Microsoft Outlook-invoegtoepassing (desktop)

Opmerking: Voor een betere ervaring raadt Zoom aan om de Zoom voor Outlook-add-in (web en desktop) te gebruiken, vooral als je organisatie computers heeft waarop macOS draait. Microsoft blokkeert binnenkort het uitvoeren van injectiegebaseerde invoegtoepassingen in Outlook voor MacOS en staat daarna alleen add-ins toe die beschikbaar zijn via de Microsoft Store. Dit moment was oorspronkelijk gepland in juni 2020, maar is uitgesteld tot een nader te bepalen datum door Microsoft. In plaats van de desktopinvoegtoepassing te gebruiken, raden we je aan je organisatie naar de add-in te migreren. Kom meer te weten over hoe je de Zoom voor Outlook-add-in installeert.

De Zoom Microsoft Outlook-invoegtoepassing is ontworpen om snel en gemakkelijk een vergadering te plannen in Microsoft Outlook. Met de invoegtoepassing kun je directe Zoom-vergaderingen plannen en starten en bestaande vergaderevenementen veranderen in Zoom-vergaderingen. Ook kan de Outlook-invoegtoepassing vrije/bezette tijden synchroniseren met de Zoom-client op basis van je Outlook Calendar-evenementen (alleen Windows; download de nieuwste versie hier).

Vereisten voor het gebruik van de Microsoft Outlook-invoegtoepassing

Inhoudsopgave

De invoegtoepassing downloaden

Je kunt het MSI- of PKG-bestand voor de Zoom Microsoft Outlook-invoegtoepassing downloaden vanuit het Downloadcentrum. Nadat de download is voltooid, voer je het bestand uit en volg je de installatiewizard om de installatie te voltooien. Je moet Outlook opnieuw opstarten voordat je de invoegtoepassing kunt gebruiken.

Opmerking: Verschillende versies van Outlook ondersteunen de opties Een vergadering plannen of Onmiddellijke vergadering starten niet. Als je deze niet ziet in het hoofdlint, kijk je of ze verschijnen nadat je een nieuwe afspraak of een nieuw agenda-evenement hebt gemaakt.

Een vergadering plannen

Opmerkingen:

  1. Klik op de knop Een vergadering plannen.
  2. Selecteer je gewenste instellingen voor het plannen van een vergadering.
  3. Klik op Doorgaan.
    De agenda-uitnodiging met de informatie over de Zoom-vergadering wordt automatisch gegenereerd.

Opmerking: Je kunt de Zoom-vergadering annuleren of de instellingen van de Zoom-vergadering in de agenda-uitnodiging wijzigen door de bijbehorende knoppen in het menu te selecteren.

Een persoonlijke audiovergadering (PAC) plannen

Opmerking: Voordat je deze stappen uitvoert, moet je de juiste inbelnummers selecteren in het webportal.

  1. Schakel Persoonlijke audiovergaderingen in in het webportal en configureer de optie. 
  2. Klik op het pijltje bij Een vergadering plannen.
  3. Als je meerdere PAC-accounts hebt, kies je met welk account je wilt plannen.

    Er wordt dan automatisch een agenda-evenement aangemaakt met je PAC-informatie. Wijzig de datum en tijd en voeg zo nodig deelnemers toe.
  4. Klik op Verzenden.

Een bestaand evenement veranderen in een Zoom-vergadering

  1. Open een bestaand agenda-evenement in Outlook.
  2. Selecteer Een vergadering plannen of Persoonlijke audiovergadering om het gewenste type vergadering te plannen.
  3. Selecteer je gewenste instellingen voor het plannen van een vergadering.
    Zie het gedeelte Een vergadering plannen voor meer informatie.
  4. Klik op Doorgaan.
    De gegevens worden nu automatisch ingevuld in de uitnodiging.
  5. Klik op Opslaan en sluiten.

Een koppeling naar inzichten in de vergadering inschakelen in een uitnodiging voor een vergadering

  1. Meld je aan bij het Zoom-webportal.
  2. Klik in het navigatiemenu op Instellingen.
  3. Klik op het tabblad Mail & Calendar.
  4. Onder Integraties klik je op de schakelaar Link naar inzichten in de vergadering met Zoom AI Companion toevoegen aan de uitnodiging van de vergadering om deze in te schakelen.
    Let op: Als de optie grijs is, is deze vergrendeld op groeps- of accountniveau en moet deze op dat niveau worden gewijzigd.
  5. Als er een verificatievenster wordt weergegeven, klik je op Inschakelen om de wijziging te verifiëren.

Een samenvatting van de vergadering bekijken

Opmerking: Als je deze functie wilt gebruiken, moet Zoom AI Companion ingeschakeld zijn en moet de optie Gegevens van vergadering invoegen in de Zoom-webinstellingen aanstaan (wat standaard zo is).

  1. Open je Outlook-agenda en klik op Nieuw evenement om een nieuw agenda-evenement te maken.
  2. Voer de gegevens van de vergadering in, zoals de datum en tijd van de vergadering, de titel, de locatie en de gastenlijst.
  3. Klik op Zoom en vervolgens op Instellingen.
    Als je niet bent aangemeld, wordt er een zijbalk geopend waarin je wordt gevraagd om je Zoom-aanmeldgegevens. Als je al bent aangemeld bij het Zoom-webportal, word je automatisch ingelogd.
  4. Selecteer onder AI Companion de optie AI Companion automatisch starten.
    De opties Vergadervragen automatisch starten en Samenvatting van vergadering automatisch starten zijn standaard geselecteerd.
  5. Klik op Een Zoom-vergadering toevoegen.
    In de gegevens van de Zoom-vergadering zie je de link Vergaderinzichten met AI Companion bekijken.
  6. Klik op de link om de samenvatting in Zoom te openen:

Let op: Als je geen toestemming hebt om het overzicht te bekijken, wordt het bericht Toegang geweigerd getoond.

Ontbrekend pictogram voor invoegtoepassing

Als je het pictogram voor Een vergadering plannen niet in de menubalk ziet, open je je Outlook-opties.

  1. Selecteer Uitgeschakelde items.
  2. Kies de Zoom Outlook-invoegtoepassing.
  3. Selecteer Inschakelen.
  4. Selecteer de Com-add-ins.
  5. Vink het vakje Zoom Outlook-invoegtoepassing aan. 
  6. Klik op OK.

Vergaderingen plannen voor anderen

Als je namens een andere Zoom-gebruiker wilt plannen, raadpleeg je het artikel over planningsbevoegdheid.