Планирование конференций с помощью надстройки для Outlook

После установки дополнения Zoom для Outlook (самостоятельно или администратором учетной записи) вы сможете легко добавлять информацию о конференциях к событиям в Outlook — при их создании или редактировании.  

Содержание

Как запланировать конференцию

Примечание. Настройки планировщика синхронизируются с веб-порталом Zoom.

Outlook (веб-версия)
  1. Откройте веб-календарь Outlook и нажмите кнопку Создать событие.
  2. Введите информацию о конференции — дату, время, название, место проведения и список приглашенных.
  3. Нажмите на значок Zoom и выберите Добавить конференцию Zoom.
    Примечание. Прежде чем выполнить этот шаг, укажите дату и время события в календаре, чтобы Outlook правильно запланировал конференцию. Если вы сначала создадите конференцию Zoom, она будет запланирована на дату и время для нового события по умолчанию. В результате срок ее действия может истечь еще до желаемой даты начала.
  4. Войдите в учетную запись Zoom.
    Если вы еще не выполнили вход, сбоку появится панель с просьбой ввести учетные данные Zoom. Если вы уже вошли на веб-портал Zoom, вход будет выполнен автоматически.
    Примечание. Параметры конференции автоматически дублируют настройки по умолчанию, заданные на веб-портале Zoom.
  5. (Дополнительно.) Если с момента добавления конференции произошли изменения, например в дате и времени, нажмите Обновить на панели Zoom: изменения будут синхронизированы с конференцией.
  6. (Дополнительно.) Чтобы сопроводить конференцию интерактивной доской, нажмите Добавить вложение и выберите Zoom Whiteboard.
  7. Добавив все необходимые сведения, нажмите Сохранить.
Windows
  1. Откройте приложение Outlook для ПК и перейдите в режим календаря.
  2. Во вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
  3. Введите необходимую информацию — название, дату и время, место проведения и список приглашенных.
  4. Нажмите на три точки на верхней панели инструментов.
  5. В разделе Zoom нажмите Настройки.
    Откроется боковая панель с просьбой ввести учетные данные Zoom.
  6. Задайте настройки конференции, включая параметры видео и звука. Нажмите Добавить конференцию Zoom. Сведения о подключении к Zoom будут добавлены к встрече.
    Примечание. Прежде чем выполнить этот шаг, укажите дату и время события в календаре, чтобы Outlook правильно запланировал конференцию. Если вы сначала создадите конференцию Zoom, она будет запланирована на дату и время для нового события по умолчанию. В результате срок ее действия может истечь еще до желаемой даты начала.
  7. (Дополнительно.) Если с момента добавления конференции произошли изменения, например в дате и времени, нажмите Обновить на панели Zoom: изменения будут синхронизированы с конференцией.
  8. Добавьте недостающую информацию о событии и нажмите кнопку Отправить.
macOS
  1. Откройте приложение Outlook для ПК и перейдите в режим календаря.
  2. Во вкладке Главная нажмите кнопку Создать событие.
  3. Введите необходимую информацию — название, дату и время, место проведения и список приглашенных.
  4. Нажмите на три точки на верхней панели инструментов и выберите Zoom. Откроется боковая панель с просьбой ввести учетные данные Zoom.
    Примечание. Панель инструментов можно настроить так, чтобы значок Zoom находился там постоянно. Для этого нажмите на три точки , выберите вариант Настроить панель инструментов и перетащите Zoom на панель.
  5. Нажмите Zoom, а затем — Добавить конференцию Zoom.
    Примечание. Прежде чем выполнить этот шаг, укажите дату и время события в календаре, чтобы Outlook правильно запланировал конференцию. Если вы сначала создадите конференцию Zoom, она будет запланирована на дату и время для нового события по умолчанию. В результате срок ее действия может истечь еще до желаемой даты начала.
  6. Задайте настройки конференции, включая параметры видео и звука. Нажмите Добавить конференцию Zoom. Сведения о подключении к Zoom будут добавлены к встрече.
  7. (Дополнительно.) Если с момента добавления конференции произошли изменения, например в дате и времени, нажмите Обновить на панели Zoom: изменения будут синхронизированы с конференцией.
  8. (Дополнительно.) Чтобы сопроводить конференцию интерактивной доской, нажмите Добавить вложение и выберите Zoom Whiteboard.
  9. Добавив все необходимые сведения, нажмите Сохранить.
Android | iOS
  1. Откройте приложение Outlook для ПК и перейдите в режим календаря.
  2. Нажмите кнопку для создания нового мероприятия в календаре.
  3. Введите необходимую информацию — название, дату и время, место проведения и список приглашенных.
    Примечание. Прежде чем выполнить этот шаг, укажите дату и время мероприятия в календаре, чтобы Outlook правильно запланировал конференцию. Если вы сначала создадите конференцию Zoom, она будет запланирована на дату и время для нового мероприятия по умолчанию. В результате срок ее действия может истечь еще до желаемой даты начала.
  4. С помощью переключателя под полем Место выберите Zoom.
    Примечание. Если вместо Zoom указана другая платформа, нажмите на поле «Поставщик собраний» и выберите Zoom.
  5. Если вы используете нашу надстройку впервые, вам потребуется войти в учетную запись Zoom.
    URL-адрес конференции появится в поле «Место», а приглашение — в «Описании».
    Примечание. Параметры конференции автоматически дублируют настройки по умолчанию, заданные на веб-портале Zoom.
  6. Чтобы сохранить конференцию, нажмите на галочку в верхней части экрана.

Как просматривать, редактировать и удалять конференции

Outlook (веб-версия)
  1. Откройте веб-календарь Outlook.
  2. Нажмите на конференцию Zoom и выберите вариант Изменить.
  3. Нажмите на три точки на верхней панели инструментов. При необходимости выполните вход в учетную запись Zoom.
  4. Нажмите Zoom.
  5. Откройте Настройки.
  6. Измените параметры конференции и нажмите Обновить.
    Совет. Чтобы применить стандартные настройки, заданные на веб-портале Zoom, нажмите Загрузить настройки по умолчанию.
  7. (Дополнительно.) Если вы хотите удалить конференцию Zoom из события, нажмите Удалить.
Windows
  1. Откройте приложение Outlook для ПК и перейдите в режим календаря.
  2. Дважды щелкните по конференции Zoom, чтобы просмотреть подробную информацию о ней.
  3. Нажмите на три точки на верхней панели инструментов.
  4. В разделе Zoom нажмите Настройки.
    Откроется боковая панель Zoom.
  5. Измените параметры конференции и нажмите Обновить.
macOS
  1. Откройте приложение Outlook для ПК и перейдите в режим календаря.
  2. Дважды щелкните по конференции Zoom, чтобы просмотреть подробную информацию о ней.
  3. Нажмите Изменить событие.
  4. Нажмите на три точки на верхней панели инструментов и выберите Zoom. Откроется боковая панель Zoom.
    Примечание. Панель инструментов можно настроить так, чтобы значок Zoom находился там постоянно. Для этого нажмите на три точки , выберите вариант Настроить панель инструментов и перетащите Zoom на панель.
  5. Нажмите Zoom и откройте Настройки.
  6. Измените параметры конференции и нажмите Обновить.
  7. Чтобы применить изменения, нажмите кнопку Сохранить.

Как автоматически добавлять конференцию Zoom к каждому событию в календаре

Конференции Zoom можно добавлять к каждому событию в календаре Outlook автоматически. Для этого нужно сначала установить и настроить плагин Zoom для Outlook. По умолчанию эта функция добавляет сведения о конференциях Teams, однако в качестве предпочитаемой платформы можно выбрать Zoom.

Примечание. Если при нажатии кнопки Присоединиться Outlook вместо Zoom открывает Teams, в этой статье описано, как решить эту проблему.

Outlook (веб-версия)
  1. Откройте веб-календарь Outlook и нажмите на значок настроек .
  2. Откройте вкладку События и приглашения.
  3. Убедитесь, что отмечена опция Добавить собрание по сети ко всем собраниям.
  4. В списке поставщиков собраний выберите Zoom.
  5. Нажмите Сохранить.
    Теперь, стоит начать планировать собрание в Outlook, через несколько секунд к нему добавится информация о конференции Zoom.
Windows | macOS
  1. Откройте классическую версию приложения Outlook.
  2. На ленте инструментов (вверху) нажмите Outlook.
  3. Откройте Параметры и выберите Календарь.
  4. Рядом с параметром Добавить собрание по сети ко всем собраниям нажмите Настроить.
  5. Выберите Zoom и нажмите Сохранить.
Android
  1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
  2. Откройте профиль Outlook.
  3. В левом нижнем углу нажмите на значок настроек и выберите пункт Учетная запись.
  4. Поставьте флажок напротив опции Добавить собрание по сети для всех собраний.
  5. В разделе Выбор поставщика собраний укажите Zoom.
iOS
  1. Запустите приложение Microsoft Outlook и откройте его настройки.
  2. Выберите свою учетную запись в разделе Учетные записи Email.
  3. Откройте Настройки учетной записи.
  4. Поставьте флажок напротив опции Добавить собрание по сети для всех собраний.
  5. В разделе Выбор поставщика собраний укажите Zoom.
  6. Поставьте флажок напротив опции Добавить собрание по сети для всех собраний.
  7. В разделе Выбор поставщика собраний укажите Zoom.

Примечания

Как планировать конференции для других пользователей

Чтобы запланировать конференцию от лица другого пользователя, прочитайте статью о привилегии планирования.

Примечание. Привилегия планирования поддерживается в надстройке для Windows 10 версии 1910 (Outlook сборки 16.0.12130.20272 или выше), а также в Outlook для macOS-2016 версии 16.24 или выше.

Как включить ссылку на аналитику в приглашение на конференцию

  1. Выполните вход в веб-портал Zoom.
  2. В меню навигации выберите Настройки.
  3. Откройте вкладку Mail & Calendar.
  4. В разделе Интеграции включите настройку Вставить в приглашение на конференцию ссылку на аналитику конференции с помощью Zoom AI Companion.
    Примечание. Если эта опция окрашена серым цветом, значит, она заблокирована на уровне группы или учетной записи, и ее следует изменить на том же уровне.
  5. Если на экране появится диалоговое окно для подтверждения, нажмите Включить.

Как просмотреть сводку конференции

Примечание. Для работы с этой функцией необходимо активировать Zoom AI Companion и параметр Вставить приглашение на конференцию в веб-настройках Zoom (обычно он включен по умолчанию).

  1. Откройте календарь Outlook и нажмите Создать событие.
  2. Введите информацию о конференции — дату, время, название, место проведения и список приглашенных.
  3. Нажмите Zoom и откройте Настройки.
    Если вы еще не выполнили вход, сбоку появится панель с просьбой ввести учетные данные Zoom. Если вы уже вошли на веб-портал Zoom, вход будет выполнен автоматически.
  4. В разделе AI Companion выберите Автоматически запускать AI Companion.
    Опции Автоматически запускать вопросы в конференции и Автоматически запускать сводку конференции будут выбраны по умолчанию.
  5. Нажмите Добавить конференцию Zoom.
    В разделе с информацией о конференции вы увидите ссылку Посмотреть аналитику от Zoom AI Companion.
  6. Нажмите на ссылку, чтобы открыть сводку в Zoom.

Примечание. Если у вас нет разрешения на просмотр сводки, вы увидите сообщение «Нет доступа».