Tips voor het organiseren van grote vergaderingen
Het organiseren van grote bijeenkomsten met 500 tot 5000 mensen kan best een uitdaging zijn. Door voor en tijdens de vergadering een paar handige tips te volgen, zorg je ervoor dat alles lekker soepel gaat. Voordat je de vergadering start, moet je de add-on voor grote vergaderingen inschakelen.
Wat je nodig hebt voor grote vergaderingen
Hoe bereid je je voor op een grote vergadering?
Hoe gebruik je de wachtkamer?
Een deelnemer toegang verlenen tijdens een vergadering
De host van de vergadering kan de wachtkamer gebruiken om bepaalde deelnemers, zoals sprekers, eerder dan de rest toe te laten tot de vergadering. Dit kan handig zijn als je je voor de vergadering wilt voorbereiden. De wachtkamer kan ook worden aangepast.
- Start een vergadering als de host.
- Klik in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers
. - Klik in het gedeelte Wachtruimte op Admit (Toegang verlenen) naast de naam van een deelnemer om deelname aan de vergadering toe te staan.
Alle deelnemers toegang verlenen vanuit de wachtruimte
De host van de vergadering kan alle deelnemers toelaten zodra ze klaar zijn met hun voorbereidingen.
- Start een vergadering als de host.
- Klik in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Klik op Admit all (Iedereen toegang verlenen).
Berichten sturen naar deelnemers in de wachtruimte
De host van de vergadering kan berichten sturen naar deelnemers die wachten als de voorbereiding langer duurt dan verwacht.
- Als je de vergadering host, klik je in de werkbalk met vergaderingsopties op het chatpictogram
. - Klik op het dropdownmenu naast Aan:
- Klik op 'Wachtkamerdeelnemers'.
- Voer je chatbericht in en stuur het naar de wachtkamer.
Zodra het bericht is verstuurd, zien de mensen in de wachtkamer het bericht op het wachtkamerscherm.
Hoe je co-hosts kunt toewijzen om te helpen bij het beheren van de vergadering
&Door een co-host aan te wijzen, kan de host bevoegdheden delen met iemand anders die de administratieve kant van de vergadering kan regelen, zoals deelnemers beheren, chatten tijdens de vergadering, vragen beantwoorden of de opname starten/stoppen. De host is de enige die een co-host kan aanwijzen en je kunt zoveel co-hosts hebben als je wilt in een vergadering. Co-hosts hebben wel een paar beperkingen.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Ga met je muis naar de naam van de deelnemer die medepresentator wordt en klik op Meer.
- Klik op Co-host maken.
Hoe je de audio van deelnemers kunt regelen
Alle deelnemers dempen
De host of co-host kan alle deelnemers die al in de vergadering zitten, en ook nieuwe deelnemers die zich aanmelden, dempen. Deze functie is handig als je alle deelnemers tijdens een presentatie of discussie wilt dempen.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Klik onderaan het paneel Deelnemers op Alles dempen.
Er verschijnt een bevestigingsvenster. - (Optioneel) Vink het vakje Deelnemers mogen hun microfoon zelf inschakelen aan als je wilt dat deelnemers hun microfoon op elk moment tijdens de vergadering kunnen inschakelen.
- Klik op Iedereen dempen om alle huidige en nieuwe deelnemers te dempen.
Vraag bepaalde deelnemers om hun microfoon weer aan te zetten
De host of co-host kan bepaalde deelnemers vragen om hun microfoon weer aan te zetten. Dit is handig als je wilt dat de sprekers van je vergadering hun eigen audio kunnen regelen, maar de rest van de deelnemers niet. In dit voorbeeld moet je eerst alle deelnemers dempen en ze verbieden om zichzelf weer te activeren. Vraag de sprekers om daarna hun microfoon weer aan te zetten. Als het geluid weer aan staat, kun je de luidsprekers gewoon weer aan of uit zetten.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Ga met je muis naar de naam van de deelnemer die je weer wilt horen en klik op 'Vragen om te dempen'.
De deelnemer kan ermee instemmen om gedempt te worden en kan nu naar eigen inzicht dempen of dempen opheffen. Als je iedereen in de vergadering weer dempt, wordt deze deelnemer ook gedempt.
Zeg tegen iedereen dat ze hun microfoon aan moeten zetten.
De host en co-host kunnen ook iedereen in de vergadering vragen om hun microfoon weer aan te zetten. Dit kan handig zijn als ze bijvoorbeeld allemaal gedempt zijn voor een presentatie. Standaard kunnen de deelnemers kiezen of ze klaar zijn om gedempt te worden nadat het verzoek is verzonden. Het is wel mogelijk voor de host om iedereen weer te activeren als iedereen dat goed vindt.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Klik onderaan het paneel Deelnemers op Meer en vervolgens op Vraag iedereen om het geluid in te schakelen.
Alle andere deelnemers krijgen dan de vraag om hun microfoon weer aan te zetten of gedempt te laten.
Hoe je de video's en profielfoto's van deelnemers kunt beheren
De video van een deelnemer stoppen
Deze instelling kan handig zijn om te voorkomen dat afleidende of ongepaste afbeeldingen worden weergegeven.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Deelnemers .
- Ga met je muis naar de naam van een deelnemer en klik op Meer.
- Klik op 'Video stoppen'.
Opmerking: Als de deelnemer zijn video nog niet heeft gestart, zie je de optie Vraag om video te starten.
Profielfoto's verbergen
Deze instelling kan handig zijn om te voorkomen dat afleidende of ongepaste afbeeldingen worden weergegeven.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Hosttools (
). - Klik op Profielfoto's verbergen.
Alle profielfoto's worden verborgen.
Hoe je het delen van je scherm voor deelnemers uitschakelt
Als er te veel mensen in je vergadering zijn die iets willen laten zien, kun je deze instelling gebruiken om te voorkomen dat ze dingen delen. Meer info over hoe je de machtigingen voor het delen van je scherm kunt regelen.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pijltje omhoog
naast het pictogram Delen 
. - Klik op Geavanceerde opties voor delen.
Er verschijnt een pop-upvenster. - Kies onder 'Wie kan delen' voor 'Alleen host'.
Alleen de gastheer kan zijn scherm delen in deze sessie.
Hoe chat voor deelnemers beheren
Afhankelijk van waar je vergadering over gaat, wil je misschien beperken met wie deelnemers tijdens de sessie kunnen chatten. Als je bijvoorbeeld alleen wilt dat deelnemers met de host en co-host kunnen chatten, filter je de feedback die andere deelnemers naar openbare chatberichten sturen eruit en hoef je minder chatberichten te checken.
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het chatpictogram .
- Klik in de rechterbovenhoek van het chatvenster op het pictogram met de drie puntjes
. - Je kunt de volgende opties vinden onder Deelnemer kan chatten met:
- Niemand: schakelt chatten tijdens de vergadering uit.
- Host en co-hosts: alleen de host en co-host kunnen naar iedereen berichten sturen. Deelnemers kunnen wel privéberichten naar de host sturen.
- Groepsgesprek: Je kunt alleen openbare berichten sturen. Openbare berichten kunnen door iedereen gezien worden. Deelnemers kunnen nog steeds privéberichten sturen naar de gastheer.
- Groepschat en iedereen direct ontmoeten: Je kunt openbare of privéberichten sturen. Openbare berichten kunnen door iedereen gezien worden. Privéberichten worden naar een specifieke deelnemer gestuurd en zijn niet zichtbaar voor de host.
Hoe gebruik je de Q-&A tijdens een vergadering?
De Q&Met deze functie kunnen deelnemers tijdens de vergadering vragen stellen, die door de host en co-hosts privé of openbaar kunnen worden beantwoord. De vragen kunnen ook worden gemarkeerd als iets dat live moet worden beantwoord. V&A is een alternatief voor de chatfunctie, die minder opties biedt voor het beheren van ingediende vragen. Om deze functie te gebruiken, moet je deze vóór de vergadering inschakelen in het webportaal.
Ingezonden vragen beantwoord
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Q&en A (
). - Zoek de vraag die je wilt beantwoorden:
- Klik op Live beantwoorden om aan te geven dat je de vraag tijdens de vergadering hardop beantwoord wilt hebben.
- Klik op 'Type antwoord' om een geschreven reactie voor de deelnemer te geven. Typ je antwoord en klik op Verzenden.
Let op: als je mensen toestaat om op vragen te reageren, blijven de vragen gewoon in de lijst met open vragen staan en kunnen ze worden beantwoord, zelfs als iemand al een reactie heeft geplaatst. - (Optioneel) Vink het vakje Privé verzenden aan voordat je op Verzenden klikt. Als je alleen de deelnemer wilt antwoorden.
Vragen negeren
- Klik tijdens de vergadering in de werkbalk met vergaderingsopties op het pictogram Q&en A ( ).
- Ga met je muis naar de vraag die je wilt sluiten en klik op het pictogram met de drie puntjes .
- Tik op 'Sluiten' of 'Verwijderen'.
Afgewezen vragen zijn niet meer zichtbaar voor deelnemers en worden verplaatst naar het tabblad Afgewezen voor de host en co-hosts. Verwijderde vragen worden helemaal weggehaald en kunnen niet meer worden geopend.
Hoe deelnemers vastzetten (uitlichten)
Als je video's vastzet, worden maximaal 9 deelnemers als de belangrijkste sprekers voor alle deelnemers weergegeven en zien de deelnemers alleen deze sprekers. Je kunt ook vastzetten tijdens het delen van je scherm. Deze functie wordt vaak gebruikt om een hoofdspreker in de schijnwerpers te zetten.
- Tijdens de vergadering ga je met de muis naar de video van de deelnemer die je wilt vastzetten en klik je op het pictogram met de drie puntjes .
Er worden extra opties voor die deelnemer weergegeven. - Klik op Pin.
- (Optioneel) Als je nog meer mensen wilt vastzetten (maximaal 9 in totaal), doe je stap 2 en 3 nog een keer als dat nodig is.
Een pin verwijderen
- Tijdens de vergadering ga je met je muis naar de video van de deelnemer die je uit de spotlight wilt halen en klik je op het pictogram met de drie puntjes .
- Klik op 'Pin verwijderen'.
Hiermee ga je terug naar de spreker- of galerijweergave.
Hoe om te gaan met opgeheven handen
Met de functie 'hand opsteken' kunnen deelnemers aan een vergadering aangeven dat ze iets nodig hebben van de host of co-host. Als gastheer of -vrouw kan het handig zijn om je deelnemers aan het begin van de vergadering te laten weten hoe je deze functie wilt gebruiken. Veel hosts gebruiken deze functie bijvoorbeeld om te weten of iemand een vraag heeft en graag weer wil kunnen praten.
Hosts kunnen ook merken dat het storend is voor de vergadering als veel mensen hun hand opsteken, omdat dit de video's van de deelnemers in de vergaderlay-out door elkaar haalt. Dit probleem kan worden opgelost door een aangepaste weergavevolgorde voor de galerij te gebruiken.