Zarządzanie przestrzeniami wspólnymi (nowe rozwiązania w zakresie przestrzeni wspólnej)

Zoom Phone wprowadza zaktualizowany przepływ pracy do zarządzania telefonami w przestrzeni wspólnej, analogowymi adapterami telefonicznymi (ATA) i urządzeniami Zoom Phone w portalu internetowym. Dowiedz się więcej na temat nowego rozwiązania w zakresie przestrzeni wspólnej

Jeśli masz włączoną przestrzeń wspólną na swoim koncie, przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak zdefiniować przestrzeń wspólną, przypisać urządzenia oraz skonfigurować ustawienia takie jak numer wewnętrzny.

Przestrzeń wspólna może być dowolnym obszarem w biurze, który jest dostępny do użytku przez więcej niż jednego pracownika. Na przykład, jeśli Twoja organizacja ma hybrydową przestrzeń biurową, możesz zdefiniować każdą współdzieloną stację roboczą jako przestrzeń wspólną, a następnie przypisać telefony do tego obszaru, aby pracownicy mogli z nich korzystać.

W tym artykule omówiono:

Wymagania wstępne dotyczące zarządzania przestrzeniami wspólnymi

Dodawanie przestrzeni wspólnej i przypisywanie urządzeń

Wykonaj poniższe czynności, jeśli chcesz dodać telefon stacjonarny, z którego każdy może korzystać. Możesz także dodać kilka telefonów w przestrzeni wspólnej jednocześnie.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
  3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
  4. Kliknij Dodaj i wprowadź następujące informacje:
  5. Kliknij Zapisz
  6. Kliknij zakładkę Ustawienia.
  7. W sekcji Telefony stacjonarne kliknij Dodaj.
  8. Wybierz aprowizowane telefony stacjonarne lub ATA, które chcesz dodać do przestrzeni wspólnej, a następnie kliknij Potwierdź.
  9. W sekcji Urządzenie Zoom Phone kliknij Przypisz.
  10. Wybierz urządzenie Zoom Phone, aby dodać je do przestrzeni wspólnej.

Zmiana ustawień przestrzeni wspólnej

Wykonaj poniższe czynności, jeśli chcesz edytować ustawienia dodanego telefonu w przestrzeni wspólnej.

Uwaga: istnieją również globalne ustawienia telefonu i ustawienia zasad, które włączają lub wyłączają niektóre funkcje telefonu.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
  3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
  4. Kliknij wyświetlaną nazwę przestrzeni wspólnej, którą chcesz edytować.
    Zobaczysz następujące informacje i opcje:

Zakładka „Profil”

Zakładka „Zasady”

Ustawienia zasad umożliwiają włączanie i wyłączanie niektórych funkcji Zoom Phone.

Uwaga: przestrzenie wspólne mają dostęp do tych samych ustawień zasad, co telefony w przestrzeni wspólnej, z wyjątkiem korzystania z tego samego biurka przez różne osoby. Funkcję korzystania z tego samego biurka przez różne osoby można włączyć lub wyłączyć dla określonych urządzeń w zakładce Ustawienia.

Zakładka „Ustawienia”

Uwaga: po ustawieniu godzin niestandardowych można dostosować sposób kierowania połączeń przychodzących w tych godzinach.

Ustawienia obsługi połączeń

Dodawanie telefonu w przestrzeni wspólnej do kolejki połączeń

Możesz dodać telefon w przestrzeni wspólnej jako członka kolejki połączeń.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Kolejki połączeń.
  3. Kliknij nazwę kolejki połączeń, do której chcesz dodać telefon.
  4. W sekcji Członkowie kliknij Wyświetl lub Edytuj.
  5. Kliknij pozycję Add (Dodaj).
  6. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna.
  7. Wybierz telefon w przestrzeni wspólnej i kliknij OK.

Dodawanie przestrzeni wspólnej do automatycznej recepcjonistki

Możesz kierować połączenia na telefon w przestrzeni wspólnej w godzinach pracy lub w godzinach zamknięcia automatycznej recepcjonistki.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Automatyczne recepcjonistki.
  3. Kliknij nazwę automatycznej recepcjonistki, do której chcesz dodać telefon.
  4. W sekcji Godziny pracy lub Godziny zamknięcia kliknij Edytuj obok Przekieruj do.
  5. Wybierz Przestrzeń wspólna, wprowadź nazwę przestrzeni wspólnej, a następnie wybierz przestrzeń wspólną.
  6. Kliknij OK.

Dodawanie przestrzeni wspólnej do IVR

Jeśli masz system IVR, możesz udostępnić opcję menu IVR dla dzwoniących, aby przekierowywać połączenia do przestrzeni wspólnej.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Automatyczne recepcjonistki.
  3. Kliknij nazwę automatycznej recepcjonistki z IVR, do której chcesz dodać telefon.
    Uwaga: skonfiguruj IVR, jeśli automatyczna recepcjonistka go nie ma.
  4. W sekcji Godziny pracy lub Godziny zamknięcia kliknij Edytuj pod Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR).
  5. Kliknij Edytuj obok jednego z kluczy.
  6. Wybierz Przekieruj do przestrzeni wspólnej, wprowadź nazwę przestrzeni wspólnej, a następnie wybierz przestrzeń wspólną.
  7. Kliknij opcję Zapisz.

Dodawanie wielu przestrzeni wspólnych

Wiele przestrzeni wspólnych jednocześnie można dodać za pomocą pliku CSV.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
  3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
  4. Kliknij Importuj u góry strony.
  5. Jeśli masz wiele lokalizacji, wybierz lokalizację docelową, do której mają należeć użytkownicy.
  6. Kliknij Przykładowy plik CSV. Możesz pobrać przykładowy plik CSV i wyświetlić wymagane pola.
    Uwaga: kliknij Certyfikowany sprzęt Zoom Phone, aby wyświetlić listę dopuszczalnych pozycji. Wypełnij kolumny Producent i Model, korzystając tej listy, aby plik CSV został poprawnie zaimportowany.
  7. Kliknij Pobierz.
  8. Wypełnij pola w przykładowym pliku CSV za pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Microsoft Excel.
    Uwaga:
  9. Kliknij Prześlij plik CSV i wybierz wypełniony plik CSV, aby rozpocząć proces dodawania wielu przestrzeni wspólnych.
    Uwaga: jeśli wystąpi błąd w jednym lub kilku polach, proces dodawania nie zostanie ukończony. Będziesz mieć następujące opcje:
  10. Kliknij Zamknij, jeśli proces dodawania zakończy się pomyślnie.

Eksportowanie listy przestrzeni wspólnych

Możesz także wyeksportować plik CSV zawierający listę wszystkich przestrzeni wspólnych do własnych celów archiwizacyjnych.

Uwaga: portal internetowy Zoom nie obsługuje aktualizowania wielu przestrzeni wspólnych jednocześnie przy użyciu pliku CSV. Nie należy edytować wyeksportowanego pliku CSV, a następnie importować go z powrotem.

  1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
  2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
  3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
  4. (Opcjonalnie) Użyj paska wyszukiwania i menu rozwijanych, aby filtrować przestrzenie wspólne.
  5. Kliknij Eksportuj, aby pobrać plik CSV z aktualną listą przestrzeni wspólnych w portalu internetowym.