Aparte vergaderruimtes beheren

Met aparte vergaderruimtes kunt u uw Zoom-vergadering opsplitsen in maximaal 50 afzonderlijke sessies. De host of co-host van de vergadering kan ervoor kiezen om de deelnemers aan de vergadering automatisch of handmatig over deze afzonderlijke sessies te verdelen. Ze kunnen deelnemers ook toestaan desgewenst zelf aparte vergadersessies te selecteren en betreden. U kunt deelnemers ook vooraf tijdens de planning van de vergadering toewijzen aan aparte vergaderruimtes, in plaats van ze tijdens de vergadering te beheren. De host of co-host kan op elk gewenst moment schakelen tussen sessies en het activiteitsniveau in elke ruimte controleren. Deelnemers aan een aparte vergaderruimte hebben dezelfde mogelijkheden voor audio, video en scherm delen als die voor de hoofdsessie gelden.

Voorwaarden voor het beheren van aparte vergaderruimtes

Standaard aparte vergaderruimtes

Zelf aparte vergaderruimtes selecteren

Volledige controle van co-host over aparte vergaderruimtes

Scherm delen met alle aparte vergaderruimtes

Aparte vergaderruimtes maken, verwijderen en hernoemen na de lancering

Aparte vergaderruimtes opslaan voor toekomstig gebruik

Activiteitsstatussen van deelnemers in aparte vergaderruimtes bekijken

Beperkingen van aparte vergaderruimtes

Volgens de standaardinstelling kunnen alleen de host of co-host deelnemers toewijzen aan aparte vergaderruimtes. Ze kunnen deelnemers hun eigen ruimte laten kiezen, maar dit moet tijdens de vergadering worden gedaan, als de aparte vergaderruimtes gestart worden.

* Hoewel zowel de host als eventuele co-hosts de mogelijkheid hebben om deelnemers toe te wijzen aan aparte vergaderruimtes, worden alleen de oorspronkelijk ingediende toewijzingen geaccepteerd door op Open All Rooms (Alle ruimtes openen) te klikken.

Gebruikers die deelnemen aan de Zoom-vergadering via de Zoom mobile app of H.323/SIP-apparaten, kunnen deelnemen aan aparte vergaderruimtes, maar kunnen deze niet beheren.

Als de vergadering in de cloud wordt opgenomen, wordt alleen de hoofdvergadering opgenomen. De aparte vergaderruimtes worden niet vastgelegd, ongeacht in welke ruimte de host van de vergadering zich bevindt. Het is momenteel alleen mogelijk om met lokale opnames op te nemen in de aparte vergaderruimtes. De host moet specifieke deelnemers toestaan om lokaal op te nemen en alleen de ruimte waarin de deelnemer die opneemt zich bevindt, wordt opgenomen. Er kunnen meerdere deelnemers toestemming krijgen om lokaal op te nemen.

U kunt maximaal 50 aparte vergaderruimtes creëren. Het maximumaantal deelnemers in één aparte vergaderruimte is afhankelijk van de capaciteit van de vergadering, het aantal aparte vergaderruimtes dat is gemaakt en of de deelnemers tijdens of vóór de vergadering worden toegewezen.

De volgende cijfers zijn alleen van toepassing op aparte vergaderruimtes die tijdens een vergadering zijn gemaakt. Er kunnen maximaal 50 aparte vergaderruimtes en maximaal 200 deelnemers vooraf worden toegewezen aan aparte vergaderruimtes.

*Voor de vermelde maximumcapaciteit is een add-on voor grote vergaderingen vereist. Als u geen add-on voor grote vergaderingen hebt, wordt het maximumaantal deelnemers beperkt door uw vergadercapaciteit.

Opmerking: Zoom kan de maximumcapaciteit van de aparte vergaderruimtes van uw account verhogen tot maximaal 100 aparte vergaderruimtes, met een maximumcapaciteit van 1000 deelnemers per aparte vergaderruimte (afhankelijk van uw accountlimieten). Hiervoor moeten ALLE deelnemers zich op Zoom Client-versie 5.2 of hoger bevinden. Iedereen die deelneemt aan een vergadering in uw account en niet Zoom Client-versie 5.2 of hoger heeft, moet eerst een update uitvoeren om deel te kunnen nemen aan de vergadering of deel te nemen via de Web Client. Als uw gebruikers hun computers niet zelf beheren, moet u de hulp van uw accountbeheerder inschakelen om de client bij te werken. Dit heeft invloed op de limieten voor voorafgaande toewijzing. Deze worden namelijk ook verhoogd tot 100 ruimtes en 1000 deelnemers. Als u dit wilt inschakelen voor uw account, neem dan contact op met Zoom-ondersteuning.

Windows | macOS

Aparte vergaderruimtes maken

Opmerking: U kunt deelnemers ook vooraf tijdens de planning van de vergadering toewijzen aan aparte vergaderruimtes, in plaats van ze tijdens de vergadering te beheren.

Start een directe of geplande vergadering.
Klik op Aparte vergaderruimtes .
Selecteer het aantal ruimtes dat u wilt maken en hoe u uw deelnemers aan die ruimtes wilt toewijzen:
- Assign automatically (Automatisch toewijzen): laat Zoom uw deelnemers gelijkmatig verdelen over alle ruimtes.
  - Include co-hosts to breakout rooms (Co-hosts opnemen in aparte vergaderruimtes): Is standaard uitgeschakeld. U kunt een of meerdere co-hosts opnemen in de automatische toewijzing aan aparte vergaderruimtes.
    Opmerking: Hiervoor is versie 5.10.0 of hoger vereist. Bij hosts met een lagere versie dan 5.10.0 worden co-hosts automatisch toegewezen aan aparte vergaderruimtes.
- Assign manually (Handmatig toewijzen): kies welke deelnemers u in elke ruimte wilt hebben.
- Let participants choose room (Laat deelnemers een ruimte kiezen): deelnemers kunnen ruimtes selecteren en betreden naar eigen goeddunken.
- Load pre-assigned rooms (Vooraf toegewezen ruimtes laden): kies uit toewijzingen voorafgaand aan de vergadering of eerder opgeslagen toewijzingen.
Klik op Maken.
Uw ruimtes worden gemaakt, maar starten niet automatisch. U kunt de ruimtes beheren voordat u ze start, door onderstaande instructies te volgen.

Opties voor aparte vergaderruimtes

Nadat u de aparte vergaderruimtes hebt gemaakt, klikt u op Options (Opties) (in Windows) of het tandwielpictogram (in macOS) om extra opties voor aparte vergaderruimtes weer te geven.
Vink eventuele opties aan die u wilt gebruiken voor uw aparte vergaderruimtes.
- Allow participants to choose room (Laat deelnemers een ruimte kiezen): deelnemers kunnen ruimtes selecteren en betreden, naar eigen goeddunken, zodra de ruimtes zijn gestart.
- Allow participants to return to the main session at any time (Deelnemers toestaan op elk gewenst moment terug te keren naar de hoofdsessie): als deze optie is aangevinkt, kunnen de deelnemers via hun besturingselementen voor vergaderingen teruggaan naar de hoofdsessie. Als dit is uitgeschakeld, moeten ze wachten tot de host of co-host de aparte vergaderruimtes beëindigt.
- Automatically move all assigned participants into breakout rooms (Alle toegewezen deelnemers automatisch naar aparte vergaderruimtes verplaatsen): als u deze optie aanvinkt, worden alle deelnemers automatisch naar de aparte vergaderruimtes verplaatst. Als deze optie niet is aangevinkt, moeten de deelnemers op Deelnemen klikken om aan de aparte vergaderruimte te worden toegevoegd.
- Auto close breakout rooms after () minutes (Aparte vergaderruimtes automatisch sluiten na () minuten): als deze optie is aangevinkt, worden de aparte vergaderruimtes automatisch beëindigd na de geconfigureerde tijd.
  - Notify me when the time is up (Laat me weten wanneer de tijd verstreken is): als deze optie is aangevinkt, krijgen de host en co-hosts een melding, wanneer de tijd voor apart vergaderen verstreken is.
- Set Countdown timer (Aftelklok instellen): als deze optie is aangevinkt, krijgen de deelnemers via een aftelklok te zien hoeveel tijd ze nog hebben, voordat ze worden teruggebracht naar de hoofdruimte.
Volg de onderstaande stappen om deelnemers aan ruimtes toe te wijzen of klik op Open All Rooms (Alle ruimtes openen) om de aparte vergaderruimtes te starten.

Deelnemers toewijzen aan ruimtes

Om deelnemers aan uw ruimtes toe te wijzen, selecteert u Toewijzen naast de ruimte waaraan u deelnemers wilt toewijzen en selecteert u de deelnemers die u aan die ruimte wilt toewijzen. Herhaal dit voor elke ruimte.

Zodra een deelnemer is toegewezen (handmatig of automatisch), wordt het aantal deelnemers weergegeven in plaats van de knop Toewijzen.

Aparte vergaderruimtes voorbereiden

Nadat deelnemers handmatig of automatisch aan ruimtes zijn toegewezen, kunt u ze opnieuw rangschikken. Deelnemers die niet zijn toegewezen aan aparte vergadersessies, blijven in de hoofdvergadering als de ruimtes worden gestart. Plaats de muisaanwijzer over de deelnemer of ruimte voor de volgende opties:

Move to (Verplaatsen naar) (deelnemer): selecteer een ruimte om de deelnemer naartoe te verplaatsen.
Exchange (Ruilen) (deelnemer): selecteer een deelnemer in een andere ruimte, waarmee u de geselecteerde deelnemer ruilt.
Delete Room (Ruimte verwijderen): verwijder de geselecteerde ruimte.
Recreate (Opnieuw maken):
- Recreate all rooms (Alle ruimtes opnieuw maken): verwijdert bestaande aparte vergaderruimtes, zodat de host/co-host nieuwe ruimtes kan maken.
- Recover to pre-assigned rooms (Herstel naar vooraf toegewezen ruimtes): maak de aparte vergaderruimtes opnieuw met de vooraf toegewezen indeling. Dit is alleen beschikbaar als u de functie om aparte vergaderruimtes vooraf toe te wijzen gebruikt.
Add a Room (Een ruimte toevoegen): voeg nog een aparte vergaderruimte toe.
Open All Rooms (Alle ruimtes openen): start de ruimtes. Alle toegewezen deelnemers worden naar hun respectievelijke ruimtes verplaatst na bevestiging van de vraag om deel te nemen aan de aparte vergaderruimte. Als deelnemers hun eigen ruimte mogen kiezen, kunnen ze de lijst met ruimtes openen en kiezen aan welke ze willen deelnemen. De host, of de co-host die de aparte vergaderruimtes heeft gestart en de oorspronkelijke host, blijven in de hoofdvergadering achter, totdat ze handmatig deelnemen aan een van de ruimtes.

Aparte vergaderruimtes die in gebruik zijn beheren

Zodra de aparte vergaderruimtes zijn gestart, worden de toegewezen deelnemers gevraagd om deel te nemen aan de aparte vergadersessie. De host, of de co-host die de aparte vergaderruimtes heeft gestart en de oorspronkelijke host, blijven in de hoofdvergadering achter, totdat ze handmatig deelnemen aan een ruimte.

Het venster Aparte vergaderruimtes splitst zich op in twee tabbladen, een met de open aparte vergaderruimtes en hun deelnemers en de andere met alle deelnemers. Bij 7 of meer deelnemers verschijnt er een zoekfunctie. Als een toegewezen deelnemer nog niet aan een aparte vergaderruimte deelneemt, wordt dit aangegeven met de vermelding (not joined) (niet aangesloten) naast zijn of haar naam. Niet-toegewezen deelnemers worden weergegeven in de categorie Unassigned (Niet-toegewezen).

De volgende opties kunnen worden weergegeven in het venster voor aparte vergaderruimtes:

Hernoemen: geef de aparte vergaderruimte een andere naam. Voer de nieuwe naam van de ruimte in en klik op Ja.
Deelnemen: neem deel aan de aparte vergaderruimte.
Verlaten: verlaat de ruimte en keer terug naar de hoofdvergadering (alleen zichtbaar wanneer u zich in een aparte vergaderruimte bevindt).
Delete Room (Ruimte verwijderen): verwijder de aparte vergaderruimte die al in gebruik is.
Opmerking: De optie om een aparte vergaderruimte te verwijderen, is alleen beschikbaar als de aparte vergaderruimte nog niet geopend is, of, indien al geopend, op dat moment geen deelnemers heeft.
Broadcast Message to All (Bericht uitzenden naar iedereen): (Host en co-hosts) voer uw bericht in en klik op Uitzenden.Het bericht verschijnt nu voor alle deelnemers aan aparte vergaderruimtes.
Opmerking: Dit moet zijn ingeschakeld in uw instellingen voor aparte vergaderruimtes.
Add Room (Een ruimte toevoegen): maak nog een aparte vergaderruimte.
Close All Rooms (Alle ruimtes sluiten): hiermee stopt u alle ruimtes na een aftelling van 60 seconden, die wordt weergegeven aan de host, co-hosts en deelnemers. Daarna keren alle deelnemers terug naar de hoofdvergadering.

Opmerking: Adjusting Breakout Rooms while they are open (Aparte vergaderruimtes aanpassen terwijl ze open zijn) moet zijn ingeschakeld voor uw account door Zoom, evenals in uw eigen instellingen voor aparte vergaderruimtes en alle deelnemers zijn verbonden via versie 5.9.3 of hoger.

Als u de muisaanwijzer over een deelnemer plaatst, ziet u de volgende opties:

Toewijzen aan: alleen beschikbaar voor niet-toegewezen deelnemers. Hiermee kan de host of co-host de deelnemer toewijzen aan een ruimte.
Verplaatsen naar: klik hierop om een deelnemer naar een andere beschikbare aparte vergaderruimte te verplaatsen. Alle aparte vergaderruimtes worden vermeld, elk met hun huidige aantal deelnemers.

Huidige toewijzingen aan aparte vergaderruimtes opslaan voor toekomstig gebruik

Als u deze toewijzingen, automatisch of handmatig uitgevoerd, wilt opslaan voor gebruik bij een toekomstige vergadering in deze reeks (moet een terugkerende vergadering zijn). Voor elke gebruiker worden maximaal 10 verschillende opgeslagen toewijzingen ondersteund.

Nadat de aparte vergaderruimtes zijn toegewezen, maar nog niet zijn geopend, klikt u op de knop en klikt u vervolgens op Save Breakout Rooms (Aparte vergaderruimtes opslaan).
Geef een naam op voor deze reeks toewijzingen.
Klik op Save (Opslaan).

Reageren op hulpvragen

Deelnemers aan aparte vergaderruimtes kunnen de host van de vergadering verzoeken deel te nemen aan hun vergadering door op Ask for Help (Vraag om hulp) te klikken.

U wordt gevraagd om deel te nemen aan de ruimte waar het verzoek vandaan komt. Klik op Join Breakout Room (Deelnemen aan aparte vergaderruimte) om deel te nemen aan de ruimte.

Uw scherm delen met alle aparte vergaderruimtes

Zodra de aparte vergaderruimtes open zijn, kan de host of co-host zijn of haar scherm van de hoofdsessie rechtstreeks delen met alle open aparte vergaderruimtes. Hierdoor kan de presentator visuele informatie in één keer delen met alle aparte vergaderruimtes en hen begeleiden bij de volgende stappen of taken.

Klik op Scherm delen in de besturingselementen voor vergaderingen.
Schakel de optie Share to breakout rooms (Delen met aparte vergaderruimtes) in, onderaan het venster voor Delen.
Kies wat u wilt delen, zoals een volledig scherm, een specifiek geopend programma of een andere optie.
(Optioneel) Klik ook op de optie Share sound (Geluid delen) om audio op te nemen in de gedeelde inhoud.
Opmerking: Er is versie 5.10.0 of hoger vereist om samen met de inhoud ook audio te delen met aparte vergaderruimtes.
Klik op Delen.
De geselecteerde inhoud wordt gedeeld met alle aparte vergaderruimtes. Alles wat actief wordt gedeeld in aparte vergaderruimtes, wordt onderbroken als de host/co-host een scherm deelt. Aantekeningen of whiteboards worden opgeslagen, voordat de gedeelde inhoud van de host wordt weergegeven.

U kunt ook de optie Video gebruiken, te vinden onder het tabblad Advanced sharing (Geavanceerd delen), om het afspelen van een lokaal opgeslagen bestand te delen, dat ook de audio deelt. Hiervoor is tevens versie 5.10.0 of hoger vereist.

Activiteitsstatussen van deelnemers in aparte vergaderruimtes bekijken

Zodra de aparte vergaderruimtes open zijn, kunnen hosts en co-hosts het activiteitsniveau in elke aparte vergaderruimte bekijken om een idee te krijgen van hoe actief de deelnemers zijn. In het deelvenster Aparte vergaderruimtes kunt u zien welke deelnemers zich in elke ruimte bevinden, samen met pictogrammen die aangeven of hun audio of video is ingeschakeld, of ze hun scherm delen en of ze actieve reacties of non-verbale feedback hebben. Deze functie kan met name handig zijn voor cursusleiders die de betrokkenheid van studenten in aparte vergadersessies willen peilen.

Opmerkingen:

Deze optie moet zijn ingeschakeld in de instellingen voor aparte vergaderruimtes.
Eenmaal ingeschakeld krijgen deelnemers, voordat ze deelnemen aan de aparte vergaderruimte, een kennisgeving dat hun activiteitsstatus wordt gedeeld met de host en co-hosts.
Hosts en deelnemers moeten client-versie 5.10.3 of hoger hebben om activiteitsstatussen weer te geven.