Zarządzanie przestrzeniami wspólnymi (nowe rozwiązania w zakresie przestrzeni wspólnej)

Zoom Phone wprowadza zaktualizowany przepływ pracy do zarządzania telefonami w przestrzeni wspólnej, analogowymi adapterami telefonicznymi (ATA) i urządzeniami Zoom Phone w portalu internetowym. Dowiedz się więcej na temat nowego rozwiązania w zakresie przestrzeni wspólnej. 

Jeśli masz włączoną przestrzeń wspólną na swoim koncie, przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak zdefiniować przestrzeń wspólną, przypisać urządzenia oraz skonfigurować ustawienia takie jak numer wewnętrzny.

Przestrzeń wspólna może być dowolnym obszarem w biurze, który jest dostępny do użytku przez więcej niż jednego pracownika. Na przykład, jeśli Twoja organizacja ma hybrydową przestrzeń biurową, możesz zdefiniować każdą współdzieloną stację roboczą jako przestrzeń wspólną, a następnie przypisać telefony do tego obszaru, aby pracownicy mogli z nich korzystać.

W tym artykule omówiono:

• Dodawanie przestrzeni wspólnej i przypisywanie urządzeń
• Zmiana ustawień przestrzeni wspólnej
  • Zakładka „Profil”
  • Zakładka „Zasady”
  • Zakładka „Ustawienia”
  • Ustawienia obsługi połączeń
• Dodawanie przestrzeni wspólnej do kolejki połączeń
• Dodawanie przestrzeni wspólnej do automatycznej recepcjonistki
• Dodawanie przestrzeni wspólnej do IVR
• Dodawanie wielu przestrzeni wspólnych
• Eksportowanie listy przestrzeni wspólnych

Wymagania wstępne dotyczące zarządzania przestrzeniami wspólnymi

• Nowe rozwiązanie w zakresie przestrzeni wspólnej włączone na koncie
• Konto Pro, Dla firm, Edukacja lub Dla przedsiębiorstw
• Uprawnienia właściciela konta lub administratora
• Licencja Zoom Phone
• Dodane i aprowizowane certyfikowane urządzenie

Dodawanie przestrzeni wspólnej i przypisywanie urządzeń

Wykonaj poniższe czynności, jeśli chcesz dodać telefon stacjonarny, z którego każdy może korzystać. Możesz także dodać kilka telefonów w przestrzeni wspólnej jednocześnie.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
4. Kliknij Dodaj i wprowadź następujące informacje:
   • Lokalizacja (widoczna tylko wtedy, gdy masz wiele lokalizacji): wybierz lokalizację, do której ma należeć telefon w przestrzeni wspólnej.
   • Wyświetlana nazwa: wprowadź wyświetlaną nazwę, aby zidentyfikować telefon w przestrzeni wspólnej.
   • Opis (opcjonalnie): wprowadź opis ułatwiający identyfikację telefonu w przestrzeni wspólnej.
   • Numer wewnętrzny: wprowadź numer wewnętrzny do przypisania.
   • Pakiet: przypisz pakiet połączeń wychodzących.
   • Kraj/region: wybierz kraj/region adresu do kontaktu w nagłym wypadku.Kraj określa zastrzeżone numery wewnętrzne, których nie można używać w telefonie.
   • Strefa czasowa: wybierz strefę czasową, aby ustawić czas wyświetlany na przypisanych urządzeniach.
5. Kliknij Zapisz. 
6. Kliknij zakładkę Ustawienia.
7. W sekcji Telefony stacjonarne kliknij Dodaj.
8. Wybierz aprowizowane telefony stacjonarne lub ATA, które chcesz dodać do przestrzeni wspólnej, a następnie kliknij Potwierdź.
9. W sekcji Urządzenie Zoom Phone kliknij Przypisz.
10. Wybierz urządzenie Zoom Phone, aby dodać je do przestrzeni wspólnej.

Zmiana ustawień przestrzeni wspólnej

Wykonaj poniższe czynności, jeśli chcesz edytować ustawienia dodanego telefonu w przestrzeni wspólnej.

Uwaga: istnieją również globalne ustawienia telefonu i ustawienia zasad, które włączają lub wyłączają niektóre funkcje telefonu.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
4. Kliknij wyświetlaną nazwę przestrzeni wspólnej, którą chcesz edytować.
   Zobaczysz następujące informacje i opcje:

Zakładka „Profil”

• Wyświetlana nazwa: kliknij Edytuj obok wyświetlanej nazwy, aby ją zmienić.
• Lokalizacja: wyświetla lokalizację, do której należy użytkownik telefonu. Wybierz inną lokalizację za pomocą menu rozwijanego, aby przenieść telefon do innej lokalizacji.
• Pakiet: kliknij Przypisz, aby przypisać pakiet połączeń wychodzących. Kliknij × obok przypisanego pakietu, aby go usunąć.
• Numer wewnętrzny: kliknij Edytuj, aby zmienić numer wewnętrzny przypisany do telefonu.
  Uwaga: numery wewnętrzne mogą składać się maksymalnie z 6 cyfr. Jeśli masz wiele lokalizacji i włączone kody lokalizacji, numery wewnętrzne będą mogły zawierać od 2 do 5 cyfr, a kody lokalizacji od 1 do 2 cyfr.
• Numer(y): kliknij Przypisz, aby przypisać bezpośrednie numery telefonów do telefonu w przestrzeni wspólnej. To ustawienie jest widoczne tylko wtedy, gdy przypiszesz pakiet.
• Identyfikator rozmówcy wychodzącego (widoczny tylko po przypisaniu pakietu): wybierz identyfikator rozmówcy wychodzącego widoczny podczas nawiązywania połączenia telefonicznego. Możesz wybierać spośród numerów telefonów przypisanych do głównej automatycznej recepcjonistki.
• Kraj/region (widoczny tylko po przypisaniu pakietu): wyświetla kraj adresu do kontaktu w nagłym wypadku.Kraj określa zastrzeżone numery wewnętrzne, których nie można używać w telefonie.
• Numer kierunkowy (widoczny tylko po przypisaniu pakietu): wyświetla domyślny numer kierunkowy do wybierania numeru wychodzącego. Kliknij Edytuj, aby go zmienić, lub Ustaw, jeśli numer kierunkowy nie został dodany.
• Adres do kontaktu w nagłym wypadku: kliknij Zarządzaj, aby edytować adres do kontaktu w nagłym wypadku przypisany do telefonu w przestrzeni wspólnej. Jeśli masz wiele lokalizacji, możesz wybrać dowolny adres przypisany do każdej z nich lub adres domyślny.
• Strefa czasowa: wybierz strefę czasową, aby ustawić czas wyświetlany w telefonie w przestrzeni wspólnej.
• Dział/Centrum kosztów: przypisz dział lub centrum kosztów.
• Lokalizacja przechowywania treści komunikacyjnych: zarządzaj lokalizacją przechowywania treści komunikacyjnych.

Zakładka „Zasady”

Ustawienia zasad umożliwiają włączanie i wyłączanie niektórych funkcji Zoom Phone.

Uwaga: przestrzenie wspólne mają dostęp do tych samych ustawień zasad, co telefony w przestrzeni wspólnej, z wyjątkiem korzystania z tego samego biurka przez różne osoby. Funkcję korzystania z tego samego biurka przez różne osoby można włączyć lub wyłączyć dla określonych urządzeń w zakładce Ustawienia.

Zakładka „Ustawienia”

Uwaga: po ustawieniu godzin niestandardowych można dostosować sposób kierowania połączeń przychodzących w tych godzinach.

• Godziny pracy: kliknij Edytuj, aby zmienić godziny, w których użytkownik może odbierać połączenia. Możesz ustawić godziny pracy tak, aby wykraczały poza godzinę 23:30. Możesz także ustawić godziny pracy w odstępach co 10 minut, ręcznie wprowadzając godzinę (na przykład 23:10).
• Godziny zamknięcia: jeśli dostosowano godziny pracy, można również ustawić godziny zamknięcia.
• Godziny świąteczne: kliknij pozycję Zarządzaj, aby wyznaczyć określone dni jako wolne od pracy. 
• Klucze i pozycje: zmień ustawienia klucza linii.
• Telefony stacjonarne: dodaj telefony stacjonarne lub ATA do przestrzeni wspólnej.
• Urządzenie Zoom Phone: dodaj urządzenia Zoom Phone do przestrzeni wspólnej
  • Kalendarz (opcjonalnie): dodaj zasób kalendarza.
  • Lokalizacja (opcjonalnie): przypisz urządzenie do obszaru roboczego.
• Lista zablokowanych: ustaw reguły blokowania połączeń zewnętrznych.

Ustawienia obsługi połączeń

• Zadzwoń na urządzenie: włącz lub wyłącz sygnał dzwonka dla połączeń przychodzących.
• Czas trwania sygnału dzwonka: jeśli włączono opcję Zadzwoń na urządzenie, ustaw maksymalny czas trwania sygnału dzwonka, zanim połączenie zostanie obsłużone zgodnie z poniższym ustawieniem (Gdy połączenie nie zostanie odebrane).
• Gdy połączenie nie zostanie odebrane: wybierz sposób obsługi nieodebranych połączeń w określonych godzinach.
  • Odtwórz wiadomość, a następnie rozłącz się: odtwarza niestandardową wiadomość dla dzwoniącego, a następnie rozłącza połączenie. Kliknij Biblioteka dźwięków, aby wybrać, nagrać lub przesłać niestandardowy dźwięk.
  • Rozłącz: połączenie zostanie rozłączone bez odtwarzania wiadomości.
  • Przekieruj na inny numer wewnętrzny: przekieruj połączenia na inny numer wewnętrzny określony na koncie.
  • Przekieruj do kontaktu zewnętrznego: jeśli konto ma katalog użytkowników zewnętrznych, możesz przekierować połączenia do kontaktu zewnętrznego.

Dodawanie telefonu w przestrzeni wspólnej do kolejki połączeń

Możesz dodać telefon w przestrzeni wspólnej jako członka kolejki połączeń.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Kolejki połączeń.
3. Kliknij nazwę kolejki połączeń, do której chcesz dodać telefon.
4. W sekcji Członkowie kliknij Wyświetl lub Edytuj.
5. Kliknij pozycję Add (Dodaj).
6. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna.
7. Wybierz telefon w przestrzeni wspólnej i kliknij OK.

Dodawanie przestrzeni wspólnej do automatycznej recepcjonistki

Możesz kierować połączenia na telefon w przestrzeni wspólnej w godzinach pracy lub w godzinach zamknięcia automatycznej recepcjonistki.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Automatyczne recepcjonistki.
3. Kliknij nazwę automatycznej recepcjonistki, do której chcesz dodać telefon.
4. W sekcji Godziny pracy lub Godziny zamknięcia kliknij Edytuj obok Przekieruj do.
5. Wybierz Przestrzeń wspólna, wprowadź nazwę przestrzeni wspólnej, a następnie wybierz przestrzeń wspólną.
6. Kliknij OK.

Dodawanie przestrzeni wspólnej do IVR

Jeśli masz system IVR, możesz udostępnić opcję menu IVR dla dzwoniących, aby przekierowywać połączenia do przestrzeni wspólnej.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Automatyczne recepcjonistki.
3. Kliknij nazwę automatycznej recepcjonistki z IVR, do której chcesz dodać telefon.
   Uwaga: skonfiguruj IVR, jeśli automatyczna recepcjonistka go nie ma.
4. W sekcji Godziny pracy lub Godziny zamknięcia kliknij Edytuj pod Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR).
5. Kliknij Edytuj obok jednego z kluczy.
6. Wybierz Przekieruj do przestrzeni wspólnej, wprowadź nazwę przestrzeni wspólnej, a następnie wybierz przestrzeń wspólną.
7. Kliknij opcję Zapisz.

Dodawanie wielu przestrzeni wspólnych

Wiele przestrzeni wspólnych jednocześnie można dodać za pomocą pliku CSV.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
4. Kliknij Importuj u góry strony.
5. Jeśli masz wiele lokalizacji, wybierz lokalizację docelową, do której mają należeć użytkownicy.
6. Kliknij Przykładowy plik CSV. Możesz pobrać przykładowy plik CSV i wyświetlić wymagane pola.
   Uwaga: kliknij Certyfikowany sprzęt Zoom Phone, aby wyświetlić listę dopuszczalnych pozycji. Wypełnij kolumny Producent i Model, korzystając tej listy, aby plik CSV został poprawnie zaimportowany.
7. Kliknij Pobierz.
8. Wypełnij pola w przykładowym pliku CSV za pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Microsoft Excel.
   Uwaga:
   • nie usuwaj pierwszego wiersza z nazwami pól. Upewnij się, że poprawnie wprowadzono producentów i modele.
   • Jeśli masz wiele lokalizacji, ale nie masz włączonych kodów lokalizacji, pozostaw kolumnę Kod lokalizacji pustą. Telefon zostanie zaimportowany do wybranej lokalizacji docelowej.
9. Kliknij Prześlij plik CSV i wybierz wypełniony plik CSV, aby rozpocząć proces dodawania wielu przestrzeni wspólnych.
   Uwaga: jeśli wystąpi błąd w jednym lub kilku polach, proces dodawania nie zostanie ukończony. Będziesz mieć następujące opcje:
   • Kliknij Szczegóły, aby wyświetlić opis pól, które nie zostały poprawnie wypełnione.
   • (W stosownych przypadkach) Kliknij Ignoruj problemy i prześlij pozostałe, aby kontynuować proces dodawania. Wiersze w pliku CSV z błędami nie zostaną zaimportowane. Ta opcja nie będzie widoczna, jeśli wszystkie wiersze zawierają błędy.
   • Jeśli wszystkie wiersze w pliku CSV zawierają błędy, proces dodawania wielu przestrzeni wspólnych nie zostanie zakończony. Kliknij Prześlij ponownie po naprawieniu pliku CSV.
   • Kliknij Zamknij, aby anulować proces importu wielu przestrzeni wspólnych.
10. Kliknij Zamknij, jeśli proces dodawania zakończy się pomyślnie.

Eksportowanie listy przestrzeni wspólnych

Możesz także wyeksportować plik CSV zawierający listę wszystkich przestrzeni wspólnych do własnych celów archiwizacyjnych.

Uwaga: portal internetowy Zoom nie obsługuje aktualizowania wielu przestrzeni wspólnych jednocześnie przy użyciu pliku CSV. Nie należy edytować wyeksportowanego pliku CSV, a następnie importować go z powrotem.

1. Zaloguj się do portalu internetowego Zoom.
2. W menu nawigacyjnym kliknij Zarządzanie systemem telefonicznym, a następnie Użytkownicy i pokoje.
3. Kliknij zakładkę Przestrzeń wspólna .
4. (Opcjonalnie) Użyj paska wyszukiwania i menu rozwijanych, aby filtrować przestrzenie wspólne.
5. Kliknij Eksportuj, aby pobrać plik CSV z aktualną listą przestrzeni wspólnych w portalu internetowym.