Sử dụng máy khách Mail Zoom

Xem email của bạn

1. Đăng nhập vào Zoom desktop client.
2. Nhấp vào thẻ Mail .
   Hộp thư đến hiện tại của bạn sẽ tải, với các email có sẵn được liệt kê với các email gần nhất hiển thị đầu tiên.
3. (Tùy chọn) Nhấp vào biểu tượng làm mới để đồng bộ email của bạn.
4. Nhấp vào email để xem nội dung đầy đủ hoặc di chuột qua email để xem các thao tác nhanh dưới đây:
   • Biểu tượng gắn sao cho thư : Gắn sao email này và hiển thị thư này trong danh mục Starred [Đã gắn sao]. Tùy chọn này nằm ở bên trái tên người gửi email.
   • Biểu tượng thùng rác : Xóa email được tô sáng.
   • Biểu tượng lưu trữ : Gửi email được tô sáng đến mục lưu trữ.
   • Biểu tượng đánh dấu là chưa đọc / Đánh dấu là đã đọc : Đánh dấu thư này là đã đọc hay chưa đọc, tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của thư.
5. Với email đã mở hoàn toàn, các tùy chọn sau có sẵn phía trên nội dung email:
   • Delete [Xóa] : Xóa email hiện tại.
   • Star [Gắn sao] : Gắn sao email này và hiển thị thư này trong danh mục Starred [Đã gắn sao].
   • Spam [Thư rác] : Nhấp để báo cáo email này là thư rác.
   • Label [Dán nhãn] : Thêm nhãn vào email này.
   • Mark as unread [Đánh dấu là chưa đọc] : Đánh dấu thư này là chưa đọc.
   • Xem thêm tùy chọn : Nhấp vào tùy chọn này để truy cập vào các tùy chọn bổ sung:
     • Archive [Lưu trữ]: Gửi email được tô sáng đến mục lưu trữ.
     • Print message [In thư]: In email hiện đang mở. Lời nhắc in của thiết bị sẽ xuất hiện.
     • Filter messages like these [Lọc các thư tương tự thế này]: Bắt đầu tạo bộ lọc tùy chỉnh dựa trên người gửi này. Các tùy chọn bộ lọc bổ sung được cung cấp.
     • Biểu tượng email trước đó : Xem email trước đó trong hộp thư đến của bạn.
     • Biểu tượng email tiếp theo : Xem email tiếp theo trong hộp thư đến của bạn.
     • Biểu tượng phản hồi  : Bắt đầu soạn phản hồi trực tiếp tới người gửi email này.
     • Biểu tượng phản hồi tất cả  : Bắt đầu soạn phản hồi tới người gửi và tất cả các người nhận của email này.
     • Biểu tượng chuyển tiếp : Bắt đầu chuyển tiếp email tới người nhận khác với văn bản bổ sung tùy chọn.

Thay đổi bố cục hộp thư đến

1. Đăng nhập vào Zoom desktop client.
2. Nhấp vào thẻ Mail .
3. Ở góc trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng chuyển đổi chế độ xem.
   Tùy vào chế độ xem hiện tại, biểu tượng này sẽ thay đổi.
   • Để xem hộp thư đến và email với bố cục phân chia, nhấp vào biểu tượng chuyển đổi chế độ xem .
     Bố cục này cung cấp danh sách email ở bên trái, còn bên phải hiển thị email đã chọn.
   • Để xem hộp thư đến và email với bố cục danh sách, nhấp vào biểu tượng chuyển đổi chế độ xem .
     Bố cục này cung cấp chế độ xem toàn chiều rộng cho danh sách email, trong khi đó việc nhấp vào email sẽ mở email ở chế độ xem đầy đủ.

Tạo email mới hoặc phản hồi email

Bạn có thể soạn và gửi email ở dạng email mới hoặc phản hồi email bạn đã nhận.

1. Ở góc trên cùng bên trái, nhấp vào biểu tượng email mới hoặc nhấp để mở email mà bạn muốn phản hồi hoặc chuyển tiếp.
   Việc soạn email mới sẽ mở ra cửa sổ email mới ở góc dưới cùng bên phải, trong khi việc phản hồi hoặc chuyển tiếp email sẽ mở hộp soạn thảo bên dưới email đã nhận.
2. Thêm người nhận vào bản nháp email nếu cần.
3. (Tùy chọn) Nhấp vào các tùy chọn Cc và/hoặc Bcc để thêm người nhận bổ sung vào các trường này.
4. Nhập dòng chủ đề của email hoặc tùy ý chỉnh sửa dòng chủ đề cho email chuyển tiếp hoặc phản hồi.
5. Nhập thư của bạn trong hộp soạn thảo văn bản.
6. (Tùy chọn) Ở dọc phía dưới bản nháp email, nhấp vào các tùy chọn sau
   • Tùy chọn định dạng : Nhấp để mở các tùy chọn định dạng bổ sung cho nội dung email.
     • Biểu tượng in đậm : In đậm văn bản được tô sáng.
     • Biểu tượng in nghiêng / : In nghiêng văn bản được tô sáng.
     • Biểu tượng gạch chân : Gạch chân văn bản được chọn.
     • Biểu tượng gạch ngang : Gạch ngang văn bản được tô sáng.
     • Biểu tượng màu văn bản : Truy cập cả khả năng điều chỉnh màu văn bản và/hoặc tô sáng bằng màu quanh văn bản. 
     • Biểu tượng kích thước văn bản : Điều chỉnh kích thước phông chữ, chọn các kích thước văn bản từ Small [Nhỏ], Medium [Vừa] đến Large [Lớn].
     • Biểu tượng liên kết : Chèn liên kết cho văn bản được tô sáng.
     • Biểu tượng tiêu đề : Điều chỉnh kiểu văn bản, chọn giữa Heading 1 [Tiêu đề 1], Heading 2 [Tiêu đề 2], Heading 3 [Tiêu đề 3] và Paragraph [Đoạn văn].
     • Biểu tượng danh sách gạch đầu dòng : Bắt đầu danh sách gạch đầu dòng.
     • Biểu tượng danh sách đánh số : Bắt đầu danh sách đánh số.
     • Biểu tượng tăng thụt lề : Tăng thụt lề của văn bản được chọn.
     • Biểu tượng giảm thụt lề : Giảm thụt lề của văn bản được chọn.
     • Biểu tượng trích dẫn : Tạo trích dẫn của văn bản.
     • Biểu tượng xóa : Xóa tất cả định dạng của văn bản được chọn.
   • Biểu tượng đính kèm tệp : Đính kèm tệp hoặc hình ảnh vào email.
   • Biểu tượng cảm xúc : Chèn biểu tượng cảm xúc hoặc ảnh GIF vào văn bản trong email.
   • Biểu tượng gửi theo lịch : Đặt thời điểm bạn muốn bản nháp email này được gửi đến những người nhận. (chỉ có sẵn với Dịch vụ Mail Zoom)
   • Bảo vệ mật khẩu : Hạn chế truy cập vào email bằng một liên kết sẽ hết hạn sau 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 tháng sau khi gửi. Những người nhận không thể truy cập vào email và nội dung email sau khi hết hạn liên kết. (chỉ có sẵn với Dịch vụ Mail Zoom)
7. Nhấp Send [Gửi] để hoàn thành email và gửi đến những người nhận.
   Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, cho biết email đang gửi đi.
8. (Tùy chọn) Nhấp vào Cancel [Hủy] hoặc Undo [Hoàn tác] để dừng gửi email.
   Ghi chú: Thời lượng bạn có để hoàn tác việc gửi email được xác định trong phần Settings [Cài đặt].

Nếu bạn đóng email lại trước khi gửi, email được lưu tự động thành bản nháp, có thể được truy cập trong thư mục Draft [Bản nháp] trên bảng bên trái. Bạn có thể xóa bản nháp email trong khi đang soạn thảo thư bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác hoặc bằng cách truy cập thư mục Draft [Bản nháp] và xóa bản nháp tại đó.

Tìm và lọc email

Khi tìm email cụ thể hoặc đơn giản là muốn lọc ra một số danh mục email nhất định, các tùy chọn tìm kiếm và lọc có thể giúp bạn tìm đến thư bạn muốn nhanh hơn. Bạn có thể tìm email theo người gửi, chủ đề nhất định hoặc các từ khóa khác có trong email.

1. Ở góc trên cùng bên phải cửa sổ thư, nhấp vào biểu tượng tìm kiếm .
2. Nhập truy vấn tìm kiếm vào thanh tìm kiếm.
3. (Tùy chọn) Nhấp để dùng các bộ lọc tìm kiếm sau:
   • Has Attachment [Có tệp đính kèm]
   • Đã gắn sao
   • From me [Gửi từ tôi]
4. Nhấn phím Enter để tìm.
   Mọi email khớp với truy vấn này sẽ hiển thị bên dưới.

Bạn cũng có thể lọc chế độ xem mặc định của hộp thư đến để chỉ hiển thị thư chưa đọc

1. Nhấp vào biểu tượng bộ lọc , rồi chọn Unread [Chưa đọc].
   Hộp thư đến của bạn sẽ chỉ hiển thị thư chưa đọc, sắp xếp theo thời gian nhận (Today [Hôm nay], Last Week [Tuần trước], Last Month [Tháng trước], v.v.)

Quản lý cài đặt Máy khách Mail

Hiện tại, cài đặt Máy khách Mail Zoomnằm ở vị trí riêng biệt so với cài đặt máy khách chính. Các cài đặt này cho phép bạn điều chỉnh chữ ký, kiểm soát thiết bị nào có quyền truy cập vào tài khoản email của bạn (chỉ với Dịch vụ Mail Zoom), cài đặt kỳ nghỉ, v.v.

1. Đăng nhập vào Zoom desktop client.
2. Nhấp vào thẻ Mail .
3. Ở góc trên cùng bên phải cửa sổ, nhấp vào biểu tượng bánh răng .
4. Nhấp vào Email Preferences [Tùy chọn email] .
   Các cài đặt sau sẽ có sẵn:
   • Chung
     • Unread emails [Email chưa đọc]:
       • Hiển thị số lượng email chưa đọc
       • Trong luồng, hiển thị các email gần nhất lên đầu
     • Push Notifications [Thông báo đẩy]: Chọn cách bạn muốn nhận thông báo đẩy cho email đến:
       • Tất cả email
       • Các email nhắc đến tôi
       • Tắt
     • Undo Send [Hoàn tác gửi]
       • Cài đặt thời lượng bạn có để hủy gửi email.
         Ghi chú: Tùy vào dịch vụ email mà bạn có thể sẽ không thay đổi được điều này.
     • Chữ ký
       • Sử dụng hộp soạn thảo văn bản để sửa chữ ký email của bạn, được thêm vào cuối mọi email bạn gửi.
         Ghi chú: Chữ ký này lưu cục bộ và không đồng bộ với chữ ký đã lưu của bạn trong Gmail và Outlook.
   • *Security [Bảo mật]: Quản lý danh sách email bị chặn, đã duyệt hoặc tự động xóa.
   • Filters [Bộ lọc] : Tạo và sửa các bộ lọc cho các email đến.
   • *Groups [Nhóm] : Quản lý các nhóm liên hệ tùy chỉnh. Các nhóm này có thể được dùng để gửi email nhanh đến mọi thành viên trong một nhóm hoặc một phòng ban.
   • Vacation [Kỳ nghỉ] : Cấu hình thông báo vắng mặt khỏi văn phòng của bạn, chọn một khung thời gian, soạn thảo phản hồi tự động và chọn nhóm người gửi nào sẽ nhận phản hồi tự động.

*Note [Ghi chú]: Tính có sẵn của các cài đặt này thay đổi tùy vào dịch vụ email được sử dụng. Các trang cài đặt được nói đến chỉ có sẵn với Dịch vụ Mail Zoom.

Quản lý các thiết bị với quyền truy cập mã hóa và khóa mã hóa dự phòng

Khi sử dụng Dịch vụ Mail Zoom, khóa mã hóa của bạn là tối quan trọng để duy trì sự riêng tư cho email. Vì lý do đó, việc quản lý các thiết bị có lưu cục bộ khóa mã hóa của bạn là quan trọng, đặc biệt khi một thiết bị bị mất hoặc bị lấy cắp.

1. Đăng nhập vào Zoom desktop client.
2. Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn, rồi nhấp vào Settings [Cài đặt].
   
   Điều này sẽ mở cửa sổ cài đặt
3. Nhấp vào thẻ Profile [Hồ sơ].
4. Nhấp vào Device Management for Encryption [Quản lý thiết bị cho việc mã hóa].
   Ghi chú: Nếu tùy chọn này không có sẵn, bạn hiện không kết nối với Dịch vụ Mail Zoom.
   Các tùy chọn sau sẽ hiện ra:
   • Activity [Hoạt động]: Xem mọi thiết bị hiện có quyền truy cập vào các email được mã hóa của bạn. Chọn một hoặc nhiều thiết bị trong danh sách và nhấp vào Remove [Xóa] để bỏ quyền truy cập mã hóa của chúng.
   • Generate Backup Key [Tạo khóa dự phòng]: Tạo một khóa dự phòng mà có thể được lưu nơi khác để giữ an toàn và nhập vào một thiết bị mới, nếu bạn cần lấy lại quyền truy cập vào email được mã hóa sau khi mất quyền truy cập vào một thiết bị.
   • Input Backup Key [Nhập khóa dự phòng]: Nhập khóa dự phòng đã tạo trước đó để lấy lại quyền truy cập vào các email được mã hóa.

Ngắt kết nối tài khoản email

Để đăng xuất khỏi tài khoản email hiện tại:

1. Đăng nhập vào Zoom desktop client.
2. Nhấp vào thẻ Mail .
3. Ở góc trên cùng bên phải cửa sổ, nhấp vào biểu tượng bánh răng .
4. Nhấp vào Email Preferences [Tùy chọn email] .
5. Ở cuối danh sách ở bên trái, nhấp vào Logout [Đăng xuất].
   Bạn sẽ được chuyển hướng đến quá trình cấu hình.