Vergaderingen plannen met de Outlook-add-in

Zodra de Zoom voor Outlook-invoegtoepassing is geïnstalleerd, door jouzelf of door een accountbeheerder, kun je eenvoudig Zoom-vergaderingsdetails aan agenda-evenementen in Outlook toevoegen wanneer je een nieuw evenement plant of een bestaand evenement bewerkt.

Inhoudsopgave

Een vergadering plannen

Let op: je plannerinstellingen worden gesynchroniseerd vanuit het Zoom-webportal.

Outlook (webbrowser)
  1. Open je Outlook-webagenda en klik op Nieuw evenement om een nieuw agenda-evenement te maken.
  2. Voer details van de vergadering in zoals de datum en tijd van de vergadering, de titel, de locatie en de gastenlijst.
  3. Klik op Zoom en vervolgens op Zoom-vergadering toevoegen.
    Let op: Zorg ervoor dat je de datum en tijd van het agenda-evenement instelt voordat je de Zoom-vergadering toevoegt, zodat de Zoom-vergadering op de juiste datum en tijd wordt gepland. Als je de Zoom-vergadering aanmaakt voordat je de juiste evenementdatum en -tijd hebt ingesteld, wordt de Zoom-vergadering ingepland voor de standaarddatum/-tijd die wordt gebruikt voor het nieuwe evenement, waardoor de vergadering onbedoeld kan verlopen voor de beoogde startdatum.
  4. Meld je aan bij je Zoom-account.
    Als je niet bent aangemeld, zal er een zijbalk openen die om je Zoom-inloggegevens vraagt. Als je al bent aangemeld bij het Zoom-webportal, word je automatisch aangemeld.
    Let op: de instellingen voor de vergadering worden automatisch ingevuld met je Standaardinstellingen in je Zoom-webportal.
  5. (Optioneel) Als er details, zoals de datum en tijd, zijn gewijzigd nadat je de Zoom-vergadering hebt toegevoegd, klik je op de optie Bijwerken in het Zoom-paneel om de wijzigingen te synchroniseren met de geplande Zoom-vergadering.
  6. (Optioneel) Om een whiteboard toe te voegen aan een vergadering, klik op Bijlage toevoegen en selecteer vervolgens een whiteboard in het Zoom Whiteboard-dashboardvenster.
  7. Voltooi het toevoegen van details aan het agenda-evenement en klik op Opslaan.
Windows
  1. Open de desktop-app van Outlook en schakel over naar de agendaweergave.
  2. Klik in het tabblad Start op Nieuwe vergadering.
  3. Voer vergaderingsgegevens in, zoals de titel, datum en tijd, locatie en gastenlijst.
  4. Klik op de drie puntjes in de bovenste werkbalk.
  5. Klik onder Zoom op Instellingen.
    De Zoom-zijbalk wordt geopend en vraagt om je Zoom-inloggegevens.
  6. Selecteer de gewenste video-, audio- en vergaderinstellingen. Klik op Zoom-vergadering toevoegen om Zoom-deelnamegegevens aan de vergadering toe te voegen.
    Let op: Zorg ervoor dat je de datum en tijd van het agenda-evenement instelt voordat je de Zoom-vergadering toevoegt, zodat de Zoom-vergadering op de juiste datum en tijd is gepland. Als je de Zoom-vergadering aanmaakt voordat je de juiste datum en tijd hebt ingesteld, wordt de Zoom-vergadering gepland op de standaarddatum/-tijd die wordt gebruikt voor het nieuwe evenement, waardoor de vergadering per ongeluk kan verlopen vóór de beoogde begindatum.
  7. (Optioneel) Als er details, zoals de datum en tijd, zijn gewijzigd nadat je de Zoom-vergadering hebt toegevoegd, klik je op de optie Bijwerken in het Zoom-paneel om de wijzigingen te synchroniseren met de geplande Zoom-vergadering.
  8. Voltooi het toevoegen van gegevens aan het agenda-evenement en klik op Verzenden.
macOS
  1. Open de desktop-app van Outlook en schakel over naar de agendaweergave.
  2. Klik in het tabblad Start op Nieuw evenement.
  3. Voer vergaderingsgegevens in, zoals de titel, datum en tijd, locatie en gastenlijst.
  4. Klik op de drie puntjes in de bovenste werkbalk en selecteer Zoom. De Zoom-zijbalk wordt geopend en vraagt om je Zoom-inloggegevens.
    Let op: Je kunt de werkbalk ook zo aanpassen dat de Zoom-optie altijd zichtbaar is. Klik op de drie puntjes , selecteer Werkbalk aanpassen en gebruik vervolgens het venster om Zoom naar de werkbalk te slepen.
  5. Klik op Zoom en vervolgens op Zoom-vergadering toevoegen.
    Let op: Zorg ervoor dat je de datum en tijd van het agenda-evenement instelt voordat je de Zoom-vergadering toevoegt, zodat de Zoom-vergadering op de juiste datum en tijd wordt gepland. Als je de Zoom-vergadering aanmaakt voordat je de juiste evenementdatum en -tijd hebt ingesteld, zal de Zoom-vergadering worden ingepland voor de standaarddatum/tijd die wordt gebruikt voor het nieuwe evenement, waardoor de vergadering onbedoeld kan verlopen voor de beoogde startdatum.
  6. Selecteer de gewenste video-, audio- en vergaderinstellingen. Klik op Zoom-vergadering toevoegen om Zoom-deelnamegegevens aan de vergadering toe te voegen.
  7. (Optioneel) Als er details, zoals de datum en tijd, zijn gewijzigd nadat je de Zoom-vergadering hebt toegevoegd, klik je op de optie Bijwerken in het Zoom-paneel om de wijzigingen te synchroniseren met de geplande Zoom-vergadering.
  8. (Optioneel) Om een whiteboard toe te voegen aan een vergadering, klik op Bijlage toevoegen en selecteer vervolgens een whiteboard in het Zoom Whiteboard-dashboardvenster.
  9. Voltooi het toevoegen van details aan het agenda-evenement en klik op Opslaan.
Android | iOS
  1. Open de desktop-app van Outlook en schakel over naar de agendaweergave.
  2. Tik op de knop om een nieuw agenda-evenement te maken.
  3. Voer vergaderingsgegevens in, zoals de titel, datum en tijd, locatie en gastenlijst.
    Let op: Zorg ervoor dat je de datum en tijd van het agenda-evenement instelt voordat je de Zoom-vergadering toevoegt, zodat de Zoom-vergadering op de juiste datum en tijd wordt gepland. Als je de Zoom-vergadering aanmaakt voordat je de juiste evenementdatum en -tijd hebt ingesteld, zal de Zoom-vergadering worden ingepland voor de standaarddatum/-tijd die wordt gebruikt voor het nieuwe evenement, waardoor de vergadering onbedoeld kan verlopen voor de beoogde startdatum.
  4. Tik net onder het veld Locatie op de schakelaar naast Zoom.
    Let op: als je een andere vergaderservice dan Zoom ziet staan, tik je op het veld Vergaderprovider en selecteer je vervolgens Zoom.
  5. Als je de invoegtoepassing voor de eerste keer gebruikt, moet je je aanmelden bij je Zoom-account.
    De URL van de vergadering wordt toegevoegd aan het veld Locatie en de uitnodiging wordt toegevoegd aan het beschrijvingsveld.
    Let op: De instellingen voor de vergadering worden automatisch ingevuld met je Standaardinstellingen in je Zoom-webportal.
  6. Tik op het vinkje boven in het scherm om de vergadering op te slaan.

Vergaderingen bekijken, bewerken en verwijderen

Outlook (webbrowser)
  1. Open je Outlook-webagenda.
  2. Klik op een Zoom-vergadering en klik op Bewerken.
  3. Klik op het pictogram met de drie puntjes in de bovenste werkbalk. Meld je aan bij je Zoom-account als daarom wordt gevraagd.
  4. Klik op Zoom.
  5. Klik op Instellingen.
  6. Wijzig je vergaderopties en klik op Bijwerken om de wijzigingen toe te passen.
    Tip: Klik op Standaardinstellingen laden om de Standaardinstellingen gevonden in je Zoom-webportal te laden.
  7. (Optioneel) Klik op Verwijderen, als je de Zoom-vergadering uit het evenement wilt verwijderen.
Windows
  1. Open de desktop-app van Outlook en schakel over naar de agendaweergave.
  2. Dubbelklik op een Zoom-vergadering om de vergaderingsgegevens weer te geven.
  3. Klik op de drie puntjes in de bovenste werkbalk.
  4. Klik onder Zoom op Instellingen.
    De Zoom-zijbalk wordt geopend.
  5. Wijzig je vergaderopties en klik op Bijwerken om de wijzigingen toe te passen.
macOS
  1. Open de desktop-app van Outlook en schakel over naar de agendaweergave.
  2. Dubbelklik op een Zoom-vergadering om de vergaderingsgegevens weer te geven.
  3. Klik op Evenement bewerken.
  4. Klik op de drie puntjes in de bovenste werkbalk en selecteer Zoom. De Zoom-zijbalk wordt geopend.
    Let op: Je kunt de werkbalk ook zo aanpassen dat de Zoom-optie altijd zichtbaar is. Klik op de drie puntjes, selecteer Werkbalk aanpassen, en gebruik dan het venster om Zoom naar de werkbalk te slepen.
  5. Klik op Zoom en vervolgens op Instellingen.
  6. Wijzig je vergaderopties en klik op Bijwerken om de wijzigingen toe te passen.
  7. Klik op Opslaan om de wijzigingen in het agenda-evenement op te slaan.

Automatisch een Zoom-vergadering aan iedere agenda-afspraak toevoegen

Outlook-gebruikers kunnen Outlook automatisch een Zoom-vergadering laten toevoegen aan elke agenda-vergadering die ze plannen. Je moet de Zoom-invoegtoepassing voor Outlook geïnstalleerd en geconfigureerd hebben voordat je deze functie kunt gebruiken. Deze optie is standaard ingeschakeld en voegt details van teamvergaderingen toe, maar je kunt in plaats daarvan Zoom instellen als de voorkeursvergaderservice.

Let op: als je op Deelnemen klikt en het opent Teams in plaats van Zoom, lees dan hoe je dit probleem kunt oplossen.

Outlook (webbrowser)
  1. Open je Outlook-webagenda en klik op het pictogram Instellingen .
  2. Klik op het tabblad Evenementen en uitnodigingen.
  3. Zorg ervoor dat het selectievakje naast de optie Online vergadering toevoegen aan alle vergaderingen is ingeschakeld.
  4. Selecteer Zoom uit de lijst van vergaderproviders.
  5. Klik op Opslaan.
    Wanneer je begint met het plannen van een Outlook-vergadering, worden na enkele seconden Zoom-vergadergegevens toegevoegd.
Windows | macOS
  1. Open de Outlook-desktopapp.
  2. Klik in het bovenste lint op Outlook.
  3. Klik op Voorkeuren en selecteer Calendar.
  4. Onder Online vergadering toevoegen aan alle evenementen klik op Configureren.
  5. Kies Zoom en klik op Opslaan.
Android
  1. Open de Microsoft Outlook-app.
  2. Open Outlook-profiel.
  3. Klik linksonder op het pictogram Instellingen en selecteer vervolgens Account.
  4. Schakel het selectievakje in om Online vergaderingen toevoegen aan alle vergaderingen in te schakelen.
  5. Selecteer Zoom onder het gedeelte Kies een vergaderingprovider.
iOS
  1. Open de Microsoft Outlook-app en open de Outlook-instellingen.
  2. Selecteer je account onder E-mailaccounts.
  3. Klik op Accountinstellingen.
  4. Schakel het selectievakje in om Online vergaderingen toevoegen aan alle vergaderingen in te schakelen.
  5. Selecteer Zoom onder het gedeelte Kies een vergaderingprovider.
  6. Schakel het selectievakje in om Online vergaderingen toevoegen aan alle vergaderingen in te schakelen.
  7. Selecteer Zoom onder het gedeelte Kies een vergaderingprovider.

Let op:

Vergaderingen plannen voor anderen

Als je namens een andere Zoom-gebruiker wilt plannen, lees dan meer over Planningsbevoegdheid.

Let op: Planningsbevoegdheid wordt voor de invoegtoepassing ondersteund op Windows 10 Besturingssysteem 1910 (Outlook build: 16.0.12130.20272 of hoger), evenals Outlook voor macOS 2016, versie 16.24 en hoger.

Hoe schakel je een link naar inzichten in de vergadering in binnen een uitnodiging voor een vergadering?

  1. Meld je aan bij het Zoom-webportal.
  2. Klik in het navigatiemenu op Instellingen.
  3. Klik op het tabblad Mail & Calendar.
  4. Onder Integraties klik je op de schakelaar Link naar vergaderinzichten met Zoom AI Companion invoegen in vergaderuitnodigingom deze in te schakelen.
    Let op: Als de optie grijs is, is deze vergrendeld op groeps- of accountniveau en moet deze op dat niveau worden gewijzigd.
  5. Als er een verificatiedialoogvenster wordt weergegeven, klik je op Inschakelen om de wijziging te verifiëren.

Samenvatting van vergaderingen bekijken

Let op: Om deze functie te gebruiken, moet Zoom AI Companion ingeschakeld zijn en moet de optie Details van vergadering invoegen in de Zoom-webinstellingen aan staan (deze staat standaard aan).

  1. Open je Outlook-agenda en klik op Nieuw evenement om een nieuw agenda-evenement te maken.
  2. Voer details van de vergadering in zoals de datum en tijd van de vergadering, de titel, de locatie en de gastenlijst.
  3. Klik op Zoom en vervolgens op Instellingen.
    Als je niet bent ingelogd, wordt er een zijbalk geopend waarin je wordt gevraagd om je Zoom-inloggegevens. Als je al bent aangemeld bij het Zoom-webportal, word je automatisch ingelogd.
  4. Onder AI Companion selecteer je AI Companion automatisch starten.
    De opties Vergadervragen automatisch starten en Samenvatting van vergadering automatisch starten worden standaard geselecteerd.
  5. Klik op Zoom-vergadering toevoegen.
    In de Zoom-vergaderdetails zie je de link Vergaderinzichten met AI Companion bekijken.
  6. Klik op de link om de samenvatting in Zoom te openen:

Let op: Als je geen toestemming hebt om het overzicht te bekijken, verschijnt het bericht Toegang geweigerd.