Bài viết này nhằm để giúp bạn đánh giá liệu Dịch vụ Mail Zoom này có phù hợp với tổ chức của bạn không. Với Bản thử nghiệm Dịch vụ Mail Zoom, dịch vụ này được thiết kế cho các khách hàng có tối đa 50 người dùng.

Dịch vụ Mail Zoom là bên cung cấp email lưu trữ trên Zoom với mã hóa đầu cuối cho các email gửi trực tiếp giữa những người dùng hiện hoạt trên hệ thống Dịch vụ Mail Zoom. Dịch vụ được thiết kế để ưu tiên quyền riêng tư giữa người gửi và người nhận email. Điều này nghĩa là thông tin trong các tin nhắn mã hóa đầu cuối là riêng tư và Zoom không truy cập được thông tin này.

Vậy nên một số công cụ bảo mật bên thứ ba mà các doanh nghiệp quen dùng trên các nền tảng email khác không tương thích với Dịch vụ Mail Zoom.

Ghi chú: Zoom không thể tắt mã hóa đầu cuối cho dịch vụ Mail Zoom vào thời điểm này.

Bài viết này đề cập đến:

• Hạn chế đối với người dùng
• Hạn chế đối với quản trị viên
• Cách mã hóa được sử dụng với Dịch vụ Mail Zoom
  • Mã hóa đầu cuối
  • Mã hóa máy chủ
• Cách dùng miền tùy chỉnh trên Dịch vụ Mail Zoom

Yêu cầu cài đặt để bật Dịch vụ Mail Zoom

• Quyền chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên
• Tài khoản Zoom One Chuyên nghiệp hoặc Tiêu chuẩn Chuyên nghiệp tại Mỹ hoặc Canada

Hạn chế đối với người dùng

• Người dùng chỉ có thể truy cập Dịch vụ Mail Zoom và Dịch vụ Lịch Zoom qua máy khách Zoom dành cho máy tính. Tính năng này yêu cầu phiên bản 5.12.7 trở lên.
• Nội dung Dịch vụ Lịch Zoom không được mã hóa đầu cuối bảo vệ.
• Không thể truy cập Dịch vụ Mail Zoom qua trình duyệt web hoặc tích hợp với các máy khách thư của bên thứ ba, chẳng hạn như Outlook, Thunderbird hoặc các dịch vụ khác.
• Không thể xem trước các tệp đính kèm nội tuyến.
• Việc tìm kiếm được thực hiện trên thiết bị cục bộ của người dùng. Việc tìm kiếm và lập chỉ mục chung các tin nhắn không được thực hiện (ví dụ như từ khóa, tệp liên quan, khớp cụm từ, v.v.) vì nội dung là riêng tư.
• Vào thời điểm này, các email gửi đến danh sách email không được mã hóa đầu cuối, ngay cả khi tất cả những người nhận trong danh sách email đều là người dùng Dịch vụ Mail Zoom.
• Các thành phần tích hợp vào dịch vụ email bên thứ ba qua Máy khách Mail Zoom là các sản phẩm riêng biệt; các tin nhắn gửi từ hoặc tới người dùng của những thành phần tích hợp đó không được mã hóa đầu cuối.

Hạn chế đối với quản trị viên

• Dịch vụ Mail Zoom không thể tích hợp với bất kỳ phần mềm Phòng chống thất thoát dữ liệu (DLP) nào của bên thứ ba. Mã hóa đầu cuối sử dụng cho các email giữa những người dùng Dịch vụ Mail Zoom không cung cấp khả năng xem xét hoặc “nhìn qua” các tin nhắn để kiểm tra thông tin nhạy cảm trong khi những người tham gia trao đổi thư.
• Dịch vụ Mail Zoom không thể tích hợp với các nền tảng eDiscovery. Các công cụ này yêu cầu kiểm tra và truy xuất nội dung thư, dữ liệu và các thuộc tính liên quan để bảo toàn bằng chứng.
• Điều này cũng bao gồm việc sử dụng Dịch vụ Mail Zoom với các sản phẩm Zoom khác và các thành phần tích hợp khác của bên thứ ba tận dụng email trong luồng công việc của họ. Các hành động bao gồm:
  • Zoom IQ: Tích hợp email để phân tích giao dịch
  • Giải pháp trung tâm liên hệ: Sử dụng Dịch vụ Mail Zoom với thư mã hóa làm hàng đợi kênh khách hàng.
  • Giải pháp lưu trữ email: Chẳng hạn như Mimecast, Proofpoint, v.v. để dỡ tải thư sẽ được truy xuất cho việc sử dụng sau này
  • Các thành phần tích hợp Service Desk, ITSM, CRM: Sử dụng Dịch vụ Mail Zoom để chia sẻ email tới các cơ hội, vé và thông tin lưu trữ như một phần thuộc cơ sở dữ liệu của chúng.
• Hiện tại, quản trị viên tài khoản không thể truy cập email vì chỉ các thiết bị gửi và nhận lưu trữ khóa mã hóa cần thiết để giải mã các email. Các tính năng sau đó có thể sẽ cung cấp cho chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên tài khoản được chỉ định nhiều quyền kiểm soát hơn với các khóa của người dùng, tùy thuộc vào cài đặt của tài khoản.

Cách mã hóa được sử dụng với Dịch vụ Mail Zoom

Chân trang mỗi email mà Dịch vụ Mail Zoom xử lý thể hiện loại mã hóa sử dụng khi gửi hoặc nhận email: E2E Encrypted [Mã hóa đầu cuối] hoặc Server Encrypted [Mã hóa máy chủ].

Ghi chú: Các thành phần tích hợp với các dịch vụ email bên thứ ba thông qua Máy khách Mail Zoom là các sản phẩm riêng biệt và các tin nhắn gửi giữa các người dùng của những thành phần tích hợp đó không được mã hóa đầu cuối.

Mã hóa đầu cuối

Dịch vụ Mail Zoom được thiết kế mã hóa đầu cuối theo mặc định cho các email được gửi và nhận trực tiếp giữa những người dùng Dịch vụ Mail Zoom hiện hoạt. Khi email được mã hóa đầu cuối, chỉ người dùng, và, tùy thuộc vào cài đặt của họ, chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên tài khoản được chỉ định kiểm soát khóa mã hóa, và do đó quyền truy cập vào nội dung email, bao gồm văn bản nội dung, dòng chủ đề, tệp đính kèm và nhãn tùy chỉnh được người dùng áp dụng cho thư trong hộp thư đến của họ. Thông tin như người gửi và người nhận, mimeID, số lượng và kích thước tệp đính kèm và dấu thời gian sẽ vẫn ở dạng văn bản thuần túy để các máy chủ email Zoom có thể truyền email đúng cách.

Để sử dụng mã hóa đầu cuối trong Dịch vụ Mail Zoom, tất cả người dùng và (những) người nhận của họ phải sử dụng các địa chỉ email được chỉ định qua Dịch vụ Mail Zoom và là những người dùng hiện hoạt với một thiết bị được liên kết với mỗi địa chỉ email. Vào thời điểm này, các email gửi đến một danh sách email không được mã hóa đầu cuối, dù tất cả những người nhận đều là người dùng Dịch vụ Mail Zoom.

Người nhận email gửi qua Dịch vụ Mail Zoom có thể xem, lưu và chia sẻ nội dung email với người khác, bao gồm việc chia sẻ email tới Zoom Team Chat. Ví dụ: nếu người nhận chia sẻ nội dung được mã hóa với người khác bằng cách chia sẻ một email được mã hóa tới Zoom Team Chat hoặc chuyển tiếp một email được mã hóa đến người nhận bên thứ ba không có tài khoản Dịch vụ Mail Zoom, nội dung được chia sẻ hoặc chuyển tiếp sẽ không được Zoom mã hóa đầu cuối.

Mã hóa máy chủ

Email giữa những người dùng Dịch vụ Mail Zoom và những người dùng các dịch vụ email khác được mã hóa khi được Zoom lưu trữ. Dịch vụ Mail Zoom mã hóa email đến từ các dịch vụ email bên thứ ba ngay khi nhận và không lưu giữ các bản sao không mã hóa của email đi tới các dịch vụ đó sau khi được gửi thành công.

Miền tùy chỉnh trên Dịch vụ Mail Zoom

Mọi khách hàng sẽ mặc định dùng miền “zmail.com“ do Zoom cung cấp, nhưng những miền khác sẽ có thể được cung cấp trong tương lai.