Использование дополнения Zoom for Google Workspace

Благодаря дополнению Zoom for Google Workspace можно легко планировать конференции, присоединяться к ним и управлять ими непосредственно в Gmail или Google Календаре. Настройки вашего расширения синхронизируются с веб-порталом Zoom. После установки дополнения его можно использовать в веб-браузере на компьютере (Gmail или Google Календарь) или на мобильном устройстве (приложение «Google Календарь»). Для дальнейшей интеграции с Google Календарем настройте интеграцию контактов и календаря.

Если у вас есть лицензия на Zoom Phone, вы также можете совершать вызовы Zoom Phone из календаря или электронной почты. Узнайте больше об использовании Zoom Phone с дополнением Google Workspace.

Для расширенного планирования конференций мы рекомендуем использовать расширение Zoom для Chrome.

Примечание.

Требования для установки и использования Zoom for Google Workspace

Содержание

Установка дополнения Zoom for Google Workspace

Установка дополнения Zoom for Google Workspace для всех пользователей (администратор Google)

Если вы администратор Google Workspace и хотите установить Zoom for Google Workspace для всех пользователей, следуйте приведенным ниже инструкциям:

  1. Войдите в свою учетную запись Google Workspace в качестве администратора.
  2. Перейдите в Google Workspace Marketplace и найдите Zoom.
  3. Нажмите дополнение Zoom for Google Workspace.
  4. Нажмите Установить, а затем — Продолжить.
  5. Просмотрите условия обслуживания, укажите, хотите ли вы сделать приложение доступным для всего домена или для определенной команды либо отдела, установите флажок в соответствующем поле соглашения и нажмите Принять.

Если вы управляете учетной записью Google в своей организации и имеете доступ к консоли администратора Google, используйте при установке Zoom for Google Workspace указанные ниже ресурсы Google. 

Установка дополнения Zoom for Google Workspace для собственного использования

Если у вас есть личная учетная запись Google, вы можете установить дополнение для собственного использования.

  1. Войдите в свою учетную запись Google.
  2. Перейдите в Google Workspace Marketplace и найдите Zoom.
  3. Нажмите дополнение Zoom for Google Workspace.
  4. Нажмите Установить, а затем — Продолжить.
  5. Просмотрите условия обслуживания и щелкните Принять.

Как включить проверку согласованности учетной записи для дополнения Google Workspace

Администраторы могут применять строгую проверку соответствия электронной почты при входе, чтобы доступ имели только авторизованные пользователи. Это повышает общую безопасность и обеспечивает соблюдение нормативно-правовых требований. Выполните следующие шаги, чтобы включить проверку согласованности учетных записей:

  1. Войдите в учетную запись администратора на веб-портале Zoom с привилегией редактирования настроек учетной записи.
  2. В меню навигации нажмите Управление учетными записями, а затем — Настройки учетной записи.
  3. На вкладке Конференции прокрутите вниз до раздела Безопасность.
  4. Найдите переключатель Проверять соответствие учетной записи для интеграции с Outlook и Google Workspace и нажмите его, чтобы включить настройку.
  5. При появлении диалогового окна подтверждения нажмите Включить, чтобы подтвердить изменение.

Включение или отключение функции автоматического добавления видеовызовов в мероприятия Google Календаря

После установки дополнения Zoom for Google Workspace при добавлении мероприятия в Google Календарь и гостя автоматически будет добавляться Zoom Meeting. Чтобы включить или отключить эту функцию, выполните следующие действия:

  1. Войдите в консоль администратора Google.
  2. Щелкните Приложения, выберите Google Workspace, а затем щелкните Календарь
  3. Щелкните Настройки доступа.
  4. В разделе «Видеовстречи» снимите или установите флажок параметра Автоматически добавлять видеовстречу в мероприятия, которые создают пользователи.
  5. Дополнительную информацию см. в документации Google.

Как включить ссылку на аналитику конференции в приглашение на конференцию

  1. Войдите в учетную запись на веб-портале Zoom.
  2. В меню навигации нажмите Настройки.
  3. Нажмите вкладку Mail и Calendar.
  4. В разделе Интеграции нажмите переключатель Вставить в приглашение на конференцию ссылку на аналитику от Zoom AI Companion, чтобы активировать его.
    Примечание. Если опция выделена серым цветом, значит она заблокирована на уровне группы или учетной записи, и ее необходимо изменить на этом же уровне.
  5. При появлении диалогового окна подтверждения щелкните Включить, чтобы подтвердить изменение.

Использование дополнения Zoom for Google Workspace

             Веб-версия

Вход в дополнение Zoom for Google Workspace

  1. Войдите в Gmail или Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. На панели справа нажмите значок Zoom for Google Workspace .
  3. При появлении запроса щелкните Разрешить доступ и следуйте инструкциям на экране, чтобы разрешить Zoom осуществлять доступ к вашей учетной записи Google.
  4. Щелкните Войти в систему и следуйте инструкциям на экране.

Планирование конференции с помощью Google Календаря

  1. Войдите в Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. Щелкните Создать или выделите период времени в календаре для создания конференции.
  3. Введите сведения о конференции (например, название, место проведения и список гостей).
  4. Щелкните Другие параметры.
    Примечания.
    • Только изменения темы, даты, времени и часового пояса будут синхронизироваться на Zoom web portal и в клиенте или приложении. Все остальные сведения о конференции будут отображаться только для мероприятия Google Календаря.
    • При назначении привилегий планирования другим пользователям на веб-портале Zoom вы можете выбрать, могут ли они управлять вашими конференциями, помеченными как частные, в Outlook или Google Календаре. Если пользователи не могут управлять частными мероприятиями, для них не отображается ссылка приглашения, тема конференции и список посетителей.
  5. В раскрывающемся меню Добавить видеоконференцию выберите Конференция Zoom.
    Google Календарь добавит параметры присоединения к конференции Zoom.
  6. (Необязательно) На правой боковой панели нажмите значок Zoom for Google Workspace и измените настройки конференции нужным образом, например включив возможность присоединения до организатора.
  7. Нажмите Сохранить.
    Примечание. Настройки конференции применяются в зависимости от ваших настроек учетной записи. Можно изменить настройки для запланированной конференции.

Планирование конференции в цепочке сообщений электронной почты в Gmail

Дополнение можно использовать для планирования конференций Zoom в Gmail. Дополнение автоматически заполнит тему конференции темой сообщения электронной почты. После того как конференция будет запланирована в Gmail, Zoom отправит сведения о присоединении отправителю сообщения электронной почты.

  1. Войдите в Gmail, используя веб-браузер.
  2. Откройте цепочку сообщений электронной почты.
  3. На панели справа нажмите значок Zoom for Google Workspace .
  4. Щелкните Schedule a meeting (Запланировать конференцию).
  5. Прокрутите панель вниз и выберите настройки конференции по умолчанию, такие как идентификатор конференции, код доступа и зал ожидания.
  6. Введите необходимые сведения о конференции.
    • Topic (Тема). В качестве темы конференции дополнение предложит тему сообщения электронной почты.
    • Timezone (Часовой пояс). По умолчанию используется часовой пояс, установленный в Zoom. При необходимости выберите другой часовой пояс.
    • When (Когда). Дополнение предложит дату и время. Можно ввести другие дату и время.
    • Duration (Продолжительность). Выберите продолжительность конференции.
  7. Щелкните стрелку под разделом Mail options (Параметры почты) и включите параметр Invite participants via email (Пригласить участников по электронной почте), чтобы отправить участникам конференции сообщение электронной почты после создания конференции.
    Примечания.
    • Дополнение автоматически добавит участников из цепочки сообщений электронной почты в список приглашенных, но можно установить или снять флажок рядом с адресом электронной почты пользователя, чтобы пригласить или удалить пользователя.
    • Если вы включили параметр приглашения участников по электронной почте, на указанные адреса будет отправлено сообщение со сведениями о присоединении, а не приглашение Google Календаря. Чтобы отправить приглашение Google Календаря, измените запланированную конференцию или запланируйте конференцию в Google Календаре.
  8. Щелкните SCHEDULE MEETING (ЗАПЛАНИРОВАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ).

Изменение запланированной конференции в Google Календаре

Примечание. Если вы перепланируете конференцию Zoom в Google Календаре, не копируйте сведения о конференции в новую запись календаря.

  1. Войдите в Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. Щелкните мероприятие календаря с конференцией Zoom.
  3. Щелкните значок карандаша, чтобы изменить мероприятие.
  4. Внесите необходимые изменения в сведения о конференции.
    Примечание. Только изменения темы, даты, времени и часового пояса будут синхронизироваться на Zoom web portal и в клиенте или приложении. Все остальные сведения о конференции будут отображаться только для мероприятия Google Календаря.
  5. На правой панели нажмите значок Zoom for Google Workspace и при необходимости измените настройки конференции, затем нажмите ОБНОВИТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ.
  6. Нажмите Сохранить.

Просмотр конференции и присоединение к ней

Примечание. Если организатор конференции пометил настройки просмотра как Личное, вы не увидите в веб-планировщике Zoom такие сведения о конференции, как ссылка приглашения, тема конференции и список приглашенных.

  1. Войдите в Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. Щелкните мероприятие календаря с конференцией Zoom.
  3. Щелкните Присоединиться к видеовстрече Zoom Meeting, чтобы открыть Zoom и присоединиться к конференции.
  4. При появлении запроса в браузере щелкните параметр для открытия Zoom.

Подробнее о присоединении к конференции.

Просмотр сводки конференции

Примечание. Чтобы использовать эту функцию, Zoom AI Companion должен быть активирован, а параметр Вставить сведения о конференции в веб-настройках Zoom должен быть включен (по умолчанию он включен).

  1. Войдите в Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. Щелкните Создать или выделите период времени в календаре для создания конференции.
  3. Введите сведения о конференции (например, название, место проведения и список гостей).
  4. На панели справа нажмите значок Zoom for Google Workspace .
  5. В разделе AI Companion выберите Автоматически запускать AI Companion.
    По умолчанию будут выбраны параметры Автоматически запускать вопросы конференции и Автоматически запускать сводку конференции.
  6. Нажмите Сохранить.
    В сведениях о конференции Zoom вы увидите ссылку Просмотреть аналитику конференции с помощью Zoom AI Companion.
  7. Нажмите ссылку, чтобы открыть сводку в Zoom:
    • Если приложение Zoom для ПК установлено и активно, она откроется в нем.
    • Если нет, она откроется на веб-портале Zoom.

Примечание. Если у вас нет разрешения на просмотр сводки, появится сообщение В доступе отказано.

             Android | iOS

Вход в дополнение Zoom for Google Workspace

  1. Войдите в приложение «Google Календарь».
  2. Коснитесь значка плюса, а затем параметра Мероприятие.
  3. Коснитесь раскрывающегося списка видеоконференций и выберите Zoom Meeting.
  4. Коснитесь РАЗРЕШИТЬ и следуйте инструкциям на экране.

Планирование конференции с помощью Google Календаря

  1. Войдите в приложение «Google Календарь».
  2. Коснитесь значка плюса, а затем параметра Мероприятие.
  3. Нажмите раскрывающийся список видеоконференций и выберите Конференция Zoom.
    Google Календарь добавит Zoom конференцию в сведения о вашей конференции.
  4. Введите сведения о конференции, такие как название, место проведения и список гостей.
    Примечание. Только изменения темы, даты, времени и часового пояса будут синхронизироваться на Zoom web portal и в клиенте или приложении. Все остальные сведения о конференции будут отображаться только для мероприятия Google Календаря.
  5. В верхнем правом углу коснитесь Сохранить.

Планирование конференции в цепочке сообщений электронной почты в Gmail

Дополнение можно использовать для планирования конференций Zoom в Gmail. Дополнение автоматически заполнит тему конференции темой сообщения электронной почты. После того как конференция будет запланирована в Gmail, Zoom отправит сведения о присоединении отправителю сообщения электронной почты.

  1. Войдите в приложение Gmail.
  2. Откройте сообщение электронной почты.
  3. На нижней панели в разделе Available add-ons (Доступные дополнения) коснитесь Zoom for Google Workspace.
  4. Введите сведения о конференции.
    Примечание. Zoom автоматически заполнит тему конференции темой сообщения электронной почты.
  5. (Необязательно) В разделе Параметры почты введите адреса электронной почты, на которые будут отправлены сведения о присоединении.
    Примечание. На эти адреса электронной почты будет отправлено сообщение со сведениями о присоединении, а не приглашение из Google Календаря. Чтобы отправить приглашение из Google Календаря, измените запланированную конференцию или запланируйте конференцию в Google Календаре.
  6. При необходимости измените другие параметры конференции.
  7. В верхней части панели щелкните SCHEDULE MEETING (ЗАПЛАНИРОВАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ).

Изменение запланированной конференции в Google Календаре

  1. Войдите в приложение «Google Календарь».
  2. Коснитесь мероприятия календаря с конференцией Zoom.
  3. Коснитесь значка карандаша.
  4. Внесите необходимые изменения в сведения о конференции.
    Примечание. Только изменения темы, даты, времени и часового пояса будут синхронизироваться на Zoom web portal и в клиенте или приложении. Все остальные сведения о конференции будут отображаться только для мероприятия Google Календаря.
  5. Нажмите Сохранить.

Примечания.

  • Если вы перепланируете конференцию Zoom в Google Календаре, не копируйте сведения о конференции в новую запись календаря.
  • Приложение «Google Календарь» не может изменять настройки для запланированной конференции. Чтобы эта функция была доступна, используйте Google Календарь в веб-браузере. Настройки для запланированной конференции также можно изменить на веб-портале Zoom.

Просмотр конференции и присоединение к ней

  1. Войдите в приложение «Google Календарь».
  2. Коснитесь мероприятия календаря с конференцией Zoom.
  3. Нажмите Конференция Zoom.
    Google Календарь отобразит параметры присоединения.
  4. Нажмите и удерживайте параметр присоединения, чтобы скопировать его в буфер обмена, либо коснитесь ссылки для присоединения, используя мобильное приложение Zoom. 

Подробнее о присоединении к конференции.

Ограничения и устранение неполадок дополнения Zoom for Google Workspace

Несколько учетных записей Google

При установке и использовании дополнения не рекомендуется входить в несколько учетных записей Google в одном браузере. Если вы выполнили вход в несколько учетных записей Google, вы не сможете установить дополнение. Необходимо войти только в одну учетную запись, для которой требуется установить дополнение. Кроме того, если при использовании дополнения выполнен вход в несколько учетных записей Google, для которых оно установлено, это может вызвать проблемы при планировании конференций Zoom.

Невозможно изменить владельца конференции через дополнение Google Workspace

Дополнение Zoom for Google Workspace не поддерживает передачу роли организатора Zoom при выполнении действия Сменить владельца в Google Календаре. Когда вы меняете владельца мероприятия в Google Календаре, с которым связана конференция Zoom, этот пользователь не становится организатором в Zoom.

Вы можете либо добавить пользователя в качестве альтернативного организатора (если не используется привилегия планирования), либо отредактировать мероприятие через дополнение, чтобы изменить опцию Запланировать для (если используется привилегия планирования).

Чтобы добавить альтернативного организатора:

  1. В Google Календаре откройте конференцию и нажмите значок карандаша.
  2. На панели справа нажмите значок Zoom for Google Workspace .
  3. Прокрутите вниз до поля Альтернативные организаторы, затем введите адрес электронной почты пользователя, чтобы добавить его в качестве альтернативного организатора конференции.
  4. В верхней части панели нажмите Добавить конференцию.
  5. В приглашении на конференцию нажмите Сохранить.

Чтобы изменить параметр Запланировать для:

  1. В Google Календаре откройте конференцию и нажмите значок карандаша.
  2. На правой панели нажмите значок Zoom for Google Workspace .
  3. В разделе «Запланировать для» выберите пользователя, для которого у вас есть привилегия планирования и которому вы хотите предоставить права организатора.
  4. В верхней части панели нажмите Обновить конференцию.
  5. В приглашении на конференцию нажмите Сохранить.

Заполнители This is a calendar meeting (Это конференция календаря) и Google Calendar Meeting (not synced) [Конференция Google Календаря (не синхронизировано)]

При планировании конференции с помощью дополнения создается заполнитель конференции, и сведения о приглашении на конференцию из этого заполнителя конференции добавляются в мероприятие календаря. Сведения о фактическом мероприятии календаря, такие как тема, повестка дня, дата и время, не синхронизируются с конференцией Zoom до тех пор, пока мероприятие календаря не будет сохранено в Google. Как только мероприятие календаря будет сохранено, эти сведения о конференции будут синхронизированы с Zoom примерно через 2 минуты, после чего сведения заполнителя конференции в мероприятии календаря будут обновлены. 

Во время синхронизации в списке предстоящих конференций может отображаться заполнитель конференции This is a calendar meeting (Это конференция календаря) или Google Calendar Meeting (not synced) (Конференция Google Календаря (не синхронизировано)). После завершения синхронизации он должен соответствовать теме, заданной для мероприятия календаря. Если синхронизация не удалась, выйдите из системы и снова войдите в дополнение Zoom for Google Workspace. 

Примечание. Указанная в этом заполнителе конференция обычно запланирована на 31 декабря 1979 г. или 1 января 1980 г. После завершения синхронизации дата и время, запланированные в мероприятии календаря, заменят дату и время, указанные в заполнителе. 

Ошибка «Не удалось создать конференцию» при планировании конференции

Если возникает ошибка Не удалось создать конференцию при планировании конференции с помощью дополнения Google Workspace, это может быть связано с превышением лимита запросов к API. Посетите страницу Состояние услуг Zoom, чтобы узнать больше о текущем состоянии и периодах обслуживания всех услуг Zoom.

Рекомендуется использовать расширение Zoom для Chrome до тех пор, пока проблема не будет решена.

Устранение проблем синхронизации

Если вы сохранили мероприятие календаря, подождали несколько минут, но сведения календаря, синхронизированные с Zoom, еще не отобразились, причиной этому могут быть несколько ошибок, например отсутствие разрешений на запись для календаря, в котором выполняется планирование, или попытка запланировать конференцию на прошлую дату. 

Чтобы попытаться вручную выполнить принудительную синхронизацию: 

  1. Войдите в Google Календарь, используя веб-браузер.
  2. На панели справа нажмите значок Zoom for Google Workspace
  3. Щелкните мероприятие Google Календаря, с которым наблюдаются проблемы синхронизации. Это приведет к тому, что дополнение сверит идентификатор мероприятия календаря с вашими конференциями Zoom и синхронизирует любые изменения или недостающую информацию. 
  4. Подождите 1–2 минуты, пока закончится синхронизация. 

Использование ваших данных

Это приложение имеет доступ к указанной ниже информации из учетной записи Zoom и использует ее.

Это приложение имеет доступ к указанной ниже информации из учетной записи Google Workspace и использует ее.