Använda Zoom for Google Workspace-tillägget

Med Zoom for Google Workspace-tillägget kan du sömlöst schemalägga, gå med i och hantera möten direkt från Gmail eller Google Kalender. Dina tilläggsinställningar synkroniseras från Zoom-webbportalen. Efter att du har installerat tillägget kan du använda det i den skrivbordswebbläsaren (Gmail eller Google Kalender) eller mobilenheten (Google Kalender-appen). För ytterligare integration med Google Kalender ställer du in kontakt- och kalenderintegrering.

Om du har en Zoom Phone-licens kan du också ringa Zoom Phone-samtal från antingen din kalender eller e-postarbetsplats. Läs mer om hur du använder Zoom Phone med Google Workspace-tillägget.

För avancerad mötesschemaläggning rekommenderar vi att du använder Zoom Chrome-tillägget.

Obs!

Krav för att installera och använda Zoom for Google Workspace

Innehållsförteckning

Så här installerar du Zoom for Google Workspace-tillägget

Installera Zoom for Google Workspace-tillägget för alla användare (Google Admin)

Om du är Google Workspace-admin och vill installera Zoom för Google Workspace för alla användare, följ instruktionerna nedan:

  1. Logga in på ditt Google Workspace-konto som admin.
  2. Navigera till Google Workspace Marketplace och sök efter Zoom.
  3. Klicka på Zoom for Google Workspace -tillägget.
  4. Klicka på Installera och sedan på Fortsätt.
  5. Läs igenom tjänstevillkoren, ange om du vill göra appen tillgänglig för hela din domän eller för ett specifikt team eller avdelning, markera avtalsrutan och klicka på Godkänn.

Om du hanterar din organisations Google-konto och har tillgång till Googles adminkonsol följer du dessa resurser från Google för att installera Zoom for Google Workspace för dina användare. 

Installera Zoom for Google Workspace-tillägget för egen användning

Om du har ett personligt Google-konto kan du installera tillägget för egen användning.

  1. Logga in på ditt Google-konto.
  2. Navigera till Google Workspace Marketplace och sök efter Zoom.
  3. Klicka på Zoom for Google Workspace -tillägget.
  4. Klicka på Installera och sedan på Fortsätt.
  5. Läs igenom tjänstevillkoren och klicka på Godkänn

Så här aktiverar du kontroller för kontoöverensstämmelse för Google Workspace-tillägget

Administratörer kan tillämpa strikt e-postmatchning under inloggningen för att säkerställa att endast behöriga användare ges åtkomst, vilket förbättrar den övergripande säkerheten och efterlevnaden av organisationens policyer. Följ dessa steg för att aktivera kontroller för kontoöverensstämmelse:

  1. Logga in på Zoom-webbportalen som administratör med befogenhet att redigera kontoinställningar.
  2. I navigeringsmenyn klickar du på Kontohantering och sedan på Kontoinställningar.
  3. På fliken Möten bläddrar du ner till avsnittet Säkerhet.
  4. Hitta reglaget Säkerställ kontoöverensstämmelse för Outlook- och Google Workspace-integreringar och klicka på det för att aktivera inställningen.
  5. Om en dialogruta för verifiering visas klickar du på Aktivera för att bekräfta ändringen.

Hur man aktiverar eller inaktiverar automatiskt tillägg av videosamtal för Google Kalender-evenemang

När Zoom for Google Workspace-tillägget har installerats leder tillägget av ett evenemang i Google Kalender automatiskt till att ett Zoom-möte läggs till om en gäst läggs till. Så här aktiverar eller inaktiverar du den här funktionen:

  1. Logga in på Googles adminkonsol.
  2. Klicka på Appar, välj Google Workspace och klicka sedan på Kalender. 
  3. Klicka på Delningsinställningar.
  4. Under Videosamtal avmarkerar eller markerar du kryssrutan bredvid Lägg automatiskt till videosamtal till evenemang som skapats av en användare.
  5. Mer information finns i Googles dokumentation.

Så här aktiverar du en länk till Meeting Insights i en mötesinbjudan

  1. Logga in på Zoom-webbportalen.
  2. Klicka på Inställningar i navigeringsmenyn.
  3. Klicka på fliken Mail och Calendar.
  4. Under Integreringar klickar du på reglaget Infoga länk till mötesinsikter med Zoom AI Companion i mötesinbjudan för att aktivera det.
    Obs! Om alternativet är gråtonat har det låsts på antingen grupp- eller kontonivå och måste ändras på den nivån.
  5. Om en dialogruta för verifiering visas klickar du på Aktivera för att verifiera ändringen.

Hur man använder Zoom for Google Workspace-tillägget

             Webb

Logga in på Zoom for Google Workspace-tillägget

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Gmail eller Google Kalender.
  2. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger.
  3. Om du uppmanas till det klickar du på Auktorisera åtkomst och följer instruktionerna på skärmen för att ge Zoom åtkomst till ditt Google-konto.
  4. Klicka på Logga in och följ instruktionerna på skärmen.

Schemalägg ett möte från Google Kalender

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Google Kalender.
  2. Klicka på Skapa eller klicka på en tidslucka i kalendern för ditt möte.
  3. Ange dina mötesdetaljer, såsom titel, plats och gästlista.
  4. Klicka på Fler alternativ.
    Obs!
    • Endast ändringar av ämne, datum, tid och tidszon synkroniseras med mötet i Zoom-webbportalen och klient/app. Alla andra mötesdetaljer gäller endast för Google Kalender-evenemanget.
    • När du tilldelar schemaläggningsbefogenheter till andra i Zoom-webbportalen kan du välja om dessa användare kan kan hantera möten som är markerade som privata i Outlook eller Google Kalender. Om användarna inte kan hantera privata evenemang kan de inte se inbjudningslänken, mötesämnet eller deltagarlistan.
  5. I listrutan Lägg till videokonferens väljer du Zoom-möte.
    Google Kalender kommer att lägga till alternativen för att gå med i Zoom-mötet.
  6. (Valfritt) I panelen till höger klickar du på ikonen Zoom for Google Workspace och ändrar mötesinställningar efter behov, som att aktivera gå med före värd.
  7. Klicka på Spara.
    Obs! Mötesinställningarna tillämpas baserat på dina kontoinställningar. Du kan redigera mötesinställningarna för ett schemalagt möte.

Schemalägg ett möte från en e-posttråd i Gmail

Du kan använda tillägget för att schemalägga ett Zoom-möte från Gmail. Tillägget kommer automatiskt att fylla i mötesämnet med e-postämnet. När du har schemalagt ett möte från Gmail kommer Zoom att skicka anslutningsdetaljer till avsändaren av e-postmeddelandet.

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Gmail.
  2. Öppna en e-posttråd.
  3. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger.
  4. Klicka på Schemalägg ett möte.
  5. Rulla ned på panelen och välj dina standardmötesinställningar, såsom mötes-ID, lösenord och väntrum.
  6. Ange mötesinformation efter behov:
    • Ämne: Tillägget kommer att föreslå e-postämnet som mötesämne.
    • Tidszon: Som standard den tidszon som du har ställt in i Zoom. Välj en annan tidszon om det behövs.
    • När: Tillägget kommer att föreslå ett datum och tid eller så kan du ange ett annat datum och tid.
    • Varaktighet: Välj mötets varaktighet.
  7. Klicka på pilen under E-postalternativ och aktivera Bjud in deltagare via e-post för att skicka ett e-postmeddelande till dina mötesdeltagare efter att du har skapat mötet.
    Obs!
    • Tillägget lägger automatiskt till deltagare från e-posttråden till inbjudningslistan, men du kan markera eller avmarkera kryssrutan bredvid en användares e-post för att bjuda in eller ta bort dem.
    • Om du har aktiverat Bjud in deltagare via e-post, kommer dessa e-postadresser att skickas ett e-postmeddelande med anslutningsdetaljerna, inte en Google Kalender-inbjudan. För att skicka en inbjudan till Google Kalender, redigera det schemalagda mötet eller schemalägg ett möte från Google Kalender.
  8. Klicka på SCHEMALÄGG MÖTE.

Redigera ett schemalagt möte i Google Kalender

Obs! Om du schemalägger om ett Zoom-möte från Google Kalender, kopiera inte mötesinformationen till en ny kalenderpost.

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Google Kalender.
  2. Klicka på ett kalenderevenemang med ett Zoom-möte.
  3. Klicka på pennikonen för att redigera evenemanget.
  4. Ändra mötesdetaljerna efter behov.
    Obs! Endast ändringar av ämne, datum, tid och tidszon synkroniseras med mötet i Zoom-webbportalen och klient/app. Alla andra mötesdetaljer gäller endast för Google Kalender-evenemanget.
  5. I panelen till höger klickar du på ikonen Zoom for Google Workspace och ändrar mötesinställningarna efter behov. Klicka sedan på UPPDATERA MÖTET.
  6. Klicka på Spara.

Visa och gå med i ett möte

Obs! Om mötesvärden valde att markera sitt möte som Privat, kommer du inte att kunna se någon mötesinformation, såsom inbjudningslänken, mötesämnet eller inbjudningslistan, i Zoom-webbschemaläggaren.

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Google Kalender.
  2. Klicka på ett kalenderevenemang med ett Zoom-möte.
  3. Klicka på Gå med i Zoom-möte för att öppna Zoom och gå med i mötet.
  4. Klicka på alternativet för att öppna Zoom när du uppmanas av din webbläsare.

Läs mer om att gå med i ett möte.

Se mötessammanfattning

Obs!! Om du vill använda den här funktionen måste Zoom AI Companion vara aktiverat och alternativet Infoga mötesinformation i Zooms webbinställningar vara aktiverat (detta är aktiverat som standard).

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Google Kalender.
  2. Klicka på Skapa eller klicka på en tidslucka i kalendern för ditt möte.
  3. Ange dina mötesdetaljer, såsom titel, plats och gästlista.
  4. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger .
  5. Under AI Companion väljer du Starta AI Companion automatiskt.
    Alternativen Starta mötesfrågor automatiskt och Starta mötessammanfattning automatiskt kommer att väljas som standard.
  6. Klicka på Spara.
    I informationen om Zoom-mötet ser du länken Visa mötesinsikter med Zoom AI Companion.
  7. Klicka på länken för att öppna sammanfattningen i Zoom:
    • Om Zoom-skrivbordsappen är installerad och aktiv, kommer den att öppnas där.
    • Annars kommer den att öppnas i Zoom-webbportalen.

Obs! Om du inte har behörighet att visa sammanfattningen kommer meddelandet Åtkomst nekad att visas.

             Android | iOS

Logga in på Zoom for Google Workspace-tillägget

  1. Logga in på Google Kalender-appen.
  2. Tryck på plusikonen och sedan på Evenemang.
  3. Tryck på listrutan för videokonferenser och välj Zoom Meeting.
  4. Tryck på AUKTORISERA och följ instruktionerna på skärmen.

Schemalägg ett möte från Google Kalender

  1. Logga in på Google Kalender-appen.
  2. Tryck på plusikonen och sedan på Evenemang.
  3. Tryck på listrutan för videokonferenser och välj Zoom-möte.
    Google Kalender kommer att lägga till ett Zoom-möte i dina mötesdetaljer.
  4. Ange dina mötesdetaljer som titel, plats och gästlista.
    Obs! Endast ändringar av ämne, datum, tid och tidszon synkroniseras med mötet i Zoom webbportal och klient/app. Alla andra mötesdetaljer gäller endast för Google Kalender-evenemanget.
  5. Tryck på Spara i det övre högra hörnet.

Schemalägg ett möte från en e-posttråd i Gmail

Du kan använda tillägget för att schemalägga ett Zoom-möte från Gmail. Tillägget kommer automatiskt att fylla i mötesämnet med e-postämnet. När du har schemalagt ett möte från Gmail kommer Zoom att skicka anslutningsdetaljer till avsändaren av e-postmeddelandet.

  1. Logga in på Gmail-appen.
  2. Öppna ett e-postmeddelande.
  3. I den nedre panelen, i avsnittet Tillgängliga tillägg, tryck på Zoom for Google Workspace.
  4. Ange mötesinformation.
    Obs! Zoom fyller automatiskt i mötesämnet med e-postämnet.
  5. (Valfritt) I avsnittet Postalternativ anger du e-postadresser som du vill skicka anslutningsinformationen till.
    Obs: Dessa e-postadresser kommer att få ett e-postmeddelande med anslutningsdetaljerna, inte en Google Kalender-inbjudan. Du kan skicka en inbjudan till Google Kalender genom att redigera det schemalagda mötet eller schemalägga ett möte från Google Kalender.
  6. Ändra andra mötesalternativ efter behov.
  7. Högst upp på panelen trycker du på SCHEMALÄGG MÖTE.

Redigera ett schemalagt möte i Google Kalender

  1. Logga in på Google Kalender-appen.
  2. Tryck på ett kalenderevenemang med ett Zoom-möte.
  3. Tryck på pennikonen.
  4. Ändra mötesdetaljerna efter behov.
    Obs! Endast ändringar av ämne, datum, tid och tidszon synkroniseras med mötet i Zoom-webbportalen och klient/app. Alla andra mötesdetaljer gäller endast för Google Kalender-evenemanget.
  5. Tryck på Spara.

Anteckningar:

  • Obs! Om du schemalägger om ett Zoom-möte från Google Kalender, kopiera inte mötesinformationen till en ny kalenderpost.
  • Google Kalender-appen kan inte ändra mötesinställningar för ett schemalagt möte. Använd Google Kalender i en webbläsare för den här funktionen. Du kan också logga in på Zoom-webbportalen för att ändra mötesinställningar för ett schemalagt möte.

Visa och gå med i ett möte

  1. Logga in på Google Kalender-appen.
  2. Tryck på ett kalenderevenemang med ett Zoom-möte.
  3. Tryck på Zoom Meeting.
    Google Kalender kommer att visa alternativen för att gå med.
  4. Tryck och håll ned ett gå med-alternativ för att kopiera det till ditt urklipp, eller tryck på länken gå med för att gå med via Zoom-mobilappen. 

Läs mer om att gå med i ett möte.

Begränsningar och felsökning av Zoom for Google Workspace-tillägget

Flera Google-konton

När du installerar och använder tillägget rekommenderas det att du inte är inloggad på flera Google-konton i samma webbläsare. Du kan inte installera tillägget om du är inloggad på flera Google-konton, så du bör bara vara inloggad på det konto som du vill installera tillägget på. Dessutom, om du använder tillägget och är inloggad på flera Google-konton som har tillägget installerat, kommer detta att orsaka problem vid schemaläggning av Zoom-möten.

Det går inte att ändra ägandeskapet för mötet genom Google Workspace-tillägget

Tillägget Zoom for Google Workspace stöder inte överföring av Zoom-värdrollen när du använder funktionen Ändra ägare i Google Kalender. När du ändrar ägare till ett evenemang i Google Kalender som har ett associerat Zoom-möte, kommer det inte att göra den användaren till värd i Zoom.

Som en lösning kan du antingen lägga till en användare som en alternativ värd (om du inte använder schemaläggningsbehörighet) eller redigera evenemanget via tillägget för att ändra alternativet Schemalägg för (om du använder schemaläggningsbehörighet).

Så här lägger du till en alternativ värd:

  1. I Google Kalender öppnar du mötet och klickar på pennikonen för att redigera det.
  2. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger.
  3. Bläddra nedåt för att hitta fältet Alternativa värdar, och ange sedan e-postadressen till en användare för att lägga till dem som en alternativ värd för mötet.
  4. Klicka på Lägg till möte högst upp i panelen.
  5. På mötesinbjudan klickar du på Spara.

Så här ändrar du Schemalägg för:

  1. I Google Kalender öppnar du mötet och klickar på pennikonen för att redigera det.
  2. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger.
  3. Under Schemalägg för väljer du den användare du har schemaläggningsbehörighet för som du vill ge värdrättigheter.
  4. Klicka på Uppdatera möte högst upp i panelen.
  5. På mötesinbjudan klickar du på Spara.

Platshållarna ”Detta är ett kalendermöte” och ”Google Kalender-möte (ej synkroniserat)”

När du schemalägger ett möte via tillägget skapas ett platshållarmöte och mötesinbjudningsdetaljer från det platshållarmötet läggs till i kalenderevenemanget. Detaljer om det faktiska kalenderevenemanget, såsom ämne, agenda och datum/tid, synkroniseras inte med Zoom-mötet förrän kalenderevenemanget har sparats i Google. När kalenderevenemanget har sparats kan det ta cirka 2 minuter för mötesdetaljerna att synkroniseras med Zoom, varefter platshållarmötesdetaljerna i kalenderevenemanget uppdateras.

Under synkroniseringen kan du se platshållarmötet på din lista över kommande Zoom-möten som ”Detta är ett kalendermöte” eller ”Google Kalendermöte (ej synkroniserat)”. När synkroniseringen är klar kommer detta att uppdateras och bör matcha ämnet som angetts för kalenderhändelsen. Om synkroniseringen misslyckas ska du logga ut och in igen på tillägget Zoom for Google Workplace. 

Obs! Detta platshållarmöte är vanligtvis schemalagt till 31 december 1979 eller 1 januari 1980. När synkroniseringen är klar kommer kalenderevenemangets schemalagda datum och tid att ersätta platshållarens datum/tid. 

Felet ”Misslyckades med att skapa konferens” vid schemaläggning av ett möte

Om du får felmeddelandet Det gick inte att skapa en konferens vid schemaläggning av ett möte med Google Workspace-tillägget kan detta bero på ett tjänsteproblem relaterat till en överskriden API-hastighetsgräns. Besök sidan Zoom Service Status för att lära dig mer om aktuell status och underhållsperioder för alla Zoom-tjänster.

Som en lösning rekommenderar vi att du använder Zoom Chrome-tillägget tills problemet är löst.

Felsökning av synkroniseringsproblem

Om du har sparat kalenderevenemanget, väntat några minuter kalenderinformationen fortfarande inte synkroniseras med Zoom, kan detta bero på ett par problem, som att inte ha skrivbehörighet till kalendern du schemalägger för eller att du försöker schemalägga ett möte i det förflutna. 

Så här kan du försöka tvinga fram synkroniseringen manuellt:

  1. Använd en webbläsare för att logga in på Google Kalender.
  2. Klicka på ikonen Zoom for Google Workspace i panelen till höger. 
  3. Klicka på Google-kalenderevenemanget som hat synkroniseringsproblem. Detta gör att tillägget kontrollerar kalenderevenemang-ID:t och dina Zoom-möten och synkroniserar eventuella ändringar eller saknad information. 
  4. Vänta 1-2 minuter tills synkroniseringen är klar.Vänta 1-2 minuter tills synkroniseringen är klar.

Hur dina data används

Den här appen kommer åt och använder följande information från ditt Zoom-konto:

Den här appen får åtkomst till och använder följande information från ditt Google Workspace-konto: