Kayıt gerektiren bir toplantı planlama ve özelleştirme

Kayıt gerektiren bir toplantı planlamak, kayıt sahiplerinin etkinliğe kaydolmak için e-postalarını ve adlarını vermelerini gerektirir. Kayıt sahipleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için kayıt formuna özelleştirilmiş sorular ekleyebilirsiniz. Planlamayı tamamladıktan sonra kayıt sahiplerini yönetebilir, onay e-postalarını tekrar gönderebilir ve kaydolan kişilerin listesini indirmek istiyorsanız toplantı kayıt raporları oluşturabilirsiniz.

Bu kadar çok bilgi almanız gerekmiyorsa kayıt gerektirmeyen toplantı planlayabilirsiniz.

Kayıt gerektiren toplantıları planlamak için gereksinimler

• Pro hesap, İşletme hesabı, Eğitim hesabı veya Kurumsal hesap
• Oturum sahibinin bir Zoom Workplace lisansı olmalıdır
• Toplantı kimliği, kişisel toplantı kimliğinizin kullanılması yerine otomatik olarak oluşturulmuş olmalıdır
• Toplantı, Sabit Zamansız yinelenen toplantı olmamalıdır

Toplantı gerektiren kayıt planlamaya ilişkin kısıtlamalar

• Kayıt sahipleri, saldırganların bizzat kontrol etmedikleri bir e-posta adresini kullanarak kayıt bağlantısını ele geçirmelerinin ve istenmeyen konukların toplantılara veya web seminerlerine katılmasının önlenmesine yardımcı olmak üzere katılım bağlantısını Zoom kayıt onay e-postası ile alacaktır. Yöneticiler, oturum sahiplerinin kayıt ayarlarını yapılandırarak katılım bilgilerini kayıt onay sayfasında paylaşmalarına izin verebilir ancak bu seçenek varsayılan ayar olarak devre dışıdır.
• Gerçekleştirilecek her bir toplantı için maksimum kayıt sahibi sayısı 4999’dur. Toplantı serisindeki her toplantıda en fazla 4999 kayıt sahibi olabileceğinden, maksimum sayıdan daha fazlasına ihtiyacınız varsa kayıt gerektiren yinelenen toplantı düzenlemenizi öneririz.

Bir toplantı için kaydı etkinleştirme

1. Zoom web portalına giriş yapın.
2. Gezinme menüsünde Toplantılar’a tıklayın.
3. Toplantı Planla’ya veya düzenlemek için mevcut bir toplantıya tıklayın.
4. Kayıt bölümünde Zorunlu onay kutusunu işaretleyin.
   Not: Bu, yinelenen bir toplantıysa kaydı etkinleştirirken ayrıca aşağıdaki seçenekler arasından seçim yapmalısınız:
   
   • Rolsüz katılımcılar bir kez kaydolduktan sonra herhangi bir toplantıya katılabilir
   • Rolsüz katılımcılar katılmak için her bir toplantıya kaydolmalıdır
   • Rolsüz katılımcılar bir kez kaydolduktan sonra katılmak için bir veya daha fazla toplantı seçebilir
5. Toplantı Kimliği bölümünde Otomatik Olarak Oluştur’u seçin.
6. (İsteğe bağlı) İstediğiniz ek toplantı seçeneklerini seçin.
7. Kaydet’e tıklayın.
   Toplantı planlandıktan sonra Kayıt, E-posta Ayarları ve Markalama sekmeleri görüntülenir.

Not: Toplantınıza katılım için kimlik doğrulamayı gerekli kılarsanız kayıt sahiplerinin kaydı tamamlayabilmek için aktif bir Zoom hesabına bağlı bir e-posta ile kaydolmaları gerekecektir. Kimlik doğrulama profilleri ayrıca kayıt sahiplerinin toplantıya kaydoldukları e-postayla eşleşen bir hesapla katılmasını gerektirebilir. Oturum sahibi olarak katılımcıların adlarını ve e-postalarını kullanarak kimlik doğrulama istisnaları ekleyebilirsiniz (ve kimlik doğrulama istisnalarını topluca yüklemek için bir CSV dosyasını içe aktarabilirsiniz). Bu katılımcılar benzersiz toplantı davet bağlantıları alacak ve kimlik doğrulamayı atlayacaktır.

Toplantı kayıt seçeneklerini, e-posta ayarlarını ve markalamayı özelleştirme

Toplantı kayıt seçeneklerini özelleştirme

Kayıt gerektiren bir toplantı planladıktan sonra kayıt sahiplerini yönetmek ve katılımcıların kaydı gönderdikten sonra otomatik olarak onaylanması ya da her bir kaydı manuel olarak onaylamak dâhil olmak üzere kayıt seçeneklerini özelleştirmek için Kayıt sekmesine tıklayın.

1. Kayıt sekmesinde,  Kayıt Seçenekleri bölümünde Düzenle’ye tıklayın.
   Kayıt açılır penceresi görüntülenecektir.
2. Aşağıdaki sekmelerdeki seçenekleri istediğiniz gibi özelleştirin:
   • Kayıt sekmesi: 
     
     • Katılımcılar kaydı gönderdiğinde: 
       • Otomatik Olarak Onayla: Kayıt sahipleri toplantıya nasıl katılacaklarına dair bilgileri otomatik olarak alacaklardır.
       • Manuel Olarak Onayla: Organizatör, toplantıya nasıl katılacaklarına dair bilgileri alabilmeleri için kayıt sahiplerini onaylamalıdır. Hâlâ beklemede olan kayıt sahipleri toplantıya katılamayacaktır. 
     • Oturum sahibine e-posta gönder: Birisi toplantınıza kaydolduğunda e-posta almak istiyorsanız bu onay kutusunu işaretleyin. Katılımcılar, kayıtlarını onayladığınızda bir e-posta alırlar.
     • Toplantı tarihinden sonra kaydı kapat: Toplantı tarihinden sonra herhangi birinin kaydolmasını istemiyorsanız bunu seçin. Katılımcılar etkinlik tarihinde, toplantı sırasında ve toplantı sona erdikten sonraki 12 saatlik süre boyunca yine de kaydolabilecektir. Örneğin, sabah 9 için iki saatlik bir toplantı planlarsanız planlanmış toplantı 11’de bittikten sonra katılımcılar sonraki 12 saat boyunca toplantıya kaydolabilecektir. Ancak kayıt bağlantısı artık katılımcıların toplantıya katılmasına olanak vermeyecektir. 12 saatin ardından katılımcılar artık toplantıya kaydolamazlar.
       Not: Bu ayarı etkinleştirir ve toplantınızı isteğe bağlı hâle getirirseniz kişiler isteğe bağlı toplantı kaydına kaydolmak için orijinal kayıt bağlantısını kullanabilirler.
     • "Kayıt sahiplerinin birden fazla cihazdan katılmasına izin ver: Toplantı katılımcılarının bilgisayar ve telefon gibi birden fazla cihazlardan katılmalarına izin vermek için bunu seçin.
     • Kayıt sahiplerinin sayısını kısıtla: Toplantınız için kayıt sahiplerinin sayısını kısıtlamak istiyorsanız bunu seçin. Toplantı belirlenen kayıt sahibi sayısına ulaştığında kimse toplantıya kaydolamayacaktır.
     • Kayıt sayfasında sosyal paylaşım düğmelerini göster: Kayıt sayfasını Facebook, X, LinkedIn veya e-posta üzerinden paylaşmak için düğmeler sağlar.
     • Kayıt onay sayfasında katılım bilgilerini göster: Katılımcı kaydı için otomatik onayı etkinleştirdiyseniz bu seçenek kullanılabilir olacaktır. Etkinleştirildiğinde, kullanıcı oturum başlangıcına 5 dakikadan kısa bir süre kala kaydolursa veya oturum zaten başlamışsa katılım bilgileri onay web sayfasında görüntülenir. Bu bilgilerin gösterilmesi, kullanıcının kaydolmak için kullandığı e-posta adresinin kendisine ait olduğunu doğrulamadan oturuma katılabileceği anlamına gelir.
   • Sorular sekmesi:
     1. Kayıt sayfanıza eklemek istediğiniz her alanın yanındaki onay kutusunu işaretleyin.
     2. (İsteğe bağlı) Bir alanı zorunlu kılmak istiyorsanız Zorunlu onay kutusunu işaretleyin.
        Notlar:
        • Ad ve E-posta Adresi her zaman etkin ve zorunludur. Soyadı her zaman etkindir ancak kayıt formunda bu alanı zorunlu kılmak zorunda değilsiniz.
        • Ülke/Bölge ve Eyalet/Şehir gibi bazı alanlar, kayıt sahipleri için açılır menüler olarak görüntülenecektir.
     3. (İsteğe bağlı) Özel bir soru oluşturmak için Soru Ekle’ye tıklayın.
        Not: Kayıt sorularınızda gizli kişisel bilgileri (örneğin kredi kartı bilgileri veya sosyal güvenlik numaraları) istemeniz yasaktır.
        
        1. Sorunuzu metin kutusuna girin.
        2. Soru türünü seçin: Kısa metin veya Tek seçim.
        3. (İsteğe bağlı) Katılımcıların özel soruyu yanıtlamasını zorunlu kılmak istiyorsanız Zorunlu onay kutusunu işaretleyin.
        4. Tek seçimli sorular için cevap seçeneklerini girin.
        5. (İsteğe bağlı) Daha fazla özel soru oluşturmak için 1-5 arasındaki adımları tekrarlayın.
        6. Özelleştirilmiş kaydınızı kaydetmek için Kaydet’e tıklayın.
        7. pencil-button.png(İsteğe bağlı) Özel soruyu düzenlemek için kalem simgesine tıklayın.
        8. (İsteğe bağlı) Özel soruyu silmek için çöp kutusu simgesine tıklayın.
3. Tüm işlemleri tamamladıktan sonra, her sekmede yapılan değişiklikleri kaydetmek için Tümünü Kaydet’e tıklayın ve Kayıt penceresini kapatın.

Not: Toplantı sahibi, kayıt alanını değiştirerek zorunlu hâle getirirse değişiklikten önce kaydı tamamlamış olan kullanıcılar artık eksiksiz ve geçerli bir kayda sahip olmayacaktır. Bu, sağlanan kayıt bağlantılarıyla katılamayacakları ve bunun yerine tekrar kaydolmak üzere yönlendirilecekleri anlamına gelir. 

Toplantı kayıt sahiplerini yönetme

Kayıt gerektiren bir toplantı planladıktan sonra katılımcılar toplantınız için bireysel olarak kaydolabilirler ya da kayıt sahiplerini CSV içe aktarma yoluyla topluca içe aktarabilirsiniz.

Kayıt sekmesinde, toplantı için kaydolmuş kişilerin listesini görmek için Görüntüle’ye tıklayın. Toplantı kayıt sahiplerini yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.

Toplantı kayıt e-postalarını özelleştirme

Kayıt gerektiren bir toplantı planladıktan sonra kayıtla ilgili e-posta ayarlarını özelleştirmek için E-posta Ayarları sekmesine tıklayın. Ayarları istediğiniz gibi değiştirmek ve kaydetmek için her bir ayarın sağındaki Düzenle seçeneğine tıklayın.

• E-posta Dilini Seç: Kayıt sahiplerinin e-postaları alacağı dili ayarlayın. Belirli bir dil ayarlayabilir ya da kayıt sayfasını görüntüledikleri dilde Zoom’un otomatik olarak yanıt vermesi için Alıcıların varsayılan diliyle aynı’yı seçebilirsiniz.
• E-posta İletişimi: Toplantı hakkında soruları olabilecek kayıt sahiplerine sağlanan iletişim bilgilerini düzenleyin.
• Kayıt Sahiplerine Onay E-postası: Onaydan sonra kayıt sahiplerine onay e-postası gönderilmesini isteyip istemediğinizi seçin. Etkinleştirilirse e-postanın konusunu düzenleyebilir ve e-posta şablonunun gövde metnine eklemeler yapılabilir. E-postanın kayıt sahiplerine nasıl görüneceğini görmek için Bana önizleme e-postası gönder’e tıklayın.
  Not: E-posta şablonunda daha kapsamlı değişiklikler, hesabın Markalama ayarlarında bir yönetici tarafından yapılmalıdır. 

Toplantı kayıt markalamasını özelleştirme

Kayıt gerektiren bir toplantı planladıktan sonra kayıt sayfanız için markalama seçeneklerini özelleştirmek üzere Markalama sekmesine tıklayın:

• Banner: Davet sayfanızın üst kısmında görüntülenecek bir resim eklemek için Yükle’ye tıklayın.
• Logo: Davet sayfanızda, kayıt sayfanızda ve davet e-postanızda toplantı konusunun sağında görüntülenecek bir resim eklemek için Yükle’ye tıklayın.
• (İsteğe bağlı) Resme alternatif metin eklemek için Açıklama Ekle’ye tıklayın. Açıklama ekranda görsel olarak görüntülenmez ancak görme bozukluğu olan kişilerin resme erişmesine ve resmi anlamasına yardımcı olur.

Tüm kayıt formlarındaki Hizmet Şartları ve Gizlilik Politikası bağlantılarını özelleştirme

Hesap sahipleri ve yöneticileri, Hizmet Şartları ve Gizlilik Politikası bağlantıları için URL’leri özelleştirebilir. Bu bağlantılar tüm toplantı, web semineri ve kayıt sayfaları için kayıt formunun altında görüntülenir.

1. Zoom web portalına hesap sahibi veya yönetici olarak giriş yapın.
2. Gezinme menüsünde Hesap Yönetimi’ne ve ardından Hesap Profili’ne tıklayın.
3. Kayıt Sayfaları - Hizmet Şartları ve Gizlilik Politikası Bağlantıları bölümünde Düzenle’ye tıklayın.
4. (İsteğe bağlı) Hizmet Şartları alanına organizasyonunuzun Hizmet Şartlarının URL’sini girin.
5. (İsteğe bağlı) Gizlilik Politikası alanına organizasyonunuzun Gizlilik Politikasının URL’sini girin.
6. Kaydet’e tıklayın.