Een vergadering met registratie plannen en aanpassen

Als je een vergadering plant waarvoor registratie vereist is, moeten mensen hun e-mailadres en naam opgeven om zich voor het evenement te registreren. Je kunt aangepaste vragen opnemen in het registratieformulier, waardoor je meer informatie kunt vastleggen over de personen die zich willen registreren. Zodra de vergadering is gepland, kun je je geregistreerde deelnemers beheren, bevestigings-e-mails opnieuw versturen en registratierapporten voor de vergadering genereren als je een lijst wilt downloaden met de mensen die zich hebben geregistreerd.

Als je al deze informatie niet nodig hebt, kun je een vergadering zonder registratieverplichting plannen.

Vereisten voor het plannen van vergaderingen met registratie

• Pro-, Zakelijk, Onderwijs- of Ondernemingsaccount
• De host moet een Zoom Workplace-licentie hebben
• De vergadering-ID moet automatisch worden gegenereerd in plaats van je persoonlijke vergadering-ID te gebruiken
• De vergadering mag geen terugkerende vergadering zonder vaste tijd zijn

Beperkingen bij het plannen van een vergadering met registratie

• Geregistreerde deelnemers ontvangen de deelnamelink via de registratiebevestigingsmail van Zoom. Dit is om te voorkomen dat kwaadwillenden een registratielink in handen krijgen via een e-mailadres dat ze niet persoonlijk beheren en dat ongewenste gasten deelnemen aan vergaderingen of webinars. Beheerders kunnen hosts toestaan hun registratie-instellingen zo te configureren dat de informatie voor deelname op de registratiebevestigingspagina wordt weergegeven, maar dit is standaard uitgeschakeld.
• Het maximale aantal geregistreerde deelnemers aan elke vergadering is 4999. Als je meer nodig hebt dan het maximum, raden we je aan een terugkerende vergadering met registratie te gebruiken, omdat voor elke terugkerende vergadering van de reeks tot 4999 geregistreerde deelnemers zijn toegestaan.

Registratie voor een vergadering inschakelen

1. Meld je aan bij het Zoom-webportal.
2. Klik in het navigatiemenu op Vergaderingen.
3. Klik op Een vergadering plannen of klik op een bestaande vergadering om deze te bewerken.
4. Vink in het gedeelte Registratie het vakje Verplicht aan .
   Let op: Als dit een terugkerende vergadering is, moet je ook uit de volgende opties kiezen wanneer je registratie inschakelt:
   
   • Deelnemers registreren zich eenmalig en kunnen alle vergaderingen bijwonen
   • Deelnemers moeten zich voor elke vervolgvergadering registreren om deze bij te wonen
   • Deelnemers registreren zich eenmalig en kiezen één of meerdere vervolgvergaderingen om bij te wonen
5. Selecteer in het gedeelte Vergadering-ID de optie Automatisch genereren.
6. (Optioneel) Selecteer indien nodig extra vergaderopties.
7. Klik op Opslaan.
   Nadat je de vergadering hebt gepland, worden de tabbladen Registratie, E-mailinstellingen en Branding weergegeven.

Opmerking: Als je ook wilt dat geregistreerde personen zich verifiëren om aan je vergadering deel te nemen, moeten zij zich registreren met een e-mailadres dat aan een actief Zoom-account is gekoppeld om de registratie te kunnen voltooien. Met authenticatieprofielen kun je ook vereisen dat geregistreerde personen deelnemen aan de vergadering met een account dat is gekoppeld aan het e-mailadres waarmee ze zich hebben geregistreerd. Als host kun je uitzonderingen voor authenticatie toevoegen (en een CSV-bestand importeren om meerdere authenticatie-uitzonderingen tegelijk te uploaden) met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Deze deelnemers krijgen unieke uitnodigingslinks voor vergaderingen en hoeven de authenticatie niet uit te voeren.

Opties, e-mailinstellingen en branding voor vergaderingsregistratie aanpassen

Opties voor vergaderingsregistratie aanpassen

Nadat je een vergadering met registratie hebt gepland, klik je op het tabblad Registratie om geregistreerde deelnemers te beheren en registratieopties aan te passen. Zo kun je instellen of deelnemers automatisch worden goedgekeurd na het indienen van de registratie of dat je elke registratie handmatig wilt goedkeuren.

1. Klik op het tabblad Registratie in het gedeelte Registratieopties op Bewerken.
   Het pop-upvenster Registratie wordt geopend.
2. Pas de opties op de volgende tabbladen naar wens aan:
   • Tabblad Registratie: 
     
     • Wanneer deelnemers de registratie indienen: 
       • Automatisch goedkeuren: mensen die zich registreren, krijgen automatisch informatie over hoe ze aan de vergadering kunnen deelnemen.
       • Handmatig goedkeuren: de organisator moet de mensen die zich registreren goedkeuren voordat ze informatie krijgen over hoe ze aan de vergadering kunnen deelnemen. Geregistreerde personen die nog niet zijn goedgekeurd, kunnen niet aan de vergadering deelnemen. 
     • Een e-mail verzenden naar host: vink dit vakje aan als je een e-mail wilt ontvangen wanneer iemand zich voor je vergadering registreert. Deelnemers ontvangen een e-mail wanneer je hun registratie goedkeurt.
     • Registratie sluiten na datum van vergadering: selecteer deze optie als je wilt voorkomen dat iemand zich registreert na de vergaderdatum. Deelnemers kunnen zich nog steeds registreren op de dag van het evenement, tijdens de vergadering en tot 12 uur na afloop van de vergadering. Als je bijvoorbeeld een vergadering plant om 9:00 uur met een duur van twee uur, kunnen deelnemers zich na afloop van de geplande vergadering om 11:00 uur nog 12 uur lang registreren voor de vergadering. Deelnemers kunnen met de registratielink echter niet meer deelnemen aan de vergadering. Na 12 uur kunnen deelnemers zich niet meer registreren voor de vergadering.
       Opmerking: Als je deze instelling inschakelt en je vergadering on-demand beschikbaar maakt, kunnen mensen de originele registratielink gebruiken om zich te registreren voor de on-demand opname van de vergadering.
     • Toestaan dat geregistreerde deelnemers deelnemen vanaf meerdere apparaten: selecteer deze optie om deelnemers aan de vergadering toe te staan om vanaf meerdere apparaten deel te nemen, zoals computers en telefoons.
     • Aantal geregistreerde deelnemers beperken: selecteer deze optie als je het aantal geregistreerde deelnemers voor je vergadering wilt beperken. Nadat het opgegeven aantal is bereikt, kan niemand zich meer voor de vergadering registreren.
     • Knoppen voor het delen op sociale media weergeven op registratiepagina: voeg knoppen toe om de registratiepagina te delen via Facebook, X, LinkedIn of e-mail.
     • Informatie over deelname weergeven op de registratiebevestigingspagina: als je automatische goedkeuring voor deelnemersregistratie hebt ingeschakeld, is deze optie beschikbaar. Als deze optie is ingeschakeld, worden de deelnamegegevens weergegeven op de bevestigingspagina als de gebruiker zich minder dan 5 minuten voor de start van de sessie registreert of als de sessie al bezig is. Met deze informatie kan de gebruiker deelnemen aan de sessie zonder dat wordt gecontroleerd of die persoon de eigenaar is van het e-mailadres dat is gebruikt voor de registratie.
   • Tabblad Vragen:
     1. Vink het vakje aan naast elk veld dat je wilt toevoegen aan de registratiepagina.
     2. (Optioneel) Vink het vakje Verplicht aan als je dat veld verplicht wilt maken.
        Opmerkingen:
        • Voornaam en e-mailadres zijn altijd ingeschakeld en verplicht. Achternaam is altijd ingeschakeld, maar je hoeft dit veld niet verplicht te stellen op het registratieformulier.
        • Sommige velden, zoals Land/regio en Staat/provincie, worden als vervolgkeuzemenu's weergegeven voor mensen die zich willen registreren.
     3. (Optioneel) Klik op Vraag toevoegen om een vraag te stellen.
        Let op: Je mag in je registratievragen niet vragen om vertrouwelijke persoonlijke gegevens, zoals creditcardgegevens of burgerservicenummers.
        
        1. Voer in het tekstvak je vraag in.
        2. Kies het type vraag: Korte tekst of Eén keuze.
        3. (Optioneel) Vink het vakje Verplicht aan als je deelnemers wilt verplichten je vraag te beantwoorden.
        4. Voer voor vragen met één antwoord de antwoordopties in.
        5. (Optioneel) Herhaal stap 1-5 om meer aangepaste vragen te maken.
        6. Klik op Opslaan om je aangepaste registratie op te slaan.
        7. pencil-button.png(Optioneel) Klik op het potloodje om de aangepaste vraag te bewerken.
        8. (Optioneel) Klik op de prullenbak om de aangepaste vraag te verwijderen.
3. Wanneer je klaar bent, klik je op Alles opslaan om de wijzigingen op alle tabbladen op te slaan en het registratievenster te sluiten.

Opmerking: Als de host van de vergadering een registratieveld later alsnog verplicht maakt, is de registratie van gebruikers die deze voor de wijziging hebben afgerond, niet langer volledig en geldig. Dit betekent dat ze niet kunnen deelnemen met de verstrekte registratielinks. In plaats daarvan worden ze doorgestuurd om zich opnieuw te registreren. 

Geregistreerde deelnemers van vergaderingen beheren

Nadat je een vergadering met registratie hebt gepland, kunnen deelnemers zich individueel registreren voor je vergadering, of je kunt met een CSV-bestand meerdere geregistreerde deelnemers tegelijk importeren.

Op het tabblad Registratie klik je op Weergeven om een lijst te zien van mensen die zich hebben geregistreerd voor de vergadering. Kom meer te weten over het beheren van geregistreerde deelnemers aan de vergadering.

E-mails voor vergaderingsregistratie aanpassen

Nadat je een vergadering met registratie hebt gepland, klik je op het tabblad E-mailinstellingen om de e-mailinstellingen met betrekking tot registratie aan te passen. Klik rechts van elke instelling op Bewerken om de instellingen te wijzigen en op te slaan.

• E-mailtaal selecteren: stel de taal in waarin geregistreerde deelnemers e-mails ontvangen. Je kunt een specifieke taal instellen of Zelfde als standaardtaal van ontvangers kiezen om Zoom toe te staan automatisch te reageren in de taal waarin ze de registratiepagina bekijken. 
• E-mailadres contactpersoon: pas de contactgegevens aan die geregistreerde deelnemers kunnen gebruiken als ze vragen hebben over de vergadering. 
• Bevestigings-e-mail naar geregistreerde deelnemers: je kunt instellen of je geregistreerde deelnemers de bevestigings-e-mail wilt sturen nadat ze zijn goedgekeurd. Als deze optie is ingeschakeld, kun je het onderwerp van de e-mail bewerken en tekst toevoegen aan de e-mailsjabloon. Klik op Stuur me een e-mailvoorbeeld om te zien hoe de e-mail eruitziet voor geregistreerde deelnemers.
  Opmerking: Uitgebreidere wijzigingen aan de e-mailsjabloon moeten door een beheerder worden doorgevoerd in de branding-instellingen van het account. 

Branding voor vergaderingsregistratie aanpassen

Nadat je een vergadering met registratie hebt gepland, klik je op het tabblad Branding om de brandingopties voor je registratiepagina aan te passen:

• Banner: klik op Uploaden om een afbeelding toe te voegen die bovenaan je uitnodigingspagina wordt weergegeven.
• Logo: klik op Uploaden om een afbeelding toe te voegen die rechts van het onderwerp van de vergadering op je uitnodigingspagina, registratiepagina en in de e-mailuitnodiging wordt weergegeven.
• (Optioneel) Klik op Beschrijving toevoegen om alt-tekst aan de afbeelding toe te voegen. De beschrijving is niet zichtbaar op het scherm, maar helpt mensen met een visuele beperking om toegang te krijgen tot de afbeelding en deze te begrijpen.

De links naar de servicevoorwaarden en het privacybeleid op alle registratieformulieren aanpassen

Accounteigenaren en beheerders kunnen de URL's voor hun servicevoorwaarden en privacybeleid aanpassen. Deze links worden onder het registratieformulier weergegeven op alle vergader-, webinar- en opnameregistratiepagina's.

1. Meld je aan bij het Zoom-webportal als accounteigenaar of beheerder.
2. Klik in het navigatiemenu op Accountbeheer en vervolgens op Accountprofiel.
3. Klik in het gedeelte Registratiepagina's - Links naar servicevoorwaarden en privacybeleid op Bewerken.
4. (Optioneel) Voer in het veld Servicevoorwaarden de URL naar de servicevoorwaarden van je organisatie in.
5. (Optioneel) Vul in het veld Privacybeleid de URL naar het privacybeleid van je organisatie in.
6. Klik op Opslaan.