大規模な会議を主催するためのベストプラクティス
500人から5000人規模の大型会議の開催は、困難な場合があります。会議の前と会議中にいくつかのベストプラクティスに従うことで、会議が円滑に進むことが保証されます。会議を主催する前に、大規模会議アドオンを有効にする必要があります。
大規模な会議の開催要件
- ホストは、ライセンスユーザーであり、大会議アドオンが割り当てられている必要があります。
大規模な会議の準備方法
待合室のご利用方法
ミーティング中に参加者を入室させる
会議の主催者は、待機室を使用して、講演者など特定の参加者を他の参加者よりも先に会議に参加させることができます。これは、会議の前に準備をする必要がある場合に役立ちます。待合室もカスタマイズ可能です。
- ホストとしてミーティングを開始します。
- 会議コントロールツールバーで、 [参加者] アイコン をクリックします。
をクリックします。 - [待機室] セクションで、参加者の名前の横にある [許可] をクリックして、参加者がミーティングに参加できるようにします。
待機室から参加者全員を入室させる
会議の主催者は、準備が完了したら、すべての参加者を会議に参加させることができます。
- ホストとしてミーティングを開始します。
- 会議コントロールツールバーで、 [参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- [全員の入室を許可] をクリックします。
待機室にいる参加者にメッセージを送信する
準備が予想より時間がかかっている場合、会議の主催者は待機中の参加者にメッセージを送ることができます。
- 会議の主催者は、会議コントロールツールバーで、チャットアイコン
をクリックします。 - 「宛先」の横にあるドロップダウンをクリックしてください。
- 「待合室参加者」をクリックしてください。
- チャットメッセージを入力して、待合室に送信してください。
メッセージが送信されると、待合室の参加者は待合室の画面にメッセージが表示されます。
会議の管理を支援する共同ホストを割り当てる方法
共同ホストを割り当てることで、ホストは、参加者の管理、会議中のチャット、Q&A&への回答、録音の開始/停止など、会議の管理業務を担当する別のユーザーと権限を共有することができます。ホストは、共同ホストを割り当てることができる唯一のユーザーであり、会議で設定できる共同ホストの数に制限はありません。共同ホストにはいくつかの制限があります。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- 共同ホストとなる参加者の名前にカーソルを合わせ、「詳細」をクリックします。
- [共同ホストに指定] をクリックします。
参加者の音声を管理する方法
すべての参加者をミュートします
ホストまたは共同ホストは、すでに会議に参加している参加者全員、および会議に新しく参加する参加者をミュートすることができます。この機能は、プレゼンテーションやディスカッション中にすべての参加者の音声をミュートしたい場合に便利です。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- [参加者] パネルの下部で、[すべてミュート] をクリックします。
確認のポップアップが表示されます。 - （オプション）会議中、参加者がいつでも自分の音声をオンにできるようにする場合は、[参加者が自分の音声をオンにできるようにする]チェックボックスをオンにしてください。
- [全員をミュート] をクリックすると、現在の参加者と新規の参加者がすべてミュートされます。
特定の参加者にミュートを解除するよう依頼します
ホストまたは共同ホストは、特定の参加者にミュートを解除するよう依頼することができます。これは、会議の講演者に自分の音声のコントロール権を付与したいが、他の参加者はコントロールできないようにしたい場合に便利です。この例では、まず、すべての参加者の音声をミュートにし、ミュートを解除できないように設定する必要があります。講演者に、講演後にミュートを解除するようお願いしてください。ミュートを解除すると、スピーカーは自由にミュートまたはミュート解除を行うことができます。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- ミュートを解除したい参加者の名前にカーソルを合わせ、「ミュートを解除」をクリックします。
参加者はミュートを解除することに同意し、自由にミュートまたはミュート解除を行うことができます。会議の全員を再びミュートすると、この参加者も影響を受けます。
すべての参加者にミュートを解除するよう依頼します
ホストと共同ホストは、会議の参加者全員にミュートを解除するよう依頼することもできます。これは、たとえば、プレゼンテーションのためにすべてのマイクがミュートされている場合に便利です。デフォルトでは、参加者はリクエストが送信された後にミュートを解除するかどうかを選択できます。ただし、同意があれば、ホストが全員のミュートを解除することは可能です。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- 参加者パネルの下部にある[その他] をクリックし、[全員にミュートを解除] をクリックします。
その後、他のすべての参加者に「ミュートを解除」または「ミュートを維持」を尋ねます。
参加者の動画とプロフィール写真を管理する方法
参加者のビデオを停止する
この設定は、注意をそらすような不適切な画像が表示されないようにするのに役立ちます。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[参加者] アイコン をクリックします。 をクリックします。
- 参加者の名前の上にカーソルを置き、「詳細」をクリックしてください。
- 「 ビデオを停止」をクリックしてください。
注：参加者がビデオを開始していない場合は、「ビデオを開始してください」というオプションが表示されます。
プロフィール写真を非表示にする
この設定は、注意をそらすような不適切な画像が表示されないようにするのに役立ちます。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[ホストツール] アイコン [ ] [
] をクリックします。 - 「プロフィール写真を非表示にする」をクリックしてください。
すべてのプロフィール写真は非表示になります。
参加者の画面共有を無効にする方法
会議に参加しているプレゼンテーションを行う参加者が多すぎる場合は、この設定を使用して、参加者が共有できないようにすることができます。画面共有の権限の制御について詳しくはこちらをご覧ください。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、[共有] アイコン
の横にある上向き矢印アイコン
をクリックします。 。 - [詳細設定]をクリックします。
ポップアップウィンドウが表示されます。 - 「共有できるユーザー」で、「ホストのみ」を選択します。
このセッションでは、ホストのみ画面を共有することができます。
参加者のチャットを管理する方法
会議の目的に応じて、セッション中に参加者がチャットできる相手を制限したい場合があります。たとえば、参加者がホストおよび共同ホストとのみチャットできるように設定すると、他の参加者が公開チャットメッセージに送信したフィードバックがフィルタリングされ、確認すべきチャットメッセージの総数が減少します。
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、チャットアイコン をクリックします。 をクリックします。
- チャットパネルの右上にある省略記号アイコン
をクリックします。 - 「参加者がチャットできます」の下で、以下のオプションにアクセスできます。
- 該当者なし: ミーティング内チャットを無効にします。
- ホストと共同ホスト: ホストと共同ホストのみが全員にメッセージを送信できます。 この設定を有効にしても、参加者はホストに非公開メッセージを送信することができます。
- ミーティンググループチャット：参加者は公開メッセージのみ送信できます。公開メッセージは、すべての参加者に表示されます。参加者は、ホストにプライベートメッセージを送信することができます。
- ミーティンググループチャットおよび誰にでも直接メッセージを送ることができます：参加者は、公開メッセージまたはプライベートメッセージを送信できます。公開メッセージは、すべての参加者に表示されます。プライベートメッセージは特定の参加者に送信され、ホストには表示されません。
会議のQの使い方&A
Q&機能を使用すると、参加者は会議中に質問をすることができ、ホストおよび共同ホストは、その質問に対して非公開または公開で回答することができます。質問は、ライブで回答すべきものとしてマークすることもできます。Q&A は、提出された質問を管理するためのオプションが少ないミーティングチャットの代替手段を提供します。この機能を使用するには、会議の前にウェブポータルで有効にする必要があります。
送信された質問に回答する
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、Q「&」Aアイコンをクリックし
を選択します。 - 答えたい質問を見つけてください：
- [ライブで回答] をクリックして、ミーティング中に公開で回答する質問としてマークします。
- 「クリックタイプ回答」をクリックして、参加者への回答を記入してください。答えを入力して、「送信」をクリックしてください。
注：参加者が質問にコメントすることを許可した場合、参加者が質問にコメントしても、その質問は「公開」リストに表示され、回答することができます。 - （オプション）送信する前に、「非公開で送信」チェックボックスを選択してください。参加者だけに回答したい場合。
質問を却下する
- 会議中に、会議コントロールツールバーで、Q「&」Aアイコンをクリックし を選択します。
- 削除したい質問にカーソルを合わせ、省略記号アイコン（ ）をクリックしてください。
- 「閉じる」または 「 削除」をタップします。
却下された質問は、参加者には表示されなくなり、ホストおよび共同ホストの「却下」タブに移動されます。一方、削除された質問は完全に削除され、再開することはできません。
参加者をピン留め（スポットライト）する方法
ビデオを固定すると、最大 9 人の参加者がすべての参加者に対して主なアクティブスピーカーとして表示され、参加者はこれらのスピーカーのみを見ることができます。画面共有中にもピン留めを行うことができます。この機能は、基調講演者を強調するために頻繁に使用されます。
- 会議中に、固定したい参加者のビデオにカーソルを合わせ、省略記号アイコン（ ）をクリックします。
その参加者に対する追加のオプションが表示されます。 - 「ピン」をクリックしてください。
- （オプション）追加の参加者（合計 9 人まで）を固定するには、必要に応じて手順 2 と 3 を繰り返します。
ピンを取り外します
- 会議中に、スポットライトから削除したい参加者のビデオにカーソルを合わせ、省略記号アイコン をクリックします。
- 「ピンを削除」をクリックします。
これにより、会議はスピーカービューまたはギャラリービューに戻ります。
挙手への対応方法
手を上げる機能を使用すると、会議の参加者は、ホストまたは共同ホストに何かを依頼したいことを示すことができます。ホストとしては、会議の開始時に、この機能をどのように使用するかを参加者に伝えておくとよいでしょう。たとえば、多くのホストは、この機能を使用して、参加者が質問があり、発言するためにミュートを解除したいかどうかを確認しています。
ホストは、多くの参加者が手を挙げると、会議のレイアウトで参加者のビデオが並べ替えられ、会議の進行が妨げられる場合もあります。この問題は、カスタムギャラリー表示順を使用することで解決できます。