Ortak Alanların Yönetimi (Yeni Ortak Alan Deneyimi)

Zoom Phone tarafından, web portalındaki Ortak Alan Telefonlarının, analog telefon adaptörlerinin (ATA'lar) ve Zoom Phone Cihazlarının yönetimi için güncellenmiş bir iş akışı sunuluyor. Yeni Ortak Alan Deneyimi hakkında daha fazla bilgi edinin. 

Bu deneyim hesabınızda etkinleştirilmişse, bu makaleyi takip ederek Ortak Alanın nasıl tanımlanacağını, cihazların nasıl atanacağını, dahili numara gibi ayarların nasıl yapılandırılacağını öğrenebilirsiniz.

Bir Ortak Alan, bir ofiste birden fazla çalışanın kullanabileceği herhangi bir alan olabilir. Örneğin, kuruluşunuzda hibrit bir ofis düzeni benimsenmişse, her bir paylaşımlı masayı bir Ortak Alan olarak tanımladıktan sonra bu alana çalışanların kullanabileceği telefonlar atayabilirsiniz.

Bu makalede aşağıdakiler ele alınmaktadır:

• Bir Ortak Alanın eklenmesi ve cihazların atanması
• Ortak Alan ayarlarının değiştirilmesi
  • Profil sekmesi
  • Politika sekmesi
  • Ayarlar sekmesi
  • Çağrı işleme ayarları
• Bir Ortak Alanın bir çağrı kuyruğuna eklenmesi
• Bir Ortak Alanın otomatik resepsiyoniste eklenmesi
• Bir Ortak Alanın bir IVR'ye eklenmesi
• Ortak Alanların toplu olarak eklenmesi
• Ortak Alan listesinin dışa aktarılması

Ortak Alanları yönetmek için önkoşullar

• Hesabınızda yeni Ortak Alan Deneyiminin etkinleştirilmiş olması
• Pro, İşletme, Eğitim ya da Kurum Hesabı
• Hesap sahibi veya yönetici ayrıcalıkları
• Zoom Phone lisansı
• Onaylı cihazın eklenmiş ve temin edilmiş olması

Bir Ortak Alanın eklenmesi ve cihazların atanması

Herkes tarafından kullanılabilecek bir masa telefonu eklemek istiyorsanız aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz. Ayrıca tek seferde birkaç Ortak Alan telefonunu toplu olarak ekleyebilirsiniz.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Kullanıcılar ve Odalar seçeneğine tıklayın.
3. Ortak Alan sekmesine tıklayın.
4. Ekle seçeneğine tıklayın ve aşağıdaki bilgileri girin:
   • Site (yalnızca birden fazla siteniz varsa gösterilir): Ortak Alan telefonunun ait olmasını istediğiniz siteyi seçin.
   • Görünen Ad: Ortak Alan telefonunu tanımlamak üzere bir görünen ad girin.
   • Açıklama (İsteğe bağlı): Ortak Alan telefonunu tanımlanmasını sağlayan bir açıklama girin.
   • Dahili Numara: Atanmak üzere bir dahili numara girin.
   • Paket: Bir giden çağrı paketi atayın.
   • Ülke/Bölge: Telefonun acil durum adresi için ülke/bölge bilgisini seçin. Ülke bilgisi ile, telefon için kullanamayacağınız rezerve edilmiş dahili numaralar belirlenir.
   • Saat Dilimi: Atanan cihazlarda gösterilen saati ayarlamak üzere bir saat dilimi seçin.
5. Kaydet seçeneğine tıklayın. 
6. Ayarlar sekmesine tıklayın.
7. Masa Telefonları bölümünde Ekle seçeneğine tıklayın.
8. Ortak Alana eklenecek olan sağlanan masa telefonlarını veya ATA'ları seçtikten sonra Onayla seçeneğine tıklayın.
9. Zoom Phone Cihazı bölümünde Ata seçeneğine tıklayın.
10. Ortak Alana eklenecek olan Zoom Phone Cihazını seçin.

Ortak Alan ayarlarının değiştirilmesi

Eklediğiniz bir Ortak Alan telefonunun ayarlarını düzenlemek istiyorsanız aşağıdaki adımları izleyin.

Not: Belirli telefon özelliklerinin etkinleştirilmesi ve devre dışı bırakılabilmesi için global telefon ayarları ve politika ayarları da kullanılabilir.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Kullanıcılar ve Odalar seçeneğine tıklayın.
3. Ortak Alan sekmesine tıklayın.
4. Düzenlemek istediğiniz Ortak Alanın görünen adına tıklayın.
   Aşağıdaki bilgileri ve seçenekleri göreceksiniz:

Profil sekmesi

• Görünen ad: Görünen adı değiştirmek için görünen adın yanındaki Düzenle seçeneğine tıklayın.
• Site: Telefon kullanıcısının ait olduğu siteyi gösterir. Açılır menüyü kullanarak başka bir site seçin ve telefonu başka bir siteye taşıyın.
• Paket: Ata seçeneğine tıklayarak bir giden çağrı paketi atayın. Atanmış olan bir paketin yanında bulunan × simgesine tıklayarak söz konusu paketi kaldırabilirsiniz.
• Dahili Numara: Düzenle seçeneğine tıklayarak telefona atanmış olan dahili numarayı değiştirebilirsiniz.
  Not: Dahili numaralar en fazla 6 basamaklı olabilir. Birden fazla siteniz varsa ve site kodlarını etkinleştirirseniz dahili numaralar 2 ila 5 basamaklı, site kodları ise 1 ila 2 basamaklı olabilir.
• Numara(lar): Ata seçeneğine tıklayarak Ortak Alan telefonunda doğrudan telefon numaraları atayabilirsiniz. Bu ayar, yalnızca bir paket atarsanız gösterilir.
• Giden Arayan Kimliği (yalnızca bir paket atarsanız gösterilir): Telefonla giden bir çağrı yapıldığında giden arayan kimliğini seçin. Ana otomatik resepsiyoniste atanmış olan telefon numaraları arasından seçim yapabilirsiniz.
• Ülke/Bölge (yalnızca bir paket atarsanız gösterilir): Telefonun acil durum adresinin bulunduğu ülkeyi gösterir. Ülke bilgisi ile, telefon için kullanamayacağınız rezerve edilmiş dahili numaralar belirlenir.
• Alan Kodu (yalnızca bir paket atarsanız gösterilir): Diden aramalar için varsayılan alan kodunu gösterir. Bunu değiştirmek için Düzenle seçeneğine veya alan kodunu eklemediyseniz Ayarla seçeneğine tıklayın.
• Acil Durum Adresi: Yönet seçeneğine tıklayarak Ortak Alan telefonuna atanmış olan acil durum adresini düzenleyebilirsiniz. Birden fazla siteniz varsa siteye atanmış olan adreslerden herhangi birini veya sitenin varsayılan adresini seçebilirsiniz.
• Saat Dilimi: Ortak Alan telefonunda gösterilen saati ayarlamak üzere bir saat dilimi seçin.
• Departman/Ücret Merkezi: Bir departman veya ücret merkezi atayın. 
• İletişim İçeriği Depolama Konumu: İletişim İçeriğinin depolama konumunu yönetin.

Politika sekmesi

Politika ayarları, belirli Zoom Phone özelliklerini etkinleştirmenize veya devre dışı bırakmanıza olanak tanır.

Not: Ortak Alanlar, paylaşımlı masalar dışında, Ortak Alan telefonlarıyla aynı politika ayarlarına erişime sahiptir. Belirli cihazlar için paylaşımlı masa özelliğini etkinleştirmek veya devre dışı bırakmak için Ayarlar sekmesini kullanabilirsiniz.

Ayarlar sekmesi

Not: Saatleri kendinize göre ayarladıktan sonra bu saatler içerisinde gelen aramaların nasıl yönlendirileceğini ihtiyacınıza göre ayarlayabilirsiniz. 

• Çalışma Saatleri: Düzenle seçeneğine tıklayarak Aramaları yanıtlayabileceğiniz saatleri değiştirebilirsiniz. Çalışma saatlerini 23:30'dan sonrasına ayarlayabilirsiniz. Ayrıca saatleri manüel olarak girerek çalışma saatlerini 10'ar dakikalık artışlarla ayarlayabilirsiniz; örneğin, 23:10 gibi.
• Kapalı Saatler: Çalışma saatlerini özelleştirdiyseniz kapalı saatleri de ayarlayabilirsiniz. 
• Tatil saatleri: Belirli günlerin tatil olduğunu belirtmek için Yönet'e tıklayın. 
• Tuşlar ve Konumlar: Hat anahtarı ayarlarını değiştirin.
• Masa Telefonları: Ortak Alana masa telefonları veya ATA'lar ekleyin.
• Zoom Phone Cihazı: Ortak Alana Zoom Phone Cihazları ekleyin.
  • Takvim (İsteğe bağlı): Bir takvim kaynağı ekleyin.
  • Konum (İsteğe bağlı): Cihazı bir Çalışma Alanına atayın.
• Engellenenler Listesi: Dışa giden aramaların engellenmesine yönelik kurallar belirleyin.

Çağrı işleme ayarları

• Cihazı Çaldır: Gelen aramalar için çalma özelliğini etkinleştirin veya devre dışı bırakın.
• Çalma Süresi: Cihazı Çaldır özelliğini etkinleştirdiyseniz, aşağıdaki ayarda (Bir çağrı yanıtlanmadığında) açıklanan şekilde arama yanıtlanmadan önce maksimum çalma süresini ayarlayın.
• Bir çağrı yanıtlanmadığında: Belirlenen saatler boyunca, yanıtlanmayan çağrıların nasıl işleneceğini seçin.
  • Bir mesaj dinlettikten sonra çağrıyı sonlandır: Arayan kişiye özel bir mesaj dinletildikten sonra çağrı sonlandırılır. Ses Kitaplığı seçeneğine tıklayarak özel bir ses dosyası seçebilir, kaydedebilir veya yükleyebilirsiniz.
  • Çağrıyı sonlandır: Çağrı, herhangi bir mesaj dinletilmeden sonlandırılacaktır.
  • Başka bir dahili numaraya aktar: Çağrı, hesapta bulunan başka bir dahili numaraya yönlendirilir.
  • Harici Bir Kişiye İlet: Hesapta harici kullanıcılardan oluşan bir dizin varsa, çağrıları harici bir kişiye yönlendirebilirsiniz.

Bir Ortak Alan telefonunun bir çağrı kuyruğuna eklenmesi

Bir Ortak Alan telefonunu bir çağrı kuyruğunun üyesi olacak şekilde ekleyebilirsiniz.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Çağrı Kuyrukları seçeneğine tıklayın.
3. Telefonu eklemek istediğiniz çağrı kuyruğunun adına tıklayın.
4. Üye(ler) bölümünde Görüntüle veya Düzenle seçeneğine tıklayın.
5. Ekle'ye tıklayın.
6. Ortak Alan sekmesine tıklayın.
7. Ortak Alan telefonunu seçin ve Tamam seçeneğine tıklayın.

Bir Ortak Alanın otomatik resepsiyoniste eklenmesi

Otomatik resepsiyonistin çalışma saatleri ve kapalı olduğu saatler boyunca Ortak Alan telefonuna yönlendirme yapabilirsiniz.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Otomatik Resepsiyonist seçeneğine tıklayın.
3. Telefonu eklemek istediğiniz otomatik resepsiyonistin adına tıklayın.
4. Çalışma Saatleri veya Kapalı Saatler bölümünde, Şuraya Yönlendir seçeneğinin yanında yer alan Düzenle seçeneğine tıklayın.
5. Ortak Alan seçeneğini belirleyip Ortak Alanın adını girdikten sonra Ortak Alanı seçin.
6. Tamam'a tıklayın.

Bir Ortak Alanın bir IVR'ye eklenmesi

Bir IVR sistemine sahipseniz arayanları bir Ortak Alana yönlendirmek üzere bir IVR menüsü seçeneği sunabilirsiniz.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Otomatik Resepsiyonist seçeneğine tıklayın.
3. Telefonu eklemek istediğiniz IVR sistemine sahip bir otomatik resepsiyonistin adına tıklayın.
   Not: . Otomatik resepsiyonistte bir IVR sistemi yoksa bir IVR sistemi oluşturun.
4. Çalışma Saatleri veya Kapalı Saatler bölümünde Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) altında bulunan Düzenle seçeneğine tıklayın.
5. Tuşlardan birinin yanında bulunan Düzenle seçeneğine tıklayın.
6. Ortak Alana İlet seçeneğini belirleyin, Ortak Alanın adını girin ve ardından Ortak Alanı seçin.
7. Kaydet'e tıklayın.

Ortak Alanların toplu olarak eklenmesi

Bir CSV dosyası kullanarak tek seferde birkaç Ortak Alanı ekleyebilirsiniz.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Kullanıcılar ve Odalar seçeneğine tıklayın.
3. Ortak Alan sekmesine tıklayın.
4. Sayfanın en üstünde bulunan İçe Aktar seçeneğine tıklayın.
5. Birden fazla siteniz varsa kullanıcıların ait olmasını istediğiniz hedef siteyi seçin.
6. CSV Örneği seçeneğine tıklayın. Örnek bir CSV dosyası indirerek zorunlu alanları görüntüleyebilirsiniz.
   Not: Zoom Phone Onaylı Donanımlar seçeneğine tıklayarak kabul edilebilir girişlerin listesini görebilirsiniz. CSV dosyasının düzgün bir şekilde içe aktarılabilmesi için Üretici ve Model sütunlarını bu listeyi kullanarak doldurun.
7. İndir seçeneğine tıklayın. 
8. CSV örneğindeki alanları Microsoft Excel gibi bir elektronik tablo yazılımı kullanarak doldurun.
   Not:
   • Alan adlarını içeren ilk satırı silmeyin. Üreticilerin ve modellerin doğru bir şekilde doldurulduğundan emin olun.
   • Birden fazla siteniz varsa ancak site kodlarını henüz etkinleştirmediyseniz Site Kodu sütununu boş bırakın. Telefon tarafından, seçtiğiniz hedef site içe aktarılacaktır.
9. CSV Dosyası Yükle seçeneğine tıklayıp tamamladığınız CSV dosyasını seçerek toplu işlemi başlatın.
   Not: Alanların birinde veya daha fazlasında bir sorun varsa toplu işlem tamamlanmayacaktır. Bu durumda, aşağıdaki seçeneklere sahip olursunuz:
   • Ayrıntılar seçeneğine tıklayarak doğru doldurulmayan alanların açıklamasını görebilirsiniz.
   • (Varsa) Sorunları Yoksay ve Diğerlerini Yükle seçeneğine tıklayarak toplu işleme devem edebilirsiniz. CSV dosyasında hatalı olan satırlar, içe aktarılmayacaktır. Tüm satırlarda hata varsa bu seçeneği göremezsiniz.
   • CSV dosyasındaki tüm satırlarda hata varsa toplu işlem tamamlanmayacaktır. CSV dosyasındaki hataları düzelttikten sonra Yeniden Yükle seçeneğine tıklayabilirsiniz.
   • Kapat seçeneğine tıklayarak toplu içe aktarma işlemini iptal edebilirsiniz.
10. Toplu işlem başarılı bir şekilde tamamlanırsa Kapat seçeneğine tıklayın.

Ortak Alan listesinin dışa aktarılması

Kendi kayıtlarınızda saklamak üzere tüm Ortak Alanların listesini içeren bir CSV dosyasını dışa aktarmanız da mümkündür.

Not: Zoom web portalında CSV dosyası kullanılarak Ortak Alanların toplu olarak güncellenmesi işlemi desteklenmez. Dışa aktarılan CSV dosyasında herhangi bir düzenleme yapmadan içe aktarmanız gerekir.

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinti menüsünde Telefon Sistemi Yönetimi seçeneğine ve ardından Kullanıcılar ve Odalar seçeneğine tıklayın.
3. Ortak Alan sekmesine tıklayın.
4. (İsteğe bağlı) Arama çubuğunu ve açılır menüyü kullanarak Ortak Alanları filtreleyebilirsiniz.
5. Dışa Aktar seçeneğine tıklayarak web portalındaki Ortak Alanların güncel bir listesini içeren CSV dosyasını indirebilirsiniz.