Aan de slag met Zoom Scheduler

Zoom Scheduler maakt gebruik van het Zoom-platform om gebruikers aan hun agenda te koppelen, waar ze tijdsloten voor geplande beschikbaarheid kunnen genereren zodat de deelnemers vervolgens een voorkeurstijd kunnen selecteren in de agenda's van beide partijen. Gebruikers kunnen ook hun e-mailmeldingen aanpassen. Omdat Zoom Scheduler Google, Office 365 en Zoom Mail-diensten ondersteunt, kunnen gebruikers ook Zoom Scheduler integreren en tijdsloten van beschikbaarheid genereren op basis van Google- en Office 365-agenda's. Omdat Zoom Scheduler naadloos is geïntegreerd met Zoom Mail, Calendar en Meetings, kan elke gebruiker het inzetten om tijd te besparen en het plannen van afspraken te stroomlijnen.

Meer informatie over het gebruik van Zoom Scheduler, het plannen van een afspraak in Zoom Scheduler, het verkennen van de functies van Zoom Scheduler en het inschakelen van Zoom Scheduler.

Opmerking: Zoom Scheduler leest en gebruikt de standaard gebruikersinstellingen voor Zoom Meetings.

Vereisten voor het gebruik van Zoom Scheduler

Beperkingen van Zoom Scheduler

Inhoudsopgave

Hoe krijg je toegang tot Zoom Scheduler?

Windows | macOS
  1. Meld je aan bij de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in de navigatiebalk op Meer en vervolgens op Scheduler .
Web
  1. Meld je aan bij het Zoom-webportal.
  2. Klik in het navigatiemenu op Scheduler.

Hoe maak en beheer je boekingspagina's?

Door een boekingspagina aan te maken, kunnen je klanten je beschikbaarheid bekijken en een tijd plannen die jullie beiden uitkomt. Je kunt terugkerende tijdplanningen maken, die tot een bepaalde datum of altijd worden herhaald. Bovendien komen de foto en naam van je boekingspagina overeen met de profielafbeelding en naam van je huidige Zoom-profiel.

Op pagina's voor terugkerende en aangepaste boekingen wordt een boekingslink aangemaakt die door de organisator met anderen wordt gedeeld. Links voor terugkerende boekingen zijn ook toegankelijk via de openbare pagina van de organisator. Hoewel de links naar pagina's van terugkerende boekingen altijd actief zijn (zolang de host die boekingspagina actief heeft), vervallen links voor aangepaste planningen na de datum van het/de geplande tijdslot(en) en zijn ze niet langer toegankelijk voor degenen met wie je de boekingspagina hebt gedeeld.

Windows | macOS

Boekingspagina aanmaken

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het toevoegingspictogram.
  3. Selecteer het type planning dat je wilt maken:
    Opmerking: Alleen herhalende beschikbaarheden verschijnen op je openbare pagina.
    • Maak een boekingspagina: Kies uit 4 planningstypen voor je reguliere boekingen:
      • Een-op-een: Plan een vergadering met één deelnemer en jou als de host. De deelnemer kan tijdens het boeken andere gasten toevoegen als de host dat toestaat.
      • Een beschikbare host: Plan vergaderingen met meerdere teamleden in een roterende cyclus, met plaats voor één deelnemer per boeking.
      • Alle beschikbare hosts: Plan vergaderingen met meerdere hosts, waarbij er plaats is voor één deelnemer per boeking.
      • Een-op-meerdere: Plan een vergadering met meerdere deelnemers en jij als de host. De volledige deelnemerslijst is niet zichtbaar op de agenda-uitnodiging.
    • Eenmalige vergadering: Plan een vergadering die buiten je reguliere boekingspagina valt.
    • Beschikbaarheidspeiling: Maak een eenmalige vergadering aan nadat je tijden hebt aangeboden om op te stemmen.
  4. Nadat het aanmaken van de planning is voltooid, klik je op Publiceren om deze planning op te slaan.
    Bij het aanmaken krijg je een link naar deze boekingsagenda, zodat je deze met anderen kunt delen.

Je boekingspagina's filteren

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik bovenaan de pagina op het filterpictogram.
  4. Verfijn je zoekresultaten naar behoefte met de volgende filters: 
    • Boekingspaginatype: Kies uit de boekingstypen.
    • Eigendom van: Toont de boekingspagina's die eigendom zijn van een specifieke gebruiker.
    • Aangemaakt door: Toont de boekingspagina's die door een bepaalde gebruiker zijn aangemaakt.
    • Hosts: Toont de boekingspagina's waarvoor de opgegeven gebruiker een host is.
    • Toestemmingen: Bekijk boekingspagina's die je kunt bewerken, waartoe u alleen leesrechten heeft, die door de beheerder worden beheerd of die met jou zijn gedeeld.
    • Paginastatus: Bekijk actieve of inactieve boekingspagina's.
  5. Klik op Toepassen.

Een boekingspagina bewerken

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Bewerken.
  5. Bewerk de informatie op je boekingspagina, zoals de naam, de kleur van de planning, de link, de duur en meer.
  6. Klik op Volgende om verder te gaan met het bewerken van de informatie op de boekingspagina.
  7. Klik op Voltooien.

Toestemmingen voor de boekingspagina bewerken

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Toestemmingen bewerken.
    Er wordt een pop-upvenster geopend.
  5. Voeg gebruikers toe om dit evenement te bewerken of te bekijken.
  6. Klik rechts van de gebruiker die je wilt beheren op het vervolgkeuzemenu en kies vervolgens uit de volgende opties:
    • Alleen weergeven: De gebruiker kan de evenementkaart bekijken op de pagina Geplande evenementen en geboekte planningen.
    • Kan bewerken: De gebruiker kan de instellingen van evenementen en geboekte planningen bewerken.
    • Eigendom overdragen: Als je het eigendom van de boekingspagina's overdraagt, ben je niet langer de eigenaar van het evenement. De gebruiker kan de instellingen en rechten van de boekingspagina aanpassen. Ook kan men deze planning verwijderen. Klik op Ja, overdragen om te bevestigen.
  7. (Optioneel) Klik op de prullenbak om een gebruiker te verwijderen.
  8. Klik op Opslaan.

Boekingspagina verwijderen

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Verwijderen.
    Er verschijnt een bevestigingsvenster.
  5. Klik op Verwijderen.
    Let op: Het verwijderen van deze boekingspagina is definitief, en de toegang wordt voor iedereen met de link ingetrokken.

Een notitie toevoegen aan een boekingspagina

Je kunt notities gebruiken om relevante informatie die je wilt onthouden over deze pagina toe te voegen.

Opmerking: Genodigden kunnen je notities niet zien.

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Notitie toevoegen.
  5. Voer een notitie in.
    Let op: Het maximale aantal tekens is 250.
  6. Klik op Opslaan.

Boekingspagina dupliceren

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram .
  4. Klik op Dupliceren.
  5. Bewerk de informatie op de dubbele boekingspagina.
  6. Klik op Volgende om verder te gaan met het bewerken van de informatie op de boekingspagina.
  7. Klik op Voltooien.

Een boekingspagina activeren of deactiveren

Wanneer je 1 of meer boekingspagina's hebt aangemaakt, kan het voorkomen dat je de boekingspagina wilt uitschakelen zonder de details van je boekingspagina en de reeds gedeelde link te verliezen. Als je een boekingspagina uitschakelt, worden die tijdsloten tijdelijk uit je openbare agenda verwijderd.

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram .
  4. Klik op de Activatieschakelaar om de pagina in of uit te schakelen.
Web

Boekingspagina aanmaken

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik op Nieuwe boekingspagina.
  4. Selecteer het type planning dat je wilt maken:
    Opmerking: Alleen herhalende beschikbaarheden verschijnen op je openbare pagina.
    • Maak een boekingspagina: Kies uit 4 planningstypen voor je reguliere boekingen:
      • Een-op-een: Plan een vergadering met één deelnemer en jou als de host. De deelnemer kan tijdens het boeken andere gasten toevoegen als de host dat toestaat.
      • Een beschikbare host: Plan vergaderingen met meerdere teamleden in een roterende cyclus, met plaats voor één deelnemer per boeking.
      • Alle beschikbare hosts: Plan vergaderingen met meerdere hosts, waarbij er plaats is voor één deelnemer per boeking.
      • Een-op-meerdere: Plan een vergadering met meerdere deelnemers en jij als de host. De volledige deelnemerslijst is niet zichtbaar op de agenda-uitnodiging.
    • Eenmalige vergadering: Host een vergadering die buiten je reguliere boekingspagina valt. Meer informatie over eenmalige vergaderingen.
    • Beschikbaarheidspeiling: Maak een eenmalige vergadering aan nadat je tijden hebt aangeboden om op te stemmen. Lees meer over beschikbaarheidspeilingen.
  5. Nadat je de instellingen voor het aanmaken van de planning hebt voltooid, klik je op Voltooien om deze planning op te slaan.
  6. Bij het aanmaken, krijg je een link naar deze boekingsagenda, zodat je deze met anderen kunt delen.

Je boekingspagina's filteren

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik bovenaan de pagina op het filterpictogram.
  4. Verfijn je zoekresultaten naar behoefte met de volgende filters: 
    • Boekingspaginatype: Kies uit de boekingstypen.
    • Eigendom van: Toont de boekingspagina's die eigendom zijn van een specifieke gebruiker.
    • Aangemaakt door: Toont de boekingspagina's die door een bepaalde gebruiker zijn aangemaakt.
    • Hosts: Toont de boekingspagina's waarvoor de opgegeven gebruiker een host is.
    • Toestemmingen: Bekijk boekingspagina's die je kunt bewerken, waartoe u alleen leesrechten heeft, die door de beheerder worden beheerd of die met jou zijn gedeeld.
    • Paginastatus: Bekijk actieve of inactieve boekingspagina's.
  5. Klik op Toepassen.

Een boekingspagina bewerken

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's .
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Bewerken.
  5. Bewerk de informatie op je boekingspagina, zoals de naam, de kleur van de planning, de link, de duur en meer.
  6. Klik op Volgende om verder te gaan met het bewerken van de informatie op de boekingspagina.
  7. Klik op Voltooien.

Toestemmingen voor de boekingspagina bewerken

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de Zoom-webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Toestemmingen bewerken.
    Er wordt een pop-upvenster geopend.
  5. Voeg gebruikers toe om dit evenement te bewerken of te bekijken.
  6. Klik rechts van de gebruiker die je wilt beheren op het vervolgkeuzemenu en kies vervolgens uit de volgende opties:
    • Alleen weergeven: De gebruiker kan de evenementkaart bekijken op de pagina Geplande evenementen en geboekte planningen.
    • Kan bewerken: De gebruiker kan de instellingen van evenementen en geboekte planningen bewerken.
    • Eigendom overdragen: Als je het eigendom van de boekingspagina's overdraagt, ben je niet langer de eigenaar van het evenement. De gebruiker kan de instellingen en rechten van de boekingspagina aanpassen. Ook kan men deze planning verwijderen. Klik op Ja, overdragen om te bevestigen.
  7. (Optioneel) Klik op de prullenbak om een gebruiker te verwijderen.
  8. Klik op Opslaan.

Boekingspagina verwijderen

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Verwijderen.
    Er verschijnt een bevestigingsvenster.
  5. Klik op Verwijderen.
    Let op: Het verwijderen van deze boekingspagina is definitief, en de toegang wordt voor iedereen met de link ingetrokken.

Een notitie toevoegen aan een boekingspagina

Je kunt notities gebruiken om relevante informatie over deze planning die je wilt onthouden, toe te voegen.

Opmerking: Genodigden kunnen je notities niet zien.

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's .
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Notitie toevoegen.
  5. Voer een notitie in.
    Let op: Het maximale aantal tekens is 250.
  6. Klik op Opslaan.

Boekingspagina dupliceren

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's .
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram.
  4. Klik op Dupliceren.
  5. Bewerk de informatie op de dubbele boekingspagina.
  6. Klik op Volgende om verder te gaan met het bewerken van de informatie op de boekingspagina.
  7. Klik op Voltooien.

Een boekingspagina activeren of deactiveren

Wanneer je 1 of meer boekingspagina's hebt aangemaakt, kan het voorkomen dat je de boekingspagina wilt uitschakelen zonder de details van je boekingspagina en de reeds gedeelde link te verliezen. Als je een boekingspagina uitschakelt, worden die tijdsloten tijdelijk uit je openbare agenda verwijderd.

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's .
  3. Klik in de rechterbovenhoek van de informatie van de boekingspagina op het tandwielpictogram .
  4. Klik op de Activatieschakelaar om de pagina in of uit te schakelen.

Hoe deel je je boekingspagina's?

Nadat je je boekingspagina's hebt aangemaakt, moet je de pagina voor klanten delen, zodat ze je beschikbaarheid kunnen bekijken en een tijd bij je kunnen boeken. Hosts kunnen links naar specifieke boekingspagina's of een algemene link naar hun profiel delen, waarop de verschillende boekingsopties staan die je hebt opgegeven.

Bovendien kun je je boekbare planning direct in je website opnemen met HTML-code.

Windows | macOS | Linux

Links naar je boekingspagina's delen

  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Boekingspagina's.
  3. Bekijk je beschikbare boekingspagina's:
    • Boekingsprofiel: Klik onder je naam op het pictogram Link kopiëren om de URL van je hoofdprofielpagina te kopiëren. Hier worden al je actieve boekingspagina's weergegeven, zodat klanten via een van je boekingspagina's een tijd kunnen plannen.
      Opmerking: Klanten kunnen inactieve boekingspagina's op je profielpagina niet zien.
    • Specifieke boekingspagina's: Klanten kunnen je beschikbaarheid bekijken en een tijd boeken die via deze specifieke boekingspagina beschikbaar is. Klanten kunnen geen andere actieve boekingspagina's zien wanneer ze een specifieke planning bekijken. Deel je specifieke boekingspagina's op de volgende manieren:
      1. Klik onderaan het vakje voor elke actieve boekingspagina op Delen .
        Er wordt een pop-upvenster geopend.
      2. Open de volgende tabbladen in het deelvenster:
        • Klik op het tabblad Link delen om de URL voor die specifieke boekingspagina te delen.
        • Klik op het tabblad QR-code om de QR-code voor die specifieke boekingspagina te delen. Je kunt de afbeelding van de QR-code downloaden of de QR-code kopiëren naar je klembord.
        • Klik op het tabblad Toevoegen aan e-mail om datums en tijden in een e-mail te plakken om de beschikbaarheid van je evenement naar de deelnemers te sturen.
          Opmerking: Je kunt maximaal 6 datums kiezen.
          1. Selecteer een datum in de agenda.
          2. Selecteer in het rechterpaneel een tijd (of meerdere tijdstippen).
          3. Klik op Doorgaan.
            Er verschijnt een e-mailvoorbeeld van je beschikbaarheid.
          4. Klik op Kopiëren naar klembord om de geselecteerde datums en tijden te kopiëren.
          5. (Optioneel) Klik op Bewerken om de datums en tijden te bewerken.
        • Klik op het tabblad Toevoegen aan website om de code in te voegen in je HTML om de boekingspagina van Zoom Scheduler weer te geven. Je kunt ook het uiterlijk van je boekingspagina aanpassen.
      3. Deel de link(s) met je contactpersonen via je voorkeursmethoden, zoals e-mailuitnodigingen, door de link toe te voegen aan je e-mailhandtekening en meer.
Web

Links naar je boekingspagina's delen

  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Boekingspagina's .
    Je beschikbare boekingspagina's staan hieronder vermeld.
    • Boekingsprofiel: Klik onder je naam op het kopieerpictogram om de URL van je hoofdprofielpagina te kopiëren. Hier worden al je actieve boekingspagina's weergegeven, zodat klanten via een van je boekingspagina's een tijd kunnen plannen.
      Opmerking: Klanten kunnen inactieve boekingspagina's op je profielpagina niet zien.
    • Specifieke boekingspagina's: Klanten kunnen je beschikbaarheid bekijken en een tijd boeken die via deze specifieke boekingspagina beschikbaar is. Klanten kunnen geen andere actieve boekingspagina's zien wanneer ze een specifieke planning bekijken. Deel je specifieke boekingspagina's op de volgende manieren:
      1. Klik onderaan het vakje voor elke actieve boekingspagina op Delen .
        Er wordt een pop-upvenster geopend.
      2. Open de volgende tabbladen in het deelvenster:
        • Klik op het tabblad Link delen om de URL voor die specifieke boekingspagina te delen.
        • Klik op het tabblad QR-code om de QR-code voor die specifieke boekingspagina te delen. Je kunt de afbeelding van de QR-code downloaden of de QR-code kopiëren naar je klembord.
        • Klik op het tabblad Toevoegen aan e-mail om datums en tijden in een e-mail te plakken om de beschikbaarheid van je evenement naar de deelnemers te sturen.
          Opmerking: Je kunt maximaal 6 datums kiezen.
          1. Selecteer een datum in de agenda.
          2. Selecteer in het rechterpaneel een tijd (of meerdere tijdstippen).
          3. Klik op Doorgaan.
            Er verschijnt een e-mailvoorbeeld van je beschikbaarheid.
          4. Klik op Kopiëren naar klembord om de geselecteerde datums en tijden te kopiëren.
          5. (Optioneel) Klik op Bewerken om de datums en tijden te bewerken.
          6.  
        • Klik op het tabblad Toevoegen aan website om de code in te voegen in je HTML om de boekingspagina van Zoom Scheduler weer te geven. Je kunt ook het uiterlijk van je boekingspagina aanpassen.
  3. Deel de link(s) met je contactpersonen via je voorkeursmethoden, zoals e-mailuitnodigingen, door de link toe te voegen aan je e-mailhandtekening en meer.

Hoe bekijk je je geplande evenementen?

Zodra gebruikers een tijd bij je boeken via een boekingspagina, wordt het agenda-evenement automatisch toegevoegd aan je agenda en wordt dat tijdslot onbeschikbaar voor anderen die je beschikbaarheid bekijken. Naast je agenda kun je ook je komende boekingen rechtstreeks via Zoom Scheduler beheren.

Windows | macOS
  1. Open Zoom Scheduler via de Zoom-desktopapp.
  2. Klik in het zijpaneel op het tabblad Geplande evenementen.
  3. Je geplande afspraken worden hieronder weergegeven, onderverdeeld in Komende, In afwachting en Vorige.
  4. Voor alle afspraken op het tabblad Komende kun je de volgende informatie en opties bekijken en beheren:
    • Datum en tijdstip
    • Naam van de afspraak: Dit is gebaseerd op de naam van de boekingspagina.
    • Deelnemers: Toont de namen van degene(n) die voor deze sessie zijn ingepland. Houd de cursor boven de naam van de deelnemer om het e-mailadres te zien dat aan zijn of haar boeking is gekoppeld.
    • Pictogram voor opnieuw plannen : Klik om de geboekte sessie opnieuw te plannen. Hiermee wordt dezelfde agendaweergave geladen als wat de klant te zien krijgt, zodat je een datum en tijd kunt kiezen.
      1. Zodra er een nieuwe datum en tijd zijn gekozen, kun je een optioneel bericht voor de klant toevoegen over de reden van het opnieuw plannen.
      2. Klik op Opnieuw plannen om te bevestigen.
        De deelnemers aan de opnieuw geplande sessie worden per e-mail op de hoogte gebracht.
    • Prullenbakpictogram : Klik om de geplande sessie te annuleren. Klik op Verwijderen om de annulering te bevestigen.
Web
  1. Toegang tot Zoom Scheduler via de webportal.
  2. Klik op het tabblad Geplande evenementen.
    Je geplande afspraken worden hieronder weergegeven, onderverdeeld in Aankomend, In afwachting en Vorige.
  3. Voor alle afspraken op het tabblad Komende kun je de volgende informatie en opties bekijken en beheren:
    • Datum en tijdstip
    • Naam van de afspraak: Dit is gebaseerd op de naam van de boekingspagina.
    • Deelnemers: Toont de namen van degene(n) die voor deze sessie zijn ingepland. Houd de cursor boven de naam van de deelnemer om het e-mailadres te zien dat aan zijn of haar boeking is gekoppeld.
    • Pictogram voor opnieuw plannen : Klik om de geboekte sessie opnieuw te plannen. Hiermee wordt dezelfde agendaweergave geladen als wat de klant te zien krijgt, zodat je een datum en tijd kunt kiezen.
      1. Zodra er een nieuwe datum en tijd zijn gekozen, kun je een optioneel bericht voor de klant toevoegen over de reden van het opnieuw plannen.
      2. Klik op Opnieuw plannen om te bevestigen.
        De deelnemers aan de opnieuw geplande sessie worden per e-mail op de hoogte gebracht.
    • Prullenbakpictogram: Klik om de geplande sessie te annuleren. Klik op Verwijderen om de annulering te bevestigen.