De add-on Zoom for Google Workspace gebruiken

Met de add-on Zoom voor Google Workspace kun je rechtstreeks vanuit Gmail of Google Agenda naadloos je vergaderingen plannen, beheren en eraan deelnemen. Je extensie-instellingen worden gesynchroniseerd vanuit de Zoom-webportal. Nadat je de add-on hebt geïnstalleerd, kun je deze gebruiken in de webbrowser van je desktop (Gmail of Google Agenda) of van je mobiele apparaat (de Google Agenda-app). Voor verdere integratie met Google Agenda stel je de contactpersonen en agenda-integratie in.

Als je een licentie van Zoom Phone hebt, kun je ook Zoom Phone-oproepen plaatsen vanuit je agenda- of e-mail-werkruimte. Meer informatie over het gebruik van Zoom Phone met de add-on voor Google Workspace.

Voor geavanceerde planning van vergaderingen raden we je aan de Zoom Chrome-extensie te gebruiken.

Opmerking:

Vereisten voor installatie en gebruik van Zoom voor Google Workspace

Inhoud

De add-on Zoom for Google Workspace installeren

De add-on Zoom for Google Workspace installeren voor alle gebruikers (Google-beheerder)

Als u een beheerder van Google Workspace bent en u wilt Zoom for Google Workspace voor alle gebruikers installeren, volg dan de onderstaande instructies:

  1. Meld u als beheerder aan op uw Google Workspace-account.
  2. Ga naar de Google Workspace Marketplace en zoek naar Zoom.
  3. Klik op de add-on  Zoom voor Google Workspace.
  4. Klik op Installeren en vervolgens op Doorgaan.
  5. Lees de servicevoorwaarden door, geef aan of je de app beschikbaar wilt maken voor je hele domein, of voor een specifiek team of specifieke afdeling, vink het vakje aan dat je akkoord gaat en klik op Accepteren.

Als je het Google-account van je organisatie beheert en toegang hebt tot de beheerdersconsole van Google, volg dan deze hulpbronnen van Google om Zoom voor Google Workspace voor je gebruikers te installeren.

De add-on Zoom for Google Workspace installeren voor eigen gebruik

Als u een persoonlijk Google-account heeft, kunt u de add-on voor eigen gebruik installeren.

  1. Meld u aan op uw Google-account.
  2. Ga naar de Google Workspace Marketplace en zoek naar Zoom.
  3. Klik op de add-on  Zoom voor Google Workspace.
  4. Klik op Installeren en vervolgens op Doorgaan.
  5. Lees de servicevoorwaarden door en klik op Accept (Accepteren).

Hoe schakel je accountconsistentiecontroles in voor de add-on voor Google Workspace?

Beheerders kunnen strikte e-mailmatching afdwingen tijdens het aanmelden om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen, wat de algehele beveiliging en naleving van het organisatiebeleid verbetert. Volg deze stappen om consistentiecontroles voor accounts in te schakelen:

  1. Meld je aan bij de Zoom-webportal als beheerder met de bevoegdheid om accountinstellingen te bewerken.
  2. Klik in het navigatiemenu op Accountbeheer en vervolgens op Accountinstellingen.
  3. In het tabblad Vergaderingen scrol je naar beneden naar het gedeelte Beveiliging.
  4. Zoek de schakelaar Accountconsistentie garanderen voor Outlook- en Google Workspace-integraties en klik erop om de instelling in te schakelen.
  5. Als er een verificatiedialoogvenster wordt weergegeven, klik je op Inschakelen om de wijziging te bevestigen.

Automatische toevoeging van videogesprekken aan Google Agenda-evenementen in- of uitschakelen

Zodra de add-on Zoom for Google Workspace is geïnstalleerd en u voegt een evenement toe aan Google Agenda, wordt er automatisch een Zoom-vergadering toegevoegd als er een gast wordt toegevoegd. Ga als volgt te werk om deze functie in of uit te schakelen:

  1. Meld je aan bij de Google-beheerdersconsole.
  2. Klik op Apps, selecteer Google Workspace en klik vervolgens op Agenda.
  3. Klik op Sharing Settings (Instellingen delen).
  4. Vink onder Videogesprekken het selectievakje aan of uit naast Automatically add video calls to events created by a user (Videogesprekken automatisch toevoegen aan evenementen die door een gebruiker zijn gemaakt).
  5. Raadpleeg de documentatie van Google voor meer informatie.

Hoe schakel je een koppeling naar Meeting Insights in binnen een uitnodiging voor een vergadering?

  1. Meld je aan bij de Zoom-webportal.
  2. Klik in het navigatiemenu op Instellingen.
  3. Klik op het tabblad Mail en Calendar.
  4. Onder Integraties klik je op de schakelaar Link naar vergaderinzichten met Zoom AI Companion invoegen in vergaderuitnodigingom deze in te schakelen.
    Opmerking: Als de optie grijs is, is deze vergrendeld op groeps- of accountniveau en moet deze op dat niveau worden gewijzigd.
  5. Als er een verificatiedialoogvenster wordt weergegeven, klikt u op Inschakelen om de wijziging te verifiëren.

De add-on Zoom for Google Workspace gebruiken

             Webbrowser

Meld u aan bij de add-on Zoom for Google Workspace

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Gmail of Google Agenda.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace .
  3. Klik desgevraagd op Authorize Access (Toegang autoriseren) en volg de instructies op het scherm om Zoom toegang te geven tot uw Google-account.
  4. Klik op Aanmelden en volg de instructies op het scherm.

Een vergadering plannen vanuit Google Agenda

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op Create (Maken) of klik op een tijdstip in de agenda voor uw vergadering.
  3. Voer uw vergaderingsgegevens in, zoals de titel, locatie en gastenlijst.
  4. Klik op More options (Meer opties).
    Opmerkingen:
    • Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
    • Als je planningsprivileges toekent aan andere gebruikers in de Zoom-webportal, kun je kiezen of deze gebruikers je vergaderingen mogen beheren die als privé zijn gemarkeerd in Outlook of Google Agenda. Als de gebruikers geen privé-evenementen kunnen beheren, kunnen ze de uitnodigingslink, het vergaderonderwerp of de lijst met deelnemers niet zien.
  5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Videovergaderen toevoegen de optie Zoom-vergadering.
    Google Agenda zal de opties om deel te nemen aan de Zoom-vergadering toevoegen.
  6. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace en wijzig de vergaderinstellingen indien nodig, zoals deelnemen vóór host inschakelen (optioneel).
  7. Klik op Opslaan.
    Opmerking: De vergaderingsinstellingen worden toegepast op basis van je accountinstellingen. Je kunt de vergaderinstellingen bewerken voor een geplande vergadering.

Een vergadering plannen vanuit een e-mailthread in Gmail

U kunt de add-on gebruiken om een Zoom-vergadering te plannen vanuit Gmail. De add-on vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail. Nadat u een vergadering hebt gepland vanuit Gmail, stuurt Zoom de gegevens voor deelname naar de afzender van de e-mail.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Gmail.
  2. Open een e-mailthread.
  3. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace .
  4. Klik op Een vergadering plannen.
  5. Scrol omlaag in het deelvenster en kies uw standaardinstellingen voor de vergadering, zoals de vergadering-id, wachtwoordcode en wachtruimte.
  6. Voer waar nodig de gegevens van de vergadering in:
    • Topic (Onderwerp): de add-on stelt het e-mailonderwerp voor als onderwerp van de vergadering.
    • Timezone (Tijdzone): wordt standaard ingesteld op de tijdzone die u hebt ingesteld in Zoom. Selecteer indien nodig een andere tijdzone.
    • When (Wanneer): de add-on stelt een datum en tijd voor of u kunt een andere datum en tijd invoeren.
    • Duration (Duur): selecteer de duur van de vergadering.
  7. Klik op de pijl onder Mail options (E-mailopties) en schakel
    Invite participants via email (Deelnemers uitnodigen via e-mail) in om een e-mail te verzenden naar de deelnemers aan de vergadering, nadat u de vergadering hebt gemaakt.Opmerkingen:
    • De add-on voegt de deelnemers in de e-mailthread automatisch toe aan de uitnodigingslijst, maar u kunt het selectievakje naast de e-mail van een gebruiker aan- of uitvinken om deze wel of niet uit te nodigen.
    • Als je Deelnemers per e-mail uitnodigen hebt ingeschakeld, ontvangen deze e-mailadressen een e-mail met de deelnamegegevens, maar geen uitnodiging van Google Agenda. Als je een Google Agenda-uitnodiging wilt verzenden, bewerk de geplande vergadering of plan een vergadering vanuit Google Agenda.
  8. Klik op EEN VERGADERING PLANNEN.

Een geplande vergadering in Google Agenda bewerken

Opmerking: Als u een Zoom-vergadering opnieuw plant vanuit Google Agenda, kopieer de vergaderingsgegevens dan niet naar een nieuw agenda-item.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Klik op het potloodpictogram om het evenement te bewerken.
  4. Wijzig de vergaderingsgegevens indien nodig.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Klik in het rechterdeelvenster op het Zoom voor Google Workspace pictogram en wijzig de vergaderinginstellingen indien nodig. Klik vervolgens op VERGADERING BIJWERKEN.
  6. Klik op Opslaan.

Een vergadering weergeven en eraan deelnemen

Opmerking: Als de host van de vergadering de zichtbaarheid van die vergadering als Privé heeft gemarkeerd, zie je op de Zoom-webplanner geen vergaderingsgegevens, zoals de uitnodigingslink, het onderwerp van de vergadering of de lijst met genodigden.

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Klik op Neem deel aan de Zoom-vergadering om Zoom te openen en deel te nemen aan de vergadering.
  4. Klik op de optie om Zoom te openen, wanneer uw browser hierom vraagt.

Meer informatie over deelnemen aan een vergadering.

Samenvatting van vergadering bekijken

Opmerking: Om deze functie te gebruiken, moet Zoom AI Companion ingeschakeld zijn en moet de optie Vergaderdetails invoegen in de Zoom-webinstellingen zijn ingeschakeld (is standaard ingeschakeld).

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik op Create (Maken) of klik op een tijdstip in de agenda voor uw vergadering.
  3. Voer uw vergaderingsgegevens in, zoals de titel, locatie en gastenlijst.
  4. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace .
  5. Onder AI Companion, selecteer je Automatisch AI Companion starten.
    De opties Automatisch vergadervragen starten en Automatisch samenvatten van vergadering starten worden standaard geselecteerd.
  6. Klik op Opslaan.
    In de Zoom-vergaderdetails zie je de link Vergaderinzichten met AI Companion bekijken.
  7. Klik op de link om de samenvatting in Zoom te openen:
    • Als de Zoom-desktopapp is geïnstalleerd en actief is, wordt deze daar geopend.
    • Zo niet, dan wordt het geopend in de Zoom-webportal.

Let op: Als je geen toestemming hebt om het overzicht te bekijken, verschijnt het bericht Toegang geweigerd.

             Android | iOS

Meld u aan bij de add-on Zoom for Google Workspace

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op het pluspictogram en vervolgens op Evenement.
  3. Tik op de vervolgkeuzelijst voor videovergaderingen en selecteer Zoom-vergadering.
  4. Tik op AUTHORIZE (AUTORISEREN) en volg de instructies op het scherm.

Een vergadering plannen vanuit Google Agenda

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op het pluspictogram en vervolgens op Evenement.
  3. Tik op de vervolgkeuzelijst voor videovergaderingen en selecteer Zoom-vergadering.
    Google Agenda voegt een Zoom-vergadering toe aan je vergaderdetails.
  4. Voer uw vergaderingsgegevens in, zoals de titel, locatie en gastenlijst.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Tik rechtsboven in de hoek op Save (Opslaan).

Een vergadering plannen vanuit een e-mailthread in Gmail

U kunt de add-on gebruiken om een Zoom-vergadering te plannen vanuit Gmail. De add-on vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail. Nadat u een vergadering hebt gepland vanuit Gmail, stuurt Zoom de gegevens voor deelname naar de afzender van de e-mail.

  1. Meld u aan bij de Gmail-app.
  2. Open een e-mail.
  3. Tik in het onderste deelvenster in het gedeelte Available add-ons (Beschikbare add-ons) op Zoom for Google Workspace.
  4. Voer de gegevens van de vergadering in.
    Opmerking: Zoom vult het vergaderonderwerp automatisch in met het onderwerp van de e-mail.
  5. In het gedeelte Mailopties voer je e-mailadressen in om de deelnamegegevens naar toe te sturen (optioneel) .
    Opmerking: Deze e-mailadressen ontvangen een e-mail met de deelnamegegevens, geen uitnodiging voor Google Agenda. Als je een Google Agenda-uitnodiging wilt verzenden, bewerk de geplande vergadering dan of plan een vergadering vanuit Google Agenda.
  6. Wijzig indien nodig andere vergaderopties.
  7. Tik bovenaan het deelvenster op SCHEDULE MEETING (VERGADERING PLANNEN).

Een geplande vergadering in Google Agenda bewerken

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Tik op het potloodpictogram.
  4. Wijzig de vergaderingsgegevens indien nodig.
    Opmerking: Alleen wijzigingen in het onderwerp, de datum, de tijd en de tijdzone worden gesynchroniseerd met de vergadering in de Zoom web portal en client/app. Alle andere vergaderingsgegevens zijn alleen van toepassing op het Google Agenda-evenement.
  5. Tik op Save (Opslaan).

Opmerkingen:

  • Als u een Zoom-vergadering opnieuw plant vanuit Google Agenda, kopieer de vergaderingsgegevens dan niet naar een nieuw agenda-item.
  • De Google Agenda-app kan de vergaderinstellingen voor een geplande vergadering niet wijzigen. Gebruik Google Agenda in een webbrowser voor deze functie. Je kunt je ook aanmelden bij de Zoom-webportal om de vergaderinstellingen voor een geplande vergadering te wijzigen.

Een vergadering weergeven en eraan deelnemen

  1. Meld u aan bij de Google Agenda-app.
  2. Tik op een evenement in de agenda met een Zoom-vergadering.
  3. Tik op Zoom-vergadering.
    Google Agenda geeft de deelnameopties weer.
  4. Tik op een deelnameoptie en houd deze vast om naar uw klembord te kopiëren. U kunt ook op de deelnamelink klikken om deel te nemen via de Zoom mobile app.

Meer informatie over deelnemen aan een vergadering.

Beperkingen en probleemoplossing van de add-on Zoom for Google Workspace

Meerdere Google-accounts

Wanneer u de add-on installeert en gebruikt, is het raadzaam dat u niet bij meerdere Google-accounts in dezelfde browser aangemeld bent. Als u aangemeld bent op meerdere Google-accounts, kunt u de add-on niet installeren. Meld u dus alleen aan op het account, waarvoor u de add-on wilt installeren. Als u op meerdere Google-accounts waarvoor de add-on is geïnstalleerd bent aangemeld en u gebruikt deze add-on, dan veroorzaakt dit bovendien problemen bij het plannen van Zoom-vergaderingen.

Kan het eigenaarschap van de vergadering niet wijzigen via de add-on voor Google Workspace

De add-on Zoom voor Google Workspace biedt geen ondersteuning voor het overdragen van de Zoom-hostrol binnen de context van de actie Eigenaar wijzigen van Google Agenda. Wanneer je de eigenaar van een evenement in Google Agenda wijzigt terwijl daar een gekoppelde Zoom-vergadering mee is geassocieerd, wordt die persoon niet automatisch de host in Zoom.

Als oplossing kun je een gebruiker toevoegen als alternatieve host (als je geen planningsbevoegdheid gebruikt) of het evenement bewerken via de add-on om de optie Planning voor te wijzigen (als je planningsbevoegdheid gebruikt).

Voeg als volgt een alternatieve host toe:

  1. Open de vergadering in Google Agenda en klik op het potloodpictogram om deze te bewerken.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace .
  3. Scrol naar beneden om het veld Alternatieve hosts te vinden en voer dan het e-mailadres van een gebruiker in om hem of haar toe te voegen als alternatieve host voor de vergadering.
  4. Klik bovenaan het deelvenster op Vergadering toevoegen.
  5. Klik op de vergaderuitnodiging en selecteer Opslaan.

Wijzig als volgt het Plannen voor:

  1. Open de vergadering in Google Agenda en klik op het potloodpictogram om deze te bewerken.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace .
  3. Kies onder Planning voor de gebruiker waarvoor je planningsbevoegdheid hebt en aan wie je hostrechten wilt toekennen.
  4. Klik bovenaan het panel op Vergadering bijwerken.
  5. Klik op de vergaderuitnodiging en selecteer Opslaan.

De tijdelijke aanduidingen 'This is a calendar meeting' (Dit is een agendavergadering) en 'Google Calendar Meeting (not synced)' (Google Agenda-vergadering (niet gesynchroniseerd))

Wanneer u een vergadering plant via de add-on, wordt een tijdelijke aanduiding voor de vergadering gemaakt. De uitnodigingsgegevens voor de vergadering van die tijdelijke aanduiding worden vervolgens toegevoegd aan het agenda-evenement. De gegevens van het werkelijke agenda-evenement, zoals onderwerp, agenda en datum/tijd, worden pas na opslag van het agenda-evenement in Google gesynchroniseerd met de Zoom-vergadering. Zodra het agenda-evenement is opgeslagen, duurt het ongeveer 2 minuten voordat die vergaderingsgegevens zijn gesynchroniseerd met Zoom, waarna de vergaderingsgegevens van de tijdelijke aanduiding in het agenda-evenement worden bijgewerkt.

Tijdens de synchronisatie zie je die tijdelijke aanduiding voor de vergadering mogelijk in je lijst met aanstaande Zoom-vergaderingen als "Dit is een agendavergadering" of "Google Agenda-vergadering (niet gesynchroniseerd). Zodra de synchronisatie is voltooid, wordt dit bijgewerkt en moet dit overeenkomen met het onderwerp dat is ingesteld voor het agenda-evenement. Mislukt de synchronisatie, meld je dan af en meld je weer aan bij de add-on Zoom voor Google Workspace. 

Opmerking: Deze tijdelijke aanduiding voor de vergadering staat meestal gepland voor 31 december 1979 of 1 januari 1980. Zodra de synchronisatie is voltooid, worden de datum en tijd van de tijdelijke aanduiding vervangen door de datum en tijd waarop je het agenda-evenement hebt gepland. 

"Fout bij het aanmaken van een vergadering" bij het plannen van een vergadering

Als je de foutmelding Aanmaken vergadering mislukt krijgt bij het plannen van een vergadering met de add-on voor Google Workspace, kan dit te maken hebben met een serviceprobleem in verband met een overschrijding van de API-frequentielimiet. Bezoek de pagina Zoom-dienstenstatus voor meer informatie over de huidige status en onderhoudsperioden voor alle Zoom-diensten.

Als tijdelijke oplossing wordt aangeraden om de Zoom Chrome-extensie te gebruiken totdat het probleem is opgelost.

Problemen met synchronisatie oplossen

Als u het agenda-evenement hebt opgeslagen, een paar minuten hebt gewacht en de agendagegevens zijn nog steeds niet gesynchroniseerd met Zoom, dan kan dit een aantal oorzaken hebben. U heeft bijvoorbeeld geen toestemming om in iets de agenda te zetten waarin u deze vergadering plande of u probeerde de vergadering in het verleden te plannen.

Probeer de synchronisatie als volgt handmatig af te dwingen:

  1. Gebruik een webbrowser om u aan te melden bij Google Agenda.
  2. Klik in het rechterdeelvenster op het pictogram Zoom voor Google Workspace . 
  3. Klik op het Google Agenda-evenement met de synchronisatieproblemen. Dit zorgt ervoor dat de add-on de ID van het agenda-evenement vergelijkt met uw Zoom-vergaderingen en worden eventuele wijzigingen of ontbrekende informatie gesynchroniseerd.
  4. Wacht 1-2 minuten, totdat de synchronisatie is voltooid.

Hoe uw gegevens worden gebruikt

Deze app heeft toegang tot en gebruikt de volgende gegevens van uw Zoom-account:

Deze app opent en gebruikt de volgende informatie uit uw Google Workspace-account: