Quản lý khu vực chung (Trải nghiệm khu vực chung mới)


Zoom Phone sắp ra mắt quy trình làm việc cập nhật để quản lý điện thoại trong khu vực chung, bộ điều hợp điện thoại analog (ATA) và Thiết bị Zoom Phone trong web portal. Tìm hiểu thêm về Trải nghiệm khu vực chung mới. 

Nếu bạn đã bật trải nghiệm này trên tài khoản của mình, hãy làm theo bài viết này để tìm hiểu cách tìm Khu vực chung, chỉ định thiết bị, định cấu hình cài đặt như số máy lẻ.

Khu vực chung có thể là bất kỳ khu vực nào trong văn phòng, dành cho nhiều nhân viên sử dụng. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có không gian văn phòng kết hợp, bạn có thể xác định mỗi trạm làm việc tạm thời là Khu vực chung, sau đó chỉ định điện thoại cho khu vực này để nhân viên có thể sử dụng.

Bài viết này đề cập đến:

Điều kiện tiên quyết để quản lý Khu vực chung

Cách thêm Khu vực chung và chỉ định thiết bị

Làm theo các bước sau nếu bạn muốn thêm điện thoại bàn có thể được sử dụng bởi bất cứ ai. Bạn cũng có thể thêm hàng loạt nhiều điện thoại cho Khu vực chung cùng một lúc.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Người dùng và phòng.
  3. Nhấp vào thẻ Khu vực chung .
  4. Nhấp vào Thêm và nhập thông tin sau:
    • ĐỊa điểm (chỉ hiển thị nếu bạn có nhiều địa điểm): Chọn địa điểm mà bạn muốn lấy Điện thoại trong khu vực chung.
    • Tên hiển thị: Nhập tên hiển thị để xác định Điện thoại trong khu vực chung.
    • Mô tả (Tùy chọn): Nhập mô tả để giúp xác định Điện thoại trong khu vực chung.
    • Số máy lẻ: Nhập số máy lẻ để chỉ định.
    • Gói: Chỉ định gói gọi đi.
    • Quốc gia/Khu vực: Chọn quốc gia/khu vực cho địa chỉ khẩn cấp của điện thoại.Quốc gia xác định số máy lẻ dành riêng mà bạn không thể sử dụng cho điện thoại.
    • Múi giờ: Chọn múi giờ để thiết lập thời gian hiển thị trên các thiết bị được chỉ định..
  5. Nhấp vào Lưu. 
  6. Nhấn vào thẻ Settings [Cài đặt].
  7. Trong phần Điện thoại bàn, nhấp vào Thêm.
  8. Chọn điện thoại bàn hoặc ATA được cấp phép để thêm vào Khu vực chung, sau đó nhấp vào Xác nhận.
  9. Trong phần Ứng dụng Zoom Phone, nhấp vào Chỉ định.
  10. Chọn Thiết bị Zoom Phone để thêm vào Khu vực chung.

Thay đổi cài đặt Khu vực chung

Làm theo các bước sau nếu bạn muốn chỉnh sửa cài đặt của Điện thoại trong khu vực chung mà bạn đã thêm.

Lưu ý: Cũng có cài đặt điện thoại toàn cầu và cài đặt chính sách cho phép bật hoặc tắt một số tính năng điện thoại nhất định.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Người dùng và phòng.
  3. Nhấp vào thẻ Khu vực chung .
  4. Nhấp vào tên hiển thị của Khu vực chung bạn muốn chỉnh sửa.
    Bạn sẽ thấy các thông tin và tùy chọn sau:

Thẻ hồ sơ

Thẻ Chính sách

Cài đặt chính sách cho phép bạn bật hoặc tắt một số tính năng Zoom Phone.

Lưu ý: Khu vực chung có quyền truy cập vào cài đặt chính sách tương tự như điện thoại Khu vực chung, ngoại trừ tính năng đặt bàn theo nhu cầu. Bạn có thể bật tắt tính năng đặt bàn theo nhu cầu cho các thiết bị cụ thể bằng thẻ Cài đặt.

Thẻ Cài đặt

Lưu ý: Sau khi thiết lập giờ tùy chỉnh, bạn có thể tùy chỉnh cách định tuyến cuộc gọi đến trong những khoảng thời gian này.

Cài đặt xử lý cuộc gọi

Cách thêm Điện thoại trong khu vực chung vào hàng đợi cuộc gọi

Bạn có thể thêm Điện thoại trong khu vực chung làm thành viên của một hàng đợi cuộc gọi.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấn Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Hàng đợi cuộc gọi.
  3. Nhấp vào tên của hàng đợi cuộc gọi mà bạn muốn thêm điện thoại vào.
  4. Trong phần Thành viên, nhấp vào Xem hoặc Sửa.
  5. Nhấn vào Add [Thêm].
  6. Nhấp vào thẻ Khu vực chung.
  7. Chọn Điện thoại trong khu vực chung và nhấp OK.

Cách thêm Khu vực chung vào tổng đài tự động

Bạn có thể chuyển hướng Điện thoại trong khu vực chung trong thời gian làm việc hoặc giờ đóng cửa của tổng đài tự động.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Tổng đài tự động.
  3. Nhấp vào tên của tổng đài tự động mà bạn muốn thêm điện thoại vào.
  4. Trong phần Giờ làm việc hoặc Giờ đóng cửa, nhấp vào Chỉnh sửa bên cạnh Chuyển hướng đến.
  5. Chọn Khu vực chung, nhập tên Khu vực chung, sau đó chọn Khu vực chung.
  6. Nhấn OK.

Cách thêm Khu vực chung vào IVR

Nếu bạn có hệ thống IVR, bạn có thể cung cấp tùy chọn menu IVR cho người gọi để chuyển hướng đến Khu vực chung.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Tổng đài tự động.
  3. Nhấp vào tên tổng đài tự động có IVR bạn muốn thêm điện thoại vào.
    Lưu ý: Thiết lập IVR cho tổng đài tự động nếu chưa có.
  4. Trong phần Giờ làm việc hoặc Giờ đóng cửa, nhấp vào Chỉnh sửa trong Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR).
  5. Nhấp vào Chỉnh sửa bên cạnh mỗi phím.
  6. Chọn Chuyển tiếp đến khu vực chung, nhập tên Khu vực chung, sau đó chọn Khu vực chung.
  7. Nhấp vào Lưu.

Cách thêm hàng loạt Khu vực chung

Bạn thêm nhiều Khu vực chung cùng một lúc bằng tệp CSV.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Người dùng và phòng.
  3. Nhấp vào thẻ Khu vực chung .
  4. Nhấp vào Nhập ở đầu trang.
  5. Nếu bạn có nhiều địa điểm, hãy chọn địa điểm đích bạn muốn chỉ định cho người dùng.
  6. Nhấp vào Mẫu CSV. Bạn có thể tải xuống tệp CSV mẫu và xem các trường bắt buộc.
    Lưu ý: Nhấp vào Phần cứng được chứng nhận Zoom Phone để xem danh sách các mục được chấp nhận. Điền vào các cột Nhà sản xuất và Model bằng danh sách này để đảm bảo nhập tệp CSV chính xác.
  7. Nhấp vào Tải xuống. 
  8. Điền vào các trường trong mẫu CSV bằng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel.
    Lưu ý:
    • Không xóa hàng đầu tiên có tên trường. Hãy nhớ điền chính xác tên nhà sản xuất và model.
    • Nếu bạn có nhiều địa điểm nhưng chưa bật mã địa điểm, hãy để trống cột Mã vị trí. Điện thoại sẽ nhập vào vị trí đích mà bạn đã chọn.
  9. Nhấp vào Tải lên CSV và chọn tệp CSV đã hoàn thành của bạn để bắt đầu quy trình tải hàng loạt.
    Lưu ý: Nếu xảy ra lỗi ở một hoặc nhiều trường, quy trình tải hàng loạt sẽ không hoàn thành. Bạn sẽ có những tùy chọn sau:
    • Nhấp vào Chi tiết để xem mô tả các trường chưa điền chính xác.
    • (Nếu có) Nhấp vào Bỏ qua vấn đề và Tải lên mục khác để tiếp tục quy trình tải hàng loạt. Bất kỳ hàng nào trong CSV có lỗi sẽ không được nhập. Bạn sẽ không thấy tùy chọn này nếu tất cả các hàng đều có lỗi.
    • Nếu tất cả các hàng trong CSV đều có lỗi, quy trình tải hàng loạt sẽ không hoàn tất. Nhấp vào Tải lên lại sau khi bạn sửa tệp CSV.
    • Nhấp vào Đóng để hủy quy trình nhập hàng loạt.
  10. Nhấp vào Đóng nếu quy trình nhập hàng loạt thành công.

Cách xuất danh sách Khu vực chung

Bạn cũng có thể xuất tệp CSV chứa danh sách tất cả các Khu vực chung để lưu.

Lưu ý: Cổng Zoom web portal không hỗ trợ cập nhật hàng loạt Khu vực chung bằng tệp CSV. Bạn không nên chỉnh sửa tệp CSV đã xuất rồi nhập lại.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp Quản lý hệ thống điện thoại sau đó chọn Người dùng và phòng.
  3. Nhấp vào thẻ Khu vực chung .
  4. (Tùy chọn) Sử dụng thanh tìm kiếm và menu thả xuống để lọc Khu vực chung.
  5. Nhấp vào Xuất để tải xuống tệp CSV của danh sách Khu vực chung hiện tại trên web portal.