共用エリアの管理（新しい共用エリア機能導入）
Zoom Phoneでは、共用エリア電話機、アナログ電話アダプター（ATA）、ウェブポータルのZoom Phone専用ハードウェアを管理するための更新されたワークフローを導入しています。詳細については、新しい共用エリア機能導入をご覧ください。
アカウントでこの機能を有効にしている場合は、この記事に沿って、共用エリアの定義方法、デバイスの割り当て方法、内線番号などの設定方法をご確認ください。
共用エリアは、複数の従業員が使用できるオフィス内の任意のエリアに設定できます。たとえば、組織にハイブリッドオフィススペースがある場合、各ホテリングステーションを共用エリアとして定義し、電話をこのエリアに割り当てて従業員が使用できるように設定することができます。
共用エリアを管理するための要件
共用エリアを追加してデバイスを割り当てる方法
誰でも使用できる固定電話を追加する場合は、次の手順に従ってください。複数の共用エリア電話機を一括で追加することもできます。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで、[電話システム管理]、[ユーザーとルーム] の順にクリックします。
- [共用エリア] タブをクリックします。
- [追加] をクリックして、次の情報を入力します。
- サイト（複数のサイトがある場合のみ表示可能）: 共用エリア電話機を所属させるサイトを選択します。
- ディスプレイ名: 共用エリア電話機を識別するためのディスプレイ名を入力します。
- 説明（オプション）: 共用エリア電話機を識別しやすくするための説明を入力します。
- 内線番号: 割り当てる内線番号を入力します。
- パッケージ: 発信コールパッケージを割り当てます。
- 国 / 地域: 電話の緊急連絡先の国 / 地域を選択します。電話機で使用できない予約済みの内線番号は国により特定されます。
- タイムゾーン: タイムゾーンを選択して、割り当て済みのデバイスに表示する時間を設定します。
- [保存] をクリックします。
- [設定] タブをクリックします。
- [固定電話] セクションで、[追加] をクリックします。
- 共用エリアに追加するプロビジョニング済みの固定電話またはATAを選択し、[確認] をクリックします。
- [Zoom Phone専用ハードウェア] セクションで、[割り当てる] をクリックします。
- Zoom Phone専用ハードウェアを選択して、共用エリアに追加します。
共用エリアの設定を変更する方法
追加した共用エリア電話機の設定を編集する場合は、次の手順を実行します。
注: 特定の電話機能を有効または無効にできるグローバル電話設定やポリシー設定もあります。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで、[電話システム管理]、[ユーザーとルーム] の順にクリックします。
- [共用エリア] タブをクリックします。
- 編集する共用エリアのディスプレイ名をクリックします。
次の情報とオプションが表示されます。
[プロフィール] タブ
- ディスプレイ名: ディスプレイ名の横にある [編集] をクリックして変更します。
- サイト: Zoom Phoneユーザーが属しているサイトを表示します。ドロップダウンメニューを使用して別のサイトを選択し、電話機を別のサイトに移動します。
- パッケージ: [割り当てる] をクリックして、発信通話パッケージを割り当てます。割り当てられたパッケージの横にある [x] をクリックします。
- 内線番号: [編集] をクリックして、電話機に割り当てられた内線番号を変更します。
注: 内線番号は最大6桁です。複数のサイトがあり、サイトコードを有効にすると、内線番号が2～5桁、サイトコードが1～2桁になることがあります。 - 番号: [割り当てる] をクリックして、共用エリア電話機に直通電話番号を割り当てます。この設定はパッケージが割り当てられている場合のみ表示されます。
- 発信の発信者ID（パッケージが割り当てられている場合のみ表示）: 電話呼び出し時に発信する発信者IDを選択します。メインの自動受付に割り当てられた電話番号から選択できます。
- 国 / 地域（パッケージが割り当てられている場合のみ表示）: 電話機の緊急連絡先の国を表示します。電話機で使用できない予約済みの内線番号は国により特定されます。
- 市外局番（パッケージが割り当てられている場合のみ表示）: 発信ダイヤルのデフォルトの市外局番が表示されます。変更するには [編集] をクリックし、市外局番を追加していない場合は [設定] をクリックします。
- 緊急連絡先: [管理] をクリックして、共用エリア電話機に割り当てられた緊急連絡先を編集します。複数のサイトがある場合は、サイトまたはサイトのデフォルトのアドレスに割り当てられたアドレスを選択します。
- タイムゾーン: タイムゾーンを選択して、共用エリア電話機に表示する時間を設定します。
- 部署 / コストセンター: 部署またはコストセンターを割り当てます。
- コミュニケーションコンテンツの保存先: コミュニケーションコンテンツの保存先を管理します。
[ポリシー] タブ
ポリシー設定を利用すると、特定のZoom Phone機能を有効または無効にできます。
注: 共用エリアは、ホットデスクを除き、共用エリア電話機と同じポリシー設定にアクセスできます。特定のデバイスのホットデスクを有効 / 無効にするには、[設定] タブを使用します。
[設定] タブ
注: カスタム時間を設定した後、この時間中に着信をルーティングする方法をカスタマイズできます。
コールハンドリング設定
- デバイスの着信音: 切り替えボタンをクリックして着信音を有効または無効にします。
- 着信音の持続時間: [デバイスの着信音] を有効にした場合、以下の設定で指定した通りに通話が処理されるまでの着信の最大持続時間を設定します（着信が応答されない場合）。
- 電話に応答がない場合: 未応答の電話が指定の時間に処理される方法を選択します。
- （オプション）以下のチェックボックスの1つまたは両方を選択します。
- 発信者にオペレーターへの連絡を許可する: 選択すると、[IVRメニュー] に、[0 オペレーターに転送する] と [1 ボイスメールの保存先: 現在の内線] のオプションが表示されます。
- [オペレーターにコンタクトをとる] で、ドロップダウンをクリックしてオプションを選択します。
- 名前または内線番号を検索して、希望するオプションを選択します。
- （オプション）[発信者が転送シーケンスの最後に達したときに、着信者のボイスメール応答メッセージを流す] チェックボックスを選択します。
- [保存] をクリックします。
注意: 変更を加えると、カスタマイズされた以前の応答メッセージが上書きされることがあります。必要に応じて、新しい応答メッセージオーディオを録音してください。
- 発信者にボイスメールのチェックを許可する: 選択すると、[IVRメニュー] に、[1 ボイスメールの保存先: 現在の内線] と [2 PINコードでボイスメールをチェックする] のオプションが表示されます。
- 2 PINコードでボイスメールをチェックする: このオプションを使用すると、ユーザーはボイスメールボタンを押すか、共用エリア電話機では*86をダイヤルして、ボイスメールシステムにダイヤルできます。ユーザーは、テレフォニーユーザーインターフェース（TUI）からオプション2を選択すると、ボイスメール応答メッセージをレコーディングまたは更新できます。これにより、管理者の支援を必要とせずにユーザーがボイスメール応答メッセージを管理できます。IVRメニューを通じてアップロードされたユーザーのカスタマイズ済みボイスメール応答メッセージは、営業時間のみのボイスメール応答メッセージになります（営業時間外および休日には適用されません）。
- 両方のチェックボックスが選択されている場合、[IVRメニュー] には [0 オペレーターに転送する]、[1 ボイスメールの保存先: 現在の内線]、[2 PINコードでボイスメールをチェックする] のオプションが表示されます。
- メッセージを再生後、切断: 発信者にカスタムメッセージを再生した後に電話を切ります。[オーディオライブラリ] をクリックして、カスタムのオーディオを選択、レコーディング、アップロードします。
- 切断: メッセージを流さず電話を切断します。
- 別の内線に転送: アカウントの別の内線番号に電話を転送します。
- 外部の連絡先に転送: アカウントに外部ユーザーの電話帳がある場合、外部の連絡先に通話をルーティングできます。
コールキューに共用エリア電話機を追加する方法
共用エリア電話機をコールキューのメンバーとなるように追加できます。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで、[電話システム管理]、[コールキュー] の順にクリックします。
- 電話機を追加したいコールキューの名前をクリックします。
- [メンバー] セクションで、[表示または編集] をクリックします。
- [追加] をクリックします。
- [共用エリア] タブをクリックします。
- 共用エリア電話機を選択し、[OK] をクリックします。
自動受付に共用エリアを追加する方法
自動受付の営業時間または営業時間外に、共用エリア電話機にルーティングできます。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションで、[電話システム管理]、[自動受付] の順にクリックします。
- 電話機を追加したい自動受付の名前をクリックします。
- [営業時間] または [営業時間外] のセクションで、[ルーティング先] の横にある [編集] をクリックします。
- [共用エリア] を選択し、共用エリアの名前を入力して、その共用エリアを選択します。
- [OK] をクリックします。
IVRに共用エリアを追加する方法
IVRシステムがある場合は、発信者が共用エリアにルーティングするためのIVRメニューオプションを提供できます。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションで、[電話システム管理]、[自動受付] の順にクリックします。
- 電話を追加するIVRを使用して、自動受付の名前をクリックします。
注: 自動受付がなくてもIVRを設定します。 - [営業時間] または [終了時間] セクションで、[自動音声応答システム（IVR）] の下にある [編集] をクリックします。
- キーの横にある [編集] をクリックします。
- [共用エリアに転送] を選択し、共用エリアの名前を入力して、その共用エリアを選択します。
- [保存] をクリックします。
共用エリアを一括で追加する方法
CSVファイルを使用して、複数の共用エリアを一度に追加します。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで、[電話システム管理]、[ユーザーとルーム] の順にクリックします。
- [共用エリア] タブをクリックします。
- ページの上部にある [インポート] をクリックします。
- 複数のサイトがある場合は、ユーザーを所属させたいターゲットのサイトを選択します。
- [CSVサンプル] をクリックします。サンプルCSVファイルをダウンロードし、必要なフィールドを表示できます。
注: [Zoom Phone認定ハードウェア] をクリックすると、許容されるエントリの一覧が表示されます。CSVファイルを正しくインポートするには、この一覧を使用して [メーカー] と [モデル] の列に入力します。 - [ダウンロード] をクリックします。
- Microsoft Excelなどのスプレッドシートソフトウェアを使用して、CSV内サンプルに入力します。
注:
- フィールド名の付いた先頭行を削除しないでください。メーカーとモデルが正しく入力されていることを確認してください。
- サイトが複数あるが、サイトコードを有効にしていない場合は、[サイトコード] 列を空白のままにします。選択したターゲットサイトに電話がインポートされます。
- 一括処理を開始するには、[CSVをアップロード] をクリックし、完成したCSVファイルを選択します。
注: 複数のフィールドでエラーが発生した場合、一括処理を完了できません。次のオプションがあります。
- [詳細] をクリックすると、正しく入力されなかったフィールドの説明が表示されます。
- （該当する場合）[問題を無視してその他をアップロード] をクリックして、一括処理を続行します。エラーのあるCSVの行はインポートされません。すべての行にエラーがある場合、このオプションは表示されません。
- CSVのすべての行にエラーがある場合、一括処理は完了されません。CSVファイルを修正した後、[再アップロード] をクリックします。
- 一括インポート処理をキャンセルするには、[閉じる] をクリックします。
- 一括処理が完了したら、[閉じる] をクリックします。
共用エリアのリストをエクスポートする方法
独自レコードの共用エリアすべてのリストを含むCSVファイルをエクスポートすることもできます。
注: Zoomウェブポータルでは、CSVファイルを使用した共用エリアの一括更新はサポートされていません。エクスポート済みのCSVを編集してからインポートすることはできません。
- Zoomウェブポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで、[電話システム管理]、[ユーザーとルーム] の順にクリックします。
- [共用エリア] タブをクリックします。
- （オプション）検索バーとドロップダウンメニューを使用して、共用エリアをフィルタリングできます。
- [エクスポート] をクリックすると、ウェブポータルにある現在の共用エリアリストのCSVファイルをダウンロードできます。