Melhores práticas para organizar grandes reuniões

Organizar grandes reuniões com 500 a 5.000 participantes pode ser um desafio. Seguir algumas dicas antes e durante a reunião vai garantir que tudo corra bem. Antes de começar a reunião, você precisa ativar o complemento Reunião grande.

O que você precisa para organizar grandes reuniões

• O Anfitrião precisa ser um usuário licenciado e ter o complemento Reuniões grandes.

Como se preparar para uma reunião grande

• Dá uma olhada nas configurações que você quer ativar quando marcar a reunião. 
• Dá uma olhada nas informações sobre modelos de reuniões e vê se o modelo de reunião grande é o que você precisa.  
• Faça um curso no Centro de Aprendizagem Zoom. 

Como usar a sala de espera

Admitir um participante durante uma reunião

O organizador da reunião pode usar a sala de espera pra deixar participantes específicos, tipo palestrantes, entrarem na reunião antes de todo mundo. Isso pode ser útil se você precisar se preparar antes da reunião. A sala de espera também pode ser personalizada. 

1. Inicie uma reunião como anfitrião.
2. Na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
3. Na seção Sala de espera, clique em Admitir ao lado do nome de um participante para permitir que ingresse na reunião.

Deixa todo mundo da sala de espera entrar.

O organizador da reunião pode deixar todos entrarem assim que estiverem prontos. 

1. Inicie uma reunião como anfitrião.
2. Na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
3. Clique em Admitir todos.

Enviar mensagens para os participantes na Sala de espera

O organizador da reunião pode mandar mensagens para os participantes que estão esperando se a preparação estiver demorando mais do que o esperado. 

1. Como anfitrião da reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Chat .
2. Clique no menu suspenso ao lado de Para:
3. Clique em “Participantes da sala de espera”.
4. Digite e manda sua mensagem de chat pra sala de espera.
   Depois que a mensagem for enviada, os participantes na sala de espera vão ver a mensagem na tela da sala de espera.

Como colocar co-anfitriões pra ajudar a cuidar da reunião

&Designar um co-host permite que o host compartilhe privilégios com outro usuário que pode cuidar da parte administrativa da reunião, como gerenciar participantes, o chat durante a reunião, responder a perguntas e respostas (Q&A) ou iniciar/parar a gravação. O anfitrião é o único usuário que pode designar um coanfitrião e não há limite para o número de coanfitriões que você pode ter em uma reunião. Os co-apresentadores têm algumas limitações. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
2. Passa o mouse sobre o nome do participante que vai ser o co-apresentador e clica em Mais.
3. Clique em Tornar coanfitrião.

Como controlar o áudio dos participantes

Silenciar todos os participantes

O anfitrião ou coanfitrião pode silenciar todos os participantes que já estão na reunião, assim como os novos participantes que entrarem na reunião. Esse recurso pode ser útil se você quiser silenciar todos os participantes durante uma apresentação ou discussão. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
2. Na parte de baixo do painel Participantes, clica em Silenciar todos.
   Vai aparecer uma janela de confirmação.
3. (Opcional) Marque a caixa de seleção Permitir que os participantes ativem o microfone se quiser que eles possam ativar o microfone a qualquer momento durante a reunião.
4. Clique em Silenciar todos para silenciar todos os participantes atuais e novos. 

Pede para participantes específicos ativarem o som

O anfitrião ou coanfitrião pode pedir a participantes específicos para ativar o som. Isso é útil se você quiser que os palestrantes da sua reunião controlem o próprio áudio, mas não o dos outros participantes. Nesse caso, primeiro você precisa silenciar todos os participantes e impedir que eles desativem o silêncio. Peça aos palestrantes para ativarem o microfone depois. Depois de ativados, os alto-falantes podem ser silenciados ou ativados quando quiser. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
2. Passa o mouse sobre o nome do participante que você quer ativar e clica em “Pedir para ativar”.
   O participante pode concordar em ser ativado e agora pode ativar ou desativar o som quando quiser. Se você silenciar todo mundo na reunião de novo, esse participante também vai ser afetado. 

Peça a todos os participantes para ativarem o microfone.

O anfitrião e o coanfitrião também podem pedir pra todo mundo na reunião desativar o modo mudo. Isso pode ser útil se todos estiverem com o som desligado durante uma apresentação, por exemplo. Por padrão, os participantes podem escolher se estão prontos para serem ativados depois que o pedido é enviado. Mas,se todo mundo concordar, o anfitrião pode ativar o som de todo mundo. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
2. Na parte de baixo do painel Participantes, clique em Mais e, em seguida, clique em Pedir a todos para ativar o som.
   Todos os outros participantes vão ser avisados para ativar o som ou continuar com o som desligado.

Como cuidar dos vídeos e fotos de perfil dos participantes

Interromper o vídeo de um participante

Essa configuração pode ser útil para evitar que imagens que distraem ou são inadequadas sejam mostradas.

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Participantes .
2. Passa o mouse sobre o nome de um participante e clica em Mais.
3. Clique em Parar vídeo.
   Observação: se o participante não tiver iniciado o vídeo, você verá a opção Pedir para iniciar o vídeo.

Ocultar fotos do perfil

Essa configuração pode ser útil para evitar que imagens que distraem ou são inadequadas sejam mostradas.

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Ferramentas do anfitrião .
2. Clique em “Ocultar fotos do perfil”.
   Todas as fotos de perfil vão ficar escondidas.

Como desativar o compartilhamento de tela para os participantes

Se a sua reunião tiver muitos participantes tentando fazer apresentações, você pode usar essa configuração para impedir que eles compartilhem. Saiba mais sobre como controlar as permissões de compartilhamento de tela. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone de seta para cima ao lado do ícone Compartilhar .
2. Clique em Opções avançadas de compartilhamento.
   Vai aparecer uma janela pop-up.
3. Em Quem pode compartilhar, escolha Só o anfitrião.
   Só o anfitrião vai poder compartilhar a tela dele nessa sessão.

Como gerenciar o chat dos participantes

Dependendo do objetivo da sua reunião, você pode querer restringir com quem os participantes podem conversar durante a sessão. Por exemplo, se você só deixar os participantes conversarem com o anfitrião e o coanfitrião, você vai filtrar os comentários que os outros participantes podem mandar para as mensagens públicas do chat e reduzir o número total de mensagens do chat para revisar. 

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Chat .
2. No canto superior direito do painel de bate-papo, clica no ícone de reticências .
3. Você pode acessar as seguintes opções em “Participante pode conversar com”:
   
   • Ninguém: desabilita o chat na reunião.
   • Anfitrião e coanfitriões: Só o anfitrião e os coanfitriões podem mandar mensagens para todo mundo. Os participantes ainda podem mandar mensagens privadas pro anfitrião.
   • Bate-papo em grupo da reunião: os participantes só podem mandar mensagens públicas. As mensagens públicas podem ser vistas por todo mundo. Os participantes ainda podem mandar mensagens privadas pro anfitrião.
   • Converse em grupo e com qualquer pessoa diretamente: os participantes podem mandar mensagens públicas ou privadas. As mensagens públicas podem ser vistas por todo mundo. As mensagens privadas são enviadas para um participante específico e não são visíveis para o anfitrião.

Como usar o Q&e de reunião

O Q&&Uma função que permite que os participantes façam perguntas durante a reunião, que podem ser respondidas pelo anfitrião e coanfitriões de forma privada ou pública. As perguntas também podem ser marcadas como algo a ser respondido ao vivo. A função “&” (Perguntas e respostas) é uma alternativa ao chat, que tem menos opções para gerenciar as perguntas enviadas. Para usar esse recurso, você precisa ativá-lo no portal da web antes da reunião. 

Respostas às perguntas enviadas

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Q&A (Q - A)  .
2. Encontre a pergunta que você quer responder: 
   
   • Clique em Responder ao vivo para marcar a pergunta como algo que será respondido em voz alta durante a reunião.
   • Clique em Tipo de resposta para escrever uma resposta para o participante. Digite sua resposta e clique em Enviar.
     Observação: se você deixar os participantes comentarem as perguntas, elas ainda vão aparecer na lista Aberta e podem ser respondidas, mesmo que alguém já tenha comentado.
   • (Opcional) Marque a caixa de seleção Enviar em particular antes de clicar em enviar. Se você quiser responder só para o participante.

Ignorar perguntas

1. Enquanto estiver na reunião, na barra de ferramentas de controle da reunião, clique no ícone Q&A (Q - A)  .
2. Passa o mouse sobre a pergunta que você quer ignorar e clica no ícone de reticências .
3. Toca em “Ignorar” ou  “Excluir”.
   As perguntas descartadas não vão mais aparecer para os participantes e vão ser movidas para a aba “Descartadas” para o anfitrião e os coanfitriões, enquanto as perguntas excluídas vão ser totalmente apagadas e não podem ser reabertas.

Como destacar (colocar em destaque) participantes

Fixar vídeos coloca até 9 participantes como os principais oradores ativos para todos os participantes, e os participantes só vão ver esses oradores. Você também pode fixar durante o compartilhamento de tela. Esse recurso é frequentemente usado para destacar um palestrante principal. 

1. Durante a reunião, passa o cursor sobre o vídeo do participante que você quer fixar e clica no ícone de reticências . 
   Opções adicionais para esse participante são mostradas. 
2. Clique em “Fixar”.
3. (Opcional) Para fixar mais participantes (até 9 no total), repita os passos 2 e 3 conforme necessário.

Tirar um alfinete

1. Durante a reunião, passa o cursor sobre o vídeo do participante que queres tirar do foco e clica no ícone de reticências . 
2. Clique em Remover pin.
   Isso vai voltar a reunião para a visualização do Orador ou Galeria. 

Como lidar com mãos levantadas

A função “levantar a mão” permite que os participantes da reunião mostrem que precisam de algo do anfitrião ou coanfitrião. Como anfitrião, pode ser útil informar aos participantes como você quer usar esse recurso no começo da reunião. Por exemplo, muitos anfitriões usam esse recurso pra saber se um participante tem uma pergunta e quer que o microfone seja ativado pra falar.

Os anfitriões também podem achar que ter muitas pessoas levantando a mão atrapalha a reunião, porque isso mexe nos vídeos dos participantes no layout da reunião. Esse problema pode ser resolvido usando uma ordem personalizada de visualização da galeria.