Deelnemers vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes

Als host van een vergadering kunt u uw deelnemers aan de vergadering vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes bij het plannen van de vergadering. Dit kan handig zijn als u al weet hoe u uw deelnemers wilt groeperen.

U kunt ook uw aparte vergaderruimtes beheren tijdens de vergadering.

Dit artikel behandelt:

• Beperkingen
• Deelnemers opnieuw toewijzen aan aparte vergaderruimtes met behulp van de web portal
• Deelnemers vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes met behulp van een CSV-bestand
• Toewijzingen aan aparte vergaderruimtes bewerken
• Een vergadering starten met vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes
• Vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes herstellen

Voorwaarden voor het vooraf toewijzen van deelnemers

• Aparte vergaderruimtes ingeschakeld met de optie Vooraf toewijzen geselecteerd
• End-to-endversleuteling uitgeschakeld voor de vergadering
• Host:
  • Zoom desktop client
    • Windows: versie 5.3.0 of hoger
    • macOS: versie 5.3.0 of hoger
    • Linux: versie 5.3.0 of hoger
  • Web Client
• Deelnemers:
  • Zoom desktop client
    • Windows: versie 5.3.0 of hoger
    • macOS: versie 5.3.0 of hoger
    • Linux: versie 5.3.0 of hoger
  • Zoom mobile app
    • Android: versie 5.3.0 of hoger
    • iOS: versie 5.3.0 of hoger
  • Web Client
    Opmerking: Wanneer vooraf toegewezen deelnemers deelnemen aan een vergadering, moeten ze zijn aangemeld bij het Zoom-account dat is gekoppeld aan het e-mailadres dat is gebruikt voor de voorafgaande toewijzing. Als ze niet zijn aangemeld of aangemeld met een ander account, wordt de voorafgaande toewijzing niet voor hen toegepast.

Beperkingen

• Er kunnen maximaal 50 ruimtes en 200 deelnemers vooraf worden toegewezen. Als Breakout Rooms 100 (100 aparte vergaderruimtes) is ingeschakeld in uw account, kunt u maximaal 100 ruimtes en 1.000 deelnemers vooraf toewijzen.
• Er kan slechts één set voorafgaande toewijzingen worden geconfigureerd voor een vergadering. Deze toewijzingen kunnen worden aangepast en gewijzigd, maar het is niet mogelijk om meerdere sets voorafgaande toewijzingen op te slaan voor één vergadering of een reeks vergaderingen.
• U kunt alleen deelnemers met een Zoom-account (interne of externe Zoom-gebruikers) vooraf toewijzen.
• Importeer een CSV-bestand om externe Zoom-gebruikers vooraf toe te wijzen.
• Zoom-ondersteuning kan de maximale capaciteit van de aparte vergaderruimtes van uw account verhogen tot maximaal 100, met een maximale capaciteit van 1.000 per aparte vergaderruimte (afhankelijk van accountlimieten). Hiervoor moeten ALLE deelnemers over Zoom desktop client versie 5.2 of hoger beschikken. Iedereen die deelneemt aan een vergadering gehost door uw account en niet over Zoom desktop client versie 5.2 of hoger beschikt, zal de versie moeten bijwerken om deel te nemen aan de vergadering of de web client. Als uw gebruikers geen beheer van hun computers hebben, is hulp van uw IT-afdeling nodig om de client bij te werken.
• Als u een reeks terugkerende vergaderingen hebt gepland, werken de vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes alleen als deze zijn toegepast voor alle vergaderingen in de reeks. U kunt geen enkele vergadering in de reeks bewerken en een unieke voorafgaande toewijzing toepassen.

Deelnemers vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes met behulp van de web portal

1. Meld u aan bij de Zoom web portal.
2. Klik op Meetings (Vergaderingen) en plan een vergadering.
3. Selecteer in het gedeelte Meeting Options (Vergaderingsopties) Breakout Room pre-assign (Aparte vergaderruimte vooraf toewijzen)en klik op Create Rooms (Ruimtes maken).
4. Klik op de plusknop  naast Rooms (Ruimtes) om meer aparte vergaderruimtes toe te voegen.
5. Plaats de muisaanwijzer op de standaardnaam van de aparte vergaderruimte in het rechterdeelvenster en klik op de potloodknop om de naam te wijzigen.
6. Zoek in het tekstvak Add Participants (Deelnemers toevoegen) op naam of e-mailadres naar interne deelnemers of voer handmatig het e-mailadres van externe gebruikers in en druk vervolgens op Enter om ze toe te voegen aan de aparte vergaderruimte.
7. (Optioneel) Gebruik de volgende opties om uw aparte vergaderruimtes en deelnemers te bewerken:
   • Klik op het e-mailadres van een deelnemer en sleep het om de volgorde te wijzigen.
   • Plaats de muisaanwijzer op de naam van een deelnemer om opties weer te geven om deze naar een andere ruimte te verplaatsen of uit de huidige ruimte te verwijderen.
   • Als u een aparte vergaderruimte wilt verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de ruimte in het linkerdeelvenster en klikt u op het prullenbakpictogram .
8. Klik op Save (Opslaan).

Deelnemers vooraf toewijzen aan aparte vergaderruimtes met behulp van een CSV-bestand

1. Meld u aan bij de Zoom web portal.
2. Klik op Meetings (Vergaderingen) en plan een vergadering.
3. Selecteer in het gedeelte Meeting Options (Vergaderingsopties) Breakout Room pre-assign (Aparte vergaderruimte vooraf toewijzen)en klik op Import form CSV (Importeren uit CSV).
4. Klik op download (Downloaden) om een CSV-voorbeeldbestand te downloaden dat u kunt invullen.
5. Open het CSV-bestand met spreadsheetsoftware, zoals Microsoft Excel.
   Opmerking: U kunt interne (in hetzelfde account) of externe (niet in hetzelfde account) Zoom-gebruikers opgeven.
6. Vul in de kolom Preassign Room Name (Naam vooraf toegewezen ruimte) de naam van de aparte vergaderruimte in, en in de kolom Email Address (E-mailadres) het e-mailadres van de toegewezen deelnemer.
7. Sla het bestand op.
8. Sleep het bestand naar de web portal.
   Zoom zal controleren of het e-mailadres een Zoom-account heeft.

Toewijzingen aan aparte vergaderruimtes bewerken

Als u deelnemers voorafgaand hebt toegewezen aan aparte vergaderruimtes, kunt u de toewijzingen bewerken voordat u de vergadering start.

Opmerking: U kunt aparte vergaderruimtes ook beheren tijdens de vergadering.

1. Meld u aan bij de Zoom web portal.
2. Klik op Meetings (Vergaderingen) en vervolgens op de vergadering die u wilt bewerken.
3. Klik in het gedeelte Breakout Room (Aparte vergaderruimte) op View detail (Details weergeven).
4. Bewerk de aparte vergaderruimtes zoals gewenst. Zie het vorige gedeelte voor meer informatie.
5. Klik op Save (Opslaan).

Een vergadering starten met vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes

1. Start de vergadering met deelnemers die vooraf zijn toegewezen aan aparte vergaderruimtes.
2. Klik op Breakout Rooms (Aparte vergaderruimtes) in de besturingselementen voor vergaderingen om toegang te krijgen tot de door u gemaakte aparte vergaderruimtes.
   Opmerking:
   • Als een deelnemer niet automatisch wordt toegewezen aan de aparte vergaderruimte die u hebt opgegeven bij het plannen van de vergadering, moet u herstellen naar de vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes om deelnemers opnieuw toe te wijzen aan hun vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes.
   • U kunt deelnemers handmatig toewijzen met behulp van de besturingselementen voor aparte vergaderruimtes in de vergadering.
3. Klik op Open All Rooms (Alle ruimtes openen) om de aparte vergaderruimtes te starten.

Vooraf toegewezen aparte vergaderruimtes herstellen

Na het starten van de aparte vergaderruimtes kunt u herstellen naar de eerder opgegeven toewijzing aan aparte vergaderruimtes. Dit kan handig zijn als u uw aparte vergaderruimtes tijdens de vergadering hebt gewijzigd of als vooraf toegewezen deelnemers aan de vergadering hebben deelgenomen nadat u aan de vergadering deelneemt of aparte vergaderruimtes hebt gestart. 

1. Start de vergadering met deelnemers die vooraf zijn toegewezen aan aparte vergaderruimtes.
2. Klik op Close all rooms (Alle ruimtes sluiten) om alle aparte vergaderruimtes te beëindigen.
3. Klik op Recreate (Opnieuw maken) en vervolgens op Recover to pre-assigned rooms (Herstellen naar vooraf toegewezen ruimtes).
   Deelnemers worden weer ingedeeld in de aparte vergaderruimtes die u hebt opgegeven bij het plannen van de vergadering.

Meer informatie over het beheren van aparte vergaderruimtes.