De add-on Zoom for Google Workspace gebruiken


Met de add-on Zoom for Google Workspace kunt u rechtstreeks vanuit Gmail of Google Agenda naadloos uw vergaderingen plannen, beheren en eraan deelnemen. De instellingen van uw planner worden gesynchroniseerd vanuit de Zoom web portal. Nadat u de add-on hebt geïnstalleerd, kunt u deze gebruiken in de webbrowser van uw desktop (Gmail of Google Agenda) of van uw mobiele apparaat (de app Google Agenda). Voor verdere integratie met Google Agenda stelt u de contactpersonen en agenda-integratie in.

Als u een licentie van Zoom Phone hebt, kunt u ook Zoom Phone-oproepen voeren vanuit uw agenda- of e-mail-workspace. Meer informatie over het gebruik van Zoom Phone met de add-on Google Workspace.

Voor een geavanceerde planning van vergaderingen raden we u aan de Zoom Scheduler Extension for Chrome te gebruiken.

Opmerking: Google heeft op 16 november 2020 Google Meet ingeschakeld als de standaardoptie voor vergaderingen, wanneer er meer dan één provider voor videovergaderingen is ingeschakeld. Als u naast Zoom ook Google Meet heeft ingeschakeld, leest u hier hoe u deze standaardinstelling wijzigt.

Dit artikel behandelt:

Voorwaarden voor installatie en gebruik van Zoom for Google Workspace

De add-on Zoom for Google Workspace installeren

De add-on Zoom for Google Workspace installeren voor alle gebruikers (Google-beheerder)

Als u een beheerder van Google Workspace bent en u wilt Zoom for Google Workspace voor alle gebruikers installeren, volg dan de onderstaande instructies:

  1. Meld u als beheerder aan op uw Google Workspace-account.
  2. Ga naar Google Workspace Marketplace en zoek naar Zoom.
  3. Klik op de add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Klik op Install (Installeren) en vervolgens op Continue (Doorgaan).
  5. Lees de servicevoorwaarden door, geef aan of u de app beschikbaar wilt maken voor uw hele domein, of voor een specifiek team of specifieke afdeling, vink het vakje aan dat u akkoord gaat en klik op Accept (Accepteren).

Als u het Google-account van uw organisatie beheert en toegang heeft tot de beheerconsole van Google, dan volgt u deze hulpbronnen van Google om Zoom for Google Workspace voor uw gebruikers te installeren.

De add-on Zoom for Google Workspace installeren voor eigen gebruik

Als u een persoonlijk Google-account heeft, kunt u de add-on voor eigen gebruik installeren.

  1. Meld u aan op uw Google-account.
  2. Ga naar Google Workspace Marketplace en zoek naar Zoom.
  3. Klik op de add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Klik op Install (Installeren) en vervolgens op Continue (Doorgaan).
  5. Lees de servicevoorwaarden door en klik op Accept (Accepteren).

Automatische toevoeging van videogesprekken aan Google Agenda-evenementen in- of uitschakelen

Zodra de add-on Zoom for Google Workspace is geïnstalleerd en u voegt een evenement toe aan Google Agenda, wordt er automatisch een Zoom-vergadering toegevoegd als er een gast wordt toegevoegd. Ga als volgt te werk om deze functie in of uit te schakelen:

  1. Meld u aan bij de Google-beheerconsole.
  2. Klik op Apps, selecteer Google Workspace en klik vervolgens op Agenda.
  3. Klik op Sharing Settings (Instellingen delen).
  4. Vink onder Videogesprekken het selectievakje aan of uit naast Automatically add video calls to events created by a user (Videogesprekken automatisch toevoegen aan evenementen die door een gebruiker zijn gemaakt).

Raadpleeg de documentatie van Google voor meer informatie.

De add-on Zoom for Google Workspace gebruiken

Web

Meld u aan bij de add-on Zoom for Google Workspace

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Gmail of Google Agenda.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom for Google Workspace.
  3. Klik desgevraagd op Authorize Access (Toegang autoriseren) en volg de instructies op het scherm om Zoom toegang te geven tot uw Google-account.
  4. Klik op Aanmelden en volg de instructies op het scherm.

Een vergadering plannen vanuit Google Agenda

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op Create (Maken) of klik op een tijdstip in de agenda voor uw vergadering.
  3. Voer uw vergaderingsgegevens in, zoals de titel, locatie en gastenlijst.
  4. Klik op More options (Meer opties).
    Opmerkingen:
    • Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
    • Als u planningsbevoegdheden aan andere gebruikers toekent in de Zoom web portal, kunt u kiezen of deze gebruikers uw als privé gemarkeerde vergaderingen mogen beheren in Outlook of Google Agenda. Als de gebruikers geen privé-evenementen mogen beheren, kunnen ze de uitnodigingslink, het onderwerp van de vergadering en de lijst van deelnemers niet zien.
  5. In het vervolgkeuzemenu Videovergaderen toevoegen selecteert u de optie Zoom-vergadering.
    Google Agenda voegt de deelnameopties voor de Zoom-vergadering toe.
  6. (Optioneel) Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom for Google Workspace en wijzig de vergaderinstellingen indien nodig.
  7. Klik op Save (Opslaan).
    Opmerking: De vergaderinstellingen worden toegepast op basis van uw accountinstellingen. U kunt de vergaderinstellingen bewerken voor een geplande vergadering.

Een vergadering plannen vanuit een e-mailthread in Gmail

U kunt de add-on gebruiken om een Zoom-vergadering te plannen vanuit Gmail. De add-on vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail. Nadat u een vergadering hebt gepland vanuit Gmail, stuurt Zoom de gegevens voor deelname naar de afzender van de e-mail.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Gmail.
  2. Open een e-mailthread.
  3. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom for Google Workspace.
  4. Klik op Een vergadering plannen.
  5. Scrol omlaag in het deelvenster en kies uw standaardinstellingen voor de vergadering, zoals de vergadering-id, wachtwoordcode en wachtruimte.
  6. Voer waar nodig de gegevens van de vergadering in:
    • Topic (Onderwerp): de add-on stelt het e-mailonderwerp voor als onderwerp van de vergadering.
    • Timezone (Tijdzone): wordt standaard ingesteld op de tijdzone die u hebt ingesteld in Zoom. Selecteer indien nodig een andere tijdzone.
    • When (Wanneer): de add-on stelt een datum en tijd voor of u kunt een andere datum en tijd invoeren.
    • Duration (Duur): selecteer de duur van de vergadering.
  7. Klik op de pijl onder Mail options (E-mailopties) en schakel
    Invite participants via email (Deelnemers uitnodigen via e-mail) in om een e-mail te verzenden naar de deelnemers aan de vergadering, nadat u de vergadering hebt gemaakt.Opmerkingen:
    • De add-on voegt de deelnemers in de e-mailthread automatisch toe aan de uitnodigingslijst, maar u kunt het selectievakje naast de e-mail van een gebruiker aan- of uitvinken om deze wel of niet uit te nodigen.
    • Als u Invite participants via email heeft ingeschakeld, ontvangen deze e-mailadressen een e-mail met de deelnamegegevens, maar geen uitnodiging van Google Agenda. Als u een Google Agenda-uitnodiging wilt verzenden, bewerk de geplande vergadering dan of plan een vergadering vanuit Google Agenda.
  8. Klik op EEN VERGADERING PLANNEN.

Een geplande vergadering in Google Agenda bewerken

Opmerking: Als u een Zoom-vergadering opnieuw plant vanuit Google Agenda, kopieer de vergaderingsgegevens dan niet naar een nieuw agenda-item.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Klik op het potloodpictogram om het evenement te bewerken.
  4. Wijzig de vergaderingsgegevens indien nodig.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom for Google Workspace , wijzig de instellingen van de vergadering indien nodig en klik vervolgens op UPDATE MEETING (VERGADERING BIJWERKEN).
  6. Klik op Save (Opslaan).

Een vergadering weergeven en eraan deelnemen

Opmerking: Als de host van de vergadering de zichtbaarheid van die vergadering als Privé gemarkeerd heeft, ziet u op de Zoom-webplanner geen vergaderingsgegevens, zoals de uitnodigingslink, het onderwerp van de vergadering of de lijst met genodigden.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Klik op Neem deel aan de Zoom-vergadering om Zoom te openen en deel te nemen aan de vergadering.
  4. Klik op de optie om Zoom te openen, wanneer uw browser hierom vraagt.

Meer informatie over deelnemen aan een vergadering.

Android | iOS

Meld u aan bij de add-on Zoom for Google Workspace

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op het pluspictogram en vervolgens op Evenement.
  3. Tik op de vervolgkeuzelijst voor videovergaderingen en selecteer Zoom-vergadering.
  4. Tik op AUTHORIZE (AUTORISEREN) en volg de instructies op het scherm.

Een vergadering plannen vanuit Google Agenda

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op het pluspictogram en vervolgens op Evenement.
  3. Tik op het vervolgkeuzemenu voor videovergaderen en selecteer Zoom-vergadering.
    Google Agenda voegt een Zoom-vergadering toe aan uw vergaderingsgegevens.
  4. Voer uw vergaderingsgegevens in, zoals de titel, locatie en gastenlijst.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Tik rechtsboven in de hoek op Save (Opslaan).

Een vergadering plannen vanuit een e-mailthread in Gmail

U kunt de add-on gebruiken om een Zoom-vergadering te plannen vanuit Gmail. De add-on vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail. Nadat u een vergadering hebt gepland vanuit Gmail, stuurt Zoom de gegevens voor deelname naar de afzender van de e-mail.

  1. Meld u aan bij de Gmail-app.
  2. Open een e-mail.
  3. Tik in het onderste deelvenster in het gedeelte Available add-ons (Beschikbare add-ons) op Zoom for Google Workspace.
  4. Voer de gegevens van de vergadering in.
    Opmerking: Zoom vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail.
  5. (Optioneel) Voer in het gedeelte Mail options (E-mailopties) de e-mailadressen in, waarnaar u de deelnamegegevens wilt verzenden.
    Opmerking: Deze e-mailadressen ontvangen een e-mail met de deelnamegegevens, maar geen uitnodiging voor Google Agenda. Als u een Google Agenda-uitnodiging wilt verzenden, bewerk de geplande vergadering dan of plan een vergadering vanuit Google Agenda.
  6. Wijzig indien nodig andere vergaderopties.
  7. Tik bovenaan het deelvenster op SCHEDULE MEETING (VERGADERING PLANNEN).

Een geplande vergadering in Google Agenda bewerken

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Tik op het potloodpictogram.
  4. Wijzig de vergaderingsgegevens indien nodig.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Tik op Save (Opslaan).

Opmerkingen:

  • Als u een Zoom-vergadering opnieuw plant vanuit Google Agenda, kopieer de vergaderingsgegevens dan niet naar een nieuw agenda-item.
  • De Google Agenda-app kan de vergaderinstellingen voor een geplande vergadering niet wijzigen. Gebruik Google Agenda in een webbrowser voor deze functie. U kunt zich ook aanmelden bij de Zoom web portal om de vergaderinstellingen voor een geplande vergadering te wijzigen.

Een vergadering weergeven en eraan deelnemen

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Tik op Zoom-vergadering.
    Google Agenda geeft de deelnameopties weer.
  4. Tik op een deelnameoptie en houd deze vast om naar uw klembord te kopiëren. U kunt ook op de deelnamelink klikken om deel te nemen via de Zoom mobile app.

Meer informatie over deelnemen aan een vergadering.

Beperkingen en probleemoplossing van de add-on Zoom for Google Workspace

Meerdere Google-accounts

Wanneer u de add-on installeert en gebruikt, is het raadzaam dat u niet bij meerdere Google-accounts in dezelfde browser aangemeld bent. Als u aangemeld bent op meerdere Google-accounts, kunt u de add-on niet installeren. Meld u dus alleen aan op het account, waarvoor u de add-on wilt installeren. Als u op meerdere Google-accounts waarvoor de add-on is geïnstalleerd bent aangemeld en u gebruikt deze add-on, dan veroorzaakt dit bovendien problemen bij het plannen van Zoom-vergaderingen.

De tijdelijke aanduidingen 'This is a calendar meeting' (Dit is een agendavergadering) en 'Google Calendar Meeting (not synced)' (Google Agenda-vergadering (niet gesynchroniseerd))

Wanneer u een vergadering plant via de add-on, wordt een tijdelijke aanduiding voor de vergadering gemaakt. De uitnodigingsgegevens voor de vergadering van die tijdelijke aanduiding worden vervolgens toegevoegd aan het agenda-evenement. De gegevens van het werkelijke agenda-evenement, zoals onderwerp, agenda en datum/tijd, worden pas na opslag van het agenda-evenement in Google gesynchroniseerd met de Zoom-vergadering. Zodra het agenda-evenement is opgeslagen, duurt het ongeveer 2 minuten voordat die vergaderingsgegevens zijn gesynchroniseerd met Zoom, waarna de vergaderingsgegevens van de tijdelijke aanduiding in het agenda-evenement worden bijgewerkt.

Tijdens de synchronisatie ziet u die tijdelijke aanduiding voor de vergadering mogelijk in uw lijst met komende Zoom-vergaderingen als 'This is a calendar meeting' (Dit is een agendavergadering) of 'Google Calendar Meeting (not synced)' (Google Agenda-vergadering (niet gesynchroniseerd)). Zodra de synchronisatie is voltooid, wordt dit vervangen door het onderwerp dat is ingesteld voor het agenda-evenement.

Opmerking: Deze tijdelijke aanduiding voor de vergadering staat meestal gepland voor 31 december 1979 of 1 januari 1980. Zodra de synchronisatie is voltooid, worden de datum en tijd van de tijdelijke aanduiding vervangen door de datum en tijd waarop u het agenda-evenement hebt gepland.

Problemen met synchronisatie oplossen

Als u het agenda-evenement hebt opgeslagen, een paar minuten hebt gewacht en de agendagegevens zijn nog steeds niet gesynchroniseerd met Zoom, dan kan dit een aantal oorzaken hebben. U heeft bijvoorbeeld geen toestemming om in iets de agenda te zetten waarin u deze vergadering plande of u probeerde de vergadering in het verleden te plannen.

Probeer de synchronisatie als volgt handmatig af te dwingen:

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom for Google Workspace .
  3. Klik op het Google Agenda-evenement met de synchronisatieproblemen. Dit zorgt ervoor dat de add-on de ID van het agenda-evenement vergelijkt met uw Zoom-vergaderingen en worden eventuele wijzigingen of ontbrekende informatie gesynchroniseerd.
  4. Wacht 1-2 minuten, totdat de synchronisatie is voltooid.

Hoe uw gegevens worden gebruikt

Deze app heeft toegang tot en gebruikt de volgende informatie van uw Zoom-account:

Deze app opent en gebruikt de volgende informatie uit uw Google Workspace-account: