostrare più: seleziona questa opzione se vuoi utilizzare le stesse impostazioni come predefinite per le riunioni future. La finestra delle impostazioni non verrà più visualizzata automaticamente: dovrai aprirla manualmente per modificare le impostazioni.
3. Fai clic su Continua.
   L’invito del calendario verrà generato automaticamente con le informazioni della riunione Zoom.

Nota: puoi annullare la riunione Zoom o modificare le impostazioni della riunione Zoom nell’invito del calendario selezionando i pulsanti corrispondenti presenti nel menu.

Come pianificare un’Audioconferenza personale (PAC)

Nota: prima di seguire questi passaggi, assicurati di selezionare i numeri per la chiamata in ingresso nel web portal.

1. Abilita e configura l’Audioconferenza personale nel web portal. 
2. Fai clic sulla freccia nella parte inferiore di Pianifica una riunione.
3. Se hai più account PAC, seleziona quello con cui vuoi pianificare la riunione.
   
   Verrà automaticamente creato un evento del calendario con le informazioni del tuo PAC. Modifica data e ora e aggiungi i partecipanti secondo necessità.
4. Fai clic su Invia.

Come trasformare un evento esistente in una riunione Zoom

1. Apri un evento del calendario già esistente in Outlook.
2. Scegli un’opzione tra Pianifica una riunione o Audioconferenza personale per pianificare il tipo di riunione che desideri.
3. Seleziona le impostazioni desiderate per pianificare una riunione.
   Per maggiori dettagli, consulta la sezione Come pianificare una riunione.
4. Fai clic su Continua.
   L’invito verrà ora compilato automaticamente con i dettagli.
5. Fai clic su Salva e Chiudi.

Come abilitare un link a Meeting Insights in un invito alla riunione

1. Accedi al Zoom web portal.
2. Nel menu di navigazione, fai clic su Impostazioni.
3. Fai clic sulla scheda Mail & Calendar.
4. In Integrazioni, fai clic sul pulsante Inserisci il link agli approfondimenti sulla riunione con Zoom AI Companion nell’invito alla riunione per abilitarlo.
   Nota: se l’opzione è in grigio, significa che è stata bloccata a livello di gruppo o di account e deve essere modificata a quel livello.
5. Se appare una finestra di verifica, fai clic su Abilita per verificare la modifica.

Come visualizzare il riepilogo della riunione

Nota: per utilizzare questa funzionalità, Zoom AI Companion deve essere abilitato e l’opzione Inserisci i dettagli della riunione nelle impostazioni web di Zoom deve essere attivata (è attiva per impostazione predefinita).

1. Apri il calendario di Outlook e fai clic su Nuovo evento per creare un nuovo evento in calendario.
2. Inserisci i dettagli della riunione, come la data e l’ora della riunione, il titolo, la posizione e l’elenco degli ospiti.
3. Fai clic su Zoom e poi su Impostazioni.
   Se non hai effettuato l’accesso, si aprirà una barra laterale che ti chiederà le credenziali Zoom. Se hai già effettuato l’accesso al Zoom web portal, l’accesso verrà eseguito automaticamente.
4. In AI Companion, seleziona Avvia automaticamente AI Companion.
   Le opzioni Avvia automaticamente le domande della riunione e Avvia automaticamente il riepilogo della riunione saranno selezionate per impostazione predefinita.
5. Fai clic su Aggiungi riunione Zoom.
   Nei dettagli della riunione Zoom vedrai il link Visualizza gli approfondimenti della riunione con AI Companion.
6. Fai clic sul link per aprire il riepilogo in Zoom:
   • Se l’app desktop Zoom è installata e attiva, si aprirà lì.
   • In caso contrario, si aprirà nel Zoom web portal.

Icona plugin mancante

Se non vedi l’icona Pianifica una riunione nella barra del menu, apri le opzioni di Outlook.

1. Seleziona Elementi disabilitati.
2. Seleziona il plugin Zoom per Outlook.
3. Seleziona Abilita.
   
4. Seleziona i componenti aggiuntivi Com.
5. Seleziona la casella Plugin Zoom Outlook. 
6. Fai clic su OK.

Come pianificare riunioni per altre persone

Se vuoi pianificare una riunione per conto di un altro utente Zoom, vedi l’articolo sul privilegio di pianificazione.