Cài đặt, học cách sử dụng và áp dụng Zoom Phone. Bắt đầu sử dụng giải pháp điện thoại của Zoom với trải nghiệm hỗ trợ triển khai của chúng tôi.
Hướng dẫn khởi động nhanh Zoom Phone hỗ trợ chủ tài khoản và quản trị viên trong quá trình cài đặt ban đầu và giới thiệu các tính năng của Zoom Phone, bao gồm nhiều địa điểm, người dùng điện thoại, số điện thoại trực tiếp và tổng đài tự động.
Ghi chú:
Thực hiện các bước sau sau khi bạn đã kích hoạt giấy phép Zoom Phone của mình. Tất cả các thiết lập được cấu hình trong quá trình cài đặt ban đầu có thể được thay đổi sau này. Bạn phải là chủ tài khoản để thực hiện các bước sau.
Ghi chú:
Lưu ý: Trong tab " & Rooms " của tab "Users", chủ tài khoản hoặc quản trị viên sẽ xuất hiện là người dùng đầu tiên. Trạng thái điện thoại của họ sẽ được hiển thị là " Đã kích hoạt " trong cột " Trạng thái kích hoạt".
Chủ tài khoản và quản trị viên có thể gán giấy phép Zoom Phone, số điện thoại, hàng đợi cuộc gọi và các tính năng khác cho người dùng đang chờ xác nhận trước khi họ chấp nhận lời mời tài khoản. Họ cũng có thể quản lý thời điểm người dùng nhận thông báo email, truy cập tab Điện thoại và bắt đầu thực hiện hoặc nhận cuộc gọi. Ngoài ra, quản trị viên có thể lọc và phân biệt giữa người dùng đang chờ duyệt và người dùng đang hoạt động trong phần Quản lý Hệ thống Điện thoại của trang web Zoom. Điều này cho phép quản trị viên hoàn tất quá trình cài đặt và đào tạo cho người dùng trước khi cấp quyền truy cập vào Zoom Phone.
Chủ tài khoản và quản trị viên có thể kích hoạt tự động Zoom Phone cho người dùng khi gán gói cước gọi. Hoặc họ có thể tắt cài đặt này, cho phép quản trị viên kích hoạt Zoom Phone thủ công. Quản trị viên cũng có thể tùy chỉnh cài đặt thông báo cho người dùng bằng cách truy cập phần Thông báo trên trang Cài đặt Tài khoản trong phần Thông tin Công ty.
Tìm hiểu thêm về cách cấu hình kích hoạt tự động Zoom Phone.
Sau khi hoàn tất cài đặt ban đầu, các tùy chọn Zoom Phone sẽ được hiển thị trong phần Quản lý Hệ thống Điện thoại trên thanh bên trái của trang web.
Hãy làm theo các bước dưới đây để tiếp tục cài đặt Zoom Phone.
Sau khi hoàn tất cài đặt ban đầu, hãy bắt đầu sử dụng Zoom Phone bằng cách thêm người dùng điện thoại, mua số điện thoại trực tiếp và cung cấp điện thoại bàn cho những người dùng cần sử dụng.
Để sử dụng các số điện thoại hiện có của bạn với Zoom Phone, bạn phải chuyển số điện thoại đó sang Zoom Phone. Zoom sẽ hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ trước đây của bạn và chuyển số điện thoại sang tài khoản Zoom Phone của bạn. Sau khi quá trình chuyển đổi số điện thoại hoàn tất, bạn có thể gán các số điện thoại đã chuyển đổi cho người dùng.
Bạn có thể gán giấy phép Zoom Phone và gói cước gọi cho người dùng trong tài khoản Zoom. Gán giấy phép Zoom Phone cho người dùng sẽ gán số máy lẻ. Người dùng cũng sẽ nhận được một email thông báo rằng họ đã được thêm vào Zoom Phone.
Khi bạn lần đầu tiên thêm người dùng điện thoại, bạn sẽ nhận được thông báo pop-up "Tự động kích hoạt người dùng Zoom Phone ", thông báo cho bạn biết rằng tài khoản của bạn hiện được thiết lập để tự động kích hoạt người dùng trên Zoom Phone sau khi bạn thêm họ. Kích hoạt cho phép người dùng bắt đầu thực hiện cuộc gọi với Zoom Phone. Bạn có thể hoãn việc kích hoạt Zoom Phone cho đến khi sẵn sàng bằng cách chuyển sang chế độ cài đặt thủ công. Chọn một trong hai tùy chọn: " Chuyển sang kích hoạt thủ công " hoặc " Giữ kích hoạt tự động ". Bạn có thể thay đổi chính sách kích hoạt điện thoại của mình bất cứ lúc nào bằng cách truy cập vào tab Zoom Phone trong trang Cài đặt Tài khoản Quản trị viên của bạn.
Ghi chú:
Sau khi tạo người dùng điện thoại, bạn có thể mua số điện thoại trực tiếp và gán chúng cho người dùng. Người dùng được cấp số điện thoại trực tiếp vẫn có thể sử dụng số máy lẻ được cấp. Bạn cũng có thể chuyển số điện thoại từ dịch vụ hoặc nhà mạng khác và thay đổi số điện thoại chính của công ty.
Tất cả người dùng Zoom Phone có thể thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động. Bạn có thể cấp phát và gán thiết bị cho người dùng cần sử dụng điện thoại bàn. Zoom Phone hỗ trợ nhiều thiết bị.
Sau khi thiết lập người dùng và số điện thoại, bạn có thể cấu hình các thiết lập Zoom Phone cấp tài khoản như thông báo email, âm thanh khi kết nối và giờ làm việc mặc định. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt chính sách để bật hoặc tắt một số tính năng của Zoom Phone.
Trong quá trình cài đặt ban đầu, Zoom Phone sẽ tạo ra một tổng đài tự động chính cho số điện thoại chính của công ty bạn. Nhân viên tiếp nhận cuộc gọi chính sử dụng một bản ghi âm cá nhân hóa để trả lời cuộc gọi, sau đó chuyển tiếp cuộc gọi. Bắt đầu bằng cách thiết lập giờ làm việc và các tùy chọn định tuyến cho hệ thống tiếp nhận tự động chính của bạn.
Sau khi thiết lập người dùng điện thoại, số điện thoại trực tiếp và điện thoại bàn, bạn có thể thiết lập các tính năng nâng cao này để tổ chức người dùng điện thoại và điều chỉnh cách xử lý cuộc gọi.
Nhân viên tiếp nhận cuộc gọi tự động trả lời các cuộc gọi bằng một bản ghi âm cá nhân hóa và chuyển cuộc gọi đến người dùng điện thoại hoặc hàng đợi cuộc gọi. Bạn có thể thiết lập một tổng đài tự động để chuyển cuộc gọi đến hệ thống IVR, cho phép người gọi lựa chọn các tùy chọn chuyển tiếp và tra cứu danh bạ người dùng điện thoại của bạn.
Nếu bạn muốn phân loại người dùng điện thoại thành các nhóm, bạn nên tạo nhiều trang web. Ví dụ, bạn có thể tạo nhiều trang web dựa trên vị trí văn phòng hoặc bộ phận. Bạn cũng có thể gán mã trang web cho từng trang web, cho phép người dùng dễ dàng nhận diện và gọi các số máy nội bộ thuộc cùng một trang web.
Hàng đợi cuộc gọi cho phép bạn quản lý các cuộc gọi đến để chúng được định tuyến đến một nhóm người dùng cụ thể. Ví dụ: Bạn có thể chuyển cuộc gọi đến các bộ phận kế toán, bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng trong tổ chức của mình.
Bạn có thể thay đổi địa chỉ khẩn cấp mặc định mà bạn đã thiết lập trong quá trình cài đặt ban đầu. Nếu bạn có nhiều trang web, bạn có thể thay đổi địa chỉ mặc định được gán cho từng trang web. Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng gọi khẩn cấp cho người dùng không có gói cước gọi hoặc số điện thoại trực tiếp.
Bạn có thể sử dụng các tính năng này để nâng cao dịch vụ Zoom Phone của mình.
Khi người dùng điện thoại bắt đầu thực hiện và nhận cuộc gọi, bạn có thể xem chi tiết ghi chép của tất cả các cuộc gọi. Bạn có thể lọc dữ liệu theo ngày, loại cuộc gọi (đến hoặc đi) và địa điểm. Bạn cũng có thể xuất nhật ký và xem nhật ký của một người dùng cụ thể.
Bạn cũng có thể chặn số điện thoại cho tất cả người dùng trong tài khoản hoặc cho các người dùng cụ thể. Số điện thoại bị chặn có thể là số gọi đến (số điện thoại sẽ bị chặn không thể gọi vào) và số gọi đi (người dùng điện thoại trong tài khoản của bạn sẽ không thể gọi đến những số đó).
Bạn có thể gán giấy phép Zoom Phone cho các phòng Zoom Rooms đã được thiết lập trong tài khoản của bạn. Điều này cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua Zoom Rooms.
Bảng điều khiển chất lượng cuộc gọi cho phép bạn xem chất lượng tổng thể của các cuộc gọi thoại và lọc dữ liệu theo người dùng điện thoại cụ thể. Báo cáo sử dụng cho phép bạn xem dữ liệu sử dụng điện thoại cho một hàng đợi cuộc gọi cụ thể hoặc người dùng điện thoại.
Chức năng ủy quyền cuộc gọi cho phép bạn chỉ định một người dùng điện thoại thực hiện và nhận cuộc gọi thay mặt cho một người dùng khác. Cả hai người dùng đều có thể xem trạng thái của các đường dây được chia sẻ.
Nhóm đường dây chung cho phép bạn chia sẻ số điện thoại và số máy lẻ với một nhóm người dùng điện thoại hoặc các điện thoại trong khu vực chung.