Come organizzare al meglio grandi riunioni

Organizzare grandi riunioni con 500-5000 partecipanti può essere una sfida. Seguire alcune buone pratiche prima e durante la riunione ti aiuterà a far sì che tutto fili liscio. Prima di ospitare la riunione, devi attivare il componente aggiuntivo Riunioni di grandi dimensioni.

Cosa serve per organizzare grandi riunioni

• L'organizzatore deve avere una licenza e l'add-on Large Meetingdeve essere attivato.

Come prepararsi per una riunione importante

• Controlla le impostazioni che vuoi attivare quando pianifichi la riunione. 
• Dai un'occhiata alle informazioni sui modelli di riunione e vedi se quello per riunioni grandi fa al caso tuo.  
• Segui un corso nel Centro di apprendimento Zoom. 

Come usare la sala d'attesa

Ammissione di un partecipante durante una riunione

Chi organizza la riunione può usare la sala d'attesa per far entrare nella riunione prima di tutti gli altri alcuni partecipanti, come i relatori. Questo può essere utile se hai bisogno di prepararti prima della riunione. Anche la sala d'attesa può essere personalizzata. 

1. Avvia una riunione come organizzatore.
2. Nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
3. Nella sezione Sala d'attesa, clicca su Ammetti accanto al nome del partecipante per consentirgli di partecipare alla riunione.

Ammissione di tutti i partecipanti nella Sala d'attesa

Una volta che tutti i partecipanti sono pronti, chi organizza la riunione può farli entrare. 

1. Avvia una riunione come organizzatore.
2. Nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
3. Clicca su Ammetti tutti.

Invio di messaggi ai partecipanti nella Sala d'attesa

Se ci vuole più tempo del previsto per prepararsi, chi organizza la riunione può mandare un messaggio a chi sta aspettando. 

1. Come organizzatore della riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Chat .
2. Clicca sul menu a tendina accanto a "A:".
3. Clicca su " Partecipanti in sala d'attesa".
4. Inserisci e invia il tuo messaggio di chat alla sala d'attesa.
   Una volta che il messaggio è stato inviato, tutti quelli che sono nella sala d'attesa vedranno il messaggio sullo schermo della sala d'attesa.

Come assegnare dei co-host per dare una mano a gestire la riunione

&Assegnare un co-host permette all'host di condividere i privilegi con un altro utente che può gestire la parte amministrativa della riunione, come gestire i partecipanti, la chat durante la riunione, rispondere alle domande e risposte o avviare/interrompere la registrazione. L'organizzatore è l'unico che può assegnare un co-organizzatore e non c'è limite al numero di co-organizzatori che puoi avere in una riunione. I co-conduttori hanno alcune limitazioni. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
2. Passa il mouse sul nome del partecipante che sarà il co-conduttore e clicca su Altro.
3. Clicca su Crea co-organizzatore.

Come gestire l'audio dei partecipanti

Disattiva l'audio di tutti i partecipanti

L'organizzatore o il co-organizzatore può disattivare l'audio di tutti i partecipanti già presenti nella riunione, così come dei nuovi partecipanti che si uniscono alla riunione. Questa funzione può essere utile se vuoi disattivare l'audio di tutti i partecipanti durante una presentazione o una discussione. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
2. In fondo al pannello Partecipanti, clicca su Disattiva audio tutti.
   Apparirà una finestra di conferma.
3. (Facoltativo) Seleziona la casella Consenti ai partecipanti di riattivare l'audio se vuoi che i partecipanti possano riattivare l'audio in qualsiasi momento durante la riunione.
4. Clicca su Disattiva audio tutti per disattivare l'audio di tutti i partecipanti attuali e futuri. 

Chiedi a chi vuoi di riattivare l'audio

L'organizzatore o il co-organizzatore può chiedere a determinati partecipanti di riattivare l'audio. Questa opzione è utile se vuoi che chi parla durante la riunione possa controllare il proprio audio, ma non quello degli altri partecipanti. In questo esempio, dovresti prima disattivare l'audio di tutti i partecipanti e impedire loro di riattivarlo. Chiedi ai relatori di riattivare l'audio dopo aver finito di parlare. Una volta riattivato l'audio, puoi disattivarlo o riattivarlo quando vuoi. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
2. Passa il mouse sul nome del partecipante che vuoi riattivare e clicca su Chiedi di riattivare l'audio.
   Il partecipante può accettare di riattivare l'audio e ora può disattivarlo o riattivarlo quando vuole. Se silenzi di nuovo tutti i partecipanti alla riunione, anche questo partecipante sarà silenziato. 

Chiedi a tutti di riattivare l'audio

L'organizzatore e il co-organizzatore possono anche chiedere a tutti i partecipanti alla riunione di riattivare l'audio. Questo può essere utile se, per esempio, sono stati tutti disattivati per una presentazione. Di default, i partecipanti possono scegliere se sono pronti a riattivare l'audio dopo che la richiesta è stata inviata. Comunque, se tutti sono d'accordo, chi ha organizzato la chiamata può riattivare l'audio di tutti. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
2. In fondo al pannello Partecipanti, clicca su Altro, poi su Chiedi a tutti di riattivare l'audio.
   A tutti gli altri partecipanti verrà chiesto di riattivare l'audio o di rimanere in modalità silenziosa.

Come gestire i video e le foto dei partecipanti

Interrompi il video di un partecipante

Questa opzione può essere utile per evitare che vengano mostrate immagini che potrebbero distrarre o essere inappropriate.

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Partecipanti .
2. Passa il mouse sul nome di un partecipante, poi clicca su Altro.
3. Clicca su " Stop Video".
   Nota: se il partecipante non ha avviato il video, vedrai l'opzione Chiedi di avviare il video.

Nascondi foto del profilo

Questa opzione può essere utile per evitare che vengano mostrate immagini che potrebbero distrarre o essere inappropriate.

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Strumenti host .
2. Clicca su Nascondi immagini del profilo.
   Tutte le foto del profilo saranno nascoste.

Come disattivare la condivisione dello schermo per i partecipanti

Se ci sono troppe persone che vogliono fare una presentazione durante la riunione, puoi usare questa opzione per impedire che condividano i loro contenuti. Scopri di più su come controllare le autorizzazioni per la condivisione dello schermo. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona freccia su accanto all'icona Condividi .
2. Clicca su " Opzioni di condivisione avanzate".
   Si aprirà una finestra pop-up.
3. In Chi può condividere, scegli Solo host.
   Solo chi ha organizzato la sessione può condividere il proprio schermo.

Come gestire la chat per i partecipanti

A seconda di cosa vuoi fare nella riunione, potresti voler limitare chi può chattare durante la sessione. Per esempio, se permetti ai partecipanti di chattare solo con l'organizzatore e il co-organizzatore, eliminerai i feedback che gli altri potrebbero mandare nella chat pubblica e ridurrai il numero di messaggi da controllare. 

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Chat .
2. Nell'angolo in alto a destra del pannello della chat, clicca sull'icona con i tre puntini .
3. Puoi trovare queste opzioni sotto " Il partecipante può chattare con":
   
   • Nessuno: disattiva la chat durante la riunione.
   • Host e co-host: solo l'host e il co-host possono mandare messaggi a tutti. I partecipanti possono ancora mandare messaggi privati all'organizzatore.
   • Chat di gruppo della riunione: i partecipanti possono solo mandare messaggi pubblici. I messaggi pubblici sono visibili a tutti i partecipanti. I partecipanti possono ancora mandare messaggi privati all'organizzatore.
   • Chat di gruppo per riunioni e chat dirette con chiunque: i partecipanti possono mandare messaggi pubblici o privati. I messaggi pubblici sono visibili a tutti i partecipanti. I messaggi privati sono solo per una persona e l'organizzatore non li vede.

Come usare la funzione "&" durante una riunione

&La funzione "Domande e risposte" ti permette di fare domande durante la riunione, alle quali l'organizzatore e i co-organizzatori possono rispondere in privato o pubblicamente. Le domande possono anche essere contrassegnate come domande a cui rispondere in diretta. La risposta "&" offre un'alternativa alla chat di riunione, che ha meno opzioni per gestire le domande inviate. Per usare questa funzione, devi attivarla nel portale web prima della riunione. 

Risposte alle domande inviate

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Q&A  .
2. Trova la domanda a cui vuoi rispondere: 
   
   • Clicca su Rispondi dal vivo per contrassegnare la domanda come qualcosa a cui verrà data una risposta ad alta voce durante la riunione.
   • Clicca su "Risposta scritta " per scrivere una risposta per il partecipante. Scrivi la tua risposta e clicca su Invia.
     Nota: se lasci che i partecipanti commentino le domande, queste continueranno a comparire nell'elenco Aperte e potranno essere risposte, anche se qualcuno ha già commentato la domanda.
   • (Facoltativo) Seleziona la casella Invia in privato prima di cliccare su Invia. Se vuoi rispondere solo al partecipante.

Ignora le domande

1. Durante la riunione, nella barra degli strumenti di controllo della riunione, clicca sull'icona Q&A  .
2. Passa il mouse sulla domanda che vuoi chiudere e clicca sull'icona con i puntini di sospensione .
3. Tocca Ignora o  Elimina.
   Le domande ignorate non saranno più visibili ai partecipanti e verranno spostate nella scheda Ignorate per l'organizzatore e i co-organizzatori, mentre quelle cancellate verranno eliminate del tutto e non potranno essere riaperte.

Come mettere in evidenza (spotlight) i partecipanti

Quando si fissano i video, fino a 9 partecipanti diventano gli oratori principali per tutti gli altri, che vedranno solo loro. Puoi anche aggiungere un pin durante la condivisione dello schermo. Questa funzione è spesso usata per mettere in evidenza un relatore principale. 

1. Durante la riunione, passa il mouse sul video del partecipante che vuoi bloccare e clicca sull'icona con i tre puntini . 
   Vengono mostrate altre opzioni per quel partecipante. 
2. Clicca su "Aggiungi ai preferiti".
3. (Facoltativo) Per aggiungere altri partecipanti (fino a un massimo di 9), ripeti i passaggi 2 e 3 se necessario.

Togli un pin

1. Durante la riunione, passa il mouse sul video del partecipante che vuoi togliere dai riflettori e clicca sull'icona con i puntini di sospensione . 
2. Clicca su Rimuovi pin.
   Questo riporterà la riunione alla visualizzazione Relatore o Galleria. 

Come gestire le mani alzate

La funzione "Alza mano " permette a chi partecipa alla riunione di far sapere all'organizzatore o al co-organizzatore che ha bisogno di qualcosa. Come ospitante, potrebbe essere utile informare i partecipanti su come intendi utilizzare questa funzione all'inizio della riunione. Per esempio, molti host usano questa funzione per capire se qualcuno ha una domanda e vuole riattivare l'audio per parlare.

Gli organizzatori potrebbero anche notare che un sacco di gente che alza la mano può disturbare la riunione perché i video dei partecipanti si mescolano nel layout della riunione. Questo problema si può risolvere usando un ordine personalizzato per la visualizzazione della galleria.