Come iniziare con Zoom Scheduler

Zoom Scheduler sfrutta la piattaforma Zoom per collegare gli utenti al proprio calendario, dove possono creare fasce orarie di disponibilità programmata, che i partecipanti possono poi selezionare come orario preferito su entrambi i calendari. Gli utenti possono anche personalizzare le notifiche e-mail. Poiché Zoom Scheduler supporta i servizi di Google, Office 365 e Servizi Zoom Mail, gli utenti possono anche integrare Zoom Scheduler e generare fasce orarie di disponibilità basate sui calendari di Google e Office 365. Grazie all’integrazione completa di Zoom Scheduler con Zoom Mail, Calendar e Meetings, qualsiasi utente può utilizzare questo strumento per risparmiare tempo e fissare più facilmente gli appuntamenti.

Scopri come utilizzare Zoom Scheduler, come fissare un appuntamento su Zoom Scheduler, come esplorare le funzionalità di Zoom Scheduler e come abilitare Zoom Scheduler.

Nota: Zoom Scheduler leggerà e utilizzerà le impostazioni predefinite delle riunioni Zoom degli utenti.

Requisiti per l’utilizzo di Zoom Scheduler

Limitazioni di Zoom Scheduler

Indice

Come accedere a Zoom Scheduler

Windows | macOS
  1. Accedi all’app desktop Zoom.
  2. Nella barra di navigazione, fai clic su Altro , quindi su Scheduler .
Web
  1. Accedi al Zoom web portal.
  2. Nel menu di navigazione, fai clic su Scheduler.

Come creare e gestire pagine di prenotazione

Creando una pagina di prenotazione consentirai ai tuoi clienti di visualizzare la tua disponibilità e prenotare un orario che vada bene a entrambi. È possibile creare pianificazioni ricorrenti, che si ripetono fino a una data specifica oppure all’infinito. Inoltre, la foto e il nome della pagina di prenotazione corrispondono all’immagine del profilo e al nome attuali del profilo Zoom.

Le pagine di prenotazione ricorrenti e le pagine di prenotazione personalizzate generano un link di prenotazione, che viene condiviso con altri dall’organizzatore. I link delle pagine di prenotazione ricorrenti possono anche essere consultati tramite la pagina pubblica dell’organizzatore. Mentre i link alle pagine di prenotazione ricorrenti sono sempre attivi (purché l’organizzatore abbia quella pagina di prenotazione attiva), i link per gli orari personalizzati scadranno dopo la data della fascia oraria programmata e non saranno più accessibili alle persone con cui li hai condivisi.

Windows | macOS

Creare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sull’icona Aggiungi .
  3. Seleziona il tipo di pianificazione che vuoi creare:
    Nota: solo le disponibilità ricorrenti vengono mostrate sulla tua pagina pubblica.
    • Crea una pagina di prenotazione. Scegli tra 4 tipi di pianificazione per le tue prenotazioni regolari:
      • Uno a uno: pianifica una riunione con un partecipante assumendo il ruolo di organizzatore. Il partecipante può aggiungere altri ospiti al momento della prenotazione, se l’organizzatore lo consente.
      • Qualunque organizzatore disponibile: pianifica riunioni con più membri del team in un ciclo a rotazione, assegnando un partecipante per ogni prenotazione.
      • Tutti gli organizzatori disponibili: pianifica riunioni con più organizzatori, assegnando un partecipante per ogni prenotazione.
      • Uno a molti: pianifica una riunione con più partecipanti assumendo il ruolo di organizzatore. L’elenco completo dei partecipanti non sarà visibile nell’invito del calendario.
    • Riunione una tantum: organizza una riunione che non rientra nella tua normale pagina di prenotazione.
    • Sondaggio sulla disponibilità: crea una riunione una tantum dopo aver proposto degli orari da votare.
  4. Dopo aver configurato la pianificazione, fai clic su Pubblica  per salvarla.
    Una volta creato, ti verrà fornito il link a questo calendario di prenotazione, che ti consentirà di condividerlo con altri.

Filtra le tue pagine di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nella parte superiore della pagina, fai clic sull’icona del filtro .
  4. Affina i risultati della ricerca utilizzando i seguenti filtri, se necessario: 
    • Tipo di pagina di prenotazione: scegli tra i tipi di prenotazione.
    • Titolare: visualizza le pagine di prenotazione di proprietà di un utente specificato.
    • Creato da: visualizza le pagine di prenotazione create da un utente specificato.
    • Organizzatore: visualizza le pagine di prenotazione dove l’utente specificato è un organizzatore.
    • Autorizzazioni: visualizza le pagine di prenotazione che puoi modificare, quelle a cui hai accesso solo in visualizzazione, quelle gestite dall’admin o quelle condivise con te.
    • Stato pagina: visualizza le pagine di prenotazione attive o inattive.
  5. Fai clic su Applica.

Modificare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Modifica.
  5. Modifica le informazioni della pagina di prenotazione, come nome, colore, link, durata e altro ancora.
  6. Fai clic su Avanti per continuare a modificare le informazioni sulla pagina di prenotazione.
  7. Fai clic su Termina.

Modifica le autorizzazioni della pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Modifica autorizzazioni.
    Apparirà una finestra pop-up.
  5. Aggiungi utenti per modificare o visualizzare questo evento.
  6. Alla destra dell’utente che vuoi gestire, fai clic sul menu a tendina, poi seleziona tra le seguenti opzioni:
    • Modalità solo visualizzazione: l’utente può visualizzare la scheda dell’evento nella pagina Eventi programmati e le pianificazioni prenotate.
    • Può modificare: l’utente può modificare le impostazioni degli eventi e gli orari prenotati.
    • Trasferisci titolarità: trasferendo la titolarità delle pagine di prenotazione, non avrai più il ruolo di titolare dell’evento. L’utente potrà modificare le impostazioni e le autorizzazioni della pagina di prenotazione e potrà anche eliminare questa pianificazione. Fai clic su Sì, trasferisci per confermare.
  7. (Facoltativo) Per rimuovere un utente, fai clic sull’icona del cestino .
  8. Fai clic su Salva.

Eliminare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Elimina.
    Apparirà una finestra di conferma.
  5. Fai clic su Elimina.
    Nota: l’eliminazione di questa pagina di prenotazione è definitiva e chiunque abbia il link non potrà più accedervi.

Aggiungere una nota a una pagina di prenotazione

Puoi utilizzare le note per aggiungere informazioni pertinenti a questa pagina da ricordare.

Nota: gli invitati non possono vedere le tue note.

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Aggiungi nota.
  5. Inserisci una nota.
    Nota: il numero massimo di caratteri è 250.
  6. Fai clic su Salva.

Duplicare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler attraverso l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Duplica.
  5. Modifica le informazioni duplicate nella pagina di prenotazione.
  6. Fai clic su Avanti per continuare a modificare le informazioni sulla pagina di prenotazione.
  7. Fai clic su Termina.

Attivare o disabilitare una pagina di prenotazione

Quando vengono create una o più pagine di prenotazione, può capitare di voler disattivare una pagina senza perdere i dettagli della pagina stessa e il link già condiviso. Disabilitando una pagina di prenotazione, le fasce orarie vengono temporaneamente rimosse dal calendario visibile al pubblico.

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic sull’interruttore Attiva per abilitarla o disabilitarla.
Web

Creare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Fai clic su Nuova pagina di prenotazione.
  4. Seleziona il tipo di pianificazione che vuoi creare:
    Nota: solo le disponibilità ricorrenti vengono mostrate sulla tua pagina pubblica.
    • Crea una pagina di prenotazione. Scegli tra 4 tipi di pianificazione per le tue prenotazioni regolari:
      • Uno a uno: pianifica una riunione con un partecipante assumendo il ruolo di organizzatore. Il partecipante può aggiungere altri ospiti al momento della prenotazione, se l’organizzatore lo consente.
      • Qualunque organizzatore disponibile: pianifica riunioni con più membri del team in un ciclo a rotazione, assegnando un partecipante per ogni prenotazione.
      • Tutti gli organizzatori disponibili: pianifica riunioni con più organizzatori, assegnando un partecipante per ogni prenotazione.
      • Uno a molti: pianifica una riunione con più partecipanti assumendo il ruolo di organizzatore. L’elenco completo dei partecipanti non sarà visibile nell’invito del calendario.
    • Riunione una tantum: organizza una riunione che non rientra nella tua normale pagina di prenotazione. Scopri di più sulle riunioni una tantum.
    • Sondaggio sulla disponibilità: crea una riunione una tantum dopo aver proposto degli orari da votare. Scopri di più sui sondaggi sulla disponibilità.
  5. Dopo aver configurato la pianificazione, fai clic su Fine per salvarla.
  6. Una volta creato, ti verrà fornito il link a questo calendario di prenotazione, in modo che possa essere condiviso con altri.

Filtra le tue pagine di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nella parte superiore della pagina, fai clic sull’icona del filtro .
  4. Affina i risultati della ricerca utilizzando i seguenti filtri, se necessario: 
    • Tipo di pagina di prenotazione: scegli tra i tipi di prenotazione.
    • Titolare: visualizza le pagine di prenotazione di proprietà di un utente specificato.
    • Creato da: visualizza le pagine di prenotazione create da un utente specificato.
    • Organizzatore: visualizza le pagine di prenotazione dove l’utente specificato è un organizzatore.
    • Autorizzazioni: visualizza le pagine di prenotazione che puoi modificare, quelle a cui hai accesso solo in visualizzazione, quelle gestite dall’admin o quelle condivise con te.
    • Stato pagina: visualizza le pagine di prenotazione attive o inattive.
  5. Fai clic su Applica.

Modificare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione .
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Modifica.
  5. Modifica le informazioni della pagina di prenotazione, come nome, colore, link, durata e altro ancora.
  6. Fai clic su Avanti per continuare a modificare le informazioni sulla pagina di prenotazione.
  7. Fai clic su Termina.

Modifica le autorizzazioni della pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il Zoom web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Modifica autorizzazioni.
    Apparirà una finestra pop-up.
  5. Aggiungi utenti per modificare o visualizzare questo evento.
  6. Alla destra dell’utente che vuoi gestire, fai clic sul menu a tendina, poi seleziona tra le seguenti opzioni:
    • Modalità solo visualizzazione: l’utente può visualizzare la scheda dell’evento nella pagina Eventi programmati e le pianificazioni prenotate.
    • Può modificare: l’utente può modificare le impostazioni degli eventi e gli orari prenotati.
    • Trasferisci titolarità: trasferendo la titolarità delle pagine di prenotazione, non avrai più il ruolo di titolare dell’evento. L’utente potrà modificare le impostazioni e le autorizzazioni della pagina di prenotazione e potrà anche eliminare questa pianificazione. Fai clic su Sì, trasferisci per confermare.
  7. (Facoltativo) Per rimuovere un utente, fai clic sull’icona del cestino .
  8. Fai clic su Salva.

Eliminare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Elimina.
    Apparirà una finestra di conferma.
  5. Fai clic su Elimina.
    Nota: l’eliminazione di questa pagina di prenotazione è definitiva e chiunque abbia il link non potrà più accedervi.

Aggiungere una nota a una pagina di prenotazione

Puoi utilizzare le note per aggiungere informazioni pertinenti a questa pianificazione da ricordare.

Nota: gli invitati non possono vedere le tue note.

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione .
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic su Aggiungi nota.
  5. Inserisci una nota.
    Nota: il numero massimo di caratteri è 250.
  6. Fai clic su Salva.

Duplicare una pagina di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione .
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio.
  4. Fai clic su Duplica.
  5. Modifica le informazioni duplicate nella pagina di prenotazione.
  6. Fai clic su Avanti per continuare a modificare le informazioni sulla pagina di prenotazione.
  7. Fai clic su Termina.

Attivare o disabilitare una pagina di prenotazione

Quando vengono create una o più pagine di prenotazione, può capitare di voler disattivare una pagina senza perdere i dettagli della pagina stessa e il link già condiviso. Disabilitando una pagina di prenotazione, le fasce orarie vengono temporaneamente rimosse dal calendario visibile al pubblico.

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione .
  3. Nell’angolo in alto a destra nella sezione informazioni della pagina di prenotazione, fai clic sull’icona dell’ingranaggio .
  4. Fai clic sull’interruttore Attiva per abilitarla o disabilitarla.

Come condividere le tue pagine di prenotazione

Dopo aver creato le tue pagine di prenotazione, dovrai condividere la pagina rivolta ai clienti, in modo che possano vedere la tua disponibilità e fissare un appuntamento con te. Gli organizzatori possono condividere link a pagine di prenotazione specifiche o condividere un link generale al loro profilo, che mostra le varie opzioni di prenotazione che hai fornito.

Inoltre, puoi incorporare la tua pianificazione prenotabile direttamente nel tuo sito web tramite codice HTML.

Windows | macOS | Linux

Condividere link alle tue pagine di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler attraverso l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
  3. Visualizza le pagine di prenotazione disponibili:
    • Profilo prenotazioni: sotto il nome, fai clic sull’icona Copia link per copiare l’URL della pagina principale del profilo. Verranno elencate tutte le tue pagine di prenotazione attive e i clienti potranno scegliere e fissare un appuntamento con una qualsiasi delle pagine di prenotazione.
      Nota: le pagine di prenotazione inattive non saranno visibili ai clienti sulla tua pagina del profilo.
    • Pagine di prenotazione specifiche: i clienti possono vedere la tua disponibilità e prenotare un orario secondo quanto consentito da questa specifica pagina di prenotazione. I clienti non possono visualizzare altre pagine di prenotazione attive quando visualizzano una pianificazione specifica. Puoi condividere le tue pagine di prenotazione specifiche nei seguenti modi:
      1. In fondo alla sezione di ciascuna pagina di prenotazione attiva, fai clic su Condividi .
        Apparirà una finestra pop-up.
      2. Nella finestra di condivisione, accedi alle seguenti schede:
        • Fai clic sulla scheda Condividi Link per condividere l’URL di quella specifica pagina di prenotazione.
        • Fai clic sulla scheda codice QR per condividere il codice QR per quella specifica pagina di prenotazione. Puoi scaricare l’immagine del codice QR oppure copiare il codice QR negli appunti.
        • Fai clic sulla scheda Aggiungi all’e-mail per copiare e incollare date e orari in un’e-mail per inviare la disponibilità del tuo evento ai partecipanti.
          Nota: puoi scegliere un massimo di 6 date.
          1. Seleziona una data sul calendario.
          2. Nel pannello di destra, seleziona un orario (o più orari).
          3. Fai clic su Continua.
            Apparirà un’anteprima via e-mail della tua disponibilità.
          4. Fai clic su Copia negli Appunti per copiare le date e gli orari selezionati.
          5. (Facoltativo) Fai clic su Modifica per modificare le date e gli orari.
        • Fai clic sulla scheda Aggiungi al sito web per incorporare il codice nel tuo HTML e visualizzare la pagina di prenotazione di Zoom Scheduler. Puoi anche personalizzare l’aspetto della tua pagina di prenotazione.
      3. Condividi i link con i tuoi contatti utilizzando i metodi che preferisci, come inviti via e-mail, inserimento nella firma elettronica o altri strumenti.
Web

Condividere link alle tue pagine di prenotazione

  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Pagine di prenotazione.
    Le tue pagine di prenotazione disponibili sono elencate qui sotto.
    • Profilo prenotazioni: sotto il nome, fai clic sull’icona Copia link per copiare l’URL della pagina principale del profilo. Verranno elencate tutte le tue pagine di prenotazione attive e i clienti potranno scegliere e fissare un appuntamento con una qualsiasi delle pagine di prenotazione.
      Nota: le pagine di prenotazione inattive non saranno visibili ai clienti sulla tua pagina del profilo.
    • Pagine di prenotazione specifiche: i clienti possono vedere la tua disponibilità e prenotare un orario secondo quanto consentito da questa specifica pagina di prenotazione. I clienti non possono visualizzare altre pagine di prenotazione attive quando visualizzano una pianificazione specifica. Puoi condividere le tue pagine di prenotazione specifiche nei seguenti modi:
      1. In fondo alla sezione di ciascuna pagina di prenotazione attiva, fai clic su Condividi .
        Apparirà una finestra pop-up.
      2. Nella finestra di condivisione, accedi alle seguenti schede:
        • Fai clic sulla scheda Condividi Link per condividere l’URL di quella specifica pagina di prenotazione.
        • Fai clic sulla scheda codice QR per condividere il codice QR per quella specifica pagina di prenotazione. Puoi scaricare l’immagine del codice QR oppure copiare il codice QR negli appunti.
        • Fai clic sulla scheda Aggiungi all’e-mail per copiare e incollare date e orari in un’e-mail per inviare la disponibilità del tuo evento ai partecipanti.
          Nota: puoi scegliere un massimo di 6 date.
          1. Seleziona una data sul calendario.
          2. Nel pannello di destra, seleziona un orario (o più orari).
          3. Fai clic su Continua.
            Apparirà un’anteprima via e-mail della tua disponibilità.
          4. Fai clic su Copia negli Appunti per copiare le date e gli orari selezionati.
          5. (Facoltativo) Fai clic su Modifica per modificare le date e gli orari.
          6.  
        • Fai clic sulla scheda Aggiungi al sito web per incorporare il codice nel tuo HTML e visualizzare la pagina di prenotazione di Zoom Scheduler. Puoi anche personalizzare l’aspetto della tua pagina di prenotazione.
  3. Condividi i link con i tuoi contatti utilizzando i metodi che preferisci, come inviti via e-mail, inserimento nella firma elettronica o altri strumenti.

Come visualizzare i tuoi eventi programmati

Una volta che gli utenti fissano un appuntamento tramite la pagina di prenotazione, l’evento del calendario verrà automaticamente aggiunto al tuo calendario e quella fascia oraria non sarà più disponibile per chi visualizza la tua disponibilità. Oltre al calendario, puoi anche gestire direttamente le tue prossime prenotazioni tramite Zoom Scheduler.

Windows | macOS
  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite l’App desktop Zoom.
  2. Nel pannello laterale, clicca sulla scheda Eventi programmati .
  3. I tuoi appuntamenti programmati saranno visualizzati in basso, suddivisi tra Imminenti, In sospeso e Precedenti.
  4. Per qualsiasi appuntamento nella scheda Imminenti, visualizza e gestisci le seguenti informazioni e opzioni:
    • Data e ora
    • Nome dell’appuntamento: è basato sul nome della pagina di prenotazione.
    • Partecipanti: elenca i nomi delle persone che parteciperanno a questa sessione. Trascina il cursore sopra il nome del partecipante per visualizzare l’indirizzo e-mail associato alla sua prenotazione.
    • Icona Riprogramma : fai clic per riprogrammare la sessione prenotata. Verrà mostrata la stessa vista del calendario visibile al cliente, che ti consentirà di scegliere data e orario.
      1. Una volta scelta una nuova data e ora, puoi aggiungere un messaggio facoltativo per il cliente riguardo al motivo della riprogrammazione.
      2. Fai clic su Riprogramma per confermare.
        I partecipanti alla sessione riprogrammata saranno informati via e-mail.
    • Icona del cestino : fai clic per annullare la sessione programmata. Fai clic su Elimina per confermare l’annullamento.
Web
  1. Accedi a Zoom Scheduler tramite il web portal.
  2. Fai clic sulla scheda Eventi programmati.
    I tuoi appuntamenti programmati saranno visualizzati in basso, suddivisi tra Imminenti, In sospeso e Precedenti.
  3. Per qualsiasi appuntamento nella scheda Imminenti, visualizza e gestisci le seguenti informazioni e opzioni:
    • Data e ora
    • Nome dell’appuntamento: è basato sul nome della pagina di prenotazione.
    • Partecipanti: elenca i nomi delle persone che parteciperanno a questa sessione. Trascina il cursore sopra il nome del partecipante per visualizzare l’indirizzo e-mail associato alla sua prenotazione.
    • Icona Riprogramma : fai clic per riprogrammare la sessione prenotata. Verrà mostrata la stessa vista del calendario visibile al cliente, che ti consentirà di scegliere data e orario.
      1. Una volta scelta una nuova data e ora, puoi aggiungere un messaggio facoltativo per il cliente riguardo al motivo della riprogrammazione.
      2. Fai clic su Riprogramma per confermare.
        I partecipanti alla sessione riprogrammata saranno informati via e-mail.
    • Icona del cestino : fai clic per annullare la sessione programmata. Fai clic su Elimina per confermare l’annullamento.