Pianificazione delle riunioni con il componente aggiuntivo Outlook

Una volta che il componente aggiuntivo Zoom per Outlook è stato installato da te o da un admin dell’account, puoi facilmente aggiungere i dettagli della riunione Zoom agli eventi del calendario in Outlook quando pianifichi un nuovo evento o modifichi uno esistente.

Indice

Come pianificare una riunione
Come visualizzare, modificare e rimuovere le riunioni
Come aggiungere automaticamente una riunione Zoom a ogni evento del calendario
Come pianificare riunioni per altre persone
Come abilitare un link a Meeting Insights in un invito alla riunione
Come visualizzare il riepilogo della riunione

Come pianificare una riunione

Attenzione: le impostazioni del tuo scheduler sono sincronizzate da Zoom Web portal.

Outlook (web)

Apri il calendario Outlook Web e fai clic su Nuovo evento per creare un nuovo evento sul calendario.
Inserisci i dettagli della riunione, come la data e l’ora della riunione, il titolo, la posizione e l’elenco degli ospiti.
Fai clic su Zoom e poi su Aggiungi riunione Zoom.
CAttenzione: assicurati di impostare la data e l’ora dell’evento in calendario prima di aggiungere la riunione Zoom, in modo che sia programmata per la data e l’ora corrette. Se crei la riunione Zoom prima di impostare la data e l’ora corrette dell’evento, la riunione verrà programmata per la data/ora predefinita utilizzata per il nuovo evento, il che può inavvertitamente causare la scadenza della riunione prima della data di inizio prevista.
Accedi al tuo account Zoom.
Se non hai effettuato l’accesso, si aprirà una barra laterale che ti chiederà le credenziali Zoom. Se hai già effettuato l’accesso a Zoom web portal, l’accesso avverrà automaticamente.
Attenzione: le impostazioni della riunione verranno compilate automaticamente con le tue impostazioni predefinite in Zoom web portal.
(Facoltativo) Se alcuni dettagli come la data e l’ora vengono modificati dopo aver aggiunto la riunione Zoom, fai clic sull’opzione Aggiorna nel pannello Zoom per sincronizzare le modifiche con la riunione Zoom programmata.
(Facoltativo) Per aggiungere una lavagna a una riunione, fai clic su Aggiungi allegato e poi seleziona una lavagna dalla finestra del dashboard di Zoom Whiteboard.
Completa l’aggiunta di dettagli all’evento del calendario e fai clic su Salva.

Windows

Apri l’app desktop di Outlook e passa alla vista calendario.
Nella scheda Home, fai clic su Nuova riunione.
Inserisci i dettagli della riunione come il titolo, la data e l’ora, la posizione e l’elenco degli ospiti.
Fai clic sull’icona con i puntini di sospensione nella barra degli strumenti in alto.
Sotto Zoom, fai clic su Impostazioni.
La barra laterale di Zoom si aprirà, richiedendo le tue credenziali Zoom.
Seleziona le impostazioni video, audio e di riunione che preferisci. Fai clic su Aggiungi riunione Zoom per aggiungere i dettagli per la partecipazione alla riunione.
Attenzione: assicurati di impostare la data e l’ora dell’evento in calendario prima di aggiungere la riunione Zoom, in modo che sia programmata per la data e l’ora corrette. Se crei la riunione Zoom prima di impostare la data e l’ora corrette dell’evento, la riunione verrà programmata per la data/ora predefinita utilizzata per il nuovo evento, il che può inavvertitamente causare la scadenza della riunione prima della data di inizio prevista.
(Facoltativo) Se alcuni dettagli come la data e l’ora vengono modificati dopo aver aggiunto la riunione Zoom, fai clic sull’opzione Aggiorna nel pannello Zoom per sincronizzare le modifiche con la riunione Zoom programmata.
Termina la compilazione dei dettagli nell’evento del calendario e fai clic su Invia.

macOS

Apri l’app desktop di Outlook e passa alla vista calendario.
Nella scheda Home, fai clic su Nuovo evento.
Inserisci i dettagli della riunione come il titolo, la data e l’ora, la posizione e l’elenco degli ospiti.
Fai clic sui tre puntini nella barra degli strumenti in alto e seleziona Zoom. Vedrai aprirsi la barra laterale di Zoom, che ti chiederà le credenziali Zoom.
Attenzione: puoi anche personalizzare la barra degli strumenti in modo che l’opzione Zoom sia sempre visibile. Fai clic sull’icona con i tre puntini , seleziona Personalizza barra degli strumenti, quindi usa la finestra per trascinare Zoom sulla barra degli strumenti.
Fai clic su Zoom e poi su Aggiungi riunione Zoom.
Attenzione: assicurati di impostare la data e l’ora dell’evento in calendario prima di aggiungere la riunione Zoom, in modo che la riunione Zoom sia programmata per la data e l’ora corrette. Se crei la riunione Zoom prima di impostare la data e l’ora corrette dell’evento, la riunione verrà programmata per la data/ora predefinita utilizzata per il nuovo evento, il che può inavvertitamente causare la scadenza della riunione prima della data di inizio prevista.
Seleziona le impostazioni video, audio e di riunione che preferisci. Fai clic su Aggiungi riunione Zoom per aggiungere i dettagli di partecipazione alla riunione.
(Facoltativo) Se alcuni dettagli come la data e l’ora vengono modificati dopo aver aggiunto la riunione Zoom, fai clic sull’opzione Aggiorna nel pannello Zoom per sincronizzare le modifiche con la riunione Zoom programmata.
(Facoltativo) Per aggiungere una lavagna a una riunione, fai clic su Aggiungi allegato e poi seleziona una lavagna dalla finestra del dashboard di Zoom Whiteboard.
Completa l’aggiunta di dettagli all’evento del calendario e fai clic su Salva.

Android | iOS

Apri l’app desktop di Outlook e passa alla vista calendario.
Tocca il pulsante per creare un nuovo evento in calendario.
Inserisci i dettagli della riunione come il titolo, la data e l’ora, la posizione e l’elenco degli ospiti.
Attenzione: assicurati di impostare la data e l’ora dell’evento del calendario prima di aggiungere la riunione Zoom, in modo che la riunione Zoom sia programmata per la data e l’ora corrette. Se crei la riunione Zoom prima di impostare la data e l’ora corrette dell’evento, la riunione verrà programmata per la data/ora predefinita utilizzata per il nuovo evento, il che può inavvertitamente causare la scadenza della riunione prima della data di inizio prevista.
Appena sotto il campo Posizione, tocca l’interruttore accanto a Zoom.
Attenzione: se vedi elencato un altro servizio per riunioni anziché Zoom, tocca il campo Provider di riunioni e quindi seleziona Zoom.
Se utilizzi il componente aggiuntivo per la prima volta, dovrai accedere al tuo account Zoom.
L’URL della riunione verrà aggiunto al campo della posizione e l’invito verrà inserito nel campo della descrizione.
Attenzione: le impostazioni della riunione verranno compilate automaticamente con le tue impostazioni predefinite in Zoom web portal.
Tocca il segno di spunta nella parte superiore dello schermo per salvare la riunione.

Come visualizzare, modificare e rimuovere le riunioni

Outlook (web)

Apri il calendario Outlook Web.
Fai clic su una riunione Zoom e fai clic su Modifica.
Fai clic sull’icona con i puntini di sospensione nella barra degli strumenti in alto. Accedi al tuo account Zoom se richiesto.
Fai clic su Zoom.
Fai clic su Impostazioni.
Modifica le opzioni della riunione e fai clic su Aggiorna per applicare le modifiche.
Suggerimento: fai clic su Carica impostazioni predefinite per caricare le Impostazioni predefinite presenti in Zoom web portal.
(Facoltativo) Fai clic su Rimuovi se desideri eliminare la riunione Zoom dall’evento.

Windows

Apri l’app desktop di Outlook e passa alla vista calendario.
Fai doppio clic su una riunione Zoom per visualizzare i dettagli della riunione.
Fai clic sull’icona con i puntini di sospensione nella barra degli strumenti in alto.
Sotto Zoom, fai clic su Impostazioni.
Si aprirà la barra laterale di Zoom.
Modifica le opzioni della riunione e fai clic su Aggiorna per applicare le modifiche.

macOS

Apri l’app desktop di Outlook e passa alla vista calendario.
Fai doppio clic su una riunione Zoom per visualizzare i dettagli della riunione.
Fai clic su Modifica evento.
Fai clic sui tre puntini nella barra degli strumenti in alto e seleziona Zoom. Vedrai la barra laterale di Zoom aprirsi.
Attenzione: puoi anche personalizzare la barra degli strumenti in modo che l’opzione Zoom sia sempre visibile. Fai clic sull’icona con i tre puntini , seleziona Personalizza barra degli strumenti, quindi usa la finestra per trascinare Zoom sulla barra degli strumenti.
Fai clic su Zoom e poi su Impostazioni.
Modifica le opzioni della riunione e fai clic su Aggiorna per applicare le modifiche.
Fai clic su Salva per salvare le modifiche all’evento in calendario.

Come aggiungere automaticamente una riunione Zoom a ogni evento del calendario

Gli utenti di Outlook possono fare in modo che Outlook aggiunga automaticamente una riunione Zoom a ogni riunione che pianificano nel calendario. Prima di utilizzare questa funzionalità, è necessario che il componente aggiuntivo Zoom per Outlook sia installato e configurato. Per impostazione predefinita, questa opzione è abilitata e aggiunge i dettagli della riunione di Team, ma puoi impostare Zoom come servizio di riunione preferito.

Attenzione: se fai clic su Partecipa e si apre Teams anziché Zoom, scopri come risolvere questo problema.

Outlook (web)

Apri il calendario Outlook Web e fai clic sull’icona delle impostazioni .
Fai clic sulla scheda Eventi e inviti.
Assicurati che la casella di controllo accanto all’opzione Aggiungi riunione online a tutte le riunioni sia attivata.
Seleziona Zoom dall’elenco dei provider di riunioni.
Fai clic su Salva.
Quando inizi a pianificare una riunione di Outlook, i dettagli della riunione Zoom verranno aggiunti dopo pochi secondi.

Windows | macOS

Apri l’app desktop Outlook.
Nella barra multifunzione superiore, fai clic su Outlook.
Fai clic su Preferenze e seleziona Calendario.
In Aggiungi riunione online a tutti gli eventi fai clic su Configura.
Scegli Zoom e fai clic su Salva.

Android

Apri l’app Microsoft Outlook.
Apri il Profilo di Outlook.
In basso a sinistra, fai clic sull’icona Impostazioni e poi seleziona Account.
Seleziona la casella di controllo per abilitare Aggiungi riunioni online a tutte le riunioni.
Nella sezione Scegli un provider di riunioni, seleziona Zoom.

iOS

Apri l’app Microsoft Outlook e apri le impostazioni di Outlook.
Sotto Account e-mail, seleziona il tuo account.
Fai clic su Impostazioni account.
Seleziona la casella di controllo per abilitare Aggiungi riunioni online a tutte le riunioni.
Nella sezione Scegli un provider di riunioni, seleziona Zoom.
Seleziona la casella di controllo per abilitare Aggiungi riunioni online a tutte le riunioni.
Nella sezione Scegli un provider di riunioni, seleziona Zoom.

Note:

Se questa funzionalità è abilitata quando pianifichi un evento in calendario e aggiungi manualmente una riunione Zoom con il plug-in Zoom Outlook, i dettagli di entrambe le riunioni Teams e Zoom vengono aggiunti all’evento in calendario. Per evitare che entrambe le riunioni Teams e Zoom siano aggiunte allo stesso evento, disabilita questa impostazione nel client desktop Windows o configura Zoom come servizio di terze parti nell’app web Outlook, poiché questa configurazione si sincronizza su tutti i dispositivi.
Gli admin di Outlook possono configurare il comportamento predefinito di questa impostazione per utenti specifici o per l’intera organizzazione tramite i comandi di PowerShell. Fai riferimento all’articolo di supporto di Microsoft Outlook per Rendere online tutte le riunioni.
Nella versione classica di Windows Outlook, l’URL nel campo della posizione di un evento del calendario di Outlook aggiunto tramite il componente aggiuntivo Zoom per Outlook non è selezionabile. Questa limitazione è specifica per Outlook classico.

Come pianificare riunioni per altre persone

Se desideri pianificare per conto di un altro utente Zoom, scopri di più sul Privilegio di pianificazione.

Attenzione: il Privilegio di pianificazione è supportato per il componente aggiuntivo su Windows 10 sistema operativo 1910 (build di Outlook: 16.0.12130.20272 o successiva), nonché su Outlook per macOS 2016, versione 16.24 e successive.

Come abilitare un link a Meeting Insights in un invito alla riunione

Accedi a Zoom web portal.
Nel menu di navigazione, fai clic su Impostazioni.
Fai clic sulla scheda Mail & Calendar.
In Integrazioni, fai clic sul pulsante Inserisci il link agli approfondimenti sulla riunione con Zoom AI Companion nell’invito alla riunione per abilitarlo.
Attenzione: se l’opzione è in grigio, significa che è stata bloccata a livello di gruppo o di account e deve essere modificata a quel livello.
Se appare una finestra di dialogo di verifica, fai clic su Abilita per verificare la modifica.

Come visualizzare il riepilogo della riunione

Attenzione: per utilizzare questa funzionalità, Zoom AI Companion deve essere abilitato e l’opzione Inserisci i dettagli della riunione nelle impostazioni web di Zoom deve essere attivata (è attiva per impostazione predefinita).

Apri il calendario di Outlook e fai clic su Nuovo evento per creare un nuovo evento in calendario.
Inserisci i dettagli della riunione, come la data e l’ora della riunione, il titolo, la posizione e l’elenco degli ospiti.
Fai clic su Zoom e poi su Impostazioni.
Se non hai effettuato l’accesso, si aprirà una barra laterale che ti chiederà le credenziali Zoom. Se hai già effettuato l’accesso a Zoom web portal, l’accesso verrà eseguito automaticamente.
Sotto AI Companion, seleziona Avvia automaticamente AI Companion.
Le opzioni Avvia automaticamente le domande della riunione e Avvia automaticamente il riepilogo della riunione saranno selezionate per impostazione predefinita.
Fai clic su Aggiungi riunione Zoom.
Nei dettagli della riunione Zoom vedrai il link Visualizza gli approfondimenti della riunione con AI Companion.
Fai clic sul link per aprire il riepilogo in Zoom:
- Se l’app desktop Zoom è installata e attiva, si aprirà lì.
- In caso contrario, si aprirà in Zoom web portal.

Attenzione: se non disponi dell’autorizzazione per visualizzare il riepilogo, verrà visualizzato un messaggio di Accesso negato .