Рекомендации по проведению крупных встреч

Проведение крупных встреч с участием от 500 до 5000 участников может представлять собой сложную задачу. Следование некоторым рекомендациям до и во время встречи обеспечит ее бесперебойное проведение. Перед тем как провести встречу, необходимо включить дополнение «Крупные встречи».

Требования к проведению крупных встреч

• Хост должен быть лицензированным пользователем и иметь дополнение «Крупные совещания».

Как подготовиться к крупному совещанию

• Проверьте настройки, которые необходимо включить при планировании собрания. 
• Ознакомьтесь с информацией о шаблонах собраний и решите, соответствует ли шаблон «Большое собрание» вашим требованиям.  
• Пройдите курс обучения в Центре обучения Zoom. 

Как пользоваться комнатой ожидания

Допуск участника во время конференции

Организатор встречи может использовать комнату ожидания, чтобы допустить определенных участников, например докладчиков, на встречу раньше всех остальных. Это может быть полезно, если вам необходимо подготовиться перед встречей. Ожидание также можно настроить. 

1. Начните конференцию в качестве организатора.
2. На панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
3. В разделе Зал ожидания щелкните Принять рядом с именем участника, чтобы разрешить ему присоединиться к конференции.

Допустить всех участников из комнаты ожидания

Ведущий встречи может допустить всех участников к встрече, как только они закончат подготовку. 

1. Начните конференцию в качестве организатора.
2. На панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
3. Щелкните Принять всех.

Отправка сообщений участникам в зале ожидания

Если подготовка занимает больше времени, чем ожидалось, организатор встречи может отправить сообщения ожидающим участникам. 

1. Как организатор собрания, на панели инструментов управления собранием нажмите значок Чат .
2. Нажмите на раскрывающийся список рядом с «Кому:».
3. Нажмите «Участники комнаты ожидания».
4. Введите и отправьте свое сообщение в чат в комнату ожидания.
   После отправки сообщения участники в комнате ожидания увидят его на экране комнаты ожидания.

Как назначить со-ведущих для помощи в управлении совещанием

&Назначение со-ведущего позволяет ведущему поделиться правами с другим пользователем, который может заниматься административными вопросами встречи, такими как управление участниками, чат во время встречи, ответы на вопросы и ответы или запуск/остановка записи. Ведущий — это единственный пользователь, который может назначить со-ведущего, и количество со-ведущих в совещании не ограничено. У со-ведущих есть некоторые ограничения. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
2. Наведите курсор на имя участника, который будет содомом, и нажмите «Еще».
3. Нажмите Сделать соорганизатором.

Как управлять звуком участников

Отключить звук всех участников

Ведущий или со-ведущий может отключить звук всех участников, которые уже находятся в совещании, а также новых участников, присоединяющихся к совещанию. Эта функция может быть полезна, если вы хотите отключить звук всех участников во время презентации или обсуждения. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
2. В нижней части панели «Участники» нажмите «Отключить всех».
   Появится всплывающее окно с подтверждением.
3. (Необязательно) Установите флажок Разрешить участникам включать звук самостоятельно, если вы хотите разрешить участникам включать звук в любое время во время собрания.
4. Нажмите «Отключить всех», чтобы отключить звук всех текущих и новых участников. 

Попросите определенных участников включить звук

Ведущий или со-ведущий может попросить определенных участников включить звук. Это полезно, если вы хотите, чтобы докладчики вашего собрания могли управлять своим звуком, но не звуком остальных участников. В этом примере вам сначала необходимо отключить звук всех участников и запретить им включать его. Попросите докладчиков включить звук после завершения выступления. После отключения звука динамики можно включить или выключить по своему усмотрению. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
2. Наведите курсор на имя участника, которого вы хотите включить, и нажмите «Спросить о включении».
   Участник может согласиться на включение звука и теперь может включать или выключать звук по своему усмотрению. Если вы снова отключите звук у всех участников собрания, это также коснется данного участника. 

Попросите всех участников включить микрофоны.

Ведущий и со-ведущий также могут попросить всех участников встречи включить звук. Это может быть полезно, например, если все они были отключены для презентации. По умолчанию участники могут выбрать, готовы ли они к включению звука после отправки запроса. Однако ведущий может включить звук для всех участников, если они дают на это согласие. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
2. В нижней части панели «Участники» нажмите «Еще», затем «Спросить всех о включении звука».
   Затем всем остальным участникам будет предложено включить звук или оставить его отключенным.

Как управлять видео и фотографиями профилей участников

Остановить видео участника

Этот параметр может быть полезен для предотвращения отображения отвлекающих или неуместных изображений.

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Участники ». .
2. Наведите курсор на имя участника, затем нажмите «Еще».
3. Нажмите «Остановить видео».
   Примечание: если участник не запустил видео, вы увидите опцию «Попросить запустить видео ».

Скрыть фотографии профиля

Этот параметр может быть полезен для предотвращения отображения отвлекающих или неуместных изображений.

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок «Инструменты ведущего » .
2. Нажмите «Скрыть фотографии профиля».
   Все фотографии профиля будут скрыты.

Как отключить совместный доступ к экрану для участников

Если в вашей встрече слишком много участников, которые пытаются сделать презентацию, вы можете использовать этот параметр, чтобы запретить им делиться презентациями. Узнайте больше о контроле разрешений на совместный доступ к экрану. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием щелкните значок стрелки вверх « » рядом со значком «Share» « » « ».
2. Нажмите «Дополнительные параметры общего доступа».
   Появится всплывающее окно.
3. В разделе «Кто может делиться» выберите «Только хост».
   В данной сессии только ведущий сможет делиться своим экраном.

Как управлять чатом для участников

В зависимости от цели вашей встречи, возможно, вы захотите ограничить круг участников, с которыми можно общаться в чате во время сессии. Например, если вы разрешите участникам общаться только с ведущим и со-ведущим, вы отфильтруете отзывы, которые другие участники могут отправить в общее чат-сообщение, и уменьшите общее количество чат-сообщений для просмотра. 

1. Во время совещания на панели инструментов управления совещанием нажмите значок «Чат» .
2. В правом верхнем углу панели чата нажмите значок с тремя точками .
3. Вы можете получить доступ к следующим параметрам в разделе «Участник может общаться с»:
   
   • Никто. Отключить чат конференции.
   • Ведущий и со-ведущие: только ведущий и со-ведущие могут отправлять сообщения всем участникам. Участники по-прежнему могут отправлять личные сообщения ведущему.
   • Групповой чат для встреч: участники могут отправлять только общедоступные сообщения. Публичные сообщения доступны для просмотра всем участникам. Участники по-прежнему могут отправлять личные сообщения ведущему.
   • Групповой чат для встреч и прямые сообщения: участники могут отправлять публичные или личные сообщения. Публичные сообщения доступны для просмотра всем участникам. Личные сообщения отправляются конкретному участнику и не видны ведущему.

Как использовать функцию «Вопрос-ответ» в конференции&

Функция «Вопросы и ответы» (&) позволяет участникам задавать вопросы во время встречи, на которые ведущий и со-ведущие могут отвечать в частном или публичном режиме. Вопросы также можно пометить как вопросы, на которые необходимо ответить в режиме реального времени. Q&A предоставляет вам альтернативу чату встреч, который имеет меньше возможностей для управления отправленными вопросами. Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо включить ее в веб-портале до начала встречи. 

Ответить на заданные вопросы

1. Во время встречи на панели инструментов управления встречей нажмите значок Q (&) A (  ).
2. Найдите вопрос, на который вы хотели бы ответить: 
   
   • Нажмите «Ответить в режиме реального времени », чтобы пометить вопрос как тот, на который будет дан устный ответ во время встречи.
   • Нажмите «Тип ответа», чтобы предоставить письменный ответ участнику. Введите ответ и нажмите «Отправить».
     Примечание: если вы разрешите участникам комментировать вопросы, они все равно будут отображаться в списке «Открытые» и на них можно будет ответить, даже если участник уже прокомментировал вопрос.
   • (Необязательно) Перед нажатием кнопки «Отправить» установите флажок «Отправить в частном порядке ». Если вы хотите ответить только участнику.

Отклонить вопросы

1. Во время встречи на панели инструментов управления встречей нажмите значок Q (&) A (  ).
2. Наведите курсор на вопрос, который вы хотите удалить, и нажмите значок с тремя точками .
3. Нажмите «Отклонить» или  «Удалить».
   Отклоненные вопросы больше не будут видны участникам и будут перемещены на вкладку «Отклоненные» для ведущего и со-ведущих, а удаленные вопросы будут полностью удалены и не смогут быть открыты повторно.

Как закрепить (выделить) участников

При закреплении видео до 9 участников становятся основными активными докладчиками для всех участников, и участники будут видеть только этих докладчиков. Вы также можете закрепить элементы во время совместного доступа к экрану. Эта функция часто используется для выделения основного докладчика. 

1. Во время встречи наведите курсор на видео участника, которого вы хотите закрепить, и нажмите значок с тремя точками . 
   Отображаются дополнительные параметры для этого участника. 
2. Нажмите «Закрепить».
3. (Необязательно) Чтобы закрепить дополнительных участников (до 9 всего), повторите шаги 2 и 3 по мере необходимости.

Удалите булавку

1. Во время встречи наведите курсор на видео участника, которого вы хотите удалить из центра внимания, и нажмите значок с тремя точками . 
2. Нажмите «Удалить закрепку».
   Это вернет просмотр собрания в режим «Докладчик» или «Галерея». 

Как реагировать на поднятые руки

Функция «Поднимите руку» позволяет участникам встречи указать, что им требуется помощь ведущего или со-ведущего. Как организатор, вам может быть полезно в начале встречи сообщить участникам, как вы планируете использовать эту функцию. Например, многие ведущие используют эту функцию, чтобы узнать, есть ли у участника вопрос и хочет ли он включить микрофон, чтобы высказаться.

Ведущие также могут обнаружить, что поднятие рук большим количеством людей мешает проведению встречи, поскольку при этом меняется порядок видеоучастников в макете встречи. Эту проблему можно решить с помощью настраиваемого порядка просмотра галереи.