Como agendar reuniões com o suplemento do Outlook

Uma vez que o suplemento Zoom para Outlook esteja instalado, seja por você ou um administrador da conta, você pode facilmente adicionar detalhes da reunião do Zoom a eventos do calendário dentro do Outlook ao agendar um evento novo ou editar um existente.  

Índice

Como agendar uma reunião

Observação: suas configurações de agendamento são sincronizadas no Portal web do Zoom.

Outlook (web)
  1. Abra seu calendário web do Outlook e clique em Novo Evento para criar um novo evento de calendário.
  2. Insira detalhes da reunião como data e hora da reunião, título, localização e lista de convidados.
  3. Clique em Zoom e depois Adicionar uma reunião do Zoom.
    Observação: certifique-se de definir a data e a hora do evento do calendário antes de adicionar a reunião do Zoom, para que a reunião do Zoom seja agendada para a data e a hora corretas. Se você criar a reunião do Zoom antes de definir a data e a hora corretas do evento, a reunião do Zoom será agendada para a data/hora padrão do novo evento, o que pode inadvertidamente fazer com que a reunião expire antes da data de início pretendida.
  4. Inicie sessão na sua conta Zoom.
    Se você não estiver conectado, uma barra lateral será aberta solicitando suas credenciais do Zoom. Se você já estiver conectado ao portal web Zoom, o login será feito automaticamente.
    Observação: as configurações de reunião serão preenchidas automaticamente com as suas configurações padrão no portal web Zoom.
  5. (Optional) Se algum detalhe, como a data e a hora, for alterado após você adicionar a reunião Zoom, clique na opção Atualizar no painel do Zoom para sincronizar as alterações com a reunião Zoom agendada.
  6. (Opcional) Para adicionar um quadro de compartilhamento em uma reunião, clique em Adicionar anexo e selecione um quadro de compartilhamento na janela do painel do Zoom Whiteboard.
  7. Conclua a adição de detalhes ao evento do calendário e clique em Salvar.
Windows
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador e mude para a exibição do calendário.
  2. Na aba Início, clique em Nova reunião.
  3. Insira detalhes da reunião como o título, data e hora, localização e lista de convidados.
  4. Clique no ícone de reticências na barra de ferramentas superior.
  5. Em Zoom, clique em Configurações.
    A barra lateral do Zoom será aberta, solicitando suas credenciais do Zoom.
  6. Selecione as configurações desejadas de vídeo, áudio e reunião. Clique em Adicionar reunião Zoom para adicionar detalhes de entrada à reunião Zoom.
    Observação: certifique-se de definir a data e a hora do evento do calendário antes de adicionar a reunião do Zoom, para que a reunião do Zoom seja agendada para a data e a hora corretas. Se você criar a reunião Zoom antes de definir a data e hora corretas do evento, a reunião Zoom será agendada para a data/hora padrão usada para o novo evento, o que pode inadvertidamente fazer com que a reunião expire antes da data de início pretendida.
  7. (Optional) Se algum detalhe, como a data e a hora, for alterado após você adicionar a reunião Zoom, clique na opção Atualizar no painel do Zoom para sincronizar as alterações com a reunião Zoom agendada.
  8. Conclua a adição de detalhes ao evento do calendário e clique em Enviar.
macOS
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador e mude para a exibição do calendário.
  2. Na aba Início, clique em Novo evento.
  3. Insira detalhes da reunião como o título, data e hora, localização e lista de convidados.
  4. Clique nos três pontos na barra de ferramentas superior e selecione Zoom. Você verá a barra lateral do Zoom aberta, solicitando suas credenciais do Zoom.
    Observação: você também pode personalizar a barra de ferramentas para que a opção Zoom esteja sempre visível. Clique no ícone de reticências , selecione Personalizar Barra de Ferramentas e, em seguida, use a janela para arrastar o Zoom para a barra de ferramentas.
  5. Clique em Zoom e depois Adicionar uma reunião do Zoom.
    Observação: certifique-se de definir a data e a hora do evento do calendário antes de adicionar a reunião do Zoom, para que a reunião do Zoom seja agendada para a data e hora corretas. Se você criar a reunião Zoom antes de definir a data e hora corretas do evento, a reunião Zoom será agendada para a data/hora padrão usada para o novo evento, o que pode inadvertidamente fazer com que a reunião expire antes da data de início pretendida.
  6. Selecione as configurações desejadas de vídeo, áudio e reunião. Clique em Adicionar reunião Zoom para adicionar detalhes de entrada à reunião.
  7. (Optional) Se algum detalhe, como a data e a hora, for alterado após você adicionar a reunião Zoom, clique na opção Atualizar no painel do Zoom para sincronizar as alterações com a reunião Zoom agendada.
  8. (Opcional) Para adicionar um quadro de compartilhamento em uma reunião, clique em Adicionar anexo e selecione um quadro de compartilhamento na janela do painel do Zoom Whiteboard.
  9. Conclua a adição de detalhes ao evento do calendário e clique em Salvar.
Android | iOS
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador e mude para a exibição do calendário.
  2. Toque no botão para criar um novo evento de calendário.
  3. Insira os detalhes da reunião, como o título, data e hora, localização e lista de convidados.
    Observação: certifique-se de definir a data e a hora do evento do calendário antes de adicionar a reunião do Zoom, para que a reunião do Zoom seja agendada para a data e a hora corretas. Se você criar a reunião do Zoom antes de definir a data e hora corretas do eventovento, a reunião do Zoom será agendada para a data/hora padrão usada para o novo evento, o que pode inadvertidamente fazer com que a reunião expire antes da data de início pretendida.
  4. Logo abaixo do campo Localização, toque no botão de alternar ao lado de Zoom.
    Observação: se você vir outro serviço de reunião listado em vez de Zoom, toque no campo Provedor de Reunião e selecione Zoom.
  5. Se estiver usando o suplemento pela primeira vez, você precisará iniciar a sessão em sua conta Zoom.
    O URL da reunião será adicionado ao campo de localização e o convite será adicionado ao campo de descrição.
    Nota: as configurações da reunião serão preenchidas automaticamente com suas configurações padrão no portal web do Zoom.
  6. Toque na marca de seleção na parte superior da tela para salvar a reunião.

Como visualizar, editar e remover reuniões

Outlook (web)
  1. Abra seu calendário web do Outlook.
  2. Clique em uma reunião Zoom e clique em Editar.
  3. Clique no ícone de reticências na barra de ferramentas superior. Inicie a sessão na sua conta Zoom, se solicitado.
  4. Clique em Zoom.
  5. Clique em Configurações.
  6. Altere as opções da sua reunião e clique em Atualizar para aplicar as alterações.
    Dica: clique em Carregar configurações padrão para carregar as configurações padrão encontradas no portal web do Zoom.
  7. (Opcional) Clique em Remover se quiser excluir a reunião Zoom do evento.
Windows
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador e mude para a exibição do calendário.
  2. Clique duas vezes em uma reunião Zoom para exibir os detalhes da reunião.
  3. Clique no ícone de reticências na barra de ferramentas superior.
  4. Em Zoom, clique em Configurações.
    A barra lateral do Zoom será aberta.
  5. Altere suas opções de reunião e clique em Atualizar para aplicar as alterações.
macOS
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador e mude para a exibição do calendário.
  2. Clique duas vezes em uma reunião Zoom para exibir os detalhes da reunião.
  3. Clique em Editar evento.
  4. Clique nos três pontos na barra de ferramentas superior e selecione Zoom. Você verá a barra lateral do Zoom aberta.
    Observação: você também pode personalizar a barra de ferramentas para que a opção Zoom esteja sempre visível. Clique no ícone de reticências , selecione Personalizar Barra de Ferramentas e, em seguida, use a janela para arrastar o Zoom para a barra de ferramentas.
  5. Clique em Zoom e depois em Configurações.
  6. Altere suas opções de reunião e clique em Atualizar para aplicar as alterações.
  7. Clique em Salvar para salvar as alterações no evento do calendário.

Como adicionar automaticamente uma reunião Zoom a cada evento do calendário

Os usuários do Outlook podem fazer com que o Outlook adicione automaticamente uma reunião Zoom a todas as reuniões de calendário que agendam. Você deve ter o suplemento Zoom para Outlook instalado e configurado antes de usar este recurso. Por padrão, essa opção está habilitada e adiciona detalhes da reunião do Teams, mas você pode definir o Zoom como o serviço de reunião preferido.

Observação: se você clicar em Entrar e ele abrir o Teams em vez do Zoom, saiba como resolver esse problema.

Outlook (web)
  1. Abra seu calendário web do Outlook e clique no ícone de configurações .
  2. Clique na aba Eventos e convites.
  3. Certifique-se de que a caixa de seleção ao lado da opção Adicionar reunião on-line a todas as reuniões esteja marcada.
  4. Selecione Zoom na lista de provedores de reunião.
  5. Clique em Salvar.
    Quando você começar a agendar uma reunião do Outlook, os detalhes da reunião do Zoom serão adicionados após alguns segundos.
Windows | macOS
  1. Abra o aplicativo Outlook para computador.
  2. Na faixa de opções superior, clique em Outlook.
  3. Clique em Preferências e selecione Calendar.
  4. Em Adicionar reunião on-line a todos os eventos, clique em Configurar.
  5. Escolha Zoom e clique em Salvar.
Android
  1. Abra o aplicativo Microsoft Outlook.
  2. Abra o perfil do Outlook.
  3. No canto inferior esquerdo, clique no ícone Configurações e depois selecione Conta.
  4. Marque a caixa de seleção para habilitar Adicionar reuniões on-line a todas as reuniões.
  5. Na seção Escolher um provedor de reunião , selecione Zoom.
iOS
  1. Abra o aplicativo Microsoft Outlook e abra as Configurações do Outlook.
  2. Em Contas de e-mail, selecione sua conta.
  3. Clique em Configurações de conta.
  4. Marque a caixa de seleção para habilitar Adicionar reuniões on-line a todas as reuniões.
  5. Na seção Escolher um provedor de reunião , selecione Zoom.
  6. Marque a caixa de seleção para habilitar Adicionar reuniões on-line a todas as reuniões.
  7. Na seção Escolher um provedor de reunião , selecione Zoom.

Observações:

Como agendar reuniões para outros

Se você quiser agendar em nome de outro usuário Zoom, saiba mais sobre o privilégio de agendamento.

Observação: o privilégio de agendamento é compatível com o suplemento no Windows 10 SO 1910 (Outlook build: 16.0.12130.20272 ou superior), bem como no Outlook para macOS 2016, versão 16.24 e superior.

Como habilitar um link para informações da reunião em um convite de reunião

  1. Inicie sessão no portal web do Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Configurações.
  3. Clique na aba Mail e Calendar.
  4. Em Integrações, clique no botão de alternar Inserir link para insights de reunião com o Zoom AI Companion no convite de reunião para ativá-la.
    Observação: se a opção estiver esmaecida, ela foi bloqueada no nível do grupo ou da conta e precisa ser alterada nesse nível.
  5. Se for exibido um diálogo de verificação, clique em Habilitar para verificar a alteração.

Como visualizar o Resumo da Reunião

Observação: para usar este recurso, o Zoom AI Companion deve estar habilitado e a opção Inserir detalhes da reunião nas configurações web do Zoom deve estar ativada (por padrão, ela já vem ativada).

  1. Abra seu calendário do Outlook e clique em Novo Evento para criar um novo evento de calendário.
  2. Insira detalhes da reunião como data e hora da reunião, título, localização e lista de convidados.
  3. Clique em Zoom e depois em Configurações.
    Se você não estiver conectado, uma barra lateral será aberta solicitando suas credenciais do Zoom. Se você já estiver conectado ao portal web do Zoom, o login será feito automaticamente.
  4. Em AI Companion, selecione Iniciar automaticamente o AI Companion.
    As opções Iniciar automaticamente as perguntas da reunião e Iniciar automaticamente o resumo da reunião estarão selecionadas por padrão.
  5. Clique em Adicionar uma reunião Zoom.
    Nos detalhes da reunião do Zoom, você verá o link Visualizar insights da reunião com o AI Companion.
  6. Clique no link para abrir o resumo no Zoom:

Observação: se você não tiver permissão para visualizar o resumo, aparecerá a mensagem Acesso negado .