Schemalägga möten med Outlook-tillägget

När tillägget Zoom för Outlook har installerats, antingen av dig eller distribuerat av en kontoadministratör, kan du enkelt lägga till uppgifter om Zoom-möten i kalenderhändelser i Outlook när du schemalägger ett nytt evenemang eller redigerar ett befintligt evenemang.

Innehållsförteckning

Så här schemalägger du ett möte
Hur man visar, redigerar och tar bort möten
Hur man lägger till ett Zoom-möte automatiskt i varje kalenderhändelse
Hur man schemalägger möten för andra
Så här aktiverar du en länk till Meeting Insights i en mötesinbjudan
Hur du visar mötessammanfattning

Så här schemalägger du ett möte

Notera: Dina inställningar för schemaläggaren synkroniseras från Zoom-webbportalen.

Outlook (webb)

Öppna Outlook-webbkalendern och klicka på Ny händelse för att skapa en ny kalenderhändelse.
Ange mötesdetaljer som datum och tid för mötet, titel, plats och gästlista.
Klicka på Zoom och sedan Lägg till ett Zoom-möte.
Obs: Se till att ställa in datum och tid för kalender evenemanget innan du lägger till Zoom mötet, så att Zoom mötet schemaläggs för rätt datum och tid. Om du skapar Zoom-mötet innan du ställer in rätt datum och tid för evenemanget, kommer Zoom-mötet att schemaläggas för standarddatumet och tiden som används för det nya evenemanget, vilket oavsiktligt kan orsaka att mötet löper ut före det avsedda startdatumet.
Logga in på ditt Zoom-konto.
Om du inte är inloggad visas ett sidofält som frågar efter dina inloggningsuppgifter för Zoom. Om du redan är inloggad på Zoom-webbportalen loggar den in dig automatiskt.
Obs! Mötesinställningarna fylls automatiskt i med dina standardinställningar i din Zoom-webbportal.
(Valfritt) Om några detaljer, såsom datum och tid, ändras efter att du har lagt till Zoom-mötet, klicka på alternativet Uppdatera i Zoom-panelen för att synkronisera ändringarna med det schemalagda Zoom-mötet.
(Valfritt) För att lägga till en whiteboard i ett möte, klicka på Lägg till bilaga och välj sedan en whiteboard från Zoom Whiteboard-kontrollpanelens fönster.
Fyll i alla detaljer för kalenderhändelsen och klicka på Spara.

Windows

Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendervyn.
På fliken Hem klickar du på Nytt möte.
Ange mötesuppgifter som titel, datum och tid, plats och gästlista.
Klicka på ellipsikonen i det övre verktygsfältet.
Under Zoom klickar du på Inställningar.
Zoom-sidofältet öppnas och du uppmanas att ange dina Zoom-inloggningsuppgifter.
Välj önskade inställningar för video, ljud och möte. Klicka på Lägg till Zoom-möte för att lägga till uppgifter för att gå med i Zoom-mötet.
Obs: Se till att ställa in datum och tid för kalenderhändelsen innan du lägger till Zoom-mötet, så att Zoom-mötet är schemalagt för rätt datum och tid. Om du skapar Zoom-mötet innan du anger rätt datum och tid för evenemanget, kommer Zoom-mötet att planeras för standarddatum/tid som används för det nya evenemanget, vilket oavsiktligt kan leda till att mötet upphör före den avsedda startdagen.
(Valfritt) Om några detaljer, såsom datum och tid, ändras efter att du har lagt till Zoom-mötet, klicka på alternativet Uppdatera i Zoom-panelen för att synkronisera ändringarna med det schemalagda Zoom-mötet.
Fyll i detaljerna för kalenderhändelsen och klicka på Skicka.

macOS

Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendervyn.
På fliken Hem klickar du på Ny händelse.
Ange mötesuppgifter som titel, datum och tid, plats och gästlista.
Klicka på de tre punkterna i verktygsfältet längst upp och välj Zoom. Du kommer att se Zoom-sidofältet öppnas och bli uppmanad att ange dina Zoom-uppgifter.
Obs! Du kan också anpassa verktygsfältet så att Zoom-alternativet alltid är synligt. Klicka på ellipsikonen , välj Anpassa verktygsfält och använd sedan fönstret för att dra Zoom till verktygsfältet.
Klicka på Zoom och sedan Lägg till ett Zoom-möte.
Obs: Se till att ställa in datum och tid för kalenderhändelsen innan du lägger till Zoom-mötet, så att Zoom-mötet är schemalagt för rätt datum och tid. Om du skapar Zoom-mötet innan du anger rätt datum och tid för händelsen schemaläggs Zoom-mötet för standarddatum och tid som används för den nya händelsen, vilket kan leda till att mötet löper ut före det tänkta startdatumet.
Välj önskade inställningar för video, ljud och möte. Klicka på Lägg till Zoom-möte för att lägga till uppgifter för att gå med i Zoom-mötet.
(Valfritt) Om några detaljer, såsom datum och tid, ändras efter att du har lagt till Zoom-mötet, klicka på alternativet Uppdatera i Zoom-panelen för att synkronisera ändringarna med det schemalagda Zoom-mötet.
(Valfritt) För att lägga till en whiteboard i ett möte, klicka på Lägg till bilaga och välj sedan en whiteboard från Zoom Whiteboard-kontrollpanelens fönster.
Fyll i alla detaljer för kalenderhändelsen och klicka på Spara.

Android | iOS

Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendervyn.
Tryck på knappen för att skapa en ny kalenderhändelse.
Ange mötesdetaljer som titel, datum och tid, plats och gästlista.
Obs: Se till att ställa in datum och tid för kalender-evenemanget innan du lägger till Zoom-mötet, så att Zoom-mötet schemaläggs för rätt datum och tid. Om du skapar Zoom-mötet innan du ställer in rätt datum och tid för evenemanget, kommer Zoom-mötet att schemaläggas för standarddatumet/-tiden som används för det nya evenemanget, vilket oavsiktligt kan orsaka att mötet går ut före det avsedda startdatumet.
Precis under fältet plats, tryck på växlingsknappen bredvid Zoom.
Obs: Om du ser en annan mötestjänst istället för Zoom, tryck på fältet mötesleverantör och välj sedan Zoom.
Om du använder tillägget för första gången måste du logga in på ditt Zoom-konto.
Mötes-URL:en läggs till i platsfältet och inbjudan läggs till i beskrivningsfältet.
Obs! Mötesinställningarna kommer automatiskt att fyllas i med dina standardinställningar i din Zoom-webbportal.
Tryck på bockmarkeringen längst upp på skärmen för att spara mötet.

Hur man visar, redigerar och tar bort möten

Outlook (webb)

Öppna din Outlook-webbkalender.
Klicka på ett Zoom-möte och klicka på Redigera.
Klicka på ellipsikonen i det övre verktygsfältet. Logga in på ditt Zoom-konto om du uppmanas att göra det.
Klicka på Zoom.
Klicka på Inställningar.
Ändra dina mötesalternativ och klicka på Uppdatera för att tillämpa ändringarna.
Tips: Klicka på Ladda standardinställningar för att ladda dina standardinställningar som finns i din Zoom-webbportal.
(Valfritt) Klicka på Ta bort om du vill ta bort Zoom-mötet från evenemanget.

Windows

Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendervyn.
Dubbelklicka på ett Zoom-möte för att visa mötesuppgifterna.
Klicka på ellipsikonen i det övre verktygsfältet.
Under Zoom klickar du på Inställningar.
Sidofältet för Zoom kommer att öppnas.
Ändra mötesalternativen och klicka på Uppdatera för att verkställa ändringarna.

macOS

Öppna Outlook-skrivbordsappen och växla till kalendervyn.
Dubbelklicka på ett Zoom-möte för att visa mötesuppgifterna.
Klicka på Redigera händelse.
Klicka på de tre punkterna i verktygsfältet längst upp och välj Zoom. Du kommer att se Zoom-sidofältet öppnas.
Obs! Du kan också anpassa verktygsfältet så att Zoom-alternativet alltid är synligt. Klicka på ellipsikonen , välj Anpassa verktygsfält och använd sedan fönstret för att dra Zoom till verktygsfältet.
Klicka på Zoom och sedan på Inställningar.
Ändra mötesalternativen och klicka på Uppdatera för att verkställa ändringarna.
Klicka på Spara för att spara ändringarna i kalenderevenemanget.

Hur man lägger till ett Zoom-möte automatiskt i varje kalenderhändelse

Outlook-användare kan låta Outlook lägga till ett Zoom-möte automatiskt i varje kalendermöte som schemaläggs. Du måste ha Zoom-tillägget för Outlook installerat och konfigurerat innan du använder den här funktionen. Det här alternativet är aktiverat som standard och lägger till Team-mötesuppgifter, men du kan ställa in Zoom som önskad mötestjänst i stället.

Observera: Om du klickar på Gå med och det öppnar Teams istället för Zoom, lär dig hur du löser det här problemet.

Outlook (webb)

Öppna din Outlook-webbkalender och klicka på inställningsikonen .
Klicka på fliken Evenemang och inbjudan.
Se till att kryssrutan bredvid alternativet Lägg till onlinemöte i alla möten är aktiverad.
Välj Zoom i listan med mötesleverantörer.
Klicka på Spara.
När du börjar schemalägga ett Outlook-möte läggs uppgifter för ett Zoom-möte till efter några sekunder.

Windows | macOS

Öppna Outlook-skrivbordsappen.
Klicka på Outlook i det övre menyfliksområdet.
Klicka på Inställningar och välj Calendar.
Under Lägg till onlinemöte i alla evenemang klickar du på Konfigurera.
Välj Zoom och klicka på Spara.

Android

Öppna Microsoft Outlook-appen.
Öppna Outlook-profil.
Längst ner till vänster klickar du på ikonen Inställningar och väljer sedan Konto.
Markera kryssrutan för att aktivera Lägg till onlinemöte i alla möten.
Under avsnittet Välj en mötesleverantör väljer du Zoom.

iOS

Öppna Microsoft Outlook-appen och öppna Outlook-inställningar.
Under E-postkonton, välj ditt konto.
Klicka på Kontoinställningar.
Markera kryssrutan för att aktivera Lägg till onlinemöte i alla möten.
Under avsnittet Välj en mötesleverantör väljer du Zoom.
Markera kryssrutan för att aktivera Lägg till onlinemöte i alla möten.
Under avsnittet Välj en mötesleverantör väljer du Zoom.

Anmärkningar:

Om du schemalägger en kalenderhändelse och lägger till ett Zoom-möte manuellt med Zoom Outlook Plugin med den här funktionen aktiverad läggs uppgifter för både Teams- och Zoom-möten till i kalenderhändelsen. Du kan förhindra att både Teams- och Zoom-möten läggs till i samma händelse genom att inaktivera den här inställningen i Windows-skrivbordsklienten eller konfigurera Zoom som tredjepartstjänst i Outlook-webbappen, eftersom den här konfigurationen synkroniseras över enheter.
Outlook-administratörer kan konfigurera den här inställningens standardbeteende för specifika användare eller hela organisationen via PowerShell-kommandon. Se supportartikeln för Microsoft Outlook om Göra alla möten online.
I Windows Classic Outlook går det inte att klicka på URL:en i platsfältet för ett Outlook Calendar-evenemang som läggs till via Zoom för Outlook-tillägget. Denna begränsning är specifik för Classic Outlook.

Hur man schemalägger möten för andra

Om du vill schemalägga åt en annan Zoom-användare kan du läsa mer om schemaläggningsbehörighet.

Observera: Schemaläggningsbehörighet stöds för tillägget på Windows 10 operativsystem 1910 (Outlook-version: 16.0.12130.20272 eller senare), samt Outlook för macOS 2016, version 16.24 och senare.

Så här aktiverar du en länk till Meeting Insights i en mötesinbjudan

Logga in på Zoom-webbportal.
Klicka på Inställningar i navigeringsmenyn.
Klicka på fliken Mail och Calendar.
Under integreringar, klicka på växlingsknappen Infoga länk till mötesinsikter med Zoom AI Companion i mötesinbjudan för att aktivera den.
Observera: Om alternativet är nedtonat har det låsts på antingen grupp- eller kontonivå och måste ändras på den nivån.
Om en dialogruta för verifiering visas klickar du på Aktivera för att verifiera ändringen.

Hur du visar mötessammanfattning

Obs! För att använda den här funktionen måste Zoom AI Companion vara aktiverat och alternativet Infoga mötesinformation i Zoom webbinställningar vara påslaget (detta är aktiverat som standard).

Öppna din Outlook-kalender och klicka på Nytt evenemang för att skapa ett nytt kalender-evenemang.
Ange mötesdetaljer som datum och tid för mötet, titel, plats och gästlista.
Klicka på Zoom och sedan på Inställningar.
Om du inte är inloggad visas ett sidofält som frågar efter dina inloggningsuppgifter för Zoom. Om du redan är inloggad på Zoom-webbportalen loggar den in dig automatiskt.
Under AI Companion väljer du Starta AI Companion automatiskt.
Alternativen Starta mötesfrågor automatiskt och Starta mötessammanfattning automatiskt kommer att väljas som standard.
Klicka på Lägg till ett Zoom-möte.
I informationen om Zoom-mötet ser du länken Visa mötesinsikter med Zoom AI Companion.
Klicka på länken för att öppna sammanfattningen i Zoom:
- Om Zoom-skrivbordsappen är installerad och aktiv, kommer den att öppnas där.
- Om inte, öppnas den i Zoom-webbportal.

Obs: Om du inte har behörighet att visa sammanfattningen visas ett meddelande med Åtkomst nekad .