Büyük toplantıları düzenlemek için en iyi uygulamalar

500-5000 katılımcının yer aldığı büyük toplantıları düzenlemek zor olabilir. Toplantı öncesinde ve sırasında bazı en iyi uygulamaları takip etmek, deneyimin sorunsuz geçmesini sağlayacaktır. Toplantıyı düzenlemeden önce, Büyük Toplantı eklentisini etkinleştirmeniz gerekir.

Büyük toplantılar için barındırma gereksinimleri

• Ev sahibi, Lisanslı kullanıcı olmalı ve Büyük Toplantı eklentisiatanmış olmalıdır.

Büyük bir toplantıya nasıl hazırlanılır?

• Toplantıyı planlarken etkinleştirmek istediğiniz ayarları gözden geçirin. 
• Toplantı şablonları hakkındaki bilgileri inceleyin ve Büyük Toplantı şablonunun gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadığını belirleyin.  
• Zoom Öğrenim Merkezi'nde bir kursa katılın. 

Bekleme odası nasıl kullanılır?

Toplantı sırasında katılımcı kabul etme

Toplantı sahibi, bekleme odasını kullanarak konuşmacılar gibi belirli katılımcıları diğerlerinden önce toplantıya kabul edebilir. Bu, toplantıdan önce hazırlık yapmanız gerektiğinde yararlı olabilir. Bekleme odası da özelleştirilebilir. 

1. Toplantıyı ev sahibi olarak başlatın.
2. Toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın .
3. Bir katılımcının toplantıya katılmasına izin vermek için Bekleme Odası bölümünde katılımcının adının yanında bulunan Kabul Et öğesine tıklayın.

Bekleme Odasındaki tüm katılımcıları kabul etme

Toplantı sahibi, hazırlıkları tamamlayan tüm katılımcıları toplantıya kabul edebilir. 

1. Toplantıyı ev sahibi olarak başlatın.
2. Toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın .
3. Herkesi kabul et üzerine tıklayın.

Bekleme Odasındaki katılımcılara mesaj gönderme

Toplantı sahibi, hazırlıklar beklenenden uzun sürerse bekleyen katılımcılara mesaj gönderebilir. 

1. Toplantı sahibi olarak, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Sohbet simgesine tıklayın .
2. "Kime:"yanındaki açılır menüyü tıklayın .
3. Bekleme odası katılımcıları'nı tıklayın.
4. Sohbet mesajınızı bekleme odasına girin ve gönderin.
   Mesaj gönderildikten sonra, bekleme odasındaki katılımcılar mesajı bekleme odası ekranında göreceklerdir.

Toplantıyı yönetmeye yardımcı olacak yardımcı toplantı sahipleri atama

Bir yardımcı sunucu atamak, sunucunun katılımcıları yönetme, toplantı içi sohbet, soru-cevap oturumlarını yanıtlama veya kaydı başlatma/durdurma gibi toplantının idari yönlerini yönetebilecek başka bir kullanıcıyla ayrıcalıklarını paylaşmasına olanak tanır.&A Toplantı sahibi, yardımcı toplantı sahibi atayabilecek tek kullanıcıdır ve bir toplantıda atayabileceğiniz yardımcı toplantı sahibi sayısında herhangi bir sınırlama yoktur. Ortak sunucuların bazı sınırlamaları vardır. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Eş sunucu olacak katılımcının adının üzerine gelin ve Daha fazla'yı tıklayın.
3. Ortak Oturum Sahibi Yap üzerine tıklayın.

Katılımcıların sesini yönetme

Tüm katılımcıları sessize al

Toplantı sahibi veya yardımcı toplantı sahibi, toplantıya zaten katılan tüm katılımcıların yanı sıra toplantıya yeni katılan katılımcıların sesini de kapatabilir. Bu özellik, bir sunum veya tartışma sırasında tüm katılımcıları sessize almak istediğinizde kullanışlı olabilir. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Katılımcılar panelinin altında, Tümünü sessize al'ı tıklayın.
   Bir onay penceresi açılacaktır.
3. (İsteğe bağlı) Katılımcıların toplantı sırasında istedikleri zaman seslerini açabilmelerini istiyorsanız, Katılımcıların seslerini aç masına izin ver onay kutusunu seçin.
4. Tüm mevcut ve yeni katılımcıların sesini kapatmak için Herkesin Sesini Kapat'ı tıklayın. 

Belirli katılımcılardan seslerini açmalarını isteyin

Sunucu veya yardımcı sunucu, belirli katılımcılardan seslerini açmalarını isteyebilir. Bu, toplantı konuşmacılarının kendi seslerini kontrol etmelerini, ancak diğer katılımcıların seslerini kontrol etmemelerini istiyorsanız kullanışlıdır. Bu örnekte, önce tüm katılımcıları sessize almanız ve seslerini açmalarını engellemeniz gerekir. Konuşmacılardan konuşma bitiminde seslerini açmalarını isteyin. Sessiz modu kaldırıldıktan sonra, hoparlörler istenildiği zaman sessize alınabilir veya sessiz modu kaldırılabilir. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Sesi açmak istediğiniz katılımcının adının üzerine gelin ve Sesi Açmak İçin Sor'u tıklayın.
   Katılımcı, sesinin açılmasını kabul edebilir ve artık istediği zaman sesi kapatabilir veya açabilir. Toplantıdaki herkesi tekrar sessize alırsanız, bu katılımcı da bundan etkilenecektir. 

Tüm katılımcılardan seslerini açmalarını isteyin.

Toplantı sahibi ve yardımcı toplantı sahibi, toplantıdaki herkesten seslerini açmalarını da isteyebilir. Bu, örneğin bir sunum için tüm sesler kapatılmışsa yararlı olabilir. Varsayılan olarak, katılımcılar istek gönderildikten sonra seslerinin açılmaya hazır olup olmadıklarını seçebilirler. Ancak, izin verilmesi halinde, sunucu herkesin sesini açabilir. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Katılımcılar panelinin altında, Diğer'i tıklayın, ardından Tümünün sesini aç'ı tıklayın.
   Diğer tüm katılımcılara Sesi Aç veya Sesi Kapalı Seçeneği sunulacaktır.

Katılımcıların videolarını ve profil resimlerini yönetme

Katılımcının videosunu durdurma

Bu ayar, dikkat dağıtıcı veya uygunsuz görüntülerin gösterilmesini önlemek için yararlı olabilir.

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda, Katılımcılar simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Bir katılımcının adına fareyi getirin, ardından Daha fazla'yı tıklayın.
3. Videoyu Durdur'u tıklayın.
   Not: Katılımcı videosunu başlatmamışsa, "Videoyu başlat" seçeneği görünür.

Profil resimlerini gizle

Bu ayar, dikkat dağıtıcı veya uygunsuz görüntülerin gösterilmesini önlemek için yararlı olabilir.

1. Toplantı sırasında, toplantı denetim araç çubuğunda, Toplantı sahibi araçları simgesine tıklayın .
2. Profil resimlerini gizle'yi tıklayın.
   Tüm profil resimleri gizlenecektir.

Katılımcılar için ekran paylaşımını devre dışı bırakma

Toplantınızda sunum yapmak isteyen çok fazla katılımcı varsa, bu ayarı kullanarak onların paylaşım yapmasını engelleyebilirsiniz. Ekran paylaşım izinlerini kontrol etme hakkında daha fazla bilgi edinin. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda,Paylaş simgesinin yanındaki yukarı ok simgesine tıklayın.
2. Gelişmiş paylaşım seçenekleri'ni tıklayın .
   Bir açılır pencere görünecektir.
3. Kimler paylaşabilir altında, Yalnızca ev sahibi seçeneğini seçin.
   Bu oturumda yalnızca ev sahibi ekranını paylaşabilir.

Katılımcılar için sohbeti yönetme

Toplantınızın amacına bağlı olarak, katılımcıların oturum sırasında kimlerle sohbet edebileceğini kısıtlamak isteyebilirsiniz. Örneğin, katılımcıların yalnızca sunucu ve yardımcı sunucu ile sohbet etmesine izin verirseniz, diğer katılımcıların genel sohbet mesajlarına gönderebilecekleri geri bildirimleri filtreler ve incelenmesi gereken genel sohbet mesajlarının sayısını azaltırsınız. 

1. Toplantı sırasında, toplantı denetimleri araç çubuğunda Sohbet simgesine tıklayın simgesine tıklayın.
2. Sohbet panelinin sağ üst köşesindeki üç nokta simgesine tıklayın .
3. Katılımcı şunlarla sohbet edebilir altında aşağıdaki seçeneklere erişebilirsiniz:
   
   • Hiç kimse: Toplantı içi sohbeti devre dışı bırakır.
   • Toplantı sahibi ve yardımcı toplantı sahibi: Yalnızca toplantı sahibi ve yardımcı toplantı sahibi herkese mesaj gönderebilir. Katılımcılar yine de toplantı sahibine özel mesajlar gönderebilir.
   • Toplantı grup sohbeti: Katılımcılar yalnızca herkese açık mesajlar gönderebilir. Genel mesajlar tüm katılımcılar tarafından görülebilir. Katılımcılar, sunucuya özel mesajlar göndermeye devam edebilir.
   • Toplu sohbet ve herhangi biriyle doğrudan görüşme: Katılımcılar herkese açık veya özel mesajlar gönderebilir. Genel mesajlar tüm katılımcılar tarafından görülebilir. Özel mesajlar belirli bir katılımcıya gönderilir ve sunucu tarafından görülemez.

Toplantı Q'&'da nasıl kullanılır?

Q&Katılımcılar, toplantı sırasında soru sorabilir ve bu sorular, toplantı sahibi ve yardımcı toplantı sahipleri tarafından özel veya genel olarak yanıtlanabilir. Sorular ayrıca canlı olarak cevaplanacak sorular olarak işaretlenebilir. S&A, gönderilen soruları yönetmek için daha az seçenek sunan toplantı sohbetine alternatif bir seçenek sunar. Bu özelliği kullanmak için, toplantıdan önce web portalında bu özelliği etkinleştirmeniz gerekir. 

Sorulan sorulara verilen cevaplar

1. Toplantı sırasında, toplantı kontrol araç çubuğunda, Q&A simgesine tıklayın  .
2. Cevaplamak istediğiniz soruyu bulun: 
   
   • Cevap Canlı'yı tıklayarak soruyu toplantı sırasında yüksek sesle cevaplanacak sorular olarak işaretleyin.
   • Katılımcıya yazılı bir yanıt vermek için Yanıt Türünü tıklayın. Cevabınızı yazın ve Gönder'i tıklayın.
     Not: Katılımcıların sorulara yorum yapmasına izin verirseniz, sorular Açık listesinde görünmeye devam eder ve bir katılımcı soruya yorum yapmış olsa bile yanıtlanabilir.
   • (İsteğe bağlı) Gönder düğmesine tıklamadan önce Özel olarak gönder onay kutusunu seçin. Sadece katılımcıya cevap vermek istiyorsanız.

Soruları reddet

1. Toplantı sırasında, toplantı kontrol araç çubuğunda, Q&A simgesine tıklayın  .
2. Kapatmak istediğiniz sorunun üzerine gelin ve üç nokta simgesini tıklayın .
3. Kapat veya  Sil'e dokunun.
   Reddedilen sorular artık katılımcılar tarafından görülemez ve sunucu ve yardımcı sunucular için Reddedilen sekmesine taşınır. Silinen sorular ise tamamen silinir ve yeniden açılamaz.

Katılımcıları sabitlemek (öne çıkarmak) için

Videoları sabitlemek, tüm katılımcılar için en fazla 9 katılımcıyı birincil aktif konuşmacı olarak belirler ve katılımcılar yalnızca bu konuşmacıları görebilir. Ekran paylaşımı sırasında da sabitleyebilirsiniz. Bu özellik genellikle ana konuşmacıyı öne çıkarmak için kullanılır. 

1. Toplantı sırasında, sabitlemek istediğiniz katılımcının videosunun üzerine gelin ve üç nokta simgesini tıklayın . 
   Bu katılımcı için ek seçenekler görüntülenir. 
2. Pin'i tıklayın.
3. (İsteğe bağlı) Ek katılımcıları sabitlemek için (toplamda en fazla 9 kişi), gerektiğinde 2. ve 3. adımları tekrarlayın.

Pimi çıkarın

1. Toplantı sırasında, spot ışığından çıkarmak istediğiniz katılımcının videosunun üzerine gelin ve üç nokta simgesini tıklayın . 
2. Pimi kaldır'ı tıklayın.
   Bu, toplantıyı Konuşmacı veya Galeri görünümüne geri döndürür. 

Yükselen elleri nasıl yönetilir?

El kaldırma özelliği, toplantı katılımcılarının toplantı sahibi veya yardımcı toplantı sahibinden bir şey istediklerini belirtmelerini sağlar. Toplantı sahibi olarak, toplantının başında katılımcılara bu özelliği nasıl kullanmak istediğinizi bildirmeniz faydalı olabilir. Örneğin, birçok sunucu bu özelliği, bir katılımcının sorusu olup olmadığını ve konuşmak için sesinin açılmasını isteyip istemediğini öğrenmek için kullanır.

Sunucular, çok sayıda kişinin elini kaldırmasının toplantıyı aksatabileceğini fark edebilirler, çünkü bu durum toplantı düzeninde katılımcıların videolarının karışmasına neden olur. Bu sorun, özel galeri görüntüleme sırası kullanılarak çözülebilir.