Een vergadering met registratie plannen

Als u een vergadering plant waarvoor registratie vereist is, moeten deelnemers zich registreren met hun e-mailadres, naam en optionele vragen beantwoorden, zodat u meer informatie over uw deelnemers kunt vastleggen. Zodra de vergadering is gepland, kunt u uw deelnemers beheren, bevestigingse-mails opnieuw versturen en registratierapporten voor de vergadering genereren als u een lijst wilt downloaden met de mensen die zich hebben geregistreerd.

Als u al deze informatie niet nodig hebt, kunt u een vergadering zonder registratieverplichting plannen.

Dit artikel behandelt:

• Registratie voor een vergadering inschakelen
• Registratieopties aanpassen
• Registratiebranding aanpassen
• De links voor uw servicevoorwaarden en privacybeleid aanpassen

Vereisten voor vergaderingen met registratie

• Het 'host'-gebruikerstype moet een licentie hebben
• Een Pro-, Zakelijk, Onderwijs- of Onderneming-account voor het aanpassen van registratieopties
• De vergadering met registratie kan uw PMI niet gebruiken en kan geen terugkerende vergadering zonder vaste tijd zijn.

Beperkingen bij registraties voor vergaderingen

• Later in 2022 zal de registratie voor Zoom-vergaderingen en -webinars voor deelnemers veranderen. Bij registratie wordt de deelnamelink dan niet meer getoond op de bevestigingspagina in de webbrowser. Inschrijvers ontvangen de deelnamelink in plaats daarvan in de bevestigingse-mail van Zoom. Deze verandering voorkomt dat aanvallers een registratielink ontvangen via een e-mailadres dat ze niet zelf beheren en beperkt het risico dat ongewenste gasten aan vergaderingen of webinars deelnemen. Accounts kunnen de verbeterde registratie nu al inschakelen door contact op te nemen met het ondersteuningsteam van Zoom.
• Het maximale aantal inschrijvers voor elke vergadering is 4999. Als u meer nodig hebt dan dit maximum, raden we u aan een terugkerende vergadering met registratie te gebruiken, omdat voor elke terugkerende vergadering van de reeks tot 4999 inschrijvers zijn toegestaan.

Registratie voor een vergadering inschakelen

1. Meld u aan bij de Zoom web portal.
2. Klik in het navigatiemenu op Meetings (Vergaderingen).
3. Klik op Schedule a Meeting (Een vergadering plannen) of bewerk een bestaande vergadering.
4. Schakel in het gedeelte Registration (Registratie) het selectievakje Required (Verplicht) in.
   Na het plannen van de vergadering verschijnen de tabbladen Registration (Registratie) en Branding.
5. Manage attendees (Deelnemers beheren): klik op View (Weergeven) voor een lijst met mensen die zich hebben geregistreerd voor de vergadering. Als u op de naam van de inschrijver klikt, krijgt u aanvullende informatie over die persoon te zien.

Opmerking: Als u ook verificatie eist voor deelname aan uw vergadering moeten uw inschrijver zich registreren met een e-mailadres dat is gekoppeld aan een actief Zoom-account. Dit moet worden gedaan voordat de registratie kan worden voltooid. Verificatieprofielen kunnen inschrijvers ook verplichten om aan de webinar deel te nemen met het account dat overeenkomt met het e-mailadres waarmee ze zich hebben geregistreerd.

Registratieopties aanpassen

Opmerking: Deze instelling is alleen beschikbaar voor Zakelijke, Onderwijs- of Onderneming-accounts.

Nadat u de vergadering hebt gepland, kunt u de registratieopties aanpassen:

1. Klik op het tabblad Registration (Registratie).
2. Klik in het gedeelte Registration Options (Registratieopties) op Edit (Bewerken).
3. U kunt de volgende opties aanpassen:

Tabblad Registration (Registratie): hier kunt u de registratie-instellingen aanpassen, zoals goedkeuring, kennisgeving, registratielimieten en meer.  

• • Automatic Approval (Automatische goedkeuring): iedereen die zich aanmeldt, wordt goedgekeurd en ontvangt de nodige informatie om te kunnen deelnemen.
  • Manual Approval (Handmatige goedkeuring): iedereen die zich aanmeldt, moet door de host worden goedgekeurd op de pagina voor vergaderingsbeheer en ontvangt vervolgens de nodige informatie om te kunnen deelnemen. Inschrijvers die nog in behandeling zijn, kunnen niet aan de vergadering deelnemen.
  • Send an email to host when someone registers (Een e-mail naar de host versturen wanneer iemand zich registreert): vink deze optie aan als u een e-mail wilt ontvangen wanneer iemand zich voor uw vergadering registreert. Deelnemers ontvangen een e-mail wanneer u hun registratie goedkeurt.
  • Close registration after event date (Registratie sluiten na datum van evenement): vink deze optie aan als u wilt voorkomen dat iemand zich registreert na de vergaderdatum en de verwachte eindtijd. Deelnemers kunnen zich op de datum van het evenement en na aanvang van de vergadering nog registreren, mits dit vóór de verwachte eindtijd van de vergadering is. Als u bijvoorbeeld een vergadering plant die om 9 uur 's ochtends begint en 2 uur duurt, sluit de registratie om 11 uur 's ochtends.
    Opmerking: Als u deze instelling inschakelt en uw vergadering op aanvraag beschikbaar maakt, kunnen mensen de oorspronkelijke registratielink gebruiken om zich te registreren voor de vergaderingsopname op aanvraag.
  • Restrict number of registrants (Aantal inschrijvers beperken): vink deze optie aan als u het aantal inschrijvers voor uw vergadering wilt beperken. Zodra het opgegeven aantal inschrijvers is bereikt, kan niemand zich meer voor de vergadering registreren.
  • Allow attendees to join from multiple devices (Deelnemers toestaan om vanaf meerdere apparaten deel te nemen): vink deze optie aan om deelnemers toe te staan vanaf meerdere apparaten deel te nemen, zoals computers en telefoons.
  • Show social share buttons on the registration page (Knoppen voor delen op sociale media weergeven op de registratiepagina): biedt knoppen om de registratiepagina te delen op Facebook, Twitter, LinkedIn of per e-mail.

Tabblad Email Settings (E-mailinstellingen): u kunt sommige e-mailinstellingen met betrekking tot registratie aanpassen.

• Select Email Language (Taal van e-mail selecteren): stel de taal in waarin inschrijvers e-mails ontvangen. U kunt een specifieke taal instellen of Same as recipients' default language (Zelfde als standaardtaal van ontvangers) kiezen om Zoom toe te staan automatisch te reageren in de taal waarin de registratiepagina voor hen wordt weergegeven.
• Email Contact (E-mailadres contactpersoon): wijzig de contactgegevens aan die aan inschrijvers worden verstrekt zodat ze vragen over de vergadering kunnen stellen.
• Confirmation Email to Registrants (Bevestigingse-mail aan inschrijvers): stel dit in als u wilt dat inschrijvers na goedkeuring een bevestigingse-mail ontvangen. U kunt hier ook kleine toevoegingen aanbrengen aan het begin en einde van de e-mailsjabloon. 
  Opmerking: Verdere wijzigingen aan de e-mailsjabloon moeten door een beheerder worden uitgevoerd in Branding. 

Tabblad Questions (Vragen): u kunt de vraagvelden aanpassen die op uw registratiepagina worden weergegeven.

1. 1. Klik op de selectievakjes voor het (de) veld(en) dat (die) u op uw registratiepagina wilt plaatsen.
   2. (Optioneel) Schakel het selectievakje Required (Verplicht) in als u het betreffende veld verplicht wilt maken.
   3. Klik op Save All (Alles opslaan).
      Opmerkingen:
      • Naam en e-mailadres zijn altijd verplicht.
      • Sommige velden, zoals Country/Region (Land/Regio) en State/Province (Staat/Provincie) verschijnen als vervolgkeuzemenu's voor deelnemers.

Tabblad Custom Questions (Aangepaste vragen)

1. Klik op New Question (Nieuwe vraag) om een vraag toe te voegen.
2. Kies het type vraag: Short answer (Kort antwoord) of Single answer (Eén antwoord).
3. (Optioneel) Schakel het selectievakje Required (Verplicht) in als u deelnemers wilt verplichten de vraag te beantwoorden.
4. Voer de vraag in.
5. Voer voor vragen met één antwoord de antwoordopties in.
6. Klik op Create (Maken). Herhaal de bovenstaande stappen om meer aangepaste vragen te maken.
7. Klik op Save All (Alles opslaan) om uw aangepaste registratie op te slaan.

Registratiebranding aanpassen

Klik na het plannen van de vergadering op het tabblad Branding om de brandingopties voor uw registratiepagina aan te passen:

• Banner: klik op Upload om een afbeelding toe te voegen die bovenaan uw registratiepagina wordt weergegeven.
• Logo: klik op Upload om een afbeelding toe te voegen die rechts van uw onderwerp van de vergadering op uw registratiepagina wordt weergegeven. Het logo staat ook in de e-mailuitnodiging.
• (Optioneel) Klik op Add Description (Beschrijving toevoegen) om alt-tekst aan de afbeelding toe te voegen. De beschrijving is niet zichtbaar op het scherm, maar helpt mensen met een visuele beperking om toegang te krijgen tot de afbeelding en deze te begrijpen.

De links voor uw servicevoorwaarden en privacybeleid aanpassen

U kunt uw accountprofiel gebruiken om de URL's van de links voor uw servicevoorwaarden en het privacybeleid aan te passen. Deze links worden onder het registratieformulier weergegeven op alle vergader-, webinar- en opnameregistratiepagina's.