Планирование конференции с регистрацией

Если запланировать конференцию с обязательной регистрацией, участники будут обязаны регистрироваться на нее с помощью адреса электронной почты, имени и других дополнительных вопросов, благодаря чему вы сможете собирать более развернутую информацию о присутствующих. По окончании планирования можно управлять зарегистрировавшимися пользователями, повторно отправлять электронные письма с подтверждением, а также создавать отчеты о регистрации на конференцию на случай, если вам понадобится загрузить список зарегистрировавшихся участников.

Если в сборе такого количества информации нет необходимости, вы можете запланировать конференцию без обязательной регистрации.

В этой статье рассматриваются следующие вопросы:

• Как сделать регистрацию на конференцию обязательной
• Как настроить параметры регистрации
• Как настроить фирменную символику для регистрации
• Как настроить ссылки на условия обслуживания и политику конфиденциальности

Необходимые условия для конференций с обязательной регистрацией

• Организатор должен быть лицензированным пользователем
• Учетная запись с тарифным планом «Профессиональный», «Бизнес», «Образование» или «Предприятие» для настройки параметров регистрации
• Для конференции с обязательной регистрацией нельзя использовать идентификатор персональной конференции (PMI). Кроме того, она не может быть повторяющейся конференцией без фиксированного времени. 

Ограничения регистрации на конференцию

• В конце 2022 г. регистрация присутствующих на конференции и вебинары Zoom изменится: после регистрации ссылка для присоединения на странице подтверждения в веб-браузере больше не будет отображаться. Вместо этого зарегистрированные лица будут получать ссылку для присоединения в сообщении электронной почты Zoom с подтверждением регистрации. Такое изменение поможет не допустить получения злоумышленниками ссылок для регистрации с помощью адресов электронной почты, которые они лично не контролируют, и ограничить присоединение непрошенных гостей к конференциям и вебинарам. Теперь для учетных записей можно включить улучшенную регистрацию. Для этого необходимо обратиться в службу поддержки Zoom.
• На одну конференцию может зарегистрироваться не более 4999 участников. Если необходимо превысить этот порог, рекомендуем планировать повторяющуюся конференцию с обязательной регистрацией, поскольку на каждое повторение серии конференций может зарегистрироваться до 4999 участников.

Как сделать регистрацию на конференцию обязательной

1. Войдите на Zoom Web Portal.
2. В меню навигации нажмите Конференции.
3. Щелкните Запланировать конференцию или редактируйте существующую конференцию.
4. Поставьте флажок в ячейке Обязательно в разделе Регистрация.
   После того, как этап планирования пройден, на экране откроются вкладки Регистрация и Фирменная символика.
5. Управление участниками. Нажмите Показать, чтобы увидеть список всех, кто зарегистрировался на конференцию. Для получения дополнительной информации о зарегистрированном участнике щелкните его имя.

Примечание. Если для присоединения к вашей конференции также требуется аутентификация, регистрирующимся участникам потребуется использовать адрес электронной почты, связанный с активной учетной записью Zoom, для регистрации. Это необходимо сделать до завершения регистрации. В случае профилей аутентификации регистрирующимся участникам также может потребоваться присоединиться к вебинару, используя учетную запись, соответствующую адресу электронной почты, с помощью которого они зарегистрировались.

Как настроить параметры регистрации

Примечание. Эта настройка доступна только для учетных записей с тарифным планом «Бизнес», «Образование» или «Предприятие».

Запланировав конференцию, вы можете индивидуально настроить параметры регистрации.

1. Нажмите вкладку Регистрация.
2. В разделе Параметры регистрации, нажмите Регистрировать.
3. Индивидуально настройте следующие параметры:

Вкладка Регистрация. Настройте параметры регистрации, например уведомление об утверждении, ограничения регистрации и другие.  

• • Automatic Approval (Автоматическое утверждение): каждый зарегистрировавшийся пользователь будет утвержден и получит инструкцию по присоединению к конференции.
  • Manual Approval (Утверждение вручную). Организатор должен утвердить участие каждого зарегистрировавшегося пользователя на странице управления конференцией, а затем эти пользователи получат инструкцию по присоединению к конференции. Все регистрирующиеся участники, которые ожидают утверждения, не смогут присоединиться к конференции.
  • Отправлять организатору электронное письмо при регистрации участников. Установите флажок этого параметра, чтобы получать электронное сообщение всякий раз, когда кто-либо регистрируется на вашу конференцию. Участники получат электронное письмо, если их регистрация будет утверждена.
  • Закрыть регистрацию после даты проведения мероприятия. Установите флажок этого параметра, чтобы на конференцию нельзя было зарегистрироваться после ее завершения или позднее ориентировочного времени завершения. Участники по-прежнему могут регистрироваться в день мероприятия или после начала конференции до момента, пока не наступит срок ориентировочного завершения конференции. Например, если вы запланировали провести двухчасовую конференцию в 9 утра, то регистрация на нее будет закрыта в 11 часов утра.
    Примечание. Если вы включаете этот параметр для конференции с доступом по требованию, то участники могут использовать изначальную ссылку для регистрации, чтобы зарегистрироваться на запись конференции по требованию.
  • Ограничить количество регистраций. Установите флажок этого параметра, чтобы ограничить количество участников, которые могут зарегистрироваться на вашу конференцию. Как только на конференцию зарегистрируется указанное количество участников, другие пользователи уже не смогут на нее регистрироваться.
  • Разрешить посетителям присоединяться с нескольких устройств. Установите флажок этого параметра, чтобы предоставить участникам возможность присоединиться к конференции с нескольких устройств, например компьютеров и телефонов.
  • Показывать кнопки социальных сетей на странице регистрации. Позволяет отобразить кнопки Facebook, Twitter, LinkedIn или электронной почты, чтобы поделиться страницей регистрации.

Вкладка Настройки электронной почты. Позволяет настроить некоторые параметры электронной почты, связанные с регистрацией.

• Выбрать язык эл. почты. Задайте язык, на котором регистрирующиеся участники будут получать электронные письма. Вы можете задать определенный язык или выбрать Такой же, как язык получателя, используемый по умолчанию, чтобы ответ от Zoom автоматически приходил на языке отображения страницы регистрации. 
• Контактный адрес электронной почты. Измените контактную информацию, предоставляемую регистрирующимся участникам, на случай, если у них возникнут вопросы по поводу конференции.
• Электронное письмо с подтверждением для зарегистрировавшихся. Укажите, нужно ли, чтобы электронное письмо с подтверждением отправлялось регистрирующимся участникам после утверждения, а также добавьте небольшие дополнения в начале и в конце шаблона электронного письма. 
  Примечание. Более обширные изменения в шаблоне электронного письма должен вносить администратор в разделе Фирменная символика. 

Вкладка Вопросы. Вам доступна индивидуальная настройка вопросов, которые появляются на странице регистрации.

1. 1. Установите флажки в полях, которые необходимо добавить на страницу регистрации.
   2. (Дополнительно.) Установите флажок в поле  Обязательно, чтобы присвоить этому полю соответствующую отметку.
   3. Щелкните Сохранить все.
      Примечания.
      • Поля имени и адреса электронной почты являются обязательными.
      • Ответы для таких полей, как Страна/регион и Штат/область, участники будут выбирать из раскрывающегося меню.

Вкладка Пользовательские вопросы

1. Нажмите Новый вопрос для добавления вопроса.
2. Выберите тип ответа — краткий ответ или Один ответ.
3. (Дополнительно.) Установите флажок в поле Обязательно, чтобы участники обязательно должны были ответить на соответствующий вопрос.
4. Впишите ваш вопрос.
5. Для вопросов с одним ответом введите варианты ответа.
6. Щелкните Create (Создать). Повторите указанные выше шаги, чтобы создать больше специальных вопросов.
7. Нажмите Сохранить все, чтобы сохранить индивидуально настроенную страницу регистрации.

Как настроить фирменную символику для регистрации

Когда планирование конференции завершено, нажмите вкладку Фирменная символика, чтобы кастомизировать параметры символики на странице регистрации.

• Баннер: нажмите Выгрузить, чтобы добавить изображение, которое появится в верхней части страницы регистрации.
• Логотип: нажмите Выгрузить, чтобы добавить изображение, которое появится справа от темы конференции на странице регистрации. Логотип также будет виден в приглашении по электронной почте.
• (Опционально) Нажмите Добавить описание, чтобы добавить замещающий текст к изображению. Описание не отображается на экране и нужно для того, чтобы помочь участникам с нарушениями зрения понять, что демонстрирует изображение.

Как настроить ссылки на условия обслуживания и политику конфиденциальности

В профиле учетной записи можно настраивать URL ссылок на условия обслуживания и политику конфиденциальности. Эти ссылки отображаются под формой регистрации на всех страницах регистрации на конференцию, вебинар и запись.