Sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace


Với tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace, bạn có thể lên lịch, tham gia và quản lý cuộc họp một cách mượt mà trực tiếp từ Gmail hoặc Lịch Google. Cài đặt trình lên lịch của bạn được đồng bộ từ Zoom web portal. Sau khi cài đặt tiện ích mở rộng, bạn có thể sử dụng tiện ích này trong trình duyệt web máy tính (Gmail hoặc Lịch Google) hoặc thiết bị di động (ứng dụng Lịch Google). Để tích hợp thêm với Lịch Google, hãy thiết lập thành phần tích hợp danh bạ và lịch.

Nếu có giấy phép Zoom Phone, bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi Zoom Phone từ lịch hoặc không gian làm việc email của mình. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng Zoom Phone với các tiện ích bổ sung của Google Workspace.

Để lên lịch cuộc họp nâng cao, chúng tôi khuyến nghị bạn sử dụng Zoom Scheduler extension for Chrome.

Ghi chú: Vào ngày 16 tháng 11 năm 2020, Google đã cài đặt Google Meet làm mặc định cho các cuộc họp khi có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hội nghị video được cho phép. Nếu bạn đã bật Google Meet ngoài Zoom, hãy tìm hiểu về cách thay đổi mặc định này.

Bài viết này đề cập đến:

Điều kiện tiên quyết để cài đặt và sử dụng Zoom dành cho Google Workspace

Cách cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace

Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace cho tất cả người dùng (Quản trị viên Google)

Nếu bạn là quản trị viên Google Workspace và muốn cài đặt Zoom dành cho Lịch Google cho tất cả người dùng, vui lòng làm theo hướng dẫn bên dưới:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace với tư cách quản trị viên.
  2. Tìm đến Google Workspace Marketplace và tìm kiếm Zoom.
  3. Nhấp vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace.
  4. Nhấp vào Cài đặt, sau đó nhấp vào Tiếp tục.
  5. Xem lại điều khoản dịch vụ, chỉ định xem bạn muốn cung cấp ứng dụng cho toàn bộ miền hay chỉ cho một nhóm hoặc bộ phận cụ thể, chọn hộp đồng ý và nhấp vào Chấp nhận.

Nếu bạn quản lý tài khoản Google của tổ chức và có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị viên của Google, hãy làm theo các tài liệu sau từ Google để cài đặt Zoom dành cho Google Workspace cho người dùng của bạn. 

Cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace để sử dụng riêng

Nếu bạn có tài khoản Google, bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng cho mục đích sử dụng của riêng bạn.

  1. Đăng nhập vào tài khoản Google.
  2. Tìm đến Google Workspace Marketplace và tìm kiếm Zoom.
  3. Nhấp vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace.
  4. Nhấp vào Cài đặt, sau đó nhấp vào Tiếp tục.
  5. Xem lại điều khoản dịch vụ và nhấn vào Chấp nhận.

Cách bật hoặc tắt tính năng tự động thêm cuộc gọi video vào các sự kiện trên Lịch Google

Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace, khi thêm sự kiện vào Lịch Google, một Cuộc họp Zoom sẽ tự động được thêm vào nếu có thêm khách. Để bật hoặc tắt tính năng này:

  1. Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị viên của Google.
  2. Nhấp vào Ứng dụng, chọn Google Workspace, rồi nhấn vào Lịch. 
  3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ.
  4. Trong phần Cuộc gọi video, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh Tự động thêm cuộc gọi video vào các sự kiện do người dùng tạo.

Để biết thêm thông tin, tham khảo tài liệu về Google.

Cách sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace

Web

Đăng nhập vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Gmail hoặc Lịch Google.
  2. Trong bảng bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom dành cho Google Workspace.
  3. Nếu được nhắc, hãy nhấn vào Cho phép truy cập và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cho phép Zoom truy cập vào tài khoản Google của bạn.
  4. Nhấn vào Đăng nhập và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Lên lịch cuộc họp từ Lịch Google

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Lịch Google.
  2. Nhấn vào Tạo hoặc nhấn vào ô thời gian trên lịch cho cuộc họp của bạn.
  3. Nhập chi tiết cuộc họp của bạn, chẳng hạn như tiêu đề, địa điểm và danh sách khách.
  4. Nhấp vào Xem thêm tùy chọn.
    Ghi chú:
    • Chỉ các thay đổi về chủ đề, ngày, giờ và múi giờ mới đồng bộ với cuộc họp trong Zoom web portal và client/ứng dụng. Tất cả các chi tiết cuộc họp khác sẽ chỉ áp dụng cho sự kiện Lịch Google.
    • Khi bạn chỉ định quyền lên lịch cho người dùng khác trong Zoom web portal, bạn có thể chọn những người dùng này có thể quản lý cuộc họp được đánh dấu là riêng tư của bạn trong Outlook hay Lịch Google hay không. Nếu người dùng không thể quản lý sự kiện riêng tư, họ không thể nhìn thấy liên kết lời mời, chủ đề cuộc họp hoặc danh sách người dự thính.
  5. Trong menu thả xuống Thêm hội nghị video, chọn Zoom Meeting.
    Lịch Google sẽ thêm các tùy chọn tham gia cho cuộc họp Zoom.
  6. (Tùy chọn) Trong bảng bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom dành cho Google Workspace và thay đổi cài đặt cuộc họp nếu cần.
  7. Nhấn vào Lưu.
    Lưu ý: Cài đặt cuộc họp được áp dụng dựa trên cài đặt tài khoản của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa cài đặt cuộc họp cho cuộc họp đã được lên lịch.

Lên lịch cuộc họp từ một chuỗi email trong Gmail

Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng để lên lịch một cuộc họp Zoom từ Gmail. Tiện ích mở rộng sẽ tự điền chủ đề cuộc họp với chủ đề email. Sau khi bạn lên lịch một cuộc họp từ Gmail, Zoom sẽ gửi chi tiết tham gia cho người gửi email.

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Gmail.
  2. Mở chuỗi email.
  3. Trong bảng bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom dành cho Google Workspace.
  4. Nhấn vào Lên lịch cuộc họp.
  5. Trong bảng đó, kéo xuống và chọn cài đặt cuộc họp mặc định của bạn, ví dụ như ID cuộc họp, mật mã và phòng chờ.
  6. Nhập thông tin chi tiết về cuộc họp nếu cần:
    • Chủ đề: Tiện ích mở rộng sẽ đề xuất chủ đề email làm chủ đề cuộc họp.
    • Múi giờ: Đặt mặc định về múi giờ mà bạn đã đặt trong Zoom. Chọn múi giờ khác nếu cần.
    • Thời điểm: Tiện ích mở rộng sẽ đề xuất ngày giờ hoặc bạn có thể nhập ngày giờ khác.
    • Khoảng thời gian: Chọn khoảng thời gian cho cuộc họp.
  7. Nhấp vào mũi tên phía dưới Tùy chọn mail và kích hoạt Mời người tham gia qua email để gửi email tới những người tham gia cuộc họp sau khi bạn tạo cuộc họp.
    Ghi chú:
    • Tính năng bổ sung sẽ tự động thêm người tham gia từ chuỗi email vào danh sách mời, nhưng bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh email người dùng để mời hoặc xóa người đó đi.
    • Nếu bạn đã bật Mời người tham gia qua email, những địa chỉ email này sẽ được gửi email có chi tiết tham gia, không phải lời mời Lịch Google. Để gửi lời mời Lịch Google, hãy chỉnh sửa cuộc họp đã được lên lịch hoặc lên lịch cuộc họp từ Lịch Google.
  8. Nhấn vào LÊN LỊCH CUỘC HỌP.

Chỉnh sửa cuộc họp đã được lên lịch trong Lịch Google

Lưu ý: Nếu bạn đang lên lịch lại cuộc họp Zoom từ Lịch Google, đừng sao chép chi tiết cuộc họp sang mục nhập lịch mới.

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Lịch Google.
  2. Nhấn vào sự kiện lịch có cuộc họp Zoom.
  3. Nhấn vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa sự kiện.
  4. Thay đổi chi tiết cuộc họp nếu cần.
    Lưu ý: Chỉ các thay đổi về chủ đề, ngày, giờ và múi giờ mới đồng bộ với cuộc họp trong Zoom web portal và client/ứng dụng. Tất cả các chi tiết cuộc họp khác sẽ chỉ áp dụng cho sự kiện Lịch Google.
  5. Ở bảng bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom dành cho Google Workspace và thay đổi cài đặt cuộc họp nếu cần, sau đó nhấn vào CẬP NHẬT CUỘC HỌP.
  6. Nhấp vào Lưu.

Cách xem và tham gia cuộc họp

Ghi chú: Nếu người chủ trì cuộc họp chọn đánh dấu trạng thái hiển thị cuộc họp của họ là Riêng tư, bạn không thể xem các chi tiết cuộc họp, ví dụ như liên kết mời, chủ đề cuộc họp hoặc danh sách người được mời trên trình lên lịch Zoom web.

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Lịch Google.
  2. Nhấn vào sự kiện lịch có cuộc họp Zoom.
  3. Nhấn vào Tham gia Zoom Meeting để mở Zoom và tham gia cuộc họp.
  4. Nhấp vào tùy chọn để mở Zoom khi trình duyệt của bạn nhắc.

Tìm hiểu thêm về tham gia cuộc họp.

Android | iOS

Đăng nhập vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace

  1. Đăng nhập vào ứng dụng Lịch Google.
  2. Nhấn vào biểu tượng dấu cộng, sau đó nhấn vào Sự kiện.
  3. Nhấn vào danh sách thả xuống của hội nghị video và chọn Zoom Meeting.
  4. Nhấp vào ỦY QUYỀN và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Lên lịch cuộc họp từ Lịch Google

  1. Đăng nhập vào ứng dụng Lịch Google.
  2. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng, sau đó nhấp vào Sự kiện.
  3. Nhấp vào danh sách thả xuống của hội nghị video và chọn Cuộc họp Zoom.
    Lịch Google sẽ thêm Cuộc họp Zoom vào chi tiết cuộc họp của bạn.
  4. Nhập chi tiết cuộc họp chẳng hạn như tiêu đề, vị trí và danh sách khách.
    Lưu ý: Chỉ các thay đổi về chủ đề, ngày, giờ và múi giờ mới đồng bộ với cuộc họp trong Zoom web portal và client/ứng dụng. Tất cả các chi tiết cuộc họp khác sẽ chỉ áp dụng cho sự kiện Lịch Google.
  5. Ở góc trên bên phải, nhấn vào Lưu.

Lên lịch cuộc họp từ một chuỗi email trong Gmail

Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng để lên lịch một cuộc họp Zoom từ Gmail. Tiện ích mở rộng sẽ tự điền chủ đề cuộc họp với chủ đề email. Sau khi bạn lên lịch một cuộc họp từ Gmail, Zoom sẽ gửi chi tiết tham gia cho người gửi email.

  1. Đăng nhập vào ứng dụng Gmail.
  2. Mở email.
  3. Ở bảng dưới cùng, trong phần Tiện ích bổ sung có sẵn, nhấp vào Zoom dành cho Google Workspace.
  4. Nhập chi tiết cuộc họp.
    Lưu ý: Zoom sẽ tự điền chủ đề cuộc họp với chủ đề email.
  5. (Tùy chọn) Trong phần Tùy chọn Mail, nhập địa chỉ email để gửi thông tin tham gia.
    Ghi chú: Các địa chỉ email này sẽ nhận được một email bao gồm thông tin tham gia, không phải lời mời Lịch Google. Để gửi lời mời Lịch Google, hãy chỉnh sửa cuộc họp đã được lên lịch hoặc lên lịch cuộc họp từ Lịch Google.
  6. Thay đổi tùy chọn cuộc họp khác nếu cần.
  7. Ở trên cùng của bảng, nhấn vào LÊN LỊCH CUỘC HỌP.

Chỉnh sửa cuộc họp đã được lên lịch trong Lịch Google

  1. Đăng nhập vào ứng dụng Lịch Google.
  2. Nhấn vào sự kiện lịch có cuộc họp Zoom.
  3. Nhấn vào biểu tượng bút chì.
  4. Thay đổi chi tiết cuộc họp nếu cần.
    Lưu ý: Chỉ các thay đổi về chủ đề, ngày, giờ và múi giờ mới đồng bộ với cuộc họp trong Zoom web portal và client/ứng dụng. Tất cả các chi tiết cuộc họp khác sẽ chỉ áp dụng cho sự kiện Lịch Google.
  5. Nhấn vào Lưu.

Ghi chú:

  • Nếu bạn đang lên lịch lại cuộc họp Zoom từ Lịch Google, đừng sao chép chi tiết cuộc họp sang mục nhập lịch mới.
  • Ứng dụng Lịch Google không thể thay đổi cài đặt cuộc họp cho cuộc họp đã được lên lịch. Sử dụng Lịch Google trong trình duyệt web cho tính năng này. Bạn cũng có thể đăng nhập vào Zoom web portal để thay đổi cài đặt cuộc họp cho cuộc họp đã được lên lịch.

Cách xem và tham gia cuộc họp

  1. Đăng nhập vào ứng dụng Lịch Google.
  2. Nhấn vào sự kiện lịch có cuộc họp Zoom.
  3. Nhấn vào Zoom Meeting.
    Lịch Google sẽ hiển thị tùy chọn tham gia.
  4. Nhấn và giữ tùy chọn tham gia để sao chép nó sang bảng nhớ tạm hoặc nhấn vào liên kết tham gia để tham gia sử dụng Zoom mobile app. 

Tìm hiểu thêm về tham gia cuộc họp.

Hạn chế và cách khắc phục sự cố với tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace

Nhiều tài khoản Google

Khi cài đặt và sử dụng tiện ích bổ sung, bạn không nên đăng nhập vào nhiều tài khoản Google trong cùng một trình duyệt. Bạn không thể cài đặt tiện ích mở rộng nếu bạn đăng nhập vào nhiều tài khoản Google, vì vậy bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản duy nhất mà bạn muốn cài đặt tiện ích mở rộng. Ngoài ra, khi sử dụng tiện ích bổ sung và bạn đăng nhập vào nhiều tài khoản Google có cài đặt tiện ích bổ sung, điều này sẽ gây sự cố khi lên lịch cuộc họp Zoom.

Phần giữ chỗ cho "Đây là cuộc họp lịch" và "Cuộc họp Lịch Google (không đồng bộ)"

Khi lên lịch cuộc họp thông qua tiện ích mở rộng, cuộc họp giữ chỗ được tạo và chi tiết lời mời họp từ cuộc họp giữ chỗ được thêm vào sự kiện lịch. Chi tiết về sự kiện lịch thực tế, chẳng hạn như chủ đề, chương trình và ngày/giờ không được đồng bộ với cuộc họp Zoom cho đến khi sự kiện lịch được lưu trong Google. Sau khi sự kiện lịch được lưu, có thể mất khoảng 2 phút để chi tiết cuộc họp đó đồng bộ với Zoom, sau đó chi tiết cuộc họp giữ chỗ trong sự kiện lịch sẽ được cập nhật. 

Trong quá trình đồng bộ, bạn có thể thấy cuộc họp giữ chỗ đó trong danh sách các cuộc họp Zoom sắp tới dưới dạng "Đây là cuộc họp lịch" hoặc "Cuộc họp Lịch Google (không đồng bộ)". Sau khi hoàn tất đồng bộ, điều này sẽ được cập nhật và cần khớp với chủ đề được đặt cho sự kiện lịch. 

Ghi chú: Cuộc họp giữ chỗ này thường được lên lịch vào ngày 31 tháng 12 năm 1979 hoặc ngày 1 tháng 1 năm 1980. Sau khi hoàn tất đồng bộ, ngày giờ bạn lên lịch sự kiẹn lịch sẽ diễn ra vào ngày/giờ giữ chỗ. 

Khắc phục sự cố đồng bộ

Nếu bạn đã lưu sự kiện lịch, chờ một vài phút và vẫn không thấy chi tiết lịch đồng bộ với Zoom, điều này có thể do một số sự cố, chẳng hạn như không có quyền ghi đối với lịch mà bạn đang lên lịch hay cố gắng lên lịch cuộc họp trước đây. 

Để thử yêu cầu bắt buộc đồng bộ theo cách thủ công: 

  1. Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Lịch Google.
  2. Trong bảng bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom dành cho Google Workspace . 
  3. Nhấn vào sự kiện lịch Google có sự cố đồng bộ. Tiện ích bổ sung sẽ kiểm tra ID sự kiện lịch với cuộc họp Zoom của bạn và đồng bộ mọi thay đổi hay thông tin bị thiếu. 
  4. Chờ 1-2 phút để đồng bộ hoàn tất. 

Dữ liệu của bạn được sử dụng như thế nào

Ứng dụng này truy cập và sử dụng các thông tin sau từ tài khoản Zoom của bạn:

Ứng dụng này truy cập và sử dụng các thông tin sau từ tài khoản Google Workspace của bạn: