Najlepsze praktyki dotyczące organizacji dużych spotkań

Organizacja dużych spotkań dla 500–5000 uczestników może stanowić wyzwanie. Przestrzeganie kilku sprawdzonych zasad przed spotkaniem i w jego trakcie zapewni jego sprawny przebieg. Przed rozpoczęciem spotkania należy włączyć dodatek Duże spotkania.

Wymagania dotyczące organizacji dużych spotkań

• Gospodarz musi być licencjonowanym użytkownikiem i mieć przypisany dodatek Large Meeting.

Jak przygotować się do dużego spotkania

• Sprawdź ustawienia, które chcesz włączyć podczas planowania spotkania. 
• Zapoznaj się z informacjami na temat szablonów spotkań i zdecyduj, czy szablon dużego spotkania spełnia twoje wymagania.  
• Zapisz się na kurs w Centrum edukacyjnym Zoom. 

Jak korzystać z poczekalni

Przyjmowanie uczestnika podczas spotkania

Organizator spotkania może skorzystać z poczekalni, aby wpuścić na spotkanie określonych uczestników, np. prelegentów, przed pozostałymi osobami. Może to być pomocne, jeśli musisz przygotować się przed spotkaniem. Poczekalnia może być również dostosowana do indywidualnych potrzeb. 

1. Rozpocznij spotkanie jako gospodarz.
2. Na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
3. W sekcji Poczekalnia kliknij przycisk Wpuść obok nazwiska uczestnika, aby zezwolić na jego dołączenie do spotkania.

Przyjmowanie wszystkich uczestników z poczekalni

Gospodarz spotkania może wpuścić wszystkich uczestników do spotkania po zakończeniu przygotowań. 

1. Rozpocznij spotkanie jako gospodarz.
2. Na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
3. Kliknij Przyjmij wszystkich.

Wysyłanie wiadomości do uczestników w poczekalni

Gospodarz spotkania może wysyłać wiadomości do oczekujących uczestników, jeśli przygotowania trwają dłużej niż oczekiwano. 

1. Jako gospodarz spotkania, na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę czatu .
2. Kliknij menu rozwijane obok pola „Do:”.
3. Kliknij Uczestnicy poczekalni.
4. Wpisz wiadomość na czacie i wyślij ją do poczekalni.
   Po wysłaniu wiadomości uczestnicy oczekujący w poczekalni zobaczą ją na ekranie poczekalni.

Jak przypisać współgospodarzy, którzy pomogą w zarządzaniu spotkaniem

Przypisanie współgospodarza pozwala gospodarzowi dzielić uprawnienia z innym użytkownikiem, który może zajmować się stroną administracyjną spotkania, taką jak zarządzanie uczestnikami, czat podczas spotkania, odpowiadanie na pytania typu „Q&A” lub uruchamianie/zatrzymywanie nagrywania. Gospodarz jest jedynym użytkownikiem, który może wyznaczyć współgospodarza, a liczba współgospodarzy w spotkaniu jest nieograniczona. Współgospodarze mają pewne ograniczenia. 

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
2. Najedź kursorem na nazwisko uczestnika, który będzie współgospodarzem, i kliknij opcję Więcej.
3. Kliknij Uczyń współprowadzącym.

Jak zarządzać dźwiękiem uczestników

Wycisz wszystkich uczestników

Gospodarz lub współgospodarz może wyciszyć wszystkich uczestników, którzy już są na spotkaniu, a także nowych uczestników dołączających do spotkania. Ta funkcja może być przydatna, jeśli chcesz wyciszyć wszystkich uczestników podczas prezentacji lub dyskusji. 

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
2. W dolnej części panelu Uczestnicy kliknij opcję Wycisz wszystkich.
   Pojawi się okno z potwierdzeniem.
3. (Opcjonalnie) Zaznacz pole wyboru Zezwalaj uczestnikom na wyciszanie się, jeśli chcesz umożliwić uczestnikom wyciszanie się w dowolnym momencie spotkania.
4. Kliknij przycisk Wycisz wszystkich, aby wyciszyć wszystkich obecnych i nowych uczestników. 

Poproś konkretnych uczestników o włączenie mikrofonu

Gospodarz lub współgospodarz może poprosić konkretnych uczestników o włączenie mikrofonu. Jest to przydatne, jeśli chcesz, aby prelegenci spotkania mieli kontrolę nad swoim dźwiękiem, ale nie nad dźwiękiem pozostałych uczestników. W tym przykładzie najpierw musisz wyciszyć wszystkich uczestników i uniemożliwić im wyłączenie wyciszenia. Poproś prelegentów, aby po zakończeniu wyłączyli wyciszenie. Po wyłączeniu wyciszenia głośniki można wyciszać lub wyłączać wyciszenie według uznania. 

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
2. Najedź kursorem na nazwę uczestnika, którego chcesz włączyć, i kliknij opcję Poproś o włączenie.
   Uczestnik może wyrazić zgodę na włączenie dźwięku i może teraz wyciszać lub włączać dźwięk według własnego uznania. Jeśli ponownie wyciszycie wszystkich uczestników spotkania, zmiana ta dotknie również tego uczestnika. 

Poproś wszystkich uczestników o wyłączenie wyciszenia

Gospodarz i współgospodarz mogą również poprosić wszystkich uczestników spotkania o włączenie mikrofonów. Może to być przydatne, jeśli wszystkie zostały wyciszone na przykład podczas prezentacji. Domyślnie uczestnicy mogą wybrać, czy chcą, aby ich mikrofon został włączony po wysłaniu prośby. Gospodarz może jednak włączyć dźwięk wszystkim, jeśli wyrażą na to zgodę. 

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
2. W dolnej części panelu Uczestnicy kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Poproś wszystkich o włączenie dźwięku.
   Wszyscy pozostali uczestnicy zostaną poproszeni o włączenie lub wyłączenie dźwięku.

Jak zarządzać filmami i zdjęciami profilowymi uczestników

Zatrzymywanie wideo uczestnika

To ustawienie może być przydatne, aby zapobiec wyświetlaniu rozpraszających lub nieodpowiednich obrazów.

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Uczestnicy .
2. Najedź kursorem na nazwisko uczestnika, a następnie kliknij opcję Więcej.
3. Kliknij przycisk „Zatrzymaj wideo”.
   Uwaga: Jeśli uczestnik nie uruchomił jeszcze swojego wideo, pojawi się opcja Poproś o uruchomienie wideo.

Ukryj zdjęcia profilowe

To ustawienie może być przydatne, aby zapobiec wyświetlaniu rozpraszających lub nieodpowiednich obrazów.

1. Podczas spotkania na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę narzędzi gospodarza .
2. Kliknij opcję Ukryj zdjęcia profilowe.
   Wszystkie zdjęcia profilowe zostaną ukryte.

Jak wyłączyć udostępnianie ekranu dla uczestników

Jeśli w spotkaniu bierze udział zbyt wielu uczestników próbujących wygłosić prezentację, możesz użyć tego ustawienia, aby uniemożliwić im udostępnianie treści. Dowiedz się więcej o kontrolowaniu uprawnień do udostępniania ekranu. 

1. Podczas spotkania, na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę strzałki w górę obok ikony udostępniania .
2. Kliknij opcję Zaawansowane opcje udostępniania.
   Pojawi się okno pop-up.
3. W sekcji „Kto może udostępniać” wybierz opcję „Tylko gospodarz”.
   Tylko gospodarz będzie mógł udostępniać swój ekran podczas tej sesji.

Jak zarządzać czatem dla uczestników

W zależności od celu spotkania możesz ograniczyć krąg osób, z którymi uczestnicy mogą rozmawiać podczas sesji. Na przykład, jeśli zezwolisz uczestnikom na czatowanie wyłącznie z gospodarzem i współgospodarzem, odfiltrujesz opinie, które inni uczestnicy mogliby wysłać na czat publiczny, i zmniejszysz liczbę wiadomości czatu do przejrzenia. 

1. Podczas spotkania, na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę czatu .
2. W prawym górnym rogu panelu czatu kliknij ikonę wielokropka .
3. W sekcji „Uczestnik może rozmawiać z” dostępne są następujące opcje:
   
   • Nikt: wyłącza czat podczas spotkania.
   • Prowadzący i współprowadzący: tylko prowadzący i współprowadzący mogą wysyłać wiadomości do wszystkich. Uczestnicy mogą nadal wysyłać prywatne wiadomości do prowadzącego.
   • Czat grupowy spotkania: Uczestnicy mogą wysyłać wyłącznie wiadomości publiczne. Wiadomości publiczne są widoczne dla wszystkich uczestników. Uczestnicy nadal mogą wysyłać prywatne wiadomości do gospodarza.
   • Spotkania grupowe i bezpośrednie rozmowy z dowolnymi osobami: Uczestnicy mogą wysyłać wiadomości publiczne lub prywatne. Wiadomości publiczne są widoczne dla wszystkich uczestników. Wiadomości prywatne są wysyłane do konkretnego uczestnika i nie są widoczne dla gospodarza.

Jak korzystać z funkcji „&” podczas spotkania

Funkcja „&” (Zadaj pytanie) umożliwia uczestnikom zadawanie pytań podczas spotkania, na które gospodarz i współgospodarze mogą odpowiadać prywatnie lub publicznie. Pytania można również oznaczyć jako wymagające odpowiedzi na żywo. Pytanie: „&” (Czy masz to w swoim systemie?) A daje ci alternatywę dla czatu podczas spotkania, który ma mniej opcji zarządzania przesłanymi pytaniami. Aby skorzystać z tej funkcji, należy ją włączyć w portalu internetowym przed rozpoczęciem spotkania. 

Odpowiedz na zadane pytania

1. Podczas spotkania, na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Q&A  .
2. Znajdź pytanie, na które chcesz odpowiedzieć: 
   
   • Kliknij opcję Odpowiedz na żywo, aby oznaczyć pytanie jako takie, na które zostanie udzielona odpowiedź na głos podczas spotkania.
   • Kliknij opcję „Odpowiedź” (Answer), aby udzielić uczestnikowi odpowiedzi pisemnej. Wpisz odpowiedź i kliknij Wyślij.
     Uwaga: Jeśli zezwolisz uczestnikom na komentowanie pytań, pytania te nadal będą wyświetlane na liście otwartych i będzie można na nie odpowiadać, nawet jeśli uczestnik skomentował pytanie.
   • (Opcjonalnie) Zaznacz pole wyboru Wyślij prywatnie przed kliknięciem przycisku Wyślij. Jeśli chcesz odpowiedzieć tylko uczestnikowi.

Odrzuć pytania

1. Podczas spotkania, na pasku narzędzi sterowania spotkaniem kliknij ikonę Q&A  .
2. Najedź kursorem na pytanie, które chcesz odrzucić, i kliknij ikonę wielokropka .
3. Naciśnij opcję Odrzuć lub  Usuń.
   Odrzucone pytania nie będą już widoczne dla uczestników i zostaną przeniesione do zakładki Odrzucone dla gospodarza i współgospodarzy, natomiast usunięte pytania zostaną całkowicie usunięte i nie będzie można ich ponownie otworzyć.

Jak przypiąć (wyróżnić) uczestników

Przypięcie filmów powoduje, że maksymalnie 9 uczestników staje się głównymi aktywnymi mówcami dla wszystkich uczestników, a uczestnicy widzą tylko tych mówców. Możesz również przypinać podczas udostępniania ekranu. Funkcja ta jest często wykorzystywana do wyróżnienia głównego prelegenta. 

1. Podczas spotkania najedź kursorem na wideo uczestnika, którego chcesz przypiąć, i kliknij ikonę wielokropka . 
   Wyświetlane są dodatkowe opcje dla tego uczestnika. 
2. Kliknij przycisk „Przypnij”.
3. (Opcjonalnie) Aby przypiąć dodatkowych uczestników (maksymalnie 9), powtórz kroki 2 i 3 według potrzeb.

Usuń szpilkę

1. Podczas spotkania najedź kursorem na wideo uczestnika, którego chcesz usunąć z centrum uwagi, i kliknij ikonę wielokropka . 
2. Kliknij Usuń pinezkę.
   Spowoduje to powrót do widoku prelegenta lub galerii. 

Jak zarządzać podniesionymi rękami

Funkcja podniesienia ręki pozwala uczestnikom spotkania zasygnalizować gospodarzowi lub współgospodarzowi, że potrzebują czegoś od nich. Jako gospodarz warto poinformować uczestników na początku spotkania, w jaki sposób zamierzasz korzystać z tej funkcji. Na przykład wielu gospodarzy korzysta z tej funkcji, aby dowiedzieć się, czy uczestnik ma pytanie i chce włączyć mikrofon, aby zabrać głos.

Gospodarze mogą również zauważyć, że duża liczba osób podnoszących ręce zakłóca przebieg spotkania, ponieważ powoduje to przetasowanie obrazów uczestników w układzie spotkania. Problem ten można rozwiązać, stosując niestandardową kolejność wyświetlania galerii.