Creazione e utilizzo della chat ininterrotta della riunione

Questa funzionalità, grazie alla creazione di una chat di gruppo per i partecipanti alla riunione dedicata all'interno di Zoom Team Chat, consente ai membri di comunicare prima, durante e dopo una riunione. Quando le chat nella riunione sono abilitate saranno presenti nella chat di gruppo così come sono state inviate durante la riunione. In questo modo è possibile proseguire le conversazioni anche dopo la fine della riunione stessa Pianifica una riunione ricorrente e avrai una chat di gruppo che seguirà il gruppo per l'intero progetto, all'interno e all'esterno delle riunioni.

Requisiti per la creazione e l'utilizzo della chat ininterrotta della riunione

• App desktop Zoom
  • Windows: 5.14.0 o superiore
  • macOS: 5.14.0 o superiore
  • Linux: 5.14.0 o superiore
• App per dispositivi mobili di Zoom
  • Android: 5.14.0 o superiore
  • iOS: 5.14.0 o superiore
• Zoom Rooms 5.14.0 o superiore
• Chat per il team e chat durante la riunione abilitate
• Abilitazione delle chat ininterrotta della riunione
• Una riunione pianificata con i partecipanti e l'abilitazione della chat ininterrotta della riunione attivata

Nota:

• Le impostazioni saranno attivate per impostazione predefinita per la maggior parte dei clienti. I clienti aziendali saranno abilitati attraverso i controlli di rilascio delle funzionalità aziendali.
• L'app per dispositivi mobili di Zoom non supporta ancora la pianificazione di riunioni ricorrenti.
• Se utilizzi un calendario esterno, come Google Calendar o Outlook, si raccomanda che l'organizzatore abbia il proprio calendario integrato con Zoom.

Limitazioni per la chat ininterrotta della riunione

• La chat ininterrotta della riunione non supporta l'uso con la Sala riunioni personale.
  L'ID della riunione deve essere generato automaticamente.
• Le riunioni create prima dell'abilitazione della chat continua per l'account non sono supportate automaticamente. La riunione deve essere modificata o riprogrammata per supportare la chat ininterrotta della riunione. È necessario modificare la riunione per aggiungere la chat ininterrotta della riunione. Per farlo, modifica la riunione e seleziona o attiva l'opzione di chat ininterrotta della riunione. Puoi anche utilizzare gli scheduler o le integrazioni Zoom tramite le estensioni di Firefox o Google Chrome, l'add-on Google Workplace o l'add-on di Outlook.
• Le riunioni ad hoc o istantanee non sono supportate. L'incontro deve essere programmato.
• Gli eventi del calendario offline o di persona non creeranno una chat di gruppo dedicata, poiché non esiste una riunione Zoom associata.
• Le chat che si svolgono nelle sessioni secondarie non si sincronizzeranno con la chat di gruppo della riunione.
• Gli elenchi di gruppi o gli elenchi di distribuzione sono supportati solo attraverso il connettore gruppi di Google Workspace. Se utilizzi elenchi di gruppo o liste di distribuzione per inserire rapidamente numerosi partecipanti all'invito, i singoli membri dell'elenco riceveranno inviti alla riunione e tutti i contatti interni verranno aggiunti automaticamente alla chat di gruppo. I singoli contatti del gruppo o della lista di distribuzione devono essere aggiunti manualmente alla chat di gruppo prima o dopo la riunione.
• L'interoperabilità con servizi di terze parti attraverso Mio non è attualmente supportata.
• La chat ininterrotta della riunione non è supportata quando è attivata la Crittografia avanzata della chat o la riunione è programmata con la crittografia end-to-end (E2EE).

Come pianificare una riunione con la chat ininterrotta della riunione

Con la chat ininterrotta della riunione attivata nelle impostazioni web, l'opzione Abilita chat di team dedicate per le conversazioni in riunione è attivata per impostazione predefinita quando si pianifica una riunione.

1. Iniziare a pianificare una riunione.
2. Nella sezione Partecipanti (sezione Invitati nel portale web), cerca i contatti per nome o indirizzo e-mail.
3. Clicca per aggiungere ogni contatto come partecipante.
4. (Facoltativo) Clicca sulla X accanto a ciascun nome di contatto per rimuoverlo dall'elenco.
5. Assicurati di poter attivare/disattivare la funzionalità Abilita chat ininterrotta della riunione . 
   Quando la riunione viene salvata, la riunione verrà aggiunta a tutti i partecipanti all'elenco delle riunioni future.

Nota:

• Le riunioni pianificate tramite web, desktop, dispositivi mobili, Outlook, Google o estensioni del browser supportano la chat ininterrotta della riunione. Gli add-on o le estensioni del calendario utilizzano i partecipanti all'evento anziché i contatti Zoom.
• Le riunioni ricorrenti avranno una chat di gruppo creata per l'intera serie di riunioni.
• Se non inviti nessuno, la riunione verrà comunque pianificata, ma non ci saranno partecipanti esistenti nella chat di gruppo.
• Invitando un contatto verrà creata una chat di gruppo dedicata associata alla riunione. La tua chat individuale con quel contatto non verrà utilizzata.
• Gli invitati esterni non vengono aggiunti automaticamente alla chat della riunione, ma possono partecipare e vedere la cronologia dal momento in cui partecipano. Non vedranno le chat passate o successive alla riunione. Gli organizzatori possono aggiungerli se consentito.
• I partecipanti interni invitati tramite la funzionalità "Invita" o un link condiviso non vengono aggiunti automaticamente alla chat di gruppo o alla sua cronologia. Tuttavia, l'organizzatore o qualsiasi membro del gruppo può aggiungerli.
• L'aggiunta di utenti alla chat di gruppo della riunione non li aggiunge automaticamente all'invito alla riunione. Gli organizzatori devono modificare i loro inviti e aggiungere eventuali altri partecipanti utilizzando l'applicativo di pianificazione che preferiscono.
• Quando si utilizza il privilegio di pianificazione per modificare il titolare di una riunione pianificata con la chat di riunione continua abilitata, verrà modificato anche il titolare della chat di gruppo dedicata.
• Dopo la riunione, gli organizzatori possono aggiungere partecipanti interni che non erano presenti nella chat di gruppo a causa di inviti in ritardo o aggiunte all'elenco di gruppo. Possono approvare l'adesione di tutti o di alcuni individui.

Come utilizzare la chat ininterrotta della riunione

Accedi alla chat di gruppo prima della riunione

All'inizio della riunione verrà creata automaticamente una chat di gruppo, ma è anche possibile accedervi e inviare messaggi ai partecipanti prima dell'inizio della prima riunione. Questo può essere utilizzato come area di sosta iniziale per il progetto a cui si sta collaborando, condividendo le agende delle riunioni o i link al gruppo.

1. Accedi all'app desktop Zoom.
2. Nella parte superiore dell'app, clicca sulla scheda Riunioni  o sulla scheda Calendario .
   Nota: se hai impostato l'integrazione del calendario e dei contatti per collegare il tuo calendario, avrai la scheda  Calendario. Se non hai collegato il tuo calendario, avrai la scheda Riunioni.
3. Clicca sulla riunione Zoom che desideri aprire per accedere alla chat di gruppo.
4. Alla voce Invitati, clicca sul pulsante con l'icona della chat  .
   La chat di gruppo per questa riunione sarà aperta nella scheda Team Chat , oltre che accessibile utilizzando la barra di ricerca.
5. Inviare e rispondere ai messaggi.

   Questi messaggi saranno disponibili prima, durante e dopo la riunione.

Invio di messaggi di chat durante la riunione

Quando viene avviata la riunione programmata, tutti i messaggi precedenti della chat di gruppo saranno disponibili. Se non è stato ancora effettuato l'accesso alla chat di gruppo, ora è disponibile e visibile a tutti i partecipanti originali in Team Chat e viene aggiornata immediatamente con tutti i messaggi inviati nella riunione.

Mentre la riunione è in corso, gli utenti che sono stati inclusi nella chat di gruppo della riunione possono inviare messaggi alla chat della riunione. Questo permette di avvisare i partecipanti attivi alla riunione se sono in ritardo, se non possono partecipare o se devono fornire una risposta rapida. Questi messaggi possono essere visti da tutti i partecipanti alla riunione, compresi gli utenti esterni.

Inviare, rispondere e reagire ai messaggi durante la riunione.
Nota: alcune opzioni durante la riunione dal vivo potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni della chat dell'organizzatore.

Qualsiasi messaggio inviato alla chat di gruppo della riunione sarà immediatamente disponibile anche nella chat di gruppo dedicata. I messaggi inviati direttamente a un altro partecipante alla riunione (messaggi privati) non saranno inclusi nella chat di gruppo dedicata, saranno visibili (e salvabili localmente) solo da coloro che sono a conoscenza dei messaggi privati e non saranno recuperabili al termine della riunione (a meno che non vengano salvati localmente).

Durante la riunione, gli organizzatori possono scegliere di disabilitare o limitare la chat della riunione solo agli organizzatori e ai co-organizzatori. In questi casi, la casella di composizione nella chat di gruppo della riunione verrà temporaneamente disabilitata. Rimarrà inattiva fino a quando l'organizzatore non ripristinerà la chat della riunione alla piena funzionalità o fino al termine della riunione.

Partecipanti ospiti

Tutti i partecipanti aggiunti durante la riunione dal vivo, condividendo il link o invitati direttamente, oppure i partecipanti esterni, anche se facevano parte dell'invito originale, saranno trattati come partecipanti ospiti.

I partecipanti ospiti saranno in grado di inviare messaggi e vedere altri messaggi inviati durante la riunione dal momento in cui partecipano, ma non sono in grado di caricare i messaggi prima dell'accesso, inclusi quelli inviati nella chat di gruppo prima dell'inizio della riunione. I loro messaggi saranno inclusi nella chat di gruppo, ma non potranno accedere alla chat di gruppo, finché un membro non li aggiungerà alla chat di gruppo.

I partecipanti ospiti che sono stati invitati e si sono uniti durante la sessione live non saranno aggiunti automaticamente all'evento del calendario e dovranno essere invitati manualmente. La modifica della riunione e l'invito di altri partecipanti variano in base al metodo di pianificazione.

I dispositivi Zoom Room sono anche considerati ospiti per le chat delle riunioni. Poiché si tratta di un dispositivo condiviso, possono partecipare alla chat della riunione per tutta la durata della stessa, ma non possono chattare prima o dopo la riunione.

Nota: mentre gli organizzatori possono limitare alcune funzionalità della chat, come ad esempio permettere ai partecipanti di cancellare i propri messaggi durante la riunione o di reagire con le emoji, queste restrizioni non si applicano alla chat del gruppo di riunione.

Come utilizzare la chat di gruppo dopo la riunione

Trovare e accedere alla chat di gruppo

Quando la riunione termina, la chat della riunione sarà disponibile per tutti i membri interni originariamente invitati a continuare la conversazione della riunione. 

La chat della riunione apparirà nella barra laterale sinistra della scheda chat per il team, come chat di gruppo con lo stesso nome dell'argomento della riunione. Queste chat di gruppo sono indicate dall'icona del calendario . Le riunioni ricorrenti saranno indicate da un'icona del calendario ricorrente.

Se nelle impostazioni del client è selezionata l'opzione Organizza per sezione in chat per il team nel client precedente alla versione 5.15.X, questa viene visualizzata come chat e canali separati. Queste chat di riunione appariranno in una nuova sezione chat di riunione. Se non è selezionata la voce Organizza per sezione, le tue chat di riunione appariranno in ordine di ricorrenza come le altre chat. La chat di gruppo può essere ricercata in base al nome della riunione, oppure vi si può accedere tramite la scheda Riunioni.

Tutti i messaggi pubblici, le reazioni e le risposte in thread inviati prima della riunione, nonché tutti i messaggi pubblici inviati durante la riunione, saranno disponibili nella chat di gruppo.

Aggiungere i partecipanti alla chat di gruppo della riunione

Le riunioni di grandi dimensioni o le riunioni organizzate tramite gruppi o liste di distribuzione possono perdere alcuni partecipanti ed etichettarli come Ospiti durante la riunione, impedendo loro di vedere la chat di gruppo al di fuori della riunione, anche se potrebbero essere necessari nella chat di gruppo della riunione. Un elenco di partecipanti etichettati come ospiti verrà mostrato all'organizzatore in una scheda dopo la riunione, consentendo all'organizzatore di scegliere di aggiungerli alla chat di gruppo. L'organizzatore può approvare tutti o selezionare/deselezionare i singoli partecipanti che desidera aggiungere alla chat del gruppo di riunione.

Come gestire la chat del gruppo della riunione

Aggiungere membri alla chat di gruppo

Eventuali partecipanti ospiti della riunione dal vivo (non invitati originariamente o partecipanti esterni) devono essere aggiunti manualmente alla chat di gruppo dedicata.

1. Accedi all'app desktop Zoom.
2. Clicca sulla scheda chat per il team. .
3. Nel menu di navigazione, alla voce Messaggi, clicca sulla chat di gruppo dedicata alla riunione.
4. Nell'angolo in alto a destra, clicca su Altro.
5. Clicca su Aggiungi membri.
   Apparirà una finestra per cercare e aggiungere membri.
6. Utilizza la casella di ricerca per cercare gli utenti, seleziona uno o più utenti che desideri invitare.
   Tutti i partecipanti esterni alla riunione devono essere un contatto prima di poter essere aggiunti alla chat di gruppo. Scopri come aggiungere contatti esterni.
   Nota: le impostazioni di amministrazione potrebbero impedire l'aggiunta di partecipanti esterni come contatto, impedendo a un membro della chat di gruppo di aggiungere un particolare partecipante esterno.
7. Clicca su Aggiungi per confermare le aggiunte.
   Questi partecipanti avranno ora accesso alla chat di gruppo e ai messaggi fino a quel momento.

Scopri di più su come aggiungere e rimuovere membri in questa chat di gruppo.

Modificare le impostazioni del gruppo di riunione

L'organizzatore della riunione, che è anche il titolare della chat di gruppo della riunione, può regolare le autorizzazioni della chat di gruppo, limitando la visibilità dei messaggi e dei file inviati prima dell'aggiunta di un nuovo utente o limitando la possibilità per gli utenti esterni (utenti non appartenenti al suo account) di essere aggiunti alla chat di gruppo. 

Limitare la cronologia dei messaggi e dei file 

1. Accedi all'app desktop Zoom.
2. Clicca sulla scheda chat per il team. .
3. Clicca sulla chat di gruppo dedicata.
4. Nell'angolo superiore destro, clicca su Altro .
5. Clicca su Altre azioni.
6. Clicca su Modifica chat riunione.
7. Alla voce Cronologia dei messaggi e dei file, seleziona o deseleziona la casella di controllo I nuovi membri vedranno i messaggi e i file precedenti.
8. Clicca su Salva modifiche.

Limita agli utenti esterni la possibilità di essere aggiunti alla chat di gruppo

1. Accedi all'app desktop Zoom.
2. Clicca sulla scheda chat per il team. .
3. Clicca sulla chat di gruppo dedicata.
4. Nell'angolo superiore destro, clicca su Altro .
5. Clicca su Altre azioni.
6. Clicca su Modifica chat riunione.
7. Clicca su Autorizzazioni avanzate.
8. Sotto l'opzione Chi può aggiungere utenti esterni , seleziona o deseleziona la casella di controllo Utenti esterni che possono essere aggiunti. 
   Alcune organizzazioni possono bloccare questa opzione a livello di account.
9. Clicca su Salva modifiche.

Nota:

• Le seguenti funzionalità di chat di gruppo non sono disponibili per le chat di gruppo delle riunioni:
  • La modifica del nome di una chat di gruppo per riunioni è disabilitata. Per modificare il nome o l'oggetto di una riunione, devi modificare l'invito alla riunione e le modifiche si rifletteranno istantaneamente.
  • Le chat dei gruppi di riunione non possono essere convertite in canali.
  • Assegna nuovo titolare. L'organizzatore della riunione è il titolare della chat di gruppo della riunione.
  • Pianifica una riunione o avvia una riunione ad hoc da una chat di gruppo della riunione.
• Solo gli organizzatori che sono anche i titolari possono eliminare una chat di gruppo della riunione.
• L'eliminazione di una chat di gruppo prima dell'orario di inizio della riunione eliminerà questa funzionalità da quella riunione. I partecipanti potranno partecipare alla riunione, ma la chat della riunione non sarà disponibile dopo la riunione.
• Il rifiuto di un invito a una riunione non rimuoverà qualcuno dalla chat di gruppo della riunione. I partecipanti che non desiderano continuare la conversazione possono lasciare la chat del gruppo di riunione in qualsiasi momento, proprio come farebbero con altre chat.