Gerenciando áreas comuns (nova experiência de Área comum)

O Zoom Phone está introduzindo um fluxo de trabalho atualizado para gerenciar telefones de área comum, adaptadores de telefone analógico (ATAs) e equipamentos do Zoom Phone no portal web. Saiba mais sobre a nova experiência de área comum. 

Se você tiver essa experiência habilitada em sua conta, siga este artigo para saber como definir a área comum, alocar dispositivos e definir configurações, como o número de ramal.

Uma área comum pode ser qualquer área em um escritório que esteja disponível para uso por mais de um funcionário. Por exemplo, se sua organização possui um espaço de escritório híbrido, você pode definir cada estação hoteleira como uma área comum e alocar telefones a essa área para que os funcionários possam usá-los.

Requisitos para gerenciar áreas comuns (nova experiência de área comum)

• Nova experiência de área comum habilitada em sua conta
• Conta Pro, Corporativa, Educação ou Empresarial
• Proprietário da conta ou privilégios do administrador
• Licença de área comum para adicionar uma área comum e usar recursos mínimos
• Licença do Zoom Phone Pro ou superior para usar o recepcionista automático, fila de chamadas
• Dispositivo certificado adicionado e provisionado

Como adicionar uma área comum e alocar dispositivos

Observação: você também pode adicionar vários telefones de área comum em lote de uma só vez.

Adicionar uma área comum

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, em Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. Clique em Adicionar e insira as seguintes informações:
   • Unidade (visível apenas se você tiver múltiplas unidades): selecione a unidade a qual você deseja que o telefone de área comum pertença.
   • Nome de exibição: insira um nome de exibição para identificar o telefone de área comum.
   • Número de ramal: insira um número de ramal para alocar.
   • Pacote: aloque um pacote de chamadas efetuadas.
   • País/Região: selecione o país/região do endereço de emergência do telefone. O país determina os números de ramal reservados que você não pode usar para o telefone.
   • Fuso horário: selecione um fuso horário para definir a hora exibida nos dispositivos alocados.
   • Idioma: configure o idioma nos telefones fixos.
     Observação: alguns idiomas listados podem não ser compatíveis. Se o idioma não for compatível, o idioma padrão será usado.
   • Especifique um modelo a ser alocado à área comum: selecione esta caixa de seleção para especificar e alocar um modelo ao telefone de área comum.
6. Clique em Salvar.

Alocar dispositivos

Adicionar um telefone fixo

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, em Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. Clique no nome da área comum que você deseja gerenciar.
6. Clique na aba Configurações.
7. Em Telefone fixo, na seção Telefone(s) fixo(s), clique em Adicionar.
   Uma janela pop-up será exibida.
8. Na janela, selecione o dispositivo provisionado para adicionar à área comum.
9. Selecione as seguintes configurações para o dispositivo selecionado:
   
   • Visível para: defina quais usuários e áreas comuns ficam visíveis nos dispositivos de área comum. Especifique as configurações de visibilidade do diretório para Shared Mobile Experience, telefones IP baseados em hardware e equipamentos do Zoom Phone.
   • Pesquisável por: defina quais usuários e áreas comuns são pesquisáveis em dispositivos de área comum. Especifique as configurações de visibilidade do diretório para Shared Mobile Experience, telefones IP baseados em hardware e equipamentos do Zoom Phone.
10. Clique em Confirmar.
    O dispositivo aparecerá na seção Telefone(s) fixo(s) no portal web do Zoom.
11. Na seção Telefone(s) fixo(s), abaixo dos dispositivos adicionados, configure o fluxo de trabalho do dispositivo:
    • No dispositivo que você deseja gerenciar, selecione as seguintes opções que você deseja:
      • Permitir mesa compartilhada
      • Permitir controle de chamadas do cliente
    • Clique em Editar para editar as configurações de Visível para ou Pesquisável por.
    • Clique nos seguintes botões de alternância para habilitá-los ou desabilitá-los:
      • Bloqueio de tela do telefone: habilite uma softkey capaz de bloquear a tela do telefone. O usuário de telefone precisa inserir seu PIN para desbloquear seu telefone. Esse recurso não é compatível com alguns dispositivos.
      • Permitir que seja pesquisado como contato: especifique se este telefone de área comum pode aparecer em Contatos e ser pesquisado.
        Observação: os administradores podem controlar se os telefones de área comum aparecem nos contatos ou podem ser pesquisados por dispositivo. Por exemplo, eles podem tornar os dispositivos da sala de conferência pesquisáveis, mantendo os telefones do saguão ocultos do diretório.

Saiba mais sobre como configurar a visibilidade da área comum em contatos.

Adicionar um equipamento do Zoom Phone

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. Clique no nome da área comum que você deseja gerenciar.
6. Clique na aba Configurações.
7. Em Telefone fixo, na seção equipamentos do Zoom Phone, clique em Alocar.
8. Selecione o dispositivo Zoom Phone para adicionar à área comum.

Como alterar as configurações de Áreas comuns

Siga estas etapas para editar as configurações de um telefone de área comum que você adicionou.

Observação: também há configurações globais do telefone e configurações de política que habilitam ou desabilitam determinados recursos do telefone.

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. Clique no nome de exibição da área comum que deseja editar.
   Você verá as seguintes informações e opções:

Aba do Perfil

• Nome de exibição: clique em Editar ao lado do nome de exibição para alterá-lo.
• Unidade: exibe a unidade a qual o usuário de telefone pertence. Selecione outra unidade usando o menu suspenso para mover o telefone para outra unidade.
• Pacote: clique em Alocar para alocar um pacote de chamada efetuada. Clique em × ao lado de um pacote alocado para removê-lo.
• Número do ramal: clique em Editar para alterar o número do ramal alocado ao telefone.
  Observação: os números de ramal podem ter até 6 dígitos. Se você tiver múltiplas unidades e códigos de unidades habilitados, os números de ramal podem ter de 2 a 5 dígitos e os códigos de unidades podem ter de 1 a 2 dígitos.
• Número(s): clique em Alocar para alocar números de telefone diretos ao telefone de área comum. Essa configuração fica visível apenas se você alocar um pacote.
• ID do autor da chamada de saída (visível apenas se você alocar um pacote): selecione o ID do autor da chamada de saída quando o telefone fizer uma chamada. Você pode escolher entre os números de telefone alocados ao recepcionista automático principal.
• País/região (visível apenas se você alocar um pacote): exibe o país do endereço de emergência do telefone. O país determina os números de ramal reservados que você não pode usar para o telefone.
• Código de área (visível apenas se você alocar um pacote): exibe o código de área padrão para discagem realizada. Clique em Editar para alterá-lo ou Definir se você não tiver adicionado o código de área.
• Endereço de emergência: clique em Gerenciar para editar o endereço de emergência alocado ao telefone de área comum. Se houver múltiplas unidades, é possível selecionar qualquer endereço alocado à unidade ou o endereço padrão da unidade.
• Fuso horário: selecione um fuso horário para definir a hora exibida no telefone de área comum.
• Idioma: configure o idioma nos telefones fixos.
  Observação: alguns idiomas listados podem não ser compatíveis. Se o idioma não for compatível, o idioma padrão será usado.
• Departamento / Centro de custo: aloque um departamento ou centro de custo.
• Dados e armazenamento: selecione o país para o seu armazenamento de dados. As gravações incluem gravações telefônicas, correios de voz, transcrições de correio de voz e prompts de saudação personalizados. Saiba mais sobre locais de armazenamento.
• Local de armazenamento de dados de operação: clique no botão de alternância Copiar registros de chamadas do Zoom Phone para outro local para habilitar ou desabilitar o recurso. Quando habilitado, determine onde uma cópia dos registros recém-gerados será armazenada.
  Observações:
  • Os registros originais são armazenados nos Estados Unidos.
  • As cópias serão excluídas automaticamente em 12 meses.

Aba Política

As configurações de política permitem habilitar ou desabilitar determinados recursos do Zoom Phone.

Observação: as áreas comuns têm acesso às mesmas configurações de política que os telefones de área comum, exceto para mesa compartilhada. Você pode habilitar ou desabilitar a mesa compartilhada para dispositivos específicos usando a aba Configurações.

Aba Configurações

Configurações de tratamento de chamadas

Observação: depois de definir o horário personalizado, você pode personalizar como as chamadas recebidas são roteadas durante esse horário.

• Horário comercial: clique em Editar para alterar os horários em que o usuário pode atender chamadas. Você pode definir o horário comercial para passar das 23:30. Também é possível definir o horário comercial em incrementos de 10 minutos, inserindo manualmente um horário, por exemplo, 23:10.
• Horário fechado: se você personalizou o horário comercial, também pode definir o horário fechado.
• Horário durante feriados: clique em Gerenciar para designar certos dias como feriados.

Configurações de horário comercial, fechado e de feriados

• Tocar o dispositivo: clique no botão de alternância para habilitar ou desabilitar o toque para chamadas recebidas.
• Duração do toque: se você habilitou o Toque no dispositivo, defina a duração máxima do toque antes que a chamada seja tratada conforme especificado na configuração abaixo (quando uma chamada não é atendida).
• Quando uma chamada não é atendida: clique no menu suspenso e selecione como as chamadas não atendidas são tratadas durante as horas especificadas:
  
  • Encaminhar para correio de voz: encaminha a chamada para o correio de voz.
  • Reproduzir uma mensagem e desconectar: reproduz uma mensagem personalizada para o chamador e desliga a chamada. Clique em Biblioteca de áudio para selecionar, gravar ou fazer upload de um áudio personalizado.
  • Desconectar: a chamada será desconectada sem reproduzir uma mensagem.
  • Encaminhar para outro ramal: roteie as chamadas para outro ramal da conta.
  • Encaminhar para contato externo: se a conta tiver um diretório de usuários externos, você poderá encaminhar chamadas para um contato externo.
  • (Opcional) Selecione uma ou ambas as seguintes caixas de seleção:
    • Permitir que chamadores entrem em contato com um operador: quando selecionado, o Menu IVR terá as opções 0 Encaminhar para um operador e 1 Deixar correio de voz para: ramal atual.
      1. Em Conectar ao operador, clique no menu suspenso e selecione uma opção.
      2. Busque pelo nome ou número do ramal e, em seguida, selecione a opção desejada.
      3. (Opcional) Marque a caixa de seleção Reproduzir saudação do correio de voz do destinatário quando o chamador chegar ao final da sequência de encaminhamento.
      4. Clique em Salvar.
         Observação: a alteração feita por você pode substituir a saudação personalizada anterior. Talvez seja necessário gravar um novo áudio de saudação.
    • Permitir que os chamadores verifiquem o correio de voz: quando selecionado, o Menu de IVR terá as opções 1 Deixar correio de voz para: ramal atual e 2 Verificar correio de voz por código PIN.
      • 2 Verificar correio de voz por código PIN: esta opção permite que os usuários acessem o sistema de correio de voz pressionando o botão de correio de voz ou discando *86 em telefones de área comum. Os usuários podem selecionar a opção 2 na interface de usuário de telefonia (TUI) para gravar ou atualizar a saudação do correio de voz. Isso permite que os usuários gerenciem as saudações do correio de voz sem precisar da assistência do administrador. A saudação de correio de voz personalizada do usuário enviada por upload pelo menu de resposta de voz interativa (IVR) será a saudação de correio de voz apenas durante o horário comercial (não para horários fechados e feriados).
    • Quando ambas as caixas de seleção estiverem selecionadas, o Menu IVR terá as opções de 0 Encaminhar para um operador, 1 Deixar correio de voz para: ramal atual e 2 Verificar correio de voz por código PIN.
• Instrução para saudação e correio de voz:
  • Escolher na Biblioteca de ativos: selecione o arquivo de áudio desejado e depois clique em Salvar.
  • Adicionar áudio: adicione manualmente seu arquivo de áudio para o tratamento da chamada.

Delegação e assistente

• Delegação: configure as configurações de delegação para telefones de área comum por meio de controles de política expandidos. Quando ativado, os telefones de área comum podem ser delegados a outro usuário ou telefone de área comum.
  Observação: este recurso requer que os telefones de área comum tenham licenças Pro.

Intercomunicador

• Intercomunicador: configure uma conexão de intercomunicador. Depois que uma conexão de intercomunicador for criada, o telefone emitirá um bipe para notificar o destinatário ao receber uma chamada de intercomunicador. A chamada será atendida automaticamente no telefone do destinatário.

Telefone fixo

• Configurações gerais: use as configurações personalizadas ou da conta para as configurações gerais dos telefones fixos alocados às suas áreas comuns. Essas configurações gerais dos telefones fixos na sua conta podem ser definidas globalmente, mas algumas configurações podem não funcionar para modelos individuais. Você precisa reiniciar manualmente os telefones fixos para aplicar essas alterações.
• Teclas e posições: altere as configurações das teclas de linha.
• Telefone(s) fixo(s): adicione telefones fixos ou ATAs à área comum.
• Código PIN: use para acessar o correio de voz, usar mesa compartilhada, desbloquear telefones fixos e ligar para destinos que exigem autorização.
• Equipamentos para Zoom Phone: adicione equipamentos do Zoom Phone à área comum
  • Calendário (opcional): adicione um recurso de calendário.
  • Localização (opcional): aloque o equipamento a um local de trabalho.

Outros

• Triagem de chamadas: clique no botão de alternância para habilitar ou desabilitar. Os chamadores externos diretos serão solicitados a responder a um botão para falar com os usuários; os chamadores que não responderem serão desconectados. Os dispositivos não poderão receber faxes de terceiros.
• Lista de bloqueios: gerencie a lista de bloqueios para chamadas recebidas e mensagens. Isso permite que usuários e administradores bloqueiem chamadas recebidas e SMS/MMS de números de telefone ou prefixos.
• Regras de bloqueios: defina regras para bloquear chamadas externas ou chamadas sem ID do chamador.

Como adicionar um telefone de área comum a uma fila de chamadas

Você pode adicionar um telefone de área comum para ser membro de uma fila de chamadas.

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto, depois em Sistema de telefonia e, por fim, em Fila de chamadas.
4. Clique no nome da fila de chamadas à qual você deseja adicionar o telefone.
5. Na seção Membros, clique em Exibir ou Editar.
6. Clique em Adicionar.
7. Clique na aba Áreas comuns.
8. Selecione o telefone de área comum e clique em OK.

Como adicionar uma área comum a um recepcionista automático

Você pode direcionar para um telefone de área comum durante o horário comercial ou fechado de um recepcionista automático.

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto, depois em Sistema de telefonia e, por fim, em Recepcionistas automáticos.
4. Clique no nome do recepcionista automático à qual você deseja adicionar o telefone.
5. Na seção Horário comercial ou Horário fechado, clique em Editar ao lado de Encaminhar para.
6. Selecione Áreas comuns, digite o nome da área comum e selecione ela.
7. Clique em OK.

Como adicionar uma área comum a uma resposta de voz interativa (IVR)

Se você tiver um sistema de resposta de voz interativa (IVR), poderá fornecer uma opção de menu IVR para que os chamadores encaminhem para uma área comum.

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2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto, depois em Sistema de telefonia e, por fim, em Recepcionistas automáticos.
4. Clique no nome do recepcionista automático com uma resposta de voz interativa (IVR) ao qual deseja adicionar o telefone.
   Observação: se o recepcionista automático não tiver uma resposta de voz interativa (IVR), configure-a.
5. Na seção Horário comercial ou Horário fechado, clique em Editar em Resposta de voz interativa (IVR).
6. Clique em Editar ao lado de uma das chaves.
7. Selecione Encaminhar para área comum, digite o nome da área comum e selecione ela.
8. Clique em Salvar.

Como adicionar áreas comuns em lote

Você pode adicionar várias áreas comuns de uma vez usando um arquivo CSV.

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. Clique em Importar na parte superior da página.
6. Se você criou múltiplas unidades, selecione a unidade de destino a qual deseja que os usuários pertençam.
7. Clique em Amostra de CSV. Você pode baixar um arquivo CSV de amostra e exibir os campos obrigatórios.
   Observação: clique em Hardware certificado do Zoom Phone para exibir uma lista de entradas aceitáveis. Preencha as colunas Fabricante e Modelo usando esta lista para que o arquivo CSV seja importado corretamente.
8. Clique em Baixar.
9. Preencha os campos na amostra CSV usando um software de planilha como o Microsoft Excel.
   Observação:
   • Não exclua a primeira linha com os nomes dos campos. Certifique-se de que os fabricantes e modelos estejam preenchidos corretamente.
   • Se você tiver múltiplas unidades, mas não habilitou códigos das unidades, deixe a coluna Código da unidade em branco. O telefone será importado para a unidade de destino selecionada.
10. Clique em Fazer upload de arquivo CSV e selecione o arquivo CSV preenchido para iniciar o processo em lote.
    Observação: se houver um erro em um ou mais campos, o processo em lote não será concluído. Você terá as seguintes opções:
    • Clique em Detalhes para ver uma descrição dos campos que não foram preenchidos corretamente.
    • (Se aplicável) Clique em Ignorar problemas e carregar outros para continuar o processo em lote. Todas as linhas no arquivo CSV com erros não serão importadas. Você não verá essa opção se todas as linhas tiverem erros.
    • Se todas as linhas do arquivo CSV contiverem erros, o processo em lote não será concluído. Clique em Reenviar depois de corrigir o arquivo CSV.
    • Clique em Fechar para cancelar o processo de importação em lote.
11. Clique em Fechar se o processo em lote for bem-sucedido.

Como exportar uma lista de áreas comuns

Você também pode exportar um arquivo CSV contendo uma lista de todas as áreas comuns para seus próprios registros.

Observação: o portal web do Zoom não oferece suporte à atualização em lote de áreas comuns usando um arquivo CSV. Você não pode editar o CSV exportado e depois importá-lo.

1. Inicie uma sessão no portal web do Zoom como administrador com privilégio para editar as configurações da conta.
2. No canto superior direito, clique na sua foto de perfil ou nas suas iniciais e, em seguida, clique em Central do administrador.
3. No menu lateral, clique em Configuração do produto e, em seguida, em Sistema de telefonia e, por fim, Usuários e Rooms.
4. Clique na aba Áreas comuns .
5. (Opcional) Use a barra de pesquisa e os menus suspensos para filtrar as áreas comuns.
6. Clique em Exportar para baixar um arquivo CSV da lista atual de áreas comuns no portal web.