Sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace
Với tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace, bạn có thể lên lịch, tham gia và quản lý các cuộc họp một cách liền mạch và trực tiếp từ Gmail hoặc Lịch Google. Các cài đặt tiện ích mở rộng của bạn được đồng bộ từ Cổng thông tin web của Zoom. Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung, bạn có thể sử dụng tiện ích này trong trình duyệt web của máy tính để bàn (Gmail hoặc Lịch Google) hoặc thiết bị di động (ứng dụng Lịch Google). Để tích hợp thêm với Lịch Google, hãy thiết lập tích hợp lịch và danh bạ.
Vào ngày 16 tháng 11 năm 2020, Google đã bật Google Meet làm mặc định cho các cuộc họp khi có nhiều nhà cung cấp hội nghị video được cho phép. Nếu ngoài Zoom, bạn cũng bật cả Google Meet, hãy tìm hiểu cách thay đổi mặc định này.
Nhấp vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace.
Nhấp vào Cài đặt, sau đó nhấp vào Tiếp tục.
Xem lại điều khoản dịch vụ, xác định bạn muốn cung cấp ứng dụng cho toàn bộ miền hay cho một nhóm hoặc phòng ban cụ thể, chọn hộp đồng ý và nhấp vào Chấp nhận.
Nếu bạn quản lý tài khoản Google của tổ chức và có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị viên của Google, hãy làm theo các tài liệu sau từ Google để cài đặt Zoom dành cho Google Workspace cho người dùng của bạn.
Nhấp vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace.
Nhấp vào Cài đặt, sau đó nhấp vào Tiếp tục.
Xem lại điều khoản dịch vụ và nhấn vào Chấp nhận.
Cách bật kiểm tra tính nhất quán tài khoản cho tiện ích bổ sung của Google Workspace
Quản trị viên có thể thực thi đối sánh email nghiêm ngặt trong quá trình đăng nhập để đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập, nâng cao tính bảo mật tổng thể và việc tuân thủ các chính sách của tổ chức. Thực hiện theo các bước sau để bật kiểm tra tính nhất quán của tài khoản:
Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý tài khoản, sau đó chọn Cài đặt tài khoản.
Trong tab Meetings, cuộn xuống phần Bảo mật.
Tìm nút bật tắt Đảm bảo tính nhất quán của tài khoản cho các thành phần tích hợp của Outlook và Google Workspace và nhấp vào đó để bật Cài đặt.
Nếu hộp thoại xác minh xuất hiện, nhấp vào Bật để xác nhận thay đổi.
Cách bật hoặc tắt tính năng tự động thêm cuộc gọi video vào các sự kiện trên Lịch Google
Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace, khi thêm sự kiện vào Lịch Google, một Cuộc họp Zoom sẽ tự động được thêm vào nếu có thêm khách. Để bật hoặc tắt tính năng này:
Trong Thành phần tích hợp, nhấp vào nút bật tắt Chèn liên kết đến thông tin chi tiết về cuộc họp bằng Zoom AI Companion trong lời mời cuộc họp để bật tính năng này. Lưu ý: Nếu tùy chọn bị mờ đi, nghĩa là tính năng này đã bị khóa ở cấp độ nhóm hoặc tài khoản và cần thay đổi ở cấp đó.
Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, nhấp vào Bật để xác minh thay đổi.
Cách sử dụng tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace
Hạn chế và cách khắc phục sự cố với tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google Workspace
Nhiều tài khoản Google
Khi cài đặt và sử dụng tiện ích bổ sung, bạn không nên đăng nhập vào nhiều tài khoản Google trong cùng một trình duyệt. Bạn không thể cài đặt tiện ích mở rộng nếu bạn đăng nhập vào nhiều tài khoản Google, vì vậy bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản duy nhất mà bạn muốn cài đặt tiện ích mở rộng. Ngoài ra, khi sử dụng tiện ích bổ sung và bạn đăng nhập vào nhiều tài khoản Google có cài đặt tiện ích bổ sung, điều này sẽ gây sự cố khi lên lịch cuộc họp Zoom.
Không thể thay đổi quyền sở hữu cuộc họp thông qua tiện ích bổ sung của Google Workspace
Tiện ích bổ sung Zoom cho Google Workspace không hỗ trợ chuyển vai trò chủ nhà Zoom trong bối cảnh hành động Thay đổi chủ sở hữu của Lịch Google. Khi bạn thay đổi chủ sở hữu của một sự kiện trên Google Calendar có liên quan đến cuộc họp Zoom, người dùng đó sẽ không trở thành người tổ chức sự kiện trong Zoom.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thêm người dùng làm máy chủ thay thế (nếu không sử dụng quyền lên lịch) hoặc chỉnh sửa sự kiện thông qua tiện ích bổ sung để thay đổi tùy chọn Lên lịch cho (nếu sử dụng quyền lên lịch).
Để thêm một người chủ trì thay thế:
Trong Lịch Google, mở cuộc họp và nhấp vào biểu tượng Bút chì để chỉnh sửa.
Trong nhóm tham luận bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom cho không gian làm việc Google.
Cuộn xuống để tìm trường Người chủ trì thay thế , sau đó nhập địa chỉ email của người dùng để thêm họ làm người chủ trì thay thế cho cuộc họp.
Ở trên cùng của nhóm tham luận, nhấp vào Thêm cuộc họp.
Trên lời mời họp, nhấp vào Lưu.
Để thay đổi Lên lịch cho:
Trong Lịch Google, mở cuộc họp và nhấp vào biểu tượng Bút chì để chỉnh sửa.
Trong nhóm tham luận bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom for Google không gian làm việc.
Trong phần Lên lịch cho, chọn người dùng mà bạn có đặc quyền lên lịch và muốn cấp quyền người chủ trì.
Ở đầu nhóm tham luận, nhấp vào Cập nhật cuộc họp.
Trên lời mời họp, nhấp vào Lưu.
Phần giữ chỗ cho "Đây là cuộc họp lịch" và "Cuộc họp Lịch Google (không đồng bộ)"
Khi lên lịch cuộc họp thông qua tiện ích mở rộng, cuộc họp giữ chỗ được tạo và chi tiết lời mời họp từ cuộc họp giữ chỗ được thêm vào sự kiện lịch. Chi tiết về sự kiện lịch thực tế, chẳng hạn như chủ đề, chương trình và ngày/giờ không được đồng bộ với cuộc họp Zoom cho đến khi sự kiện lịch được lưu trong Google. Sau khi sự kiện lịch được lưu, có thể mất khoảng 2 phút để chi tiết cuộc họp đó đồng bộ với Zoom, sau đó chi tiết cuộc họp giữ chỗ trong sự kiện lịch sẽ được cập nhật.
Trong quá trình đồng bộ, bạn có thể thấy cuộc họp giữ chỗ đó trong danh sách các cuộc họp Zoom sắp tới dưới dạng "Đây là cuộc họp lịch" hoặc "Cuộc họp Lịch Google (không đồng bộ)". Sau khi hoàn tất đồng bộ, điều này sẽ được cập nhật và cần khớp với chủ đề được đặt cho sự kiện lịch. Nếu quá trình đồng bộ không thành công, hãy đăng xuất và đăng nhập lại vào tiện ích bổ sung Zoom dành cho Google không gian làm việc.
Lưu ý: Cuộc họp giữ chỗ này thường được lên lịch vào ngày 31 tháng 12 năm 1979 hoặc ngày 1 tháng 1 năm 1980. Sau khi hoàn tất đồng bộ, ngày giờ bạn lên lịch sự kiẹn lịch sẽ diễn ra vào ngày/giờ giữ chỗ.
Lỗi "Không thể tạo hội nghị" khi lên lịch cuộc họp
Nếu bạn nhận được lỗi Không tạo được hội nghị khi lên lịch họp bằng tiện ích bổ sung Google Workspace, nguyên nhân có thể là do sự cố dịch vụ liên quan đến việc vượt quá giới hạn tỷ lệ API. Truy cập trang Trạng thái dịch vụ Zoom để tìm hiểu thêm về trạng thái hiện tại và thời gian bảo trì cho tất cả các dịch vụ Zoom.
Nếu bạn đã lưu sự kiện lịch, chờ một vài phút và vẫn không thấy chi tiết lịch đồng bộ với Zoom, điều này có thể do một số sự cố, chẳng hạn như không có quyền ghi đối với lịch mà bạn đang lên lịch hay cố gắng lên lịch cuộc họp trước đây.
Để thử yêu cầu bắt buộc đồng bộ theo cách thủ công:
Sử dụng trình duyệt web để đăng nhập vào Lịch Google.
Trong nhóm tham luận bên phải, nhấp vào biểu tượng Zoom cho không gian làm việc Google.
Nhấn vào sự kiện lịch Google có sự cố đồng bộ. Tiện ích bổ sung sẽ kiểm tra ID sự kiện lịch với cuộc họp Zoom của bạn và đồng bộ mọi thay đổi hay thông tin bị thiếu.
Chờ 1-2 phút để đồng bộ hoàn tất.
Dữ liệu của bạn được sử dụng như thế nào
Ứng dụng này truy cập và sử dụng các thông tin sau từ tài khoản Zoom của bạn:
Thông tin người dùng (tên, email, múi giờ) - được sử dụng khi hiển thị thông tin về người dùng.
Cài đặt cuộc họp - được sử dụng khi tạo cuộc họp với các Cài đặt mặc định.
Người dùng có đặc quyền lên lịch - được dùng để xác định thời điểm cho phép người dùng lên lịch cuộc họp cho người dùng khác.
Danh sách cuộc họp - được sử dụng khi liệt kê các cuộc họp hiện tại của người dùng.
Chi tiết cuộc họp (số cuộc họp, chủ đề, thời gian bắt đầu, khoảng thời gian, mật khẩu cuộc họp, lời mời họp bao gồm hướng dẫn tham gia) - được sử dụng để hiển thị chi tiết cho một cuộc họp sắp tới đã chọn.
Ứng dụng này truy cập và sử dụng các thông tin sau từ tài khoản Google Workspace của bạn:
Danh sách sự kiện lịch - được sử dụng để tìm một sự kiện để cập nhật thông tin cuộc họp Zoom và hiển thị danh sách cuộc họp của người dùng.
Chi tiết sự kiện lịch (tiêu đề, thời gian, loại, người tổ chức) - được sử dụng khi tạo/cập nhật cuộc họp Zoom cho một sự kiện lịch.
Người nhận email đã chọn - được sử dụng khi tích hợp Gmail để gửi lời mời họp
Chủ đề của email đã chọn - được sử dụng khi tích hợp Gmail để thêm chủ đề cuộc họp của cuộc họp Zoom đã tạo
.
.