Microsoft Outlook-invoegtoepassing (desktop)

Opmerking: Voor een betere ervaring raadt Zoom aan de add-in Zoom voor Outlook (web en desktop) te gebruiken, vooral als uw organisatie computers met macOS heeft. Microsoft blokkeert het uitvoeren van injectiegebaseerde invoegtoepassingen in Outlook voor MacOS en staat alleen add-ins toe die beschikbaar zijn via de Microsoft Store. Dit moment was oorspronkelijk gepland in juni 2020, maar is uitgesteld tot eind 2021, te bepalen door Microsoft. In plaats van de desktopinvoegtoepassing te gebruiken, raden we u aan uw organisatie naar de add-in te migreren.

De Zoom Microsoft Outlook-invoegtoepassing is ontworpen om snel en gemakkelijk een vergadering te kunnen plannen in Microsoft Outlook. Met de invoegtoepassing kunt u directe Zoom-vergaderingen plannen en starten en bestaande vergaderevenementen veranderen in Zoom-vergaderingen. Ook kan de Outlook-invoegtoepassing drukke/rustige tijden synchroniseren met de Zoom Client op basis van de gebeurtenissen in uw Outlook-agenda (alleen pc, vereist versie 3.5 of hoger - download de nieuwste versie).

Opmerking: Vanwege een nieuw veiligheidsprotocol wordt de Outlook-invoegtoepassing alleen ondersteund op macOS 10.14.1 en hoger. Als u een oudere versie gebruikt, raden we u aan de macOS bij te werken, de add-in Zoom voor Outlook (web en desktop) te gebruiken of System Integrity Protection (SIP) uit te schakelen in het besturingssysteem.

Dit artikel behandelt:

• De invoegtoepassing downloaden
• Een vergadering plannen
• Een persoonlijke audiovergadering (PAC) plannen
• Een bestaand evenement veranderen in een Zoom-vergadering
• Ontbrekend pictogram voor invoegtoepassing
• Vergaderingen voor anderen plannen

Vereisten voor de Microsoft Outlook-invoegtoepassing

• Windows: Microsoft Outlook 2010 of hoger (2007 met beperkte functies) of Outlook als onderdeel van Microsoft Office 365
• macOS: Microsoft Outlook 2011 of hoger, macOS 10.14 Mojave of hoger* 
• U moet de Zoom Client hebben geïnstalleerd en zijn aangemeld bij uw account.
• Installatie van de Zoom Microsoft Outlook-invoegtoepassing vanuit Zoom
• 64-bits pc of Mac (de Outlook-invoegtoepassing is een 64-bits toepassing. Als u een 32-bits systeem gebruikt, overweeg dan de add-in Zoom voor Outlook te gebruiken)

*macOS 10.15 Catalina ondersteunt geen invoegtoepassingen, dus ook niet de Microsoft Outlook-invoegtoepassing voor Zoom.

De invoegtoepassing downloaden

U kunt het MSI-bestand voor de Zoom Microsoft Outlook-invoegtoepassing downloaden vanuit het Downloadcentrum. Voer na het downloaden het MSI-bestand uit en volg de installatiewizard om de installatie te voltooien. U moet Outlook opnieuw opstarten voordat u de invoegtoepassing kunt gebruiken.

Opmerking: Sommige versies van Outlook bieden geen ondersteuning voor de opties Schedule a Meeting (Een vergadering plannen) of Start Instant Meeting (Directe vergadering starten). Ziet u deze niet in het hoofdlint, controleer dan of ze verschijnen nadat u een nieuwe afspraak of agendagebeurtenis hebt gemaakt.

Een vergadering plannen

Opmerkingen:

• Uw plannerinstellingen worden gesynchroniseerd vanuit de Zoom web portal.
• Als u planningsbevoegdheden aan andere gebruikers toekent in de Zoom web portal, kunt u kiezen of deze gebruikers uw als privé gemarkeerde vergaderingen mogen beheren in Outlook of Google Agenda. Als de gebruikers geen privé-evenementen mogen beheren, kunnen ze de uitnodigingslink, het onderwerp van de vergadering en de lijst van deelnemers niet zien.

1. Klik op de knop Schedule a Meeting (Een vergadering plannen).
2. Selecteer de gewenste instellingen voor het plannen van een vergadering.
   
   • Vergadering-ID
     • Generate Automatically (Automatisch genereren): genereer een willekeurige, unieke vergadering-ID.
     • Personal Meeting ID* (Persoonlijke vergadering-ID): gebruik uw persoonlijke vergadering-ID.
   • Security (Beveiliging): 
     • Passcode (Wachtwoordcode): voer een wachtwoordcode voor de vergadering in. Deelnemers moeten deze invoeren voordat ze deelnemen aan uw geplande vergadering.
       Opmerking: De wachtwoordcode van de vergadering moet voldoen aan de complexiteitsvereisten die door uw beheerder zijn ingesteld.
     • Waiting Room (Wachtruimte): schakel de wachtruimte in voor de vergadering.
     • Only authenticated users can join (Alleen geverifieerde gebruikers toelaten): beperk de toegang tot de vergadering, zodat alleen aangemelde gebruikers kunnen deelnemen.
   • Video
     • Host: kies of u de video van de host wilt in- of uitschakelen tijdens deelname aan de vergadering. Zelfs als u voor uitschakelen kiest, kan de host zijn of haar video starten.
     • Participants (Deelnemers): kies of u de video van de deelnemers wilt in- of uitschakelen tijdens deelname aan de vergadering. Zelfs als u voor uitschakelen kiest, kunnen de deelnemers hun video starten.
   • Audio: sta gebruikers toe om in te bellen met alleen Telefoon, alleen Computeraudio, Beide of Audio derde ofwel externe audio (indien ingeschakeld voor uw account).
     • Dial in From (inbellen vanuit): als Telefoon of Beide is ingeschakeld voor deze vergadering, klikt u op Edit  (Bewerken) om de landen voor inbellen te selecteren die u in de uitnodiging wilt opnemen. Standaard omvatten deze uw Global Dial-In Countries  (Wereldwijde landen voor inbellen) die te vinden zijn in uw vergaderinstellingen.
   • Allow participants to join before host (Deelnemers toestaan deel te nemen vóór de host): sta deelnemers toe zich aan te melden zonder of voordat u deelneemt aan de vergadering. De vergadering eindigt na 40 minuten voor Basisgebruikers (gratis accounts) als er 3 of meer personen aan de vergadering deelnemen. Als deze optie is ingeschakeld, kunt u ook kiezen hoe ver voor de geplande aanvangstijd ze kunnen deelnemen: 5 minuten, 10 minuten, 15 minuten of Anytime (Op elk willekeurig tijdstip).
   • Mute participants upon entry (Deelnemers dempen bij binnenkomst): als deelnemen vóór de host niet is ingeschakeld, worden alle deelnemers gedempt zodra ze zich aanmelden voor de vergadering.
   • Automatically record meeting (Vergadering automatisch opnemen): vink dit aan als u wilt dat de vergadering automatisch wordt opgenomen. Geef aan of u lokale opname (naar uw computer) wilt of naar de cloud. Meer informatie over automatisch opnemen.
   • Enable focus mode when meeting starts (Focusmodus inschakelen wanneer de vergadering wordt gestart): start de vergadering automatisch met de focusmodus ingeschakeld, zodat alle deelnemers van de vergadering minder afgeleid worden. Voor deze functie is de Client-versie 5.9.0 of hoger vereist.
   • Show in Public Event List (Weergeven in lijst met openbare evenementen): voeg de vergadering toe aan een openbare agenda die is gekoppeld aan uw vanity-URL.
   • Enable additional data center regions for this meeting (Extra datacenterregio's inschakelen voor deze vergadering)
   • Approve or deny entry to users from certain regions and countries (De toegang voor gebruikers uit bepaalde regio's en landen goedkeuren of weigeren): de host kan alleen deelnemers uit specifieke landen/regio's toestaan deel te nemen of alle deelnemers uit specifieke landen/regio's blokkeren.
   • Include invite link in location field (Uitnodigingslink opnemen in locatieveld): deze optie plaatst de URL in het locatieveld van de agendagebeurtenis.
   • Insert Zoom meeting invitation above existing text (Uitnodiging voor Zoom-vergadering invoegen boven bestaande tekst): plaats de details van de Zoom-vergadering bovenaan de uitnodiging voor de vergadering (voordat er aangepaste tekst in de uitnodiging voor de vergadering wordt gezet).
   • Select a language to send invitation (Een taal selecteren om de uitnodiging te versturen): met deze optie kunt u kiezen in welke taal de Zoom-uitnodiging moet worden opgesteld.
   • Alternative hosts (Alternatieve hosts): voer het e-mailadres van een andere Zoom-gebruiker met licentie in uw account in om hem of haar toestemming te geven de vergadering te starten als u niet aanwezig bent. 
     Opmerking: Als de host van de vergadering alternatieve hosts wil toevoegen, kan hij of zij de instelling Allow alternative hosts to add or edit polls (Alternatieve hosts toestaan om peilingen toe te voegen of te bewerken) inschakelen. Voor deze functie is de Zoom Client-versie 5.8.0 of hoger vereist. Lees hier meer over rollen in een vergadering als u niet zeker weet of alternatieve host de juiste rol voor u is.
   • Save and do not show again (Opslaan en niet opnieuw weergeven): vink dit aan als u dezelfde instellingen standaard wilt gebruiken voor toekomstige vergaderingen. Het instellingenvenster verschijnt niet opnieuw en u moet het handmatig openen om de instellingen te bewerken.
3. Klik op Continue (Doorgaan).
   De agenda-uitnodiging wordt automatisch gegenereerd bij de informatie over de Zoom-vergadering.

Opmerking: U kunt de Zoom-vergadering annuleren of de instellingen van de Zoom-vergadering in de agenda-uitnodiging wijzigen door de bijbehorende knoppen in het menu te selecteren.

Een persoonlijke audiovergadering (PAC) plannen

Opmerking: Voordat u deze stappen uitvoert, moet u de juiste inbelnummers selecteren op de web portal.

1. Schakel Personal Audio Conferencing (Persoonlijke audiovergaderingen) in op de web portal en configureer het.
2. Klik op de pijl onderaan Schedule a Meeting (Een vergadering plannen).
3. Hebt u meerdere PAC-accounts, kies dan het account waarmee u wilt plannen.
   Er wordt dan automatisch een agendagebeurtenis ingevuld met de informatie van uw persoonlijke audiovergadering. Wijzig de datum en tijd en voeg zo nodig deelnemers toe.
4. Klik op Send (Verzenden).

Een bestaand evenement veranderen in een Zoom-vergadering

1. Open een bestaande agendagebeurtenis in Outlook.
2. Kies uit Schedule A Meeting (Een vergadering plannen) of Personal Audio Conference (Persoonlijke audiovergadering) om het type vergadering van uw keuze te plannen.
3. Selecteer de gewenste instellingen voor het plannen van een vergadering.
   Lees het gedeelte Een vergadering plannen voor meer informatie.
4. Klik op Continue (Doorgaan).
   De gegevens worden nu automatisch ingevuld in de uitnodiging.
5. Klik op Save & Close (Opslaan en sluiten).

Ontbrekend pictogram voor invoegtoepassing

Als u het pictogram voor Een vergadering plannen niet in de menubalk ziet, open dan uw Outlook-opties.

1. Selecteer Disabled Items (Uitgeschakelde items).
2. Kies de invoegtoepassing Zoom Outlook.
3. Selecteer Enable (Inschakelen).
   
4. Selecteer de Com-add-ins.
5. Vink het vakje Zoom Outlook Plugin aan. 

Vergaderingen voor anderen plannen

Raadpleeg het artikel over planningsbevoegdheden als u namens een andere Zoom-gebruiker wilt plannen.