Zoom Phone instellen, leren en gebruiken. Ga aan de slag met de telefoonoplossing van Zoom met behulp van onze onboarding-ondersteuningservaring.
De Zoom Phone snelstartgids helpt accounteigenaars en beheerders bij de eerste installatie en introduceert Zoom Phone functies zoals meerdere sites, telefoongebruikers, directe telefoonnummers en automatische receptionisten.
Opmerkingen:
Volg deze stappen nadat u uw Zoom Phone licentie hebt geactiveerd. Alles wat tijdens de eerste installatie geconfigureerd is, kan later gewijzigd worden. U moet de eigenaar van de account zijn om de volgende stappen uit te voeren.
Opmerkingen:
Opmerking: Op het tabblad Gebruikers & Kamers verschijnt de eigenaar of beheerder van de account als eerste gebruiker. Hun telefoonstatus wordt weergegeven als Geactiveerd in de kolom Activeringsstatus.
Account-eigenaars en beheerders kunnen Zoom Phone licenties, telefoonnummers, wachtrijen en andere functies toewijzen aan gebruikers in afwachting van hun accountuitnodiging. Ze kunnen ook beheren wanneer gebruikers e-mailmeldingen ontvangen, het tabblad Telefoon openen en gesprekken beginnen te voeren of ontvangen. Daarnaast kunnen beheerders filteren en onderscheid maken tussen in behandeling zijnde en actieve gebruikers in de sectie Telefoonsysteembeheer van het Zoom webportaal. Hierdoor kunnen beheerders de installatie en training van gebruikers voltooien voordat ze toegang krijgen tot Zoom Phone.
Account-eigenaars en beheerders kunnen de automatische activering van Zoom Phone voor gebruikers inschakelen bij het toewijzen van een belplan. U kunt deze instelling ook uitschakelen, zodat de beheerders Zoom Phone handmatig kunnen activeren. Beheerders kunnen ook de voorkeuren voor gebruikersmeldingen aanpassen door naar het gedeelte Meldingen te gaan op de pagina Accountinstellingen onder Bedrijfsinfo.
Lees meer over het configureren van automatische activering van de Zoom Phone.
Nadat u de initiële setup voltooid hebt, worden de Zoom Phone opties weergegeven onder Phone System Management aan de linkerkant van het webportaal.
Volg de onderstaande secties om verder te gaan met het instellen van Zoom Phone.
Na de initiële installatie kunt u Zoom Phone gaan gebruiken door gebruikers toe te voegen, directe nummers aan te schaffen en bureautelefoons in te stellen voor gebruikers die deze nodig hebben.
Om uw bestaande telefoonnummers te gebruiken met Zoom Phone, moet u het nummer overdragen naar Zoom Phone. Zoom zal samenwerken met uw vorige provider en het nummer overdragen naar uw Zoom Phone account. Zodra het porteren is voltooid, kunt u de geporteerde nummers aan gebruikers toewijzen.
U kunt Zoom Phone licenties en belplannen toewijzen aan gebruikers in de Zoom account. Als u een Zoom Phone licentie aan een gebruiker toewijst, wordt er een toestelnummer toegewezen. Gebruikers ontvangen ook een e-mail met de melding dat ze toegevoegd zijn aan Zoom Phone.
Wanneer u voor de eerste keer gebruikers toevoegt, ontvangt u een Zoom Phone gebruiker automatisch activeren pop-up melding om u te laten weten dat uw account momenteel is ingesteld om gebruikers automatisch te activeren op Zoom Phone nadat u ze hebt toegevoegd. Activering stelt gebruikers in staat om te beginnen bellen met Zoom Phone. U kunt de activering van de Zoom Phone uitstellen tot u er klaar voor bent door over te schakelen naar de handmatige instelling. Kies de optie Naar handmatige activering wijzigen of Automatische activering behouden. U kunt het activeringsbeleid van uw telefoon op elk gewenst moment wijzigen door naar het tabblad Zoom Phone te gaan op de pagina Accountinstellingen van uw beheerder.
Opmerkingen:
Nadat u telefoongebruikers hebt gemaakt, kunt u directe telefoonnummers kopen en aan gebruikers toewijzen. Gebruikers die een direct telefoonnummer toegewezen hebben gekregen, kunnen nog steeds hun toegewezen toestelnummer gebruiken. U kunt ook telefoonnummers van een andere service of provider overdragen en het hoofdnummer van het bedrijf wijzigen.
Alle gebruikers van Zoom Phone kunnen gesprekken voeren en ontvangen via de Zoom desktop client of mobiele app. U kunt apparaten beschikbaar stellen en toewijzen aan gebruikers die een bureautelefoon nodig hebben. Zoom Phone ondersteunt verschillende apparaten.
Nadat u uw gebruikers en nummers hebt ingesteld, kunt u Zoom Phone op accountniveau instellen, zoals e-mailmeldingen, audio tijdens het verbinden en standaard kantooruren. U kunt ook de beleidsinstellingen wijzigen om bepaalde Zoom Phone functies in of uit te schakelen.
Tijdens de eerste installatie maakt Zoom Phone een automatische hoofdreceptionist aan voor uw belangrijkste bedrijfsnummer. De hoofdautoreceptionist beantwoordt oproepen met behulp van een gepersonaliseerde opname en routeert vervolgens oproepen. Begin met het instellen van kantooruren en routingopties voor uw hoofdautoreceptionist.
Na het instellen van uw telefoongebruikers, directe telefoonnummers en bureautelefoons, kunt u deze geavanceerde functies instellen om uw telefoongebruikers te organiseren en aan te passen hoe gesprekken worden afgehandeld.
Automatische receptionisten beantwoorden oproepen met een gepersonaliseerde opname en leiden oproepen door naar een telefoongebruiker of wachtrij. U kunt een automatische receptionist instellen die doorschakelt naar een IVR-systeem dat bellers verschillende routeringsopties biedt en waarmee ze in een telefoonboek van uw telefoongebruikers kunnen zoeken.
Als u de gebruikers van uw telefoon in groepen wilt indelen, moet u meerdere sites maken. U kunt bijvoorbeeld meerdere sites maken op basis van kantoorlocatie of afdeling. U kunt ook een sitecode toewijzen aan elke site, zodat gebruikers gemakkelijk extensies kunnen identificeren en bellen die bij dezelfde site horen.
Met oproepwachtrijen kunt u inkomende oproepen beheren zodat ze naar een specifieke groep gebruikers gerouteerd worden. U kunt oproepen bijvoorbeeld routeren naar mensen op de facturerings-, verkoop- of klantenserviceafdeling van uw organisatie.
U kunt het standaard noodadres wijzigen dat u tijdens de eerste installatie hebt ingesteld. Als u meerdere sites hebt, kunt u het standaardadres wijzigen dat aan elke site wordt toegewezen. U kunt ook noodoproepen inschakelen voor gebruikers die geen belplan of direct telefoonnummer hebben.
U kunt deze functies gebruiken om uw Zoom Phone service te verbeteren.
Zodra telefoongebruikers gesprekken beginnen te voeren en te ontvangen, kunt u een gedetailleerd overzicht van alle gesprekken bekijken. U kunt gegevens filteren op datum, gesprekstype (inkomend of uitgaand) en locatie. U kunt ook logboeken exporteren en het logboek van een specifieke gebruiker bekijken.
U kunt ook nummers blokkeren voor alle gebruikers in de account of voor specifieke gebruikers. Geblokkeerde nummers kunnen inkomend (nummers worden geblokkeerd om in te bellen) en uitgaand (telefoongebruikers in uw account kunnen deze nummers niet bellen) zijn.
U kunt Zoom Phone licenties toewijzen aan Zoom Rooms die in uw account zijn ingesteld. Hiermee kunnen gebruikers gesprekken voeren en ontvangen via Zoom Rooms.
Met het dashboard voor gesprekskwaliteit kunt u de algehele kwaliteit van telefoongesprekken bekijken en gegevens filteren op een specifieke telefoongebruiker. Met het gebruiksrapport kunt u telefoongebruiksgegevens bekijken voor een specifieke wachtrij of telefoongebruiker.
Met oproepdelegatie kunt u een telefoongebruiker toewijzen om namens een andere gebruiker oproepen te doen en te ontvangen. Beide gebruikers kunnen de status van de gedeelde lijnen zien.
Met gedeelde lijngroepen kunt u een telefoonnummer en extensie delen met een groep telefoongebruikers of telefoons in een gemeenschappelijke ruimte.