Opgeslagen chatberichten bekijken in rapport Chatgeschiedenis

Accounteigenaren en -beheerders kunnen de chatgeschiedenis van gebruikers op hun account bekijken als cloudopslag voor chats is ingeschakeld. Chatberichten worden gearchiveerd en opgeslagen in Zoom's cloud op basis van AWS DynamoDB, en kunnen tot 10 jaar worden bewaard.

Accounteigenaren, beheerders of andere gebruikers met toegangsrechten tot de Chatgeschiedenis kunnen alle berichten die door gebruikers in het Chatgeschiedenisrapport zijn verzonden en ontvangen, bekijken en lokaal downloaden, inclusief:

• Chatberichten (tekst)
• Bestanden
• Afbeeldingen
• Emoji-reacties
• Geanimeerde GIF's
• Audioberichten
• Codefragmenten (downloads in een ZIP-bestand)

Bovendien kun je de volgende chattypes bekijken in het Chatgeschiedenisrapport:

• 1-op-1, groeps- of kanaalchats
• Chats die zijn verzonden of ontvangen door interne of externe gebruikers, inclusief een melding wanneer een bestand is verzonden maar beperkt op basis van bestandsoverdrachtcontroles die zijn ingesteld door een beheerder (beheerders kunnen het bestand niet bekijken als de toegang beperkt was).

Vereisten voor het bekijken van opgeslagen chatberichten

• Accounteigenaar of beheerder met toestemmingen voor chatgeschiedenis
• Pro-, Zakelijk, Onderwijs of Ondernemingsaccount
• Berichten opslaan in de Zoom cloud ingeschakeld
• Geavanceerde chatencryptie uitgeschakeld. Als deze optie is ingeschakeld, zijn er beperkingen voor de tool chatgeschiedenis.

Opmerking: Als een gebruiker is overgestapt van een gratis account naar een betaald account, kunnen accounteigenaren en -beheerders alleen toegang krijgen tot de chatgeschiedenis vanaf het moment dat de gebruiker een betaald account werd.

Beperkingen op het exporteren van chatberichtengeschiedenis

Beheerders die hun chatberichtopnamen willen exporteren, moeten zich bewust zijn van de volgende technische beperkingen: 

• Maximaal aantal geëxporteerde chatberichten voor CSV-export: 50 miljoen chatberichten
• Max. aantal geëxporteerde chatberichten voor HTML-export: 1 miljoen chatberichten
• Bestanden die via Team Chat worden verzonden en groter zijn dan 50 MB, worden niet geleverd in HTML- of CVS-formaat.
• Nadat de grootte van het gegenereerde exportbestand 1 GB heeft bereikt, worden extra bestanden die via Team Chat zijn verzonden niet meegenomen in de export.
• Bij het zoeken naar meerdere e-mails is de gegevensexport beperkt tot maximaal één maand, terwijl het zoeken naar een individuele e-mail maximaal één jaar mogelijk is.

Archivering van Team Chat-berichten inschakelen

Accounteigenaren en beheerders kunnen Team Chat-berichten tot 10 jaar bewaren in de Zoom cloud.

1. Meld je aan bij het Zoom-webportaal als accounteigenaar of beheerder.
2. Klik in het navigatiemenu op Accountbeheer en vervolgens op Accountinstellingen.
3. Klik op het tabblad Team Chat.
4. Klik onder Opslag op de knop Berichten opslaan in de Zoom cloud om deze in of uit te schakelen.
5. Klik op Inschakelen  om de wijziging te verifiëren als er een verificatiedialoogvenster verschijnt.
6. Selecteer onder Bewaarperiode instellen voor rechtstreekse berichten en groepsgesprekken hoe lang je deze chatberichten wilt bewaren.
7. Selecteer onder Bewaarperiode instellen voor kanalen, hoe lang je deze chatberichten wilt bewaren.
8. Klik Opslaan.

Meer informatie over opslaginstellingen voor chats.

Opmerking: standaard heeft alleen de accounteigenaar toegang tot de groepsberichtenarchieven via het chatgeschiedenisrapport. Accounteigenaren kunnen andere beheerders of gebruikers van het account toegang geven tot de chatgeschiedenis door de toestemming Chatgeschiedenis toe te voegen met behulp van rolgebaseerde toegangscontrole.

Opgeslagen Team Chat-berichten bekijken en downloaden

1. Meld je aan bij de Zoom-webportal.
2. Klik in het navigatiemenu op accountbeheer en vervolgens op Rapporten.
3. Klik op het tabblad Rapporten gebruikersactiviteit en vervolgens op Chatgeschiedenis.
4. Geef op het tabblad Zoekgeschiedenis een tijdsperiode op met behulp van de datumkiezer.
   Opmerking: Je kunt een tijdsperiode kiezen van maximaal 30 dagen, of maximaal 1 jaar als je zoekt op een specifieke gebruiker.
5. Rechts van het tijdsbestek kies je of je wilt zoeken op gebruiker en trefwoord of zoeken naar een bepaald kanaal.
6. (Optioneel) Als je zoekt op gebruiker en trefwoord, voer je in het veld Gebruiker(s) kiezen de namen of e-mailadressen van maximaal 5 gebruikers in om te zoeken naar berichten die door die specifieke gebruikers zijn verzonden of ontvangen.
   Een optionele trefwoordzoekopdracht wordt beschikbaar, waarbij je tot 5 trefwoorden kunt invoeren om in te chatten.
7. (Optioneel) Als je naar een specifiek kanaal zoekt, voer dan in het veld Kies een kanaal de naam van het kanaal in waarnaar je in chats wilt zoeken.
8. Klik op Zoeken.
9. Gebruik deze opties om berichten te bekijken of te downloaden:
   • Weergeven: bekijk berichten voor het betreffende 1-op-1, groeps-, of kanaalchatgesprek.
   • Downloaden: download de berichten voor het betreffende 1-op-1, groeps-, of kanaalchatgesprek als een CSV-bestand (alleen tekst) of als HTML (inclusief bijlagen en CSV).
   • Alles downloaden: comprimeer elke chat-thread in de huidige zoekresultaten als een ZIP-bestand. Je wordt doorverwezen naar het tabblad Downloads om het ZIP-bestand te downloaden zodra het is verwerkt. ZIP-bestanden zijn met een wachtwoord beveiligd. Klik op het tabblad Downloads op Weergeven in de kolom bestandswachtwoord om het wachtwoord weer te geven waarmee je elk ZIP-bestand wilt uitpakken.
     Notes: Externe gebruikers krijgen het label EXTERN naast hun e-mailadres. 
10. Klik op het tabblad Downloads om downloads te openen. Downloads worden na 30 dagen verwijderd uit downloads in de chatgeschiedenis.

Hoe verwijder je opgeslagen Team Chat-berichten

Je kunt berichten, bestanden of afbeeldingen voor interne gebruikers verwijderen. Andere beheerders met rechten om de chatgeschiedenis te bekijken of te bewerken, kunnen de naam van de beheerder die het bericht heeft verwijderd, zien. Verwijderde berichten zijn nog steeds zichtbaar in de chatgeschiedenis, maar worden doorgestreept om aan te geven dat ze zijn verwijderd.

Verwijderde berichten worden verwijderd in de Zoom desktop en mobiele app. Verwijderde berichten worden verwijderd voor alle gebruikers in de 1-op-1- of groepchat, maar alleen de gebruiker die het bericht heeft verzonden, ziet een melding waarin staat dat de beheerder het bericht heeft verwijderd. Als het verwijderde bericht een bovenliggend bericht met antwoorden is, worden de antwoorden niet verwijderd.

Opmerking: je moet toestemming hebben om de chatgeschiedenis te bewerken in rollenbeheer.

1. Meld je aan bij de Zoom-webportal.
2. Klik in het navigatiemenu op accountbeheer en vervolgens op Rapporten.
3. Klik op het tabblad Rapporten gebruikersactiviteit en vervolgens op Chatgeschiedenis.
4. Geef op het tabblad Zoekgeschiedenis een periode op met behulp van de datumkiezer.
5. Zorg ervoor dat rechts van het tijdsbestek Zoeken op gebruiker en trefwoord is geselecteerd.
6. Voer in het veld Gebruiker(s) kiezen de naam of het e-mailadres van een gebruiker in om te zoeken naar berichten die door de specifieke gebruiker zijn verzonden of ontvangen.
   Opmerking: Je kunt een tijdsperiode van maximaal 1 jaar kiezen nadat je een gebruiker hebt opgegeven.
7. Klik op Zoeken.
8. Zoek de chat en klik op Weergeven.
9. Als je een specifiek bericht wil verwijderen, ga je met de muis over het bericht en klik je op het prullenbakpictogram .
10. Als er een bevestigingsvenster verschijnt, controleer de informatie en klik op Accepteren en dit berichtenverkeer verwijderen.
    Het bericht wordt verwijderd uit de chatgeschiedenis.