Bästa praxis för att arrangera stora möten
Att arrangera stora möten med 500–5000 deltagare kan vara en utmaning. Följande bästa praxis före och under mötet säkerställer att allt går smidigt. Innan du är värd för mötet måste du aktivera tillägget Stora möten.
Krav för att vara värd för stora möten
Hur man förbereder sig inför ett stort möte
Hur man använder väntrummet
Släppa in en deltagare under mötet
Mötesvärden kan använda väntrummet för att släppa in specifika deltagare, till exempel talare, till mötet före alla andra. Detta kan vara till hjälp om du behöver förbereda dig inför mötet. Väntrummet kan också anpassas efter önskemål.
- Starta ett möte som värd.
- I verktygsfältet för möteskontroller klickar du på ikonen Deltagare
. - Under avsnittet Väntrum klickar du på Släpp in bredvid deltagarens namn för att låta dem gå med i mötet.
Släppa in alla deltagare i väntrummet
Mötesvärden kan släppa in alla deltagare i mötet när de är klara med förberedelserna.
- Starta ett möte som värd.
- I verktygsfältet för möteskontroller klickar du på ikonen Deltagare .
- Klicka på Släpp in alla.
Skicka meddelanden till deltagare i väntrummet
Mötesvärden kan skicka meddelanden till deltagare som väntar om förberedelserna tar längre tid än väntat.
- Som mötesvärd klickar du på ikonen Chatt i verktygsfältet för möteskontroller
. - Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Till:
- Klicka på Väntrumsdeltagare.
- Skriv och skicka ditt chattmeddelande till väntrummet.
När meddelandet har skickats kommer deltagarna i väntrummet att se meddelandet på väntrumsskärmen.
Hur man tilldelar medvärdar som hjälper till att hantera mötet
Genom att tilldela en medvärd kan värden dela privilegier med en annan användare som kan hantera den administrativa sidan av mötet, till exempel hantera deltagare, chatta under mötet, svara på Q&A eller starta/stoppa inspelningen. Värden är den enda användaren som kan tilldela en medvärd och det finns ingen begränsning för antalet medvärdar du kan ha i ett möte. Medvärdar har vissa begränsningar.
- Under mötet klickar du på ikonen Deltagare i verktygsfältet för möteskontroll .
- Håll muspekaren över namnet på den deltagare som ska vara medvärd och klicka på Mer.
- Klicka på Utse till medvärd.
Hur man hanterar deltagarnas ljud
Stäng av ljudet för alla deltagare
Värden eller medvärden kan stänga av ljudet för alla deltagare som redan är med i mötet, samt för nya deltagare som ansluter sig till mötet. Denna funktion kan vara användbar om du vill stänga av ljudet för alla deltagare under en presentation eller diskussion.
- Under mötet klickar du på ikonen Deltagare i verktygsfältet för möteskontroll .
- Klicka på Stäng av alla i nedre delen av panelen Deltagare.
Ett bekräftelsefönster visas. - (Valfritt) Markera kryssrutan Tillåt deltagare att slå på mikrofonen om du vill att deltagarna ska kunna slå på mikrofonen när som helst under mötet.
- Klicka på Stäng av alla för att stänga av alla nuvarande och nya deltagare.
Be specifika deltagare att slå på ljudet
Värden eller medvärden kan be specifika deltagare att slå på ljudet. Detta är användbart om du vill att mötesdeltagarna ska ha kontroll över sitt eget ljud, men inte resten av deltagarna. I det här exemplet måste du först stänga av ljudet för alla deltagare och förbjuda dem att slå på ljudet igen. Be talarna att slå på ljudet efteråt. När ljudet har aktiverats kan högtalarna stängas av eller aktiveras efter behag.
- Under mötet klickar du på ikonen Deltagare i verktygsfältet för möteskontroll .
- Håll muspekaren över namnet på den deltagare som du vill slå på ljudet för och klicka på Be att slå på ljudet.
Deltagaren kan godkänna att ljudet slås på och kan nu stänga av eller slå på ljudet efter behag. Om du stänger av ljudet för alla i mötet igen kommer även denna deltagare att påverkas.
Be alla deltagare att slå på ljudet
Värden och medvärden kan också be alla i mötet att slå på ljudet. Detta kan vara användbart om de till exempel har stängts av för en presentation. Som standard kan deltagarna välja om de vill att ljudet ska aktiveras efter att begäran har skickats. Det är dock möjligt för värden att slå på ljudet för alla om samtycke ges.
- Under mötet klickar du på ikonen Deltagare i verktygsfältet för möteskontroll .
- Längst ned i panelen Deltagare klickar du på Mer och sedan på Fråga alla om att slå på ljudet.
Alla andra deltagare kommer då att uppmanas att slå på ljudet eller behålla det avstängt.
Hur man hanterar deltagarnas videoklipp och profilbilder
Stoppa en deltagares video
Denna inställning kan vara användbar för att förhindra att störande eller olämpliga bilder visas.
- Under mötet klickar du på ikonen Deltagare i verktygsfältet för möteskontroll .
- Håll muspekaren över en deltagares namn och klicka sedan på Mer.
- Klicka på Stoppa video.
Obs! Om deltagaren inte har startat sin video visas alternativet Be att starta video.
Dölj profilbilder
Denna inställning kan vara användbar för att förhindra att störande eller olämpliga bilder visas.
- Under mötet klickar du på ikonen Värdverktyg i verktygsfältet för möteskontroll
. - Klicka på Dölj profilbilder.
Alla profilbilder kommer att döljas.
Hur man inaktiverar skärmdelning för deltagare
Om det är för många deltagare som vill presentera under mötet kan du använda den här inställningen för att förhindra att de delar. Läs mer om hur du kontrollerar behörigheter för skärmdelning.
- Under mötet klickar du på uppåtpilen
bredvid ikonen Dela 
i verktygsfältet för möteskontroller. - Klicka på Avancerade delningsalternativ.
Ett popup-fönster visas. - Under Vem kan dela väljer du Endast värd.
Endast värden kan dela sin skärm i denna session.
Hur man hanterar chatt för deltagare
Beroende på syftet med mötet kan du vilja begränsa vilka deltagare som kan chatta med varandra under sessionen. Om du till exempel endast tillåter deltagare att chatta med värden och medvärden filtrerar du bort feedback som andra deltagare kan skicka till offentliga chattmeddelanden och minskar därmed det totala antalet chattmeddelanden som behöver granskas.
- Under mötet klickar du på ikonen Chatt i verktygsfältet för möteskontroll .
- Klicka på ellipsikonen
i det övre högra hörnet av chattpanelen. - Du kan komma åt följande alternativ under Deltagare kan chatta med:
- Ingen: Inaktiverar chatten under mötet.
- Värd och medvärdar: Endast värden och medvärdarna kan skicka meddelanden till alla. Deltagarna kan fortfarande skicka privata meddelanden till värden.
- Mötesgruppchatt: Deltagarna kan endast skicka offentliga meddelanden. Offentliga meddelanden är synliga för alla deltagare. Deltagarna kan fortfarande skicka privata meddelanden till värden.
- Möt gruppchattar och vem som helst direkt: Deltagarna kan skicka offentliga eller privata meddelanden. Offentliga meddelanden är synliga för alla deltagare. Privata meddelanden skickas till en specifik deltagare och är inte synliga för värden.
Hur man använder mötes-Q&A
Funktionen "Fråga värden" i Q&en gör det möjligt för deltagarna att ställa frågor under mötet, som värden och medvärdarna kan besvara privat eller offentligt. Frågorna kan också markeras som något som ska besvaras live. F&A ger dig ett alternativ till möteschatten, som har färre alternativ för att hantera inlämnade frågor. För att kunna använda den här funktionen måste du aktivera den i webbportalen före mötet.
Svar på inlämnade frågor
- Under mötet kl ickar du på ikonen Q&A ( A ) i verktygsfältet för möteskontroll.
. - Hitta frågan du vill svara på:
- Klicka på Svara live för att markera frågan som något som ska besvaras högt under mötet.
- Klicka på Typ av svar för att skriva ett svar till deltagaren. Skriv ditt svar och klicka på Skicka.
Obs! Om du tillåter deltagarna att kommentera frågor kommer frågorna fortfarande att visas i listan Öppna och kan besvaras, även om en deltagare har kommenterat frågan. - (Valfritt) Markera kryssrutan Skicka privat innan du klickar på Skicka. Om du endast vill svara deltagaren.
Avvisa frågor
- Under mötet kl ickar du på ikonen Q&A ( A ) i verktygsfältet för möteskontroll. .
- Håll muspekaren över den fråga som du vill ta bort och klicka på ellipsikonen .
- Tryck på Avvisa eller Radera.
Avvisade frågor kommer inte längre att vara synliga för deltagarna och flyttas till fliken Avvisade för värden och medvärdarna, medan raderade frågor raderas helt och kan inte öppnas igen.
Hur man fäster (markerar) deltagare
När du fäster videor visas upp till 9 deltagare som primära aktiva talare för alla deltagare, och deltagarna ser endast dessa talare. Du kan också fästa under skärmdelning. Denna funktion används ofta för att sätta fokus på en huvudtalare.
- Under mötet håller du muspekaren över videon för den deltagare du vill fästa och klickar på ellipsikonen .
Ytterligare alternativ för den deltagaren visas. - Klicka på Fäst.
- (Valfritt) Om du vill fästa ytterligare deltagare (upp till 9 totalt) följer du steg 2 och 3 igen efter behov.
Ta bort en stift
- Under mötet håller du muspekaren över videon för den deltagare du vill ta bort från spotlight och klickar på ellipsikonen .
- Klicka på Ta bort nål.
Detta återställer mötet till högtalar- eller gallerivyn.
Hur man hanterar uppsträckta händer
Funktionen "Räck upp handen " gör det möjligt för mötesdeltagare att ange att de behöver något från värden eller medvärden. Som värd kan det vara bra att informera deltagarna om hur du vill använda den här funktionen i början av mötet. Många värdar använder till exempel den här funktionen för att veta om en deltagare har en fråga och vill att mikrofonen ska aktiveras så att hen kan tala.
Värdar kan också uppleva att det stör mötet när många personer räcker upp handen, eftersom det blandar om deltagarnas videor i möteslayouten. Detta problem kan lösas genom att använda en anpassad visningsordning för galleriet.