Quản lý phòng theo nhóm

Cách tạo phòng theo nhóm

Ghi chú: Bạn có thể chỉ định từ trước người tham gia vào phòng theo nhóm khi lên lịch cuộc họp thay vì tiến hành thao tác trong cuộc họp.

1. Bắt đầu một cuộc họp đã được lên lịch hoặc tức thời.
2. Nhấp vào Phòng theo nhóm .
3. Chọn số phòng bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia vào những phòng đó:
   • Chỉ định tự động: Cho phép Zoom chia đều số lượng người tham gia vào mỗi phòng.
     • Chỉ định cả (những) người đồng chủ trì vào phòng theo nhóm: Tắt theo mặc định, bạn có thể tự động chỉ định (những) người đồng chủ trì vào các phòng theo nhóm.
       Ghi chú: Yêu cầu phiên bản 5.10.0 trở lên. Đối với người chủ trì sử dụng phiên bản thấp hơn 5.10.0, (những) người đồng chủ trì sẽ tự động được chỉ định vào phòng theo nhóm. 
   • Chỉ định theo cách thủ công: Tùy ý chọn người tham gia vào từng phòng.
   • Cho phép người tham gia chọn phòng: Người tham gia có thể tự chọn và vào phòng. 
   • Tải các phòng được chỉ định trước: Chọn từ các phòng được chỉ định trước hoặc các phòng đã lưu. 
4. Nhấn vào Create [Tạo].
5. Phòng sẽ được tạo, nhưng chưa tự động bắt đầu. Bạn có thể thiết lập cho các phòng trước khi bắt đầu bằng cách làm theo hướng dẫn bên dưới.

Tùy chọn cho phòng theo nhóm

1. Sau khi tạo phòng theo nhóm, nhấp vào Tùy chọn (trên Windows) hoặc biểu tượng bánh răng (trên macOS) để xem các tùy bổ sung cho phòng theo nhóm.
2. Chọn bất kỳ tùy chọn nào mà bạn muốn áp dụng cho phòng theo nhóm của mình.
   • Cho phép người tham gia chọn phòng: Người tham gia có thể tự chọn và vào phòng sau khi khởi chạy phòng. 
   • Cho phép người tham gia quay lại phiên chính bất kỳ lúc nào: Nếu chọn tùy chọn này, người tham gia có thể quay lại phiên chính từ các điều khiển cuộc họp của họ. Nếu bỏ chọn tùy chọn này, người tham gia phải đợi người chủ trì hoặc đồng chủ trì đóng phòng theo nhóm.
   • Tự động di chuyển tất cả người tham gia được chỉ định vào phòng theo nhóm: Tùy chọn này sẽ chỉ định tất cả người tham gia vào các phòng theo nhóm một cách tự động. Nếu không chọn tùy chọn này, người tham gia cần nhấp vào Tham gia để được thêm vào phòng theo nhóm.
   • Tự động đóng phòng theo nhóm sau () phút: Nếu chọn tùy chọn này, phòng theo nhóm sẽ tự động kết thúc sau thời gian đã định.
     • Thông báo cho tôi khi hết thời gian: Nếu chọn tùy chọn này, người chủ trì và đồng chủ trì sẽ đều nhận được thông báo khi sắp kết thúc thời gian cho phòng theo nhóm.
   • Đặt đồng hồ đếm ngược: Tùy chọn này sẽ hiển thị đồng hồ đếm ngược cho người tham gia biết được khoảng thời gian còn lại trước khi trở lại phòng chính.
3. Thực hiện theo các bước sau để chỉ định người tham gia vào các phòng, nhấp vào Mở tất cả các phòng để bắt đầu chia phòng theo nhóm.

Chỉ định người tham gia vào phòng

Để chỉ định người tham gia vào các phòng bạn vừa lập, chọn Chỉ định ở bên cạnh phòng mà bạn muốn chỉ định người tham gia vào đó và chọn người tham gia mà bạn muốn chỉ định cho phòng đó. Lặp lại thao tác với mỗi phòng.

Khi người tham gia đã được chỉ định (theo cách thủ công hoặc tự động), số lượng người tham gia sẽ hiển thị thay cho nút Chỉ định.

Chuẩn bị cho phòng theo nhóm

Sau khi chỉ định người tham gia vào phòng theo cách thủ công hoặc tự động, bạn có thể sắp xếp lại danh sách người tham gia. Những người tham gia không được chỉ định vào các phiên theo nhóm sẽ vẫn ở trong cuộc họp chính khi bắt đầu chia các phòng. Di chuột tới người tham gia hoặc phòng để xem các tùy chọn sau:

• Di chuyển đến (người tham gia): Chọn một phòng để chuyển người tham gia đến.
• Trao đổi (người tham gia): Chọn một người tham gia trong một phòng khác để hoán đổi với người tham gia đã chọn.
• Xóa phòng: Xóa phòng đã chọn.
• Tạo lại: 
  • Tạo lại tất cả các phòng: Xóa phòng theo nhóm hiện tại và cho phép người chủ trì/đồng chủ trì tạo các phòng mới. 
  • Khôi phục lại các phòng được chỉ định trước: Tạo lại các phòng theo nhóm theo như sắp xếp đã chỉ định trước. Chỉ khả dụng nếu sử dụng tính năng chỉ định trước phòng theo nhóm.  
• Thêm phòng: Thêm một phòng theo nhóm.
• Mở tất cả các phòng: Bắt đầu các phòng. Tất cả người tham gia được chỉ định sẽ được chuyển đến phòng tương ứng sau khi xác nhận lời nhắc tham gia phòng theo nhóm. Nếu người tham gia được phép tự chọn phòng, họ có thể mở danh sách các phòng và chọn phòng để tham gia. Người chủ trì, hay đồng chủ trì đã khởi chạy các phòng theo nhóm sẽ ở lại cuộc họp chính cùng với người chủ trì ban đầu, cho đến khi họ tự tham gia một phòng bất kỳ. 

Quản lý phòng theo nhóm đang diễn ra

Khi các phòng theo nhóm đã mở, những người tham gia theo chỉ định sẽ được yêu cầu tham gia Phiên họp theo nhóm. Người chủ trì hay đồng chủ trì đã khởi chạy các phòng theo nhóm sẽ ở lại cuộc họp chính cùng với người chủ trì ban đầu, cho đến khi họ tự tham gia một phiên bất kỳ. Nếu người tham gia chưa tham gia phiên họp, phiên sẽ hiển thị ghi chú (chưa tham gia) bên cạnh tên của người đó. Trong cửa sổ phòng theo nhóm, bạn có thể nhấp vào các tùy chọn sau đây:

• Tham gia: Tham gia vào phòng theo nhóm.
• Rời phòng: Rời khỏi phòng và quay lại cuộc họp chính (chỉ hiển thị khi ở trong phòng theo nhóm).
• Đóng tất cả các phòng: Dừng tất cả các phòng sau khi hết đồng hồ 60 giây đếm ngược hiển thị cho người chủ trì, người đồng tổ chức và người tham gia, đồng thời đưa tất cả người tham gia trở lại cuộc họp chính.

Di con trỏ chuột tới tên của phòng theo nhóm và nhấp vào dấu ba chấm để truy cập thêm tùy chọn cho phòng theo nhóm đó:

Ghi chú: Zoom phải bật Điều chỉnh Phòng theo nhóm khi các phòng đang mở cho tài khoản của bạn, bật trong Cài đặt Phòng theo nhóm, và tất cả người tham gia phải kết nối bằng phiên bản 5.9.3 trở lên. 

• Thêm người tham gia: Thêm người tham gia vào Phòng theo nhóm hiện có. Chọn người tham gia mà bạn muốn thêm vào phòng này và nhấp vào Chỉ định. 
• Đổi tên: Đổi tên Phòng theo nhóm. Nhập tên mới của phòng và nhấp vào Đổi tên. 
• Xóa phòng: Xóa Phòng theo nhóm đang hoạt động. 
  Ghi chú: Tùy chọn xóa phòng theo nhóm chỉ khả dụng nếu phòng theo nhóm chưa mở, hoặc nếu đã mở thì phải không có người tham gia nào trong phòng. 

Lưu thông tin chỉ định phòng theo nhóm để sử dụng sau này

Nếu bạn muốn lưu lại thông tin chỉ định dù theo cách tự động hay thủ công để sử dụng sau này trong chuỗi này (phải là cuộc họp định kỳ). Mỗi người dùng được phép lưu lại 10 thông tin chỉ định khác nhau. 

1. Sau khi đã chỉ định phòng theo nhóm nhưng chưa mở phòng, hãy nhấp vào rồi nhấn vào Lưu phòng theo nhóm. 
2. Đặt tên cho mỗi bộ thông tin chỉ định này. 
3. Nhấp vào Lưu.

Phản hồi yêu cầu trợ giúp

Người tham gia trong phòng theo nhóm có thể yêu cầu người chủ trì tham gia cuộc họp của họ bằng cách nhấp vào Yêu cầu trợ giúp .

Bạn sẽ nhận được lời nhắc tham gia phòng theo nhóm vừa gửi lời đề nghị. Nhấp vào Tham gia phòng theo nhóm để tham gia phòng.

Phát tin nhắn cho tất cả các phòng theo nhóm

Người chủ trì hay đồng chủ trì có thể phát đi tin nhắn cho tất cả các phòng theo nhóm để chia sẻ thông tin với tất cả người tham gia. Thao tác này có thể thực hiện từ phiên chính hoặc từ trong phòng theo nhóm.

Ghi chú: Tùy chọn này phải được bật trong phần Cài đặt Phòng theo nhóm.  

1. Nhấp vào Phòng theo nhóm  trong bảng điều khiển cuộc họp.
2. Nhấp vào Phát tin nhắn cho tất cả, nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào Phát tin nhắn.
3. Thông báo sẽ hiển thị cho tất cả người tham gia trong phòng theo nhóm.

Chia sẻ màn hình với tất cả các phòng theo nhóm

Một khi đã mở phòng theo nhóm, người chủ trì hoặc đồng chủ trì sẽ có thể chia sẻ trực tiếp màn hình từ phiên chính tới tất cả các phòng theo nhóm đang hoạt động. Điều này cho phép người thuyết trình chia sẻ thông tin trực quan đến tất cả các phòng theo nhóm cùng một lúc, hướng dẫn họ thực hiện các bước hoặc nhiệm vụ tiếp theo. 

1. Nhấp vào Chia sẻ màn hình trên bảng điều khiển cuộc họp. 
2. Bật tùy chọn Chia sẻ với phòng theo nhóm dọc theo phía cuối cửa sổ chia sẻ. 
3. Chọn nội dung bạn muốn chia sẻ, có thể là toàn bộ màn hình, một chương trình cụ thể đang mở hoặc các nội dung khác. 
4. (Tùy chọn) Nhấp vào tùy chọn Chia sẻ âm thanh để phát âm thanh với nội dung được chia sẻ.
   Ghi chú: Yêu cầu phiên bản 5.10.0 trở lên để chia sẻ âm thanh kèm với nội dung cho phòng theo nhóm.  
5. Nhấn vào Chia sẻ.
   Nội dung vừa chọn sẽ được chia sẻ tới tất cả các phòng theo nhóm. Màn hình chia sẻ của người chủ trì/đồng chủ trì sẽ làm gián đoạn mọi hoạt động chia sẻ hiện có trong các phòng theo nhóm. Các chú thích hay bảng trắng sẽ được lưu trước khi phát nội dung do người chủ trì chia sẻ. 

Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Video trong thẻ Chia sẻ nâng cao để chia sẻ bản phát lại của tệp lưu cục bộ, đồng thời chia sẻ cả âm thanh trong tệp đó. Tính năng này cũng yêu cầu Zoom phiên bản 5.10.0 trở lên. 

Xem trạng thái hoạt động của người tham gia trong các phòng theo nhóm

Một khi đã mở phòng theo nhóm, người chủ trì và đồng chủ trì đều có thể theo dõi mức độ hoạt động trong mỗi phòng theo nhóm, nhằm đánh giá xem mọi người tham gia tích cực đến đâu. Trong bảng điều khiển Phòng theo nhóm, bạn có thể kiểm tra xem mỗi phòng đang có những người tham gia nào, kèm với các biểu tượng xem họ có đang bật âm thanh hoặc video hay không, có đang chia sẻ màn hình, hay có bất kỳ phản ứng tích cực hoặc phản hồi phi lời nói nào hay không. Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với các giáo viên mong muốn cải thiện tương tác của sinh viên trong mỗi phiên chia phòng theo nhóm.

Ghi chú:

• Tùy chọn này phải được bật trong phần cài đặt phòng theo nhóm.
• Một khi đã bật, người tham gia sẽ được thông báo trước khi tham gia phòng theo nhóm rằng trạng thái hoạt động của họ sắp được chia sẻ với người chủ trì và đồng chủ trì.
• Người chủ trì và người tham gia đều phải sử dụng client phiên bản 5.10.3 trở lên để có thể hiển thị các trạng thái hoạt động.